不用告訴老闆所有資料!3大簡報原則讓聽眾不在開會時放空

2018.01.26 by
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資料分析是各行各業都必備的基本能力,然而,究竟要怎麼有效的解讀訊息並傳遞出去,卻不是每個人都在行。再優秀的人,聽簡報時能吸收與理解的情報量終究有限,所以該如何抓住重點,讓對方充分理解,便是需要下功夫的地方。

本文摘自:《會分析是基本功,看懂結果才最強》,好優文化出版

明確地將你想傳達的訊息告知對方,並非是一件簡單的事。在此再傳授各位幾個重點,請務必牢記。

所謂的答案就是,如果有100個人,就會有100種答案(作業有答案,但是思考後的輸出結果,並沒有所謂的答案),但對於共通的答案最好事先記住,現在就介紹幾項重點。

這樣傳達訊息,效果最好

(1)不需要告知所有的分析資料

大家都很清楚,當分析作業愈辛苦,如果能得到期待的結果,那份成就感與充實感就會格外深厚。我也曾有這樣的經驗, 每逢這種時候,基於體貼心與自尊心的雙重作用,更想把自己費盡千辛萬苦的寶貴分析過程與結果,全部說給大家聽。

可是,我希望各位退一步想:「自己認為貴重的情報,對對方(非傳達者)而言,真的『貴重』嗎?」

當花費於分析作業的時間與勞力愈多,而且結果符合期待的比例愈高,就愈會對分析結果感到滿意且愛不釋手,這是人之常情。可是最後一定要轉念,思考模式要從「分析者」轉換為「傳達者」(發表者)。

譬如下圖,如果你想傳達的訊息是「就算患者人數增加,等待看診的時間依舊一樣(如果現況沒有問題),不需要變更服務窗口的數目」,根本不需要讓對方看分布圖。

會分析是基本功,看懂結果才最強

另一方面,雖然不是必要的資料,但也可能會提供如下情報給對方,並不需完全否定展示分析結果這件事,譬如:

  • 實際等候看診時間在18分鐘至100分鐘以內(因此,有人等候時間是100分鐘,乃是他個人問題。或許會有這樣的新發現)。
  • 患者人數在8至50人以內(「啊,原來如此」,這是讓人恍然大悟的參考情報)。
  • 不只是相關係數,透過分布圖也能憑視覺、感覺確認資料並沒有特殊傾向(不是用言語,而是憑感覺掌握整體狀況,會讓人更有安全感與認同感)。

這些情報是為了輔助說明自己最想傳達的訊息,以及讓對方理解,但不見得是「必要的」附加情報。附加情報會因份量不同,有時候反而會削弱最想傳達訊息的注目度。

重點在於,要以是否為傳達目的所需(重要)的情報為判斷基準,來決定發表已經得手情報(分析結果)的優先順序。最好依照優先順序由高至低的標準,選擇展示的情報。

當然要全部網羅並展示傳達訊息的必備情報,至於除此之外的附加情報,建議最小範圍地採用即可。

對完成分析作業的人而言,會認為這些資料都是「理所當然」的基本資料;然而對於初次聽簡報的人來說,他會認為你給的是龐大數量的情報。再優秀的人,一次能吸收與理解的情報量終究有限,所以一定要抓住重點,才能讓對方充分理解, 也同時達到你希望有效傳達的目的。

對自行執行分析作業的人而言,往往無法掌握,初次看到情報的人一次能接受多少份量。

在此推薦一個不錯的方法:你可以找身邊人當聽眾,告知你想傳達的訊息(目的),並請對方回覆你他能接受的簡報內容或情報份量。

(2)嘗試以文章形式說明分析結果

一般說來,我們習慣以數據表示分析結果,有時候也會使用讓人聽不懂的用語來表示,不論哪種形式,都會讓人覺得單調乏味。尤其是以「讓對方理解、打動對方的心、讓對方認同」為目的時,展示分析結果這件事並非是最終目標,最好以能實現目的的形式加工製作,通常更容易見效(譬如,以短文形式說明,更能清楚傳達想法)。

有時會看到將原始資料直接列出,或製作了許多曲線圖的簡報資料,然而,這樣的簡報資料反而讓聽眾難以接受。

這種情況下,如果能以簡潔文章形式,表示從分析結果引導出的重點,會更容易清楚傳達,也會提高聽眾的接受度。譬如下圖,將分析結果列出來,但不是以數據表示,而是以語言文字說明,是否更容易讓人記住重點呢?

會分析是基本功,看懂結果才最強

養成將分析結果換成文字說明的習慣,還有另一個效用。當我們進入分析作業階段,目的就會變成找出分析結果,而迷失了「想表達什麼?因而需要什麼樣的資料?」的本質。

建議各位養成這樣的習慣:在分析中途,每當結果出現時, 就想一想這個分析結果代表什麼意思,然後再以自己的話來解釋。如果能夠這麼做,逐一確認各分析結果是否完全符合原始目的,就不會偏離目的重點了。而且在最後階段時,這篇文章還可以當成簡報資料來使用。

(3)資料來源提高結果的可信度

對外公開資料常常是透過網路就可蒐集到的,不過網路資訊來源複雜,不見得全是高可信度的情報。情報本身如果沒有可信度,就算再怎麼進行高度分析,仍然沒有說服力。像這種細微末節的部分,會讓辛苦得到的分析結果品質下降。因此, 最好都註明資料來源。

如果資料來源是官方或公認的機構、組織,可信度會更高, 看了這些資料的人也會覺得安心。如果能不讓對方抱持多餘疑慮、保有安全感,你最想傳達的訊息會更容易被接受。進行簡報時,這是非常重要的環節。

如果是我的話,就算備齊分析作業所需的資料,也會特地確認當中有沒有官方或公認機構的資料。

當然也不是說一定要有官方或公認機構的資料,就算沒有, 列出資料來源就能展現傳達者的誠意,在學術界這可是常識(必備條件)之一。

或許你也注意到這些事情,但仍然請你務必留意詳閱所有資料。你可能會發現沒有註明來源的資料,或者有註明來源卻覺得可信度不夠的資料,然後就會察覺到,蒐集到的這些資料並非全是最理想的。

因此,只要能養成註明資料來源的習慣,應該可以提升簡報的品質。

將分析資料視覺化,放大效果 

如果分析結果或分析後所得的情報,不是只以數據形式展現,而是具備視覺化效果,其效應就能跟「以文章形式傳達分析結果」一樣,更能讓聽眾認知及理解。對於以「傳達訊息」為目的人而言,一定要積極利用視覺化方法,才能放大效果。

將分析資料視覺化,最常見的方法之一就是化為圖表和曲線。市面上有許多介紹以Excel為基本,將專業知識或技巧有效曲線化的書籍,在此介紹其他幾項重點。

曲線圖更能掌握整體概況

利用統計指標蒐集資料特徵時,原始的每個資料都會隱藏不見。聽眾不是只要看傳達者加工後的結果,如果能看清整體意旨,才會感到安心。尤其當聽眾是高階幹部時,如果無法看清楚並掌握整體狀況,就會覺得失望、不滿意(不過就如我先前所言,毫無目的地展示整體狀況,反而會模糊了最重要的焦點)。

這種情況下,利用曲線圖將整體狀況視覺化展現,可說是最有效率與效果的方法。第三章製作的直方圖就是最佳例子。

下圖左邊是以文章展示分析結果,將特徵傳達得非常清楚,可是資料整體狀況卻不夠鮮明;如果以右邊的曲線圖展示結果,可以馬上掌握概況。哪種形式比較好,並沒有絕對答案。不過,各位是否覺得曲線圖比較能清楚傳達整體狀況呢?

會分析是基本功,看懂結果才最強

挑出想傳達的重點,輸入圖表裡

光是將資料曲線圖化,還不能完全放心。必須再深入一步,將資料中特別想傳達的重點(要件)挑出來,特別聚焦。

利用箭頭或雲朵框圖案簡單闡述想傳達的訊息,這部分就會成為焦點。曲線圖與文章形式雙管齊下,就能讓想傳達的訊息更明確。

接下來,瞧瞧以圖表表示結果的例子。下圖上面的圖表,是執行相關分析作業與單一迴歸分析作業後,所得的結果總整理,看起來相當簡單明瞭。下面的圖表則是強調想傳達的訊息,把「希望各位瞭解這一點!」的內容擺在最前面。無法清楚論斷哪種方式比較優勢,但如果能依據目的或對象分類使用,可以產生更棒的效果。

會分析是基本功,看懂結果才最強

如果是我,手邊若有承辦人的檢討資料,我會製作上方的圖表,然後於使用圖表發表時,同時以口頭方式補充重點。若是單方面過度強調結論,會導致後續的議論範圍變狹隘。

另一方面,當結論已經確定,對高階幹部(董事)傳達希望他們理解與認同的訊息時,常會使用下方的表現方式。當討論課題多,必須在有限時間內精準找出答案並做出判斷時,更需要讓聽眾能瞬間理解與認同你的簡報內容。

總而言之,資料呈現方式就是為了傳達訊息、打動人心的「戰術」。

這個方法就是凸顯標註(highlight),就算曲線圖種類不同,都可以使用這個方法強調關鍵重點。圖6-6 就是把直方圖中想傳達的訊息凸顯化的例子。

會分析是基本功,看懂結果才最強

雖然可以使用直方圖展示整體概念,但若是只有這個依據,將會有每個人注意焦點與解讀皆不相同的風險。看了圖以後,也許有人將焦點擺在分布範圍,認為:「在25,000日圓的範圍內,會有所差異吧?」其他人或許會這麼認為:「出現頻率最高的售價是35,000日圓以下,很便宜呢!」

展示整體概念時,光是情報量就會變得很多,結果演變為重點過多的局面。因此,如果能利用凸顯標註方法,將焦點聚集在想傳達的重點,在展示整體概念時就可以規避訊息過多或誤解訊息的風險。

請務必偷學多數人的簡報技巧,豐富自己的簡報模式,避免淪為單調乏味。

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