去年全球疫情嚴峻，也讓業務需重思過去跟客戶互動的模式。由於各國政府限制線下見面的可能，讓許多人轉向利視訊科技掌握商機，為客戶提供比擬線下甚至更好的服務體驗。最近台灣疫情較為不穩定，大家也不得不將業務虛擬化，但相信大家對這樣的模式還有點陌生，在此分享一個小故事，告訴你為何虛擬銷售有時候比面對面提案更有效果：
某一次的會議上，身在澳洲的我正與台灣的客戶講解公司產品，然而客戶對於一項產品關鍵技術感到好奇，而我手邊正好沒有技術性的的資料可以給客戶即時的答覆。為了確保客戶能夠明確的了解到產品的細節，我立刻一鍵邀請位於新加坡的相關負責同仁加入會議，為客戶帶來詳盡的解說。而客戶對於這樣順暢且專業的應對，以及透過螢幕上互動式的共享資料感到非常滿意。現在回想起來，真的很感謝視訊科技，幫助我彌補工作中可能會遇到的不便與缺失。
其實利用視訊做線上業務洽談，除了可以接觸到全世界的客戶之外，還能同時幫助業務和現有或潛在的客戶之間建立良好的信任和信譽，大幅提升客戶服務。這裡幫正於家中遠距辦公的各位整理了4項線上銷售會議的小撇步，幫助你在疫情下，也能在商業拓展上旗開得勝！
1、預留充分的準備時間
在遠距工作的狀況下，你的行程很容易被接二連三個會議填滿，在缺少緩衝時間的情況下，很容易使你心慌意亂，難以進入正確的思考模式。建議利用可以將會議設定連結個人Outlook或是Google日曆的視訊軟體，讓系統自動安排更新行事曆，並至少於會議前五分鐘先行上線，確認一切就緒，讓會議更順暢、專業。此外，預留準備時間也意味著為自己保留足夠的緩衝時間，避免長時間的會議造成疲乏、難以專注，影響提案的表現。另外，還可以掌握一些其他小技巧，如隱藏自己的畫面避免盯著自己的臉分散注意力，或使用外接鏡頭更加靈活地移動。同時你也可以考慮將會議帶到其他地方進行，例如以通話模式加入，邊走邊開會。
2、展現你的最佳狀態
調整視訊設定與燈光可以讓你不管是在儀態或聲音都能呈現最佳狀態，大幅增加自信心。建議預先調整使用之視訊軟體的影片與聲音設定，讓每次會議中的你都能夠容光煥發。在光線調整上，可以確保光源是從相機後方打入，避免客戶看不清楚你的面貌。在預設功能中，也可以特別檢查影像預覽，清除所有遮擋相機鏡頭的雜物，並確保你有選擇合適的虛擬背景，讓簡報更專業。建議也可以使用客戶的品牌作為背景，拉近與客戶的距離。比方說，在一次與台灣客戶的會議上，我將背景換成101大樓的場景，這看似簡單的動作，其實為我們首次線上的會面帶來熱烈的討論，也讓這位客戶對我產生了良好的印象，讓後續的接洽更加順利。在音訊上，務必記得測試你的喇叭和麥克風，並開啟降噪功能（或使用耳機來確保聲音傳送順暢），避免進行重要提案時受到外在干擾。
以上看似基本的視訊守則，以我多年居家辦公的經驗來看， 燈光、聲音、背景都是與客戶建立信任與專業的關鍵，缺一不可 。事實上，聲音一旦消失，或是畫面過於模糊，都會立即減少客戶的專注力與耐心。適當的眼神交流，乾淨的面容、能夠訴說故事的虛擬背景與適當的肢體動作都能夠讓客戶了解你的用心，以及所想表達的重點。
3、與客戶增加互動
視訊軟體中的螢幕共享是你聰明的幫手，它能夠讓客戶帶你瀏覽他們的官網、分享資料，讓你更加了解他們的需求。同時你也可以共享螢幕，展示圖表、數據、範例和其他資訊，讓客戶清楚了解你將如何協助他們。有些視訊軟體在螢幕共享的同時提供註記功能，讓你可以直接在共享畫面上標記重點，代替雷射筆的功能，輕鬆抓住客戶的注意力。另外，許多視訊軟體為了讓線上會議的互動更自然，皆陸續推出了沉浸式的會議畫面，建議利用此類功能，讓客戶跳脫視窗的限制，更加投入線上討論。
除此之外，建議也可以在簡報的過程中加入預錄的影片，特別是若你的產品特別複雜，比起口頭報告，視覺化的影片更能幫助你有效的傳遞訊息，抓住客戶的眼球。而如果需要與客戶討論複雜的專案計畫，我們的客戶，史丹佛大學商學院線上課程執行副總監Megan Pearse曾建議：「 線上腦力激盪會議比現場會議的效果更好 。事實上線下討論中，大家往往要同時擠在一個白板前，爭著將自己的想法貼到白板上，對彼此造成阻礙。然而利用視訊，我們可以分享畫面或是直接使用MURAL應用程式，讓集思廣益更加有率。」
4、即時調整與排解問題，用正確的視訊模式事半功倍
雖然許多人認為虛擬會議缺少了可以眼神交流與握手的機會，但事實上，虛擬會議能為你的銷售流程帶來重多好處。假如客戶有問題或異議時，隨時都能邀請主管或相關負責人進入會議，排解問題並確保整個流程往正確的方向前進。同時，你還可以將客戶的反饋即時納入提案當中，大幅增加簽約機會。
此外， 許多視訊軟體除了會議模式，還有具備研討會模式，選對正確的模式將能夠讓你事倍功半 。然而，什麼時候該選用會議模式或是研討會模式呢？以下為幾個準則：會議模式旨在實現高效協作，允許全部與會者分享內容，開啟或關閉視訊、添加註解、使用白板並促進討論，其協作特性最適合讓所有與會者參與的活動，適合運用於單一客戶的提案簡報。而研討會模式則能讓上千、萬人同時參與企業的重大發布，並搭配社群直播、客製化註冊頁面等有效推廣品牌，觸及更廣的潛在客戶。
不論使用何種視訊軟體，只要熟悉並善用其豐富的內建功能，並視不同客戶的習慣調整提案呈現方式，必能為客戶帶來耳目一新的虛擬業務體驗。平時在會議室僅能用電腦投影簡報的提案模式，透過視訊科技，反而有了創意的表現方式，並且能夠更輕鬆的分享素材，以視覺化的形式向客戶解釋產品的優勢與細節。在疫情的非常時期，學習擁抱新的商業模式，將能夠幫助我們化危機為轉機，成功為事業創造新的突破。
責任編輯：文潔琳、陳建鈞
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