活用筆記本 工作更順手

2004.06.01 by
數位時代
活用筆記本  工作更順手
台北市政府資訊中心主任張俊鴻8年前從內政部轉任到市政府工作,一開始面對資訊中心大量的業務訊息,常常讓他有焦頭爛額之感。但幾經摸索,他發展出一...

台北市政府資訊中心主任張俊鴻8年前從內政部轉任到市政府工作,一開始面對資訊中心大量的業務訊息,常常讓他有焦頭爛額之感。但幾經摸索,他發展出一套個人檔案管理方法,只要一本活頁筆記本,不但資料不會再散布各處,同時翻閱這本筆記本,還能不斷地產生各種工作上的靈感。
張俊鴻建議,首先找一本26孔的活頁筆記本,做為個人資料處理的中心。與個人相關的種種資料,統統都可以放進這本筆記本中。為了能夠保存各式資料,這個筆記本裡除了一般活頁式行事曆、筆記頁外,可再放入活頁式的名片整理頁、透明資料袋等,如此,工具就算是準備完善了。

**用編號管理日常瑣事

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在這本筆記本中,張俊鴻把資料分為人、時、事、金、訊五大類。「人」指的就是人脈,生活中有關人的資料,除了名片外,常常還會拿到各單位的通訊錄、名單;這時大活頁筆記本就能派上用場,像名單就可以直接影印放在資料袋內。
在「事」的管理上,張俊鴻將筆記本劃分為五個欄位,分別是:編號、事由、關係人、日期、完成與否。「事情有編號,才有管理,」他強調各個待辦事項給予編號後,不僅不容易忘記,而且還能很快地找到並追蹤進度。
此外,張俊鴻也建議將每個工作者另闢欄位,定時編輯自己的大事紀,例如他的筆記寫著:某年月日,台北市政府網站上網人數突破1000萬人次;或某年月日,信義區全面完成無線區城網路建制。這樣的紀事不但方便日後工作查詢,而且它就像是簡短的工作整理,可以幫助思考工作未來的方向。
「時」就是一般人常用行事曆形式。所謂「金」,就是指資訊中心的部門預算資料,而用在個人,可以是個人每天的財務管理資訊。張俊鴻就是用這樣一本可收納各式資料的活頁筆記本,讓個人的檔案管理也有單一窗口。

**累積一萬多條觀念筆記

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張俊鴻的資料管理中,最特別的就是「訊息」這一類了,這泛指每天聽到覺得有用的話、書上看來有用的觀念、或是自己腦袋靈光一閃時的想法等等。張俊鴻每年維持看約100本書的習慣,而且每天會將有用的觀念寫下來,「但過去,總是要用時想不起來,或是找不到記在哪裡了。」
為了解決這個困擾,張俊鴻想出了一套特別的筆記方法。他同樣運用編號的概念記下觀念,例如:「1398,貝佐斯說在實體商務世界,最重要的三件事就是地點、地點、地點。」他就像這樣記下日常生活中不斷吸收的知識與點子。為了讓各個分散的概念能夠整合,他會思考某個條目與之前記下的哪個概念相關,在筆記上予以標明;等到筆記的內容一多,這些彼此互相聯結的概念將會在腦中發酵、融合。現在張俊鴻的筆記本上,共有12038條他認為有用的觀念筆記。

**多啦A夢的百寶袋,創意靈感源源不絕

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這種記筆記的方式,常常讓人看著紙面就有靈感。張俊鴻指出,像上述貝佐斯的筆記,配合另一個「練習造就完美」的概念,讓他聯想到,資訊中心的新進人員要能向完美邁進,最重要的三件事就是練習、練習、練習。因此他提出資訊中心「構思行動會議」的新措施,張俊鴻解釋,過去市府員工一人一年頂多負責一、兩個專案,現在他讓中心全體針對某個同仁的專案在概念、文件流程及作業方式進行討論,集思廣義,不但幫助專案負責人把事情做得更快、更好,每個人也能經由這種練習,得到過去好幾倍的經驗。
在訊息的記錄上,筆記也可以同樣方式編號記下各種有趣的故事關鍵字,如上所述,將各個故事之間有關的也做記號聯結。張俊鴻說,這種筆記讓他在準備講稿時非常輕鬆,只要翻開筆記本,各式概念故事及笑話就源源不絕而來,也成為他職場上的人際潤滑劑。
「很多人問我為何不用PDA,」學資訊的張俊鴻認為,他的筆記能包含更多形式的資料、圖表等,而且只要看著紙本就能做腦力激盪。總之,為自己的檔案管理製作萬用的「單一窗口」,是管理好檔案的不二法門。

張俊鴻小檔案
年齡:50歲
學歷:清華大學計算機管理決策研究所
經歷:台北市政府資訊中心主任
   內政部資訊中心科長
   內政部資訊中心簡任技正
檔案管理心得:為自己的檔案管理製作萬用的「單一窗口」,是管理好檔案的不二法門。

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