視訊會議效率如何不打折,Google主管建議:開會前先閒聊
視訊會議效率如何不打折,Google主管建議:開會前先閒聊

Google全球近10萬名員工分布在50多個國家的150多個城市,高達五分之二的Google團隊是在不同地點工作的員工,由於這些人大多無法在同一場所工作,可能會影響團隊成員的幸福感與工作表現。

Google人力創新實驗室經理Veronica Gilrane希望了解這種分布式工作模式對員工的影響,經過兩年調查,提出3種改善協作成效的關鍵影響力。

Google帝國遍布世界各地,因此高度仰賴視訊會議,但視訊會議免不了面對繁重的協調與作業程序,像是技術障礙或會議室預定時間等後勤工作,因此Google想知道這類遠距合作方式如何才能與面對面工作一樣達到最大成效。

Gilrane針對5,600名員工調查,並對焦點小組進行大約100次調查,測量分布式團隊的幸福感、表現、連接性等等,提出讓分布式團隊成員在三大指標保持一致的3個建議。

結果令人意外,首要關鍵影響力居然是在正式開會之前「鼓勵閒聊」。

開會講重點,但還沒開始前先「閒聊」

Gilrane強調在虛擬會議中,以人為基礎相互了解的重要性,因為視訊會議的參與人不在同一個辦公室,平常不容易有互動機會,無法進一步了解同事的工作計畫與想法,很多人為了節省時間,視訊會議時通常會直接進入議程,但Gilrane建議可以用開放式問題破題,譬如問問大家週末做了什麼。

不要以為這種談話毫無意義,這可以幫助不同地點的員工保持聯繫,Gilrane表示,他們發現領導跨時區團隊的主管,如果在會議正式開始前主導類似的閒聊,對了解不同員工、提升虛擬會議的成效都有很大影響。

為配合時差,Google不綁定會議時間

其次是不要綁死定期會議的時間。Google有高達30%的會議涉及兩個或更多時區的員工,且各地有很大時差,譬如亞洲的員工經常得熬夜,或在很早的時間起床與美國同事開會,如果團隊需要定期召開會議,Gilrane建議可以輪流,不要總是讓同一個人熬夜到半夜或睡眼惺忪地起床。

基本視訊禮貌還是要有

最後一件要注意的環節是讓自己有參與感。大多數人都以為當自己不說話時要把電腦調成靜音以減少背景噪音,如果正在吃東西或身後發生分散注意力的事時,有些人會選擇關閉相機,以為這是一種視訊會議的基本禮貌。

但是,Gilrane認為如果參與者的視訊和麥克風始終靜音,就算你有參與會議,其他人就無法看到或聽到你的存在,Gilrane建議視訊會議參與者應該加倍努力來強化存在感。

首先要取消麥克風靜音,試著以各種方法來回應對其他人的想法,例如,發出嗯嗯聲,或表達這主意不錯之類的短語,還要考慮肢體語言,反映高度參與感,譬如當你同意一個觀點時請點頭,且坐姿也要注意,盡量坐直,表示你正在傾聽,基本上與面對面開會時道理相同,Gilrane也提醒進行視訊會議時盡量不要用筆電,如果你一直在盯著筆電,就代表你沒有注意在聽。

只要做到以上3點,即使不在同一地點工作,也能像一起工作,與團隊在同一陣線。

本文授權轉載自:科技新報

關鍵字: #職場 #遠距工作
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全台首創對話式金融服務iWish 永豐銀讓GAI真正走進金融交易現場
全台首創對話式金融服務iWish 永豐銀讓GAI真正走進金融交易現場

你還在手寫填單、逐格Key-in資料嗎?在生成式AI浪潮席捲各行各業之際,永豐銀行推出全台首創「說話就能完成交易」的智能對話式金融服務iWish,讓繁瑣的填單流程成為過去式,使用者可以透過文字輸入、口說敍述或上傳照片等方式,向AI傳達自身需求,無論哪一種方式,AI都可以即時理解使用者意圖,並根據與使用者的對話內容,自動填寫存款、提款、轉帳、匯款等相關表單,顛覆使用者對金融服務的想像。

生成式AI再進化,開啟AI代理人時代

隨著生成式AI的進步,LLM大型語言模型已具備多輪對話和上下文理解的能力,甚至正邁向可以獨立完成任務、不需要人類涉入的AI代理人(AI Agent)的新階段,這項技術突破讓企業既有服務得以展現全新樣貌。

以國際證券經紀商FBS為例,其推出的FBS AI Assistant服務,跳脫傳統單向建議模式,不直接提供評論或建議,而是讓用戶先選擇一至多項技術指標,再交由生成式AI模型解讀並生成專屬分析與操作建議,打造更具互動性與參與感的使用體驗。

永豐金控數位科技長張天豪認為,這種以生成式AI為核心的互動式服務模式,將大幅優化客戶的使用體驗,成為金融服務新常態。未來,客戶不必學習如何操作App,也不用記得交易程序,只要用對話、上傳照片或螢幕截圖等自己習慣的方式表達需求,AI就會理解並協助完成後續動作。「未來的金融服務將像生活中人與人之間的對話一樣,簡單而自然,」張天豪強調。

永豐銀行
前排由左至右:永豐金控數位科技長 張天豪、永豐銀行資訊、數位及作業督導張升寶、永豐銀行綜合企劃處處長 王筱嵐 後排由左至右:永豐金控數位科技處專案經理 林維婕、永豐金控數位科技處專案工程師 廖庭暘
圖/ 永豐銀行

從填單到對話,iWish重塑分行服務體驗

瞄準此未來趨勢,永豐銀行進一步盤點金融服務場景,決定從最貼近客戶的分行場域出發,打造互動式服務新體驗。

張天豪說明,臨櫃交易往往需要填寫各式各樣的表單,這些表單格式通常很制式、欄位繁複,對不熟悉流程的客戶而言,常常填到一半才發現格式錯誤、填錯位置,甚至必須整張重來,徒增挫折與作業時間。

「iWish服務的推出,就是為了讓這段流程可以變得更自然、直覺且輕鬆,」永豐銀行資訊、數位及作業督導張升寶說,客戶不再需要手寫填單,只要開口說、輸入文字或是上傳圖片,告訴iWish想要使用哪些金融服務,就可以完成交易,將原本繁瑣、仰賴經驗的填單作業,轉化成只需一句話或一張圖就能搞定,大幅提升臨櫃交易的服務體驗與作業效率。

以轉帳交易為例,客戶可以口說轉帳帳戶及金額,或是上傳網購訂單的轉帳頁面截圖、團媽在Line上提醒轉帳付款的對話截圖等,iWish會從中辨識表單所需資訊並精準填入銀行系統中對應的欄位,待客戶確認資訊無誤之後,系統就會生成一個二維條碼,只要將二維條碼交由臨櫃人員完成最後核對,就能輕鬆完成金融交易。

AI減輕行員負擔,專注更高價值服務

除了顛覆客戶的使用體驗,iWish服務也為內部作業流程帶來優化和改變,「對永豐銀行而言,iWish服務不是引進AI技術的炫技展示,而是與現有服務模式的無縫融合,讓創新落地、貼近人性」,永豐銀行綜合企劃處王筱嵐處長說。

王筱嵐進一步表示,最開始,金融交易需要經歷「客戶填單+櫃員輸入」的雙重程序,不僅耗時,也容易出錯。之後,永豐銀行推出免填單服務,客戶可以口述或將交易資訊抄寫在紙上,交由櫃員輸入至系統中、列印單據,待客戶簽名確認即可完成交易。

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圖/ 永豐銀行

而iWish則是免填單服務的再進化,藉由生成式AI(GAI)的語意理解與圖像辨識能力,取代櫃員的手動輸入作業,不僅提高效率與準確度,也大幅降低櫃員的作業負擔,可以將心力投注在更有價值的服務與溝通上。

GAI不只是客服輔助工具,更是金融轉型的推進引擎

相較於目前金融業的生成式AI應用,多數仍停留在客服階段,iWish是全台首創直接導入金融交易場景的GAI服務,堪稱跨出關鍵一步。

然而,在實際開發過程中,永豐銀行團隊也面臨諸多挑戰,其中壓力最大的,便是如何降低LLM可能出現的「幻覺」與辨識錯誤風險。尤其在金融交易場景中,AI的辨識精準度不僅關係到客戶權益,更直接影響其對金融服務的信任感,必須以更審慎的態度來看待。

為此,永豐銀行從多個面向著手提升模型準確度,包括優化Prompt設計與模型邏輯、與前線單位密切協作,共同討論介面呈現、使用流程與應用情境、在UI/UX介面加入提醒文字與引導機制,避免造成誤解。此外,團隊也分階段進行大規模封閉測試,邀請全行數百位同仁參與測試,並根據測試結果持續微調優化,確保最終推出的服務穩定度。

iWish的智慧來自於訓練與學習,「越用越聰明」的特性需要使用者參與激發

iWish是一款全新上市的智能服務,專為提升臨櫃交易體驗而設計。現階段iWish服務聚焦於台幣存款、提款、轉帳及匯款4大交易類型,並以「分行」為主要場景,未來則計劃將iWish服務擴展至更多金融交易類型,甚至走出分行場景,與iBranch等線上服務結合。

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永豐iWish以「智讀」、「智說」、「智寫」人性化操作,讓金融交易更方便快速
圖/ 永豐銀行

iWish的成功落地不僅是技術突破,更宣示意味著,生成式AI正式從客服輔助工具,搖身一變成為可以理解意圖、自然回應、主動引導的智慧助理,讓用戶在熟悉的對話情境中完成交易,實現真正以人為本的金融體驗。而AI模型的成長需要訓練,iWish在初期也需要客戶的參與來變得更聰明,透過接觸到更多元的使用情境,進一步完善服務,讓每一次互動都更懂客戶的需求。

「iWish服務只是第一步,」張升寶認為,這項服務不僅重新定義人與銀行的互動方式,也為生成式AI在金融業的應用看見新的可能。他期許未來能進一步擴大AI Agent應用範圍,讓AI不再只是輔助工具,而是驅動金融轉型的核心力量。

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