視訊會議效率如何不打折,Google主管建議:開會前先閒聊

2019.04.24 by
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Google在五十多個國家有不同的團隊,常常需要透過視訊會議交辦事項,常需要高度合作的Google團隊也因此發現,只要掌握三個要點,即便同事不用面對面,也能保持高戰鬥力!

Google全球近10萬名員工分布在50多個國家的150多個城市,高達五分之二的Google團隊是在不同地點工作的員工,由於這些人大多無法在同一場所工作,可能會影響團隊成員的幸福感與工作表現。

Google人力創新實驗室經理Veronica Gilrane希望了解這種分布式工作模式對員工的影響,經過兩年調查,提出3種改善協作成效的關鍵影響力。

Google帝國遍布世界各地,因此高度仰賴視訊會議,但視訊會議免不了面對繁重的協調與作業程序,像是技術障礙或會議室預定時間等後勤工作,因此Google想知道這類遠距合作方式如何才能與面對面工作一樣達到最大成效。

Gilrane針對5,600名員工調查,並對焦點小組進行大約100次調查,測量分布式團隊的幸福感、表現、連接性等等,提出讓分布式團隊成員在三大指標保持一致的3個建議。

結果令人意外,首要關鍵影響力居然是在正式開會之前「鼓勵閒聊」。

開會講重點,但還沒開始前先「閒聊」

Gilrane強調在虛擬會議中,以人為基礎相互了解的重要性,因為視訊會議的參與人不在同一個辦公室,平常不容易有互動機會,無法進一步了解同事的工作計畫與想法,很多人為了節省時間,視訊會議時通常會直接進入議程,但Gilrane建議可以用開放式問題破題,譬如問問大家週末做了什麼。

不要以為這種談話毫無意義,這可以幫助不同地點的員工保持聯繫,Gilrane表示,他們發現領導跨時區團隊的主管,如果在會議正式開始前主導類似的閒聊,對了解不同員工、提升虛擬會議的成效都有很大影響。

為配合時差,Google不綁定會議時間

其次是不要綁死定期會議的時間。Google有高達30%的會議涉及兩個或更多時區的員工,且各地有很大時差,譬如亞洲的員工經常得熬夜,或在很早的時間起床與美國同事開會,如果團隊需要定期召開會議,Gilrane建議可以輪流,不要總是讓同一個人熬夜到半夜或睡眼惺忪地起床。

基本視訊禮貌還是要有

最後一件要注意的環節是讓自己有參與感。大多數人都以為當自己不說話時要把電腦調成靜音以減少背景噪音,如果正在吃東西或身後發生分散注意力的事時,有些人會選擇關閉相機,以為這是一種視訊會議的基本禮貌。

但是,Gilrane認為如果參與者的視訊和麥克風始終靜音,就算你有參與會議,其他人就無法看到或聽到你的存在,Gilrane建議視訊會議參與者應該加倍努力來強化存在感。

首先要取消麥克風靜音,試著以各種方法來回應對其他人的想法,例如,發出嗯嗯聲,或表達這主意不錯之類的短語,還要考慮肢體語言,反映高度參與感,譬如當你同意一個觀點時請點頭,且坐姿也要注意,盡量坐直,表示你正在傾聽,基本上與面對面開會時道理相同,Gilrane也提醒進行視訊會議時盡量不要用筆電,如果你一直在盯著筆電,就代表你沒有注意在聽。

只要做到以上3點,即使不在同一地點工作,也能像一起工作,與團隊在同一陣線。

本文授權轉載自:科技新報

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