如何做個漂亮簡報贏得認同

2004.05.15 by
數位時代
如何做個漂亮簡報贏得認同
競爭激烈的現代工商社會中,演講與簡報成為推動公司成長與產品銷售過程中不可或缺的職場技能,不論是新產品發表、客戶簡報、高峰論壇、股東大會……都...

競爭激烈的現代工商社會中,演講與簡報成為推動公司成長與產品銷售過程中不可或缺的職場技能,不論是新產品發表、客戶簡報、高峰論壇、股東大會……都需要簡報人員以清晰的口齒、優雅的儀態、流暢的表達能力,來有效傳達整體企業與產品理念。對許多上班族來說,會議室即戰場,如何做好一場好的簡報,擺脫讓人呵欠連連的窘境,和台下聽眾建立起深刻的互動與共鳴,成功取得聽眾的認同,是上班族必修的學分。

1. 掌握「少就是多」的原則
聯旭廣告整合行銷企劃總監劉念祖有12年公關及整合行銷傳播經驗,曾規畫Fnac法雅時代媒體站前店開幕,福特(Ford)「活得精彩」品牌傳播活動、東元電機45週年慶祝活動、台新銀行員工運動大會等等大型活動,同時也是世新大學公共關係通識課程講師,對商業簡報有很豐富的經驗。
「簡報的首要觀念在了解簡報的限制!」劉念祖說,年輕的時候常常因為無法一次說服客戶感到懊惱、悔恨,但現在他了解簡報只是通往最終說服之路的起點,用好的簡報給予客戶好的評估與建議,利用簡報建立客戶信任感,客戶採用提案的可能性自然大增。
如何做好一場讓客戶信任的專業簡報?
在商場上,簡報者就是演員,會議室就是舞台,而好的劇本更是成功的關鍵。劉念祖指出「少就是多」是簡報很重要的原則,他認為人的認知能力是有限的,就算準備很詳細豐富的資料,但是太多重點就等於沒有重點,他建議一次簡報最多只提2到3個重點,讓客戶覺得你說的每一句話都直指重點。

2.假想「客戶附身」去思考
「說出客戶心底真正的願望,是簡報內容的關鍵。」劉念祖指出報告時就要像「客戶附身」一樣,去思考客戶的問題何在,用對方的格局去想事情,蒐集、分析對方企業的剪報是最基礎的功課。劉念祖舉例,有次簡報他對某銀行的總經理說,你的同班同學與你的發展、職位都很像,但他的媒體發言次數卻比你多很多,「這是不是代表你需要新的媒體策略呢?」這樣切中要點的一句話,讓劉念祖順利拿到了案子。
簡報在的內容編排上,要像新聞媒體的倒金字塔敘事手法,把最重要的地方先講。劉念祖的密訣就是把簡報重點內容結合圖表,放在一張投影片呈現。他說,大企業的老闆們總是來去匆匆,一場會一小時的簡報,老闆們常常只來十分鐘,因此第一張投影片就要能綜觀全局,就算企業主簡報到一半才趕來,馬上回頭來講這張投影片,也能幫自己和對方快速做好前情提要,用最短時間向對方說明。

3.挑個「眼觀八方」的位置
除了好的劇本,簡報者精湛的表演也有小密訣。劉念祖指出,他通常習慣提早到會場,一邊熟悉環境一邊在心裡預演等一下簡報的內容。並且挑選一個能夠綜觀全場的位置,「簡報時的眼神要能看到每一個人,」劉念祖認為,好的位置除了能夠立即從聽者表情了解他們的反應,也讓每一個人覺得是對自己說話,讓對方有受尊重的感覺。另外,他也提到在報告時要適時跟一同前來的夥伴互動,讓他也有表現的機會。「這樣會讓客戶覺得我們是個有默契的團體,」劉念祖說,千萬不要各做的。

4.運用「問句式」吸引注意
在報告時為了避免大家打瞌睡,可以多用問句式的句法來吸引注意,例如:「大家知不知道電信業面臨3G時代來臨時最大挑戰就是……。」
「在做簡報時,不要老是滔滔不絕,」劉念祖認為很多人都忽略了沉默的力量。他認為面對客戶的提問,不要急著馬上提出自己的論點,極力去說服對方。他建議先讓大家靜下來,也許客戶自己會幫你解決問題。他舉例,有次客戶認為某個案子預算太高,他只是笑了笑沒有說話,結果客戶內部就有人出來說這個創意很好,預算可以再討論。「切忌對方問一個問題,馬上答一個問題。」劉念祖建議,讓所有人的問題全部問完,再統一來回答。這是一個說話上的小技巧,統一回答比較不會營造簡報者與客戶尖銳對立的感覺。
「找到限制,就找到自由,」劉念祖很喜歡電影導演候孝賢講過的這句話。
從事公關簡報多年的經驗讓他了解,不要認為一場簡報唯一的目的就是說服客戶,如果能夠達成有效的溝通,做為下次合作的可能基礎,也是一種成就。他比喻簡報就像是對客戶說明如何穿越一座沒有人跡的森林,不論你的方法是看星象、羅盤、指北針,還是聞味道,重點不在這些方法,「讓客戶對你有信心」才是最重要的。

簡報重點複習簡報內容: 一次報告最多選定兩個重點
1. 設想客戶的需求
2. 為何結合圖表
3. 倒金字塔式的敘事結構
簡報現場:
1. 挑選能綜觀全場的位置
2. 說話速度不急不徐 適時與同組夥
伴互動
3. 多用問句式的句法來吸引注意 Q&A時間:
等客戶所有問題都完再統一回答,避免營造尖銳對立感。

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