視訊會議效率如何不打折,Google主管建議:開會前先閒聊
視訊會議效率如何不打折,Google主管建議:開會前先閒聊

Google全球近10萬名員工分布在50多個國家的150多個城市,高達五分之二的Google團隊是在不同地點工作的員工,由於這些人大多無法在同一場所工作,可能會影響團隊成員的幸福感與工作表現。

Google人力創新實驗室經理Veronica Gilrane希望了解這種分布式工作模式對員工的影響,經過兩年調查,提出3種改善協作成效的關鍵影響力。

Google帝國遍布世界各地,因此高度仰賴視訊會議,但視訊會議免不了面對繁重的協調與作業程序,像是技術障礙或會議室預定時間等後勤工作,因此Google想知道這類遠距合作方式如何才能與面對面工作一樣達到最大成效。

Gilrane針對5,600名員工調查,並對焦點小組進行大約100次調查,測量分布式團隊的幸福感、表現、連接性等等,提出讓分布式團隊成員在三大指標保持一致的3個建議。

結果令人意外,首要關鍵影響力居然是在正式開會之前「鼓勵閒聊」。

開會講重點,但還沒開始前先「閒聊」

Gilrane強調在虛擬會議中,以人為基礎相互了解的重要性,因為視訊會議的參與人不在同一個辦公室,平常不容易有互動機會,無法進一步了解同事的工作計畫與想法,很多人為了節省時間,視訊會議時通常會直接進入議程,但Gilrane建議可以用開放式問題破題,譬如問問大家週末做了什麼。

不要以為這種談話毫無意義,這可以幫助不同地點的員工保持聯繫,Gilrane表示,他們發現領導跨時區團隊的主管,如果在會議正式開始前主導類似的閒聊,對了解不同員工、提升虛擬會議的成效都有很大影響。

為配合時差,Google不綁定會議時間

其次是不要綁死定期會議的時間。Google有高達30%的會議涉及兩個或更多時區的員工,且各地有很大時差,譬如亞洲的員工經常得熬夜,或在很早的時間起床與美國同事開會,如果團隊需要定期召開會議,Gilrane建議可以輪流,不要總是讓同一個人熬夜到半夜或睡眼惺忪地起床。

基本視訊禮貌還是要有

最後一件要注意的環節是讓自己有參與感。大多數人都以為當自己不說話時要把電腦調成靜音以減少背景噪音,如果正在吃東西或身後發生分散注意力的事時,有些人會選擇關閉相機,以為這是一種視訊會議的基本禮貌。

但是,Gilrane認為如果參與者的視訊和麥克風始終靜音,就算你有參與會議,其他人就無法看到或聽到你的存在,Gilrane建議視訊會議參與者應該加倍努力來強化存在感。

首先要取消麥克風靜音,試著以各種方法來回應對其他人的想法,例如,發出嗯嗯聲,或表達這主意不錯之類的短語,還要考慮肢體語言,反映高度參與感,譬如當你同意一個觀點時請點頭,且坐姿也要注意,盡量坐直,表示你正在傾聽,基本上與面對面開會時道理相同,Gilrane也提醒進行視訊會議時盡量不要用筆電,如果你一直在盯著筆電,就代表你沒有注意在聽。

只要做到以上3點,即使不在同一地點工作,也能像一起工作,與團隊在同一陣線。

本文授權轉載自:科技新報

關鍵字: #職場 #遠距工作
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決策桌上的虛擬團員:臺大 EiMBA 如何將 AI 從「工具」升級為「共創夥伴」?
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2025.12.09 | 創新創業

「過去我們教育教導學生如何從數據中找出標準答案,但在生成式AI的時代,標準答案往往是最廉價的。」臺大EiMBA執行長李家岩一語道破了這波商業典範轉移的核心。他認為,當資訊獲取邊際成本趨近於零,企業的競爭優勢已不再是單純的「掌握資訊」,而是「如何設計讓 AI 與人共同創造價值的流程」。這不只是一句口號,而是一場正在被驅動的轉型。從課程設計的邏輯重組,到學生創業專題的實戰演練,臺大EiMBA正將校園打造成一個允許失敗、快速驗證的「人機共創實驗場」。

告別標準答案,當教授變成「學習架構師」

「我們不再只是教導知識,而是設計學習。」李家岩指出,臺大EiMBA的課程正在經歷結構性的轉變。現在的教授角色更像是一位「學習架構師(Learning Architect)」,他們的任務不是單向輸出,而是設計出高強度的挑戰與情境,讓學生在解決問題的過程中,自然地將 AI 納入決策迴路 。

以今年新開設的「雙軸轉型與人工智慧」課程為例,這並非傳統的技術概論課,而是場關於商業邏輯的壓力測試。學生不再只是繳交一份靜態的商業計畫書,反而被要求運用生成式 AI 輔助設計商業模式畫布(Business Model Canvas),甚至利用Vibe Coding技術讓不懂程式語言的商管學生,也能透過自然語言與提示工程,快速生成互動式的原型與操作介面來模擬市場反應 。這項技術打破了傳統「文組企劃、理組執行」的藩籬,讓創意能即時轉化為可執行的程式碼。在這個過程中,AI 扮演的角色並非代筆的秘書,而是將概念具現化的加速器,以及最嚴厲的邏輯質疑者。

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寵物百分百用戶體驗暨品牌行銷中心負責人鐘紫瀕
圖/ 數位時代

「這是我在課程中學到最深刻的一課,」臺大EiMBA二年級生、寵物百分百用戶體驗暨品牌行銷中心負責人鐘紫瀕分享道。身處近200人新創組織的高階主管,她坦言最初員工對 AI 充滿敬畏,甚至恐懼被取代。但在 EiMBA 的課堂上,她發現 AI 真正的價值在於「攻防」與「鏡像」。「老師設計了一種『沙漏式』的提問邏輯,迫使我們把策略餵給AI後,必須面對它無情的反問。」鐘紫瀕回憶,「這個市場假設有數據支持嗎?」、「你的競爭壁壘在哪裡?」這種高強度的追問,都是AI在對學員提出的挑戰,迫使她必須思考得比AI更深、更遠。「以前我們忙著找答案,現在我們學會如何設計出『連 AI 都沒想過的好問題』。AI就像一面鏡子,映照出我們思考邏輯上的盲點。」

數位孿生實戰,將「感覺」轉化為「數據決策」

除了策略層面的思維激盪,AI 在營運端的落地應用,更是讓許多直覺型創業者經歷了一場痛苦卻必要的轉型。臺大EiMBA一年級生、赤赤子設計師林宏諭對此感觸良多。

身處傳統服裝產業,過去他的經營模式多仰賴美感與經驗,「以前做決策就是憑感覺,甚至忙不過來時,連縫扣子這種小事我都自己跳下去做。」但在李家岩講授的「雙軸轉型與人工智慧」課堂上,他被迫面對冰冷的數據與流程,而這正是李家岩強調的「數位孿生(Digital Twin)」素養 。

台大EiMBA圖說一
赤赤子設計師林宏諭
圖/ 數位時代

在虛擬世界中建立一個與真實工廠或商業流程一模一樣的模型,利用AI進行模擬與預測,是現代智慧製造的核心。對林宏諭而言這意味著必須將腦中抽象的「職人經驗」轉化為AI讀得懂的 SOP。「那段過程就像是被老師架著刀子往前走,非常痛苦,」林宏諭形容,為了讓 AI 能協助優化流程,他必須把每一個步驟定義清楚,無法再用「大概」、「憑感覺」含糊帶過 。

雖然煎熬但成果是豐碩的。當感性的創意被裝進理性的數據框架後,林宏諭發現自己的決策不再是賭博,而是可被驗證的科學。「現在AI不僅幫我理清思緒,更像是團隊的外掛大腦。我開始能鼓勵員工使用AI釋放重複性勞動,讓大家能準時下班,去做更有價值的事。」這正是課程希望帶給學員的轉變,從「事必躬親的管理者」進化為「善用工具的跨域系統設計者」。

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臺大EiMBA執行長李家岩
圖/ 數位時代

跨域共創,打破同溫層的「破壁效應」

如果說AI是另一位虛擬組團員那麼課堂上原本的同學們,就是來自多重宇宙的戰友。這裡匯聚了醫師、網紅、工程師、律師與傳產二代,如此多元的背景在AI的催化下,產生奇妙的化學反應。

李家岩特別提到了榮獲霍特獎(Hult Prize)肯定的「RiiVERSE」團隊。這個由臺大管院 EiMBA 與 GMBA 學生組成的團隊,成員涵蓋了時尚、行銷與創新創業等不同領域。他們利用舊衣回收再製技術,打造出循環經濟的生態圈。「這就是我們強調的跨域共創。」李家岩解釋,在過去,不同領域的專業人士溝通成本極高,但現在,AI成為了通用的翻譯機與黏著劑。

「AI不僅降低了技術門檻,讓文組生也能做Prototype,更讓理組生也能懂得商業敘事。」在這樣的環境下,創新不再是單打獨鬥,而是像RiiVERSE團隊一樣,結合理性與感性,共同回應全球永續(ESG)的艱鉅挑戰。

為了內心的狂熱,動手去做

然而,隨著AI涉入決策越來越深,一個核心問題浮現:在演算法能預測趨勢、生成文案甚至編寫程式的時代,人類領導者的價值還剩下什麼?「我們教的不是被AI取代,而是擴增智慧。」李家岩眼神堅定地說。他強調,未來的領導者必須具備三項關鍵特質:AI素養、跨域系統設計能力,以及科技人文的反思力 。

其中最關鍵的,是懂得界定「自主邊界(Autonomous Boundary)」。領導者必須清楚判斷:哪些決策該放手讓 AI 自動化?哪些時刻必須保留人類的溫度與價值判斷?「例如在智慧工廠中,AI 可以預測機台何時需要維修保養,但『什麼樣的風險可以接受』、『我們要解決什麼社會問題』,這些涉及價值觀的決策,永遠需要人類來定奪。」李家岩補充道 。

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寵物百分百用戶體驗暨品牌行銷中心負責人鐘紫瀕(左)/臺大EiMBA執行長李家岩(右)
圖/ 數位時代

在李家岩眼中,真正的創新往往不是來自同類型人才的討論,而是從不同背景、不同世界觀的碰撞中誕生。「一個人能看到的只是片段,跨域合作才能讓問題完整。」他再次提到。對他而言,EiMBA 想培養的不是知道最多的人,而是能讓「各種智慧」一起工作的人。在AI與人類智慧並存的年代,領導者最重要的能力,不是掌握所有答案,而是打造一個能讓答案自然生成的組織環境。「未來需要的領導者是能整合技術與人、懂得跨域系統思考、也能『擇人(含機器人)而任勢』的人。」李家岩說,而這群充滿創業創新的管理者也將在未來商業戰場上奏出人機協作的新樂章。

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