如何管理外包工作者

2004.12.15 by
數位時代
如何管理外包工作者
台灣許多企業正面臨轉型的挑戰,經營模式逐漸走向專業分工,把資源專注於所擅長的核心領域。而為了有效降低人事及研發成本、結合與掌握企業外部的專業...

台灣許多企業正面臨轉型的挑戰,經營模式逐漸走向專業分工,把資源專注於所擅長的核心領域。而為了有效降低人事及研發成本、結合與掌握企業外部的專業人才,企業將把工作專案委外的方式的情況越來越多。哈佛商業管理評論也指出,委外模式為過去75年來,企業最重要的管理概念與經營手法。
雖然把工作委外可以讓企業運作更具彈性,降低技術變化帶來的衝擊,但是由於承接工作的外包工作者不一定對企業目標有清楚的了解,而且這些非企業體制內的人員,在管理時也要多花些心思。Aboutcase委外市集事業發展副總經理張文進指出,aboutcase長期扮演企業和外包工作者的媒人角色,看過許多企業和外包工作者的發生的各種狀況,張文進認為,要管理外包工作者,首先要對「外包」有正確的心態。

**外包是創造新價值的方式

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「一開始看待外包工作的心態,幾乎就決定了案子的品質,」張文進指出,企業在看待外包工作時,應該要把外包視為創造新價值的方式,而不單純當成是降低成本的手段。企業和外包工作者之間的關係最好是長期的,用伙伴的心態對待外包工作者,雙方才能夠有共識,不會一出現問題就互相抱怨。
對工作外包有了正確的心態後,可以試著用下面的方法來找到對的人。張文進認為,企業和外包工作者之間往往由於資訊不對稱,雙方不夠了解,常常會搞得不愉快。由於外包工作雙方的磨合期較短,不像公司內部員工溝通方便,張文進建議企業最好選擇有過愉快合作經驗的工作者。如果是第一次合作,要查看對方過去的作品或成績,並且和對方合作的企業查證。
此外,企業主必須對要外包出去的工作的行情有正確的認識,有些企業包怨找不到好的外包工作者,但往往是因為不了解市場行情,吸引不了較好的工作者。張文進指出,有些企業將工作外包時極盡可能的省錢,而導致接案者為了賺錢而偷工減料,最後吃虧的還是企業。

**工作內容具量化衡量標準

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管理外包工作者的第二步就是把工作定義清楚,並寫在合約中。工作內容在驗收時,最好可以量化衡量。張文進認為千萬不要怕麻煩,或理所當然地認為對方了解。他舉例說,曾有某個皮膚科診發包重新設計網頁,就以為對方了解是要提昇網站流量,但後者需要其他行銷活動配合,但這兩項工作的差距其實很大,最後搞得雙方都很不愉快。
除了工作定義清楚,張文進建議合約也要保留彈性,像是很多政府的外包案,都在合約中說明發包者有權更動其中10%的工作內容,只要雙方都事先同意,就能避免日後許多不必要的爭執。
而許多企業在外包工作時,除了工作者的專業,還要考量工作者道德風險問題,像是程式設計師在寫程式時加入日後可以入侵的「後門」等。張文進認為,企業可以要求工作者在結案後,給予一定期限的保固,因為有些工作的問題不是當場可以發現的,在合約中要求保固,可以間接地讓工作品質更有保障。
另外,企業可以將外包的工作依階段分成幾個連續的段落,當第一階段完成後,再考慮給工作者第二階段的工作。張文進認為外包工作一開始最好先丟小案子,不要一次就把案子全部都丟出去,這樣對企業比較不會有所託非人的壓力,而工作者為了取得下一階段工作,也會用心執行。

**要適時和內部員工做溝通

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張文進指出除了和外包工作者的種種溝通,當外包工作增多,和內部員工的溝通也一樣重要。企業應該要讓內部員工明白,外包不是讓他們的工作被搶走,而是擔負起更多的管理工作。「內部員工應從工作的執行者,變成資源的提供者和協調者,」張文進認為,要把內部員工和外包工作者結合在一起,才能發揮最大的效果。
除了讓企業員工變成企業和外包工作者的溝通橋樑外,也要適時掌握進度。千萬不要以為前面講清楚了,日期訂好就完全交給對方,張文進認為人都有惰性,最好定時按進度叮嚀比較好。
總之,管理外包工作者就是要想辦法溝通清楚。首先是給予合理的報酬,並在事前詳細定義工作內容,並把各種要求詳細記載在合約上,例如智慧財產權的歸屬、什麼情形能夠終止、完成合約等等事項都要考慮,可以參考一些制式合約再依需要來修正。而簽約後公司最好也有專人來處理後續的溝通事宜,就能讓外包工作有最好的效果。

管理外包工作者的
6大必要
1 對外包要有正確的心態,將它視為創造新價值的方式。
2 最好選擇有過愉快合作經驗的工作者。
3 工作內容要講清楚說明白,最好是可以量化衡量的標準。
4 合約要保留彈性,可避免日後許多不必要的爭執。
5 外包工作增加時,應與企業內部員工進行溝通,以達成企業共識。
6 讓企業員工變成企業和外包工作者的溝通橋樑,適時掌握工作進度。

張文進 小檔案
出生:1961年
學歷:台大EMBA
經歷:普羅米數位科技(Aboutcase.com)事業發展副總、風潮唱片市場部及資訊部經理

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