這樣傳達訊息，效果最好

（1）不需要告知所有的分析資料

大家都很清楚，當分析作業愈辛苦，如果能得到期待的結果，那份成就感與充實感就會格外深厚。我也曾有這樣的經驗，每逢這種時候，基於體貼心與自尊心的雙重作用，更想把自己費盡千辛萬苦的寶貴分析過程與結果，全部說給大家聽。

可是，我希望各位退一步想：「自己認為貴重的情報，對對方（非傳達者）而言，真的『貴重』嗎？」

當花費於分析作業的時間與勞力愈多，而且結果符合期待的比例愈高，就愈會對分析結果感到滿意且愛不釋手，這是人之常情。可是最後一定要轉念，思考模式要從「分析者」轉換為「傳達者」（發表者）。

譬如下圖，如果你想傳達的訊息是「就算患者人數增加，等待看診的時間依舊一樣（如果現況沒有問題），不需要變更服務窗口的數目」，根本不需要讓對方看分布圖。

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另一方面，雖然不是必要的資料，但也可能會提供如下情報給對方，並不需完全否定展示分析結果這件事，譬如：

實際等候看診時間在18分鐘至100分鐘以內（因此，有人等候時間是100分鐘，乃是他個人問題。或許會有這樣的新發現）。
患者人數在8至50人以內（「啊，原來如此」，這是讓人恍然大悟的參考情報）。
不只是相關係數，透過分布圖也能憑視覺、感覺確認資料並沒有特殊傾向（不是用言語，而是憑感覺掌握整體狀況，會讓人更有安全感與認同感）。

這些情報是為了輔助說明自己最想傳達的訊息，以及讓對方理解，但不見得是「必要的」附加情報。附加情報會因份量不同，有時候反而會削弱最想傳達訊息的注目度。

重點在於，要以是否為傳達目的所需（重要）的情報為判斷基準，來決定發表已經得手情報（分析結果）的優先順序。最好依照優先順序由高至低的標準，選擇展示的情報。

當然要全部網羅並展示傳達訊息的必備情報，至於除此之外的附加情報，建議最小範圍地採用即可。

對完成分析作業的人而言，會認為這些資料都是「理所當然」的基本資料；然而對於初次聽簡報的人來說，他會認為你給的是龐大數量的情報。再優秀的人，一次能吸收與理解的情報量終究有限，所以一定要抓住重點，才能讓對方充分理解，也同時達到你希望有效傳達的目的。

對自行執行分析作業的人而言，往往無法掌握，初次看到情報的人一次能接受多少份量。

在此推薦一個不錯的方法：你可以找身邊人當聽眾，告知你想傳達的訊息（目的），並請對方回覆你他能接受的簡報內容或情報份量。

（2）嘗試以文章形式說明分析結果

一般說來，我們習慣以數據表示分析結果，有時候也會使用讓人聽不懂的用語來表示，不論哪種形式，都會讓人覺得單調乏味。尤其是以「讓對方理解、打動對方的心、讓對方認同」為目的時，展示分析結果這件事並非是最終目標，最好以能實現目的的形式加工製作，通常更容易見效（譬如，以短文形式說明，更能清楚傳達想法）。

有時會看到將原始資料直接列出，或製作了許多曲線圖的簡報資料，然而，這樣的簡報資料反而讓聽眾難以接受。

這種情況下，如果能以簡潔文章形式，表示從分析結果引導出的重點，會更容易清楚傳達，也會提高聽眾的接受度。譬如下圖，將分析結果列出來，但不是以數據表示，而是以語言文字說明，是否更容易讓人記住重點呢？

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養成將分析結果換成文字說明的習慣，還有另一個效用。當我們進入分析作業階段，目的就會變成找出分析結果，而迷失了「想表達什麼？因而需要什麼樣的資料？」的本質。

建議各位養成這樣的習慣：在分析中途，每當結果出現時，就想一想這個分析結果代表什麼意思，然後再以自己的話來解釋。如果能夠這麼做，逐一確認各分析結果是否完全符合原始目的，就不會偏離目的重點了。而且在最後階段時，這篇文章還可以當成簡報資料來使用。

（3）資料來源提高結果的可信度

對外公開資料常常是透過網路就可蒐集到的，不過網路資訊來源複雜，不見得全是高可信度的情報。情報本身如果沒有可信度，就算再怎麼進行高度分析，仍然沒有說服力。像這種細微末節的部分，會讓辛苦得到的分析結果品質下降。因此，最好都註明資料來源。

如果資料來源是官方或公認的機構、組織，可信度會更高，看了這些資料的人也會覺得安心。如果能不讓對方抱持多餘疑慮、保有安全感，你最想傳達的訊息會更容易被接受。進行簡報時，這是非常重要的環節。

如果是我的話，就算備齊分析作業所需的資料，也會特地確認當中有沒有官方或公認機構的資料。

當然也不是說一定要有官方或公認機構的資料，就算沒有，列出資料來源就能展現傳達者的誠意，在學術界這可是常識（必備條件）之一。

或許你也注意到這些事情，但仍然請你務必留意詳閱所有資料。你可能會發現沒有註明來源的資料，或者有註明來源卻覺得可信度不夠的資料，然後就會察覺到，蒐集到的這些資料並非全是最理想的。

因此，只要能養成註明資料來源的習慣，應該可以提升簡報的品質。

將分析資料視覺化，放大效果　

如果分析結果或分析後所得的情報，不是只以數據形式展現，而是具備視覺化效果，其效應就能跟「以文章形式傳達分析結果」一樣，更能讓聽眾認知及理解。對於以「傳達訊息」為目的人而言，一定要積極利用視覺化方法，才能放大效果。

將分析資料視覺化，最常見的方法之一就是化為圖表和曲線。市面上有許多介紹以Excel為基本，將專業知識或技巧有效曲線化的書籍，在此介紹其他幾項重點。

曲線圖更能掌握整體概況

利用統計指標蒐集資料特徵時，原始的每個資料都會隱藏不見。聽眾不是只要看傳達者加工後的結果，如果能看清整體意旨，才會感到安心。尤其當聽眾是高階幹部時，如果無法看清楚並掌握整體狀況，就會覺得失望、不滿意（不過就如我先前所言，毫無目的地展示整體狀況，反而會模糊了最重要的焦點）。

這種情況下，利用曲線圖將整體狀況視覺化展現，可說是最有效率與效果的方法。第三章製作的直方圖就是最佳例子。

下圖左邊是以文章展示分析結果，將特徵傳達得非常清楚，可是資料整體狀況卻不夠鮮明；如果以右邊的曲線圖展示結果，可以馬上掌握概況。哪種形式比較好，並沒有絕對答案。不過，各位是否覺得曲線圖比較能清楚傳達整體狀況呢？

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挑出想傳達的重點，輸入圖表裡

光是將資料曲線圖化，還不能完全放心。必須再深入一步，將資料中特別想傳達的重點（要件）挑出來，特別聚焦。

利用箭頭或雲朵框圖案簡單闡述想傳達的訊息，這部分就會成為焦點。曲線圖與文章形式雙管齊下，就能讓想傳達的訊息更明確。

接下來，瞧瞧以圖表表示結果的例子。下圖上面的圖表，是執行相關分析作業與單一迴歸分析作業後，所得的結果總整理，看起來相當簡單明瞭。下面的圖表則是強調想傳達的訊息，把「希望各位瞭解這一點！」的內容擺在最前面。無法清楚論斷哪種方式比較優勢，但如果能依據目的或對象分類使用，可以產生更棒的效果。

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如果是我，手邊若有承辦人的檢討資料，我會製作上方的圖表，然後於使用圖表發表時，同時以口頭方式補充重點。若是單方面過度強調結論，會導致後續的議論範圍變狹隘。

另一方面，當結論已經確定，對高階幹部（董事）傳達希望他們理解與認同的訊息時，常會使用下方的表現方式。當討論課題多，必須在有限時間內精準找出答案並做出判斷時，更需要讓聽眾能瞬間理解與認同你的簡報內容。

總而言之，資料呈現方式就是為了傳達訊息、打動人心的「戰術」。

這個方法就是凸顯標註（highlight），就算曲線圖種類不同，都可以使用這個方法強調關鍵重點。圖6-6 就是把直方圖中想傳達的訊息凸顯化的例子。

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雖然可以使用直方圖展示整體概念，但若是只有這個依據，將會有每個人注意焦點與解讀皆不相同的風險。看了圖以後，也許有人將焦點擺在分布範圍，認為：「在25,000日圓的範圍內，會有所差異吧？」其他人或許會這麼認為：「出現頻率最高的售價是35,000日圓以下，很便宜呢！」

展示整體概念時，光是情報量就會變得很多，結果演變為重點過多的局面。因此，如果能利用凸顯標註方法，將焦點聚集在想傳達的重點，在展示整體概念時就可以規避訊息過多或誤解訊息的風險。

請務必偷學多數人的簡報技巧，豐富自己的簡報模式，避免淪為單調乏味。