台北市政府資訊中心主任張俊鴻8年前從內政部轉任到市政府工作，一開始面對資訊中心大量的業務訊息，常常讓他有焦頭爛額之感。但幾經摸索，他發展出一套個人檔案管理方法，只要一本活頁筆記本，不但資料不會再散布各處，同時翻閱這本筆記本，還能不斷地產生各種工作上的靈感。
張俊鴻建議，首先找一本26孔的活頁筆記本，做為個人資料處理的中心。與個人相關的種種資料，統統都可以放進這本筆記本中。為了能夠保存各式資料，這個筆記本裡除了一般活頁式行事曆、筆記頁外，可再放入活頁式的名片整理頁、透明資料袋等，如此，工具就算是準備完善了。
**用編號管理日常瑣事
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在這本筆記本中，張俊鴻把資料分為人、時、事、金、訊五大類。「人」指的就是人脈，生活中有關人的資料，除了名片外，常常還會拿到各單位的通訊錄、名單；這時大活頁筆記本就能派上用場，像名單就可以直接影印放在資料袋內。
在「事」的管理上，張俊鴻將筆記本劃分為五個欄位，分別是：編號、事由、關係人、日期、完成與否。「事情有編號，才有管理，」他強調各個待辦事項給予編號後，不僅不容易忘記，而且還能很快地找到並追蹤進度。
此外，張俊鴻也建議將每個工作者另闢欄位，定時編輯自己的大事紀，例如他的筆記寫著：某年月日，台北市政府網站上網人數突破1000萬人次；或某年月日，信義區全面完成無線區城網路建制。這樣的紀事不但方便日後工作查詢，而且它就像是簡短的工作整理，可以幫助思考工作未來的方向。
「時」就是一般人常用行事曆形式。所謂「金」，就是指資訊中心的部門預算資料，而用在個人，可以是個人每天的財務管理資訊。張俊鴻就是用這樣一本可收納各式資料的活頁筆記本，讓個人的檔案管理也有單一窗口。
**累積一萬多條觀念筆記
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張俊鴻的資料管理中，最特別的就是「訊息」這一類了，這泛指每天聽到覺得有用的話、書上看來有用的觀念、或是自己腦袋靈光一閃時的想法等等。張俊鴻每年維持看約100本書的習慣，而且每天會將有用的觀念寫下來，「但過去，總是要用時想不起來，或是找不到記在哪裡了。」
為了解決這個困擾，張俊鴻想出了一套特別的筆記方法。他同樣運用編號的概念記下觀念，例如：「1398，貝佐斯說在實體商務世界，最重要的三件事就是地點、地點、地點。」他就像這樣記下日常生活中不斷吸收的知識與點子。為了讓各個分散的概念能夠整合，他會思考某個條目與之前記下的哪個概念相關，在筆記上予以標明；等到筆記的內容一多，這些彼此互相聯結的概念將會在腦中發酵、融合。現在張俊鴻的筆記本上，共有12038條他認為有用的觀念筆記。
**多啦Ａ夢的百寶袋，創意靈感源源不絕
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這種記筆記的方式，常常讓人看著紙面就有靈感。張俊鴻指出，像上述貝佐斯的筆記，配合另一個「練習造就完美」的概念，讓他聯想到，資訊中心的新進人員要能向完美邁進，最重要的三件事就是練習、練習、練習。因此他提出資訊中心「構思行動會議」的新措施，張俊鴻解釋，過去市府員工一人一年頂多負責一、兩個專案，現在他讓中心全體針對某個同仁的專案在概念、文件流程及作業方式進行討論，集思廣義，不但幫助專案負責人把事情做得更快、更好，每個人也能經由這種練習，得到過去好幾倍的經驗。
在訊息的記錄上，筆記也可以同樣方式編號記下各種有趣的故事關鍵字，如上所述，將各個故事之間有關的也做記號聯結。張俊鴻說，這種筆記讓他在準備講稿時非常輕鬆，只要翻開筆記本，各式概念故事及笑話就源源不絕而來，也成為他職場上的人際潤滑劑。
「很多人問我為何不用PDA，」學資訊的張俊鴻認為，他的筆記能包含更多形式的資料、圖表等，而且只要看著紙本就能做腦力激盪。總之，為自己的檔案管理製作萬用的「單一窗口」，是管理好檔案的不二法門。
張俊鴻小檔案
年齡：50歲
學歷：清華大學計算機管理決策研究所
經歷：台北市政府資訊中心主任
內政部資訊中心科長
內政部資訊中心簡任技正
檔案管理心得：為自己的檔案管理製作萬用的「單一窗口」，是管理好檔案的不二法門。
