有別於傳統的會議需求崛起
根據貝恩諮詢公司(Bain & Company)在2014年發佈的調查顯示，每位主管每天用於正式會議的時間達到3.5個小時，用於非正式會議的時間大約是1小時。有鑑於此，如能因應會議的需求與型態打造專屬的智能會議室，將能大幅提升企業生產力。
值得特別注意的是，因應會議的目的不同，如傳遞訊息、教學授課、溝通交流、建立共識或產生決議，當前的會議型態包羅萬象，包括沒有事前準備即興展開的即興會議、用來發佈訊息的單向會議、需要多人同時參與討論的多人互動會議、視訊會議，以及需要同時管理不同素材與進行簡報的評鑑稽核會議等，因此，需要一套功能完善且可視需求做調整的智能會議系統輔助會議的進行。
為協助企業建立符合需求的智能會議室，台達電從「會議室應俱備的軟體硬體工具與網路設施」、「如何透過雲端運算提供的智能服務優化會議討論」與「如何整合科技持續不斷的優化會議流程與方式」等三方面著手，協助企業打造未來辦公環境。
成功打造智能會議室的六大關鍵
由於科技會持續演進，員工行為也可能隨之改變，因此，企業需要的是一個能夠與時俱進、整合行動與雲端、兼具實用與彈性，可以有效節省會議時間、提升決策效益的智能會議室，為達到此目的，建議從以下六個方向進行系統規劃、建置與維運：
第一，有效的互動協作功能：透過分割畫面、近端與遠程批註，以及投票與測試等有效的互動協作功能快速達成共識。例如藉由分割畫面同時呈現、比較與分析多個觀點以加快決策下達速度。
第二，無接線困擾的投影技術：採用2.4GHz與5GHz無線連接技術滿足使用者以手機與平板等行動裝置投影簡報(內容)的需求，再加上可將手機平板影像同步到投影畫面的鏡像投影，以及兼容手機平板等跨螢幕多解析度的影像編碼技術，將能讓使用者輕鬆投影各種內容。
第三，操作簡易的內容管理機制：透過會議前的流程編排、會議中的播放控制與會議後的紀錄儲存與發送，不僅有助於掌握會議節奏，亦能大幅提升會議效率。
第四，安全穩定的IT管控：為確保智能會議室系統設備的安全無慮，企業資訊人員除可遠程設定各個系統設備的開關、透過管理工具遠程監控員工與訪客的使用狀態與紀錄，還可以依據企業的資訊安全政策有效防範攻擊、入侵與竊取資料等惡意行為。
第五，支援跨平台與作業系統：無論使用者使用的是搭載Windows、MacOS、Android或者是iOS的行動裝置，都可以透過單一介面投影資料、進行桌面鏡像，以及操作各種會議室設備。
第六，以效益為核心的設計：建置智能會議室時，建議從建置成本、訓練成本、客服成本等面向進行考量，建立一體適用的會議設備功能，同時，以使用者經驗為核心設計操作介面，讓使用者進入智能會議室便可以立即使用、快速操作。
總的來說，伴隨巨量增長的手機平板裝置，以及快速成長的雲端服務和資訊，讓會議設備、交流內容及溝通模式突破原有的限制，促成會議室升級和重建的需求，台達電將秉持豐富的經驗，協助企業客戶建置嶄新的智能會議室，藉此提升員工生產力、營運效率與企業競爭力。
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