隨著肺炎疫情持續延燒，我周遭的朋友陸續開始嘗試「Remote Work 遠距工作」。他們說，老闆平時強力要求員工天天在辦公室刷臉，現在一反常態，要求員工申請並說明原因才能進辦公室，要說這波肺炎疫情意外開啟「遠距工作元年」也不為過。
我自己遠距工作將近3年，疫情帶來的改變對我其實沒有什麼影響，倒是這3年累積了一些經驗可以分享，希望幫助大家應對這個狀況。本文不討論團隊協作，純粹以工作者自身出發，歸納4個步驟來提升效率。我認為遠距工作時間與任務管理，應該從「計時」開始。
計時如記帳，觀察但不批判
我相信人性本懶（可能我自己很懶），特別像遠距工作這樣缺少上司、同事、辦公室隔間等外力約束，當然能拖就拖！要想在缺少直接壓力的情況下，依然如期完成工作，就得確切掌握自己的節奏才行。
遠距工作3年來，我習慣用App記錄自己每天在幹嘛，我什麼都計時，吃飯、睡覺、搭車，當然不會瘋狂到連上廁所30秒都要按碼表，但是就算明知自己在賴床、看YouTube、滑手機，我全部都計時，像記帳一樣鉅細靡遺。
我認為計時要「完全誠實、不帶批判」，因為唯有如此，才能了解真實的自己，我必須知道自己在放鬆多久後會想跑回去工作，做了多久之後需要放鬆來平衡一下，才有辦法依據自身狀態安排任務。
我計時3個月之後就發現自己大致的行為模式，比如我每天要睡7小時，如果沒睡飽，我一定會本能地補償，因此不可能犧牲睡眠提高產能；更重要的是，我掌握了我的「生產力時數」。
規畫「做得完的」To-Do List
根據我的時間紀錄，我一天能專注工作的時間大概是「6小時」，硬要擠頂多7到8小時，一旦超過效率會大幅下降。這6小時就是我的「生產力時數」，用在工作、開會等需要聚精會神的任務上。
以生產力時數為基準列出To-Do List，對遠距工作特別重要。
當大家聚在辦公室，同事、主管就像走動的Reminder，在頻繁地互相催促之下，每天的待辦事項大抵成形；但遠距讓我們遠離這些外力，工作進度就變成由自己列出的這份To-Do List主導。
有人說計畫趕不上變化，事前安排只是徒勞，這往往是期待過高，沒有把真實情況納入考量所致，因為做不完自己列出的事而感到喪氣。To-Do List應該是來幫助我們，不是來唱衰我們的，有多少「生產力時數」就做排多少待辦事項，否則也只是給自己徒增壓力。
我習慣將工作以「2小時」為單位切分成更細的子項目，每天早上、下午、傍晚各安排一項待辦事項，把工作量限制在生產力時數之內，工作時高度專注，以確實完成To-Do List。
建立「儀式」，進入工作狀態
許多人在辦公室工作起來像一尾活龍，在家工作卻變成一條懶蟲，難以專注，這是因為「變換環境」是切換狀態最簡單的方法，一到辦公室、坐進小框框裡，就會有「工作的感覺」。
遠距工作沒有固定地點，在家工作又和生活場域靠得太近，很難透過變換環境切換心理狀態；此時，我們可以創造環境、建立儀式，進入高度專注的工作模式，達到辦公室小框框的效果。
我試過在很多地方工作，咖啡廳、酒吧、共同工作空間，甚至便利商店用餐席都試過，基本上只要該場所網路非常穩定（這是必備的吧），有大窗和自然光創造喘息的空間，有些許人聲讓我覺得有陪伴、不被焦躁感壓垮，我就可以安心工作。
有時不全然是環境因素，也可能是某種食物、飲料、聲音、甚至氣味促使我們專注。就像巴普洛夫的狗，我們或許把某些刺激和工作連在一起了吧？利用這一點幫自己創造「儀式」，比如每天早上我會幫自己泡一杯咖啡牛奶，品嚐咖啡的味道，大腦就知道要開始工作了，不需要移動到另一個地方。
好好下班，生活也要妥善安排
正因遠距模糊了工作和生活的界線，大腦很容易會因為分不清楚現在的狀況，不小心卡在高速運轉狀態。我們給予信號讓自己專注，也要刻意安排讓自己停下來，好好下班。
通常我會在專注工作6小時後，做點別的事來平衡身心，比如這樣搭配：「工作6小時＋整理房間1小時＋運動1小時」或「工作6小時＋和朋友聚會2小時」。放電：充電 ＝ 3：1，將工作量控制在生產力時數內，完成工作後仍有餘力生活，再次進入工作狀態才不會疲乏。
許多人效法唐鳳使用「番茄鐘工作法」，不過對我而言「專注工作25分鐘、5分鐘專心休息」實在切得太細了，如果沒辦法像資深遠距玩家唐鳳一樣熟練地切換心理狀態，反而容易有如坐針氈的感覺。
其實方法都是次要，最根本的還是「自我覺察」的能力，無論番茄鐘、蘋果鐘，只要能幫助自己的都是好鐘，趁著這波衝擊，建立一套屬於自己的時間與任務管理方法，無論之後有沒有回到辦公室，相信都能受用。
責任編輯：陳建鈞
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