大遠距時代來臨!高效遠距工作的4個訣竅

2020.04.27 by
Donna Wang
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台北出生台北長大,難以滿足的城市小孩,19歲在紐約探險,23歲在歐洲流浪,27歲在上海見世面,現在醉心於台灣的山林與海洋。喜歡探索,無論生活或工作,熱衷於各種表達方式:寫作、唱歌、跳舞、說故事。

大遠距時代來臨!高效遠距工作的4個訣竅
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遠距工作的高彈性下,工作者更需要自己規劃工作與休息的時間並實行,才能有效率完成每天的任務,發揮遠距工作優勢所在。

隨著肺炎疫情持續延燒,我周遭的朋友陸續開始嘗試「Remote Work 遠距工作」。他們說,老闆平時強力要求員工天天在辦公室刷臉,現在一反常態,要求員工申請並說明原因才能進辦公室,要說這波肺炎疫情意外開啟「遠距工作元年」也不為過。

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我自己遠距工作將近3年,疫情帶來的改變對我其實沒有什麼影響,倒是這3年累積了一些經驗可以分享,希望幫助大家應對這個狀況。本文不討論團隊協作,純粹以工作者自身出發,歸納4個步驟來提升效率。我認為遠距工作時間與任務管理,應該從「計時」開始。

遠距上班的日子,為自己營造上班氛圍創造「儀式感」,有助於提升工作效率。
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計時如記帳,觀察但不批判

我相信人性本懶(可能我自己很懶),特別像遠距工作這樣缺少上司、同事、辦公室隔間等外力約束,當然能拖就拖!要想在缺少直接壓力的情況下,依然如期完成工作,就得確切掌握自己的節奏才行。

遠距工作3年來,我習慣用App記錄自己每天在幹嘛,我什麼都計時,吃飯、睡覺、搭車,當然不會瘋狂到連上廁所30秒都要按碼表,但是就算明知自己在賴床、看YouTube、滑手機,我全部都計時,像記帳一樣鉅細靡遺。

我認為計時要「完全誠實、不帶批判」,因為唯有如此,才能了解真實的自己,我必須知道自己在放鬆多久後會想跑回去工作,做了多久之後需要放鬆來平衡一下,才有辦法依據自身狀態安排任務。

我計時3個月之後就發現自己大致的行為模式,比如我每天要睡7小時,如果沒睡飽,我一定會本能地補償,因此不可能犧牲睡眠提高產能;更重要的是,我掌握了我的「生產力時數」

規畫「做得完的」To-Do List

根據我的時間紀錄,我一天能專注工作的時間大概是「6小時」,硬要擠頂多7到8小時,一旦超過效率會大幅下降。這6小時就是我的「生產力時數」,用在工作、開會等需要聚精會神的任務上。

以生產力時數為基準列出To-Do List,對遠距工作特別重要。

當大家聚在辦公室,同事、主管就像走動的Reminder,在頻繁地互相催促之下,每天的待辦事項大抵成形;但遠距讓我們遠離這些外力,工作進度就變成由自己列出的這份To-Do List主導。

有人說計畫趕不上變化,事前安排只是徒勞,這往往是期待過高,沒有把真實情況納入考量所致,因為做不完自己列出的事而感到喪氣。To-Do List應該是來幫助我們,不是來唱衰我們的,有多少「生產力時數」就做排多少待辦事項,否則也只是給自己徒增壓力。

我習慣將工作以「2小時」為單位切分成更細的子項目,每天早上、下午、傍晚各安排一項待辦事項,把工作量限制在生產力時數之內,工作時高度專注,以確實完成To-Do List。

建立「儀式」,進入工作狀態

許多人在辦公室工作起來像一尾活龍,在家工作卻變成一條懶蟲,難以專注,這是因為「變換環境」是切換狀態最簡單的方法,一到辦公室、坐進小框框裡,就會有「工作的感覺」。

遠距工作沒有固定地點,在家工作又和生活場域靠得太近,很難透過變換環境切換心理狀態;此時,我們可以創造環境、建立儀式,進入高度專注的工作模式,達到辦公室小框框的效果。

我試過在很多地方工作,咖啡廳、酒吧、共同工作空間,甚至便利商店用餐席都試過,基本上只要該場所網路非常穩定(這是必備的吧),有大窗和自然光創造喘息的空間,有些許人聲讓我覺得有陪伴、不被焦躁感壓垮,我就可以安心工作。

有時不全然是環境因素,也可能是某種食物、飲料、聲音、甚至氣味促使我們專注。就像巴普洛夫的狗,我們或許把某些刺激和工作連在一起了吧?利用這一點幫自己創造「儀式」,比如每天早上我會幫自己泡一杯咖啡牛奶,品嚐咖啡的味道,大腦就知道要開始工作了,不需要移動到另一個地方。

好好下班,生活也要妥善安排

正因遠距模糊了工作和生活的界線,大腦很容易會因為分不清楚現在的狀況,不小心卡在高速運轉狀態。我們給予信號讓自己專注,也要刻意安排讓自己停下來,好好下班。

通常我會在專注工作6小時後,做點別的事來平衡身心,比如這樣搭配:「工作6小時+整理房間1小時+運動1小時」或「工作6小時+和朋友聚會2小時」。放電:充電 = 3:1,將工作量控制在生產力時數內,完成工作後仍有餘力生活,再次進入工作狀態才不會疲乏。

許多人效法唐鳳使用「番茄鐘工作法」,不過對我而言「專注工作25分鐘、5分鐘專心休息」實在切得太細了,如果沒辦法像資深遠距玩家唐鳳一樣熟練地切換心理狀態,反而容易有如坐針氈的感覺。

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其實方法都是次要,最根本的還是「自我覺察」的能力,無論番茄鐘、蘋果鐘,只要能幫助自己的都是好鐘,趁著這波衝擊,建立一套屬於自己的時間與任務管理方法,無論之後有沒有回到辦公室,相信都能受用。

責任編輯:陳建鈞

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