新型態數位工作情境,組織需要新的人才和溝通管道

2019.05.10
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組織結構上的轉變其實意味著,企業對人才的需求將有所不同,以前企業最重視執行力高、專業力強的人才,現在則更需要整合性人才,集結不同部門的專業,共同完成一項任務......

隨著工作複雜度越來越高,組織員工很難獨立完成一項業務,需要各個部門成員共同努力,也因此組織裡出現一個又一個的任務編組,這種組織結構上的轉變其實意味著,企業對人才的需求將有所不同,以前企業最重視執行力高、專業力強的人才,現在則更需要整合性人才,集結不同部門的專業,共同完成一項任務。

除了對人才需求的改變,企業在跨部門協作上所使用的工具,也因為科技進步而有所不同。過去在安排工作進度時,往往透過甘特圖或代辦清單,再輔以Email、面對面開會、電話等方式進行溝通,但是隨著行動工作成為常態、企業分支據點持續增加,這些方式變得非常沒有效率,改用一個符合現代人習慣、可以同時在電腦與手機上運作的通訊平台,成為提高跨部門協作/溝通效率的關鍵。

這些通訊平台包括Line、What’s App、Slack等,只不過近年來隨著 Microsoft Teams 的正式推出,許多企業在安全、整合、成本等因素考量下,已逐漸改用 Microsoft Teams 作為主要溝通平台。

落實會議管理 工作不再有「開不完的會」

DDI台灣董事總經理李岳倫進一步解釋,工具可以提高跨部門協作/溝通效率的原因。

通常組織的跨部門協作越來越多時,員工就越容易面臨到「一直在開會」的狀況,而開會對工作最直接的影響就是,讓員工無法專注在工作上,想要提高組織工作效率,就必須從提升會議效率、減少頻率開始。

會議效率和頻率間的關係,就好比雞生蛋、蛋生雞的道理。會議之所以沒有效率,很大一部份原因是缺乏準備,很多人常常只帶著一張白紙就進入會議室,忘了上次會議作了哪些結論、哪些是之前已經討論過的事情,或是上次會議分享了哪些資訊或檔案,光是讓這些人瞭解目前執行狀況就要花上一段時間,等到真正開始進行會議時,往往沒多久就要結束了,只好再開一次會來討論,而頻繁地開會又讓組織成員更沒有時間準備。

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「所以,會議是需要管理及準備的」李岳倫說,透過科技應用,可以有效實現這個目標。例如:企業可以在 Microsoft Teams 召集會議,將會議紀錄、開會需要使用的資料及檔案都儲存在雲端,讓與會人不必考驗自己的腦力,打開電腦資料夾一個個尋找檔案,或一頁頁地查閱筆記本,就能做好會議前的準備,或是會議結束後,透過 Microsoft Teams 發佈會議結論,確保每個人都接收到一致的訊息,還能把know-how留在組織裡,以便新加入的成員能夠掌握狀況,這是用科技改善工作效率的最佳寫照。

根據工作內容分群溝通 確保訊息有效傳遞

對此,PicSee共同創辦人吳振和有很大的感觸。吳振和表示,PicSee成立初期是用Line、Messenger等通訊軟體做內部溝通,為了避免公私混淆,決定改用Slack免費版,但在使用一段時間後,發現訊息無法妥善且完整地留存下來,決定開始使用 Microsoft Teams 平台。

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在導入 Microsoft Teams 平台後,吳振和最推薦以下功能:

第一、成員和分組功能、分類溝通訊息。 PicSee除了依照部門別或專案別,將組織成員分成不同群組外,還能根據同一個群組裡面的不同工作內容,例如:一般客服、專業客戶、付費客戶、特殊專案,進一步細分出各個小組,避免過多或不必要的資訊傳遞。

第二、雲端儲存功能、簡化資料調閱及歸檔程序。 由於PicSee客服和業務在工作時經常需要使用文件,以前員工都得另外歸檔,需要使用時,再將畫面切換過去尋找檔案,而 Microsoft Teams 因為整合雲端儲存服務,相關文件直接放上雲端,再透過超連結存取檔案,不用擔心找不到的風險。

第三、通訊品質穩定且沒有雜訊。 PicSee團隊成員經常不在辦公室,如果遇到需要緊急討論的狀況,就可以用 Microsoft Teams 進行電話會議,吳振和坦承,之前也使用過其他工具進行電話會議,但在通訊品質上的表現,皆不如 Microsoft Teams 令人驚豔。

第四、整合式介面、資源同步串接。 Microsoft Teams 可以將外部資訊和應用服務整合在一個介面,畢竟現在工作經常一次開啟很多視窗,有時候在不斷切換視窗過程中,就會忘了要做什麼,而 Microsoft Teams 把工作時可能會到用的應用或服務都整合在一起,像是 Trello 等功能的串接,都可以有效提升專案管理效率。

以Microsoft Teams為核心的Scrum敏捷工作術

對於PicSee這種成員經常遠端工作的新創企業來說, Microsoft Teams 其實是文化和工作方式的調整,可以降低工作時間、提高工作品筫,而另一家新創團隊Uspace悠勢科技則應用 Microsoft Teams 做為實踐Scrum敏捷工作術的基礎。

Uspace執行長暨共同創辦人宋捷仁表示,用對的時間做有意義的事情,這是新創團隊存活下來的不二法門,因此Uspace成立初期便決定導入Scrum敏捷工作術,並以 Microsoft Teams 為開發核心,透過 Microsoft Teams 匯整客戶意見與市場需求,才能將80%資源用來開發前20%最重要的客戶需求。

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當新的開發需求被提出來的時候,Uspace會先在 Microsoft Teams 平台上做分類,之後的討論、執行方向、App的UI/UX設計等流程,在 Microsoft Teams 平台上也都會有相對應的專屬頻道(Channel),方便相關工作負責人進行討論、查找訊息,最後當工程師開發完之後,就會進到測試版面做發佈。

宋捷仁強調,當功能測試完畢後,必須經過有權限的管理者或專案經理確認測試完成,所以不同的專案和流程都會對應到不同的頻道,讓訊息明確的分流,避免跟其他雜事混在一起。至於系統出現Bug或App無法運作等緊急狀況時,相關負責人會依問題嚴重度在 Microsoft Teams 做回報,技術人員可以在第一時間分辨問題嚴重度,當事件處理完畢,可以直接在 Microsoft Teams 回報已經解除,方便管理者掌握事件狀況和處理進度。

目前, Microsoft Teams 已經成為Uspace工作核心,企業營運相關的所有訊息,包括前述談到的市場開發、商業開發、設備緊急狀況回報、甚至客服訊息…等,通通匯聚在一起,員工每天打開電腦第一件事就是登入 Microsoft Teams 平台,才能開始今天的工作,任何與公事相關的溝通,員工也習慣透過 Microsoft Teams 而不是Line、What’s App等個人通訊軟體。

在新型態數位工作情境下,企業不只需要新的人才,更要為員工提供一個好的溝通工具, Microsoft Teams 符合現代人溝通習慣,不只可以即時交談、分享檔案、搜尋紀錄,還能整合外部資源與應用服務,將所有工作上需要的訊息匯整在一起,有效提高溝通效率及組織生產力。

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