知識管理vs.企業改造
知識管理vs.企業改造
2000.08.01 | 人物

企業改造」(Business Reengineering)的風潮在1991至1996年之間在世界各地蓬勃興起,這個現象和時下熱門的「知識管理」有一點類似的味道:趕快做,不做就會失去競爭力,晚做就來不及了。真的如此嗎?
回想當年企業改造推動者,將組織效率不良歸罪於組織的「功能部門」(functional units)太多而造成溝通不良,使資訊在部門之間傳遞的過程浪費掉最多寶貴的時間,降低了服務顧客的品質,因此主張不同功能的員工應打破部門的界限,結合成一個「流程導向」的工作團隊,共同處理目標一致的不同工作。例如行銷、設計、研發、財務人員可以組合成一個團隊,為「新產品開發流程」而努力。藉著電腦科技的威力,資訊便可以在流程中「水平」而非「垂直」地無障礙遊走,並大幅提昇組織的效率。
在企業改造風行的五年當中(1991至1996),許多企業打著「改造」、「再生」、「資訊化」及「引進資訊科技」等等之名而大行裁員之實,掀起一股裁員風,一時員工人心惶惶,莫名以對。也有許多企業假「組織扁平化」之義,把許多「中階主管」趕下台,甚至遣離企業。這樣的過程當然引起了員工的怨懟和社會的關切,而企業在利用「資訊化」改變流程之後,競爭力似乎是暫時地提昇了,成本下降、流程變快、股價上漲等好處一時湧現,但是兩、三年後,許多企業開始為「員工因企業減肥而士氣不振」的問題頭痛,而顧客也不再會因為企業改造,提昇對公司服務的滿意程度。

**企業改造的問題

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於是有一些真知灼見的管理大師們開始批判企業改造運動,韓迪(Handy)表示:「把組織炸開重組,不一定會產生一個美好、有承諾的新組織。如果執行不當,會讓許多員工力不從心,無法配合發揮功效。」哈默(Hamel)和普哈拉(Prahalad)在「競爭大未來」(Compete for the Future,1994)一書中表示:「企業改造著重於改良企業今日之作業流程,而無視於創造明日企業之需。若公司只專注於結構重整或是流程再造,而無法創造掌握『未來』的新市場,很快就會發現自己正變成一個利潤日益枯竭,屬於昨日的過去式。」在大師們一陣猛批之後,企業改造的風潮似乎是「偃兵息鼓」,暫時平靜了。
究竟企業改造的問題出在哪裡?事過境遷之後檢視各成功與失敗的案例(很不幸地,成功對失敗的比例大約是30﹪對70﹪),發現基本上再造工程與馬錶式控管的泰勒主義有一個神似的地方:如果員工是一個沒有靈魂和感覺的自動零件,將可創造出最完美的流程。被重組或裁員掉的員工深覺憤怒,氣恨公司粉碎了一個無形的道德合約——「我們努力為公司賣命,公司除非在不得已的時候不會開除我們」。而中階經理人原先是企業文化的重要來源及企業價值的主要保存者,組織在失去他們之後,要維持基層員工對公司的忠誠就更加困難了。
而諷刺的是,企業改造的風潮是平息了,近年來企業e化的風潮再度凶猛地泛濫,都不再聽聞員工怨懟的聲音,為什麼呢?其原因正是如哈默和普哈拉所說的:來自未來市場的壓力。
原來網際網路的技術成熟之後,顧客上網的效率逼使組織不得不加速e化,以免被淘汰。由於網際網路如此普及,大家都用它,未來的市場也是它,員工能輕易的體會這個趨勢,因為它不只存在於企業內部,它已經「無所不在」。員工沒有像企業改造時那麼的反彈,因為員工不是被迫接受公司的「資訊化」決策,而是「參與」了這個e化決策的過程。

**知識管理開創新局

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我們檢討企業改造的歷史是為了避免在推動「知識管理」的過程中再犯同樣的錯誤。其中最重要的兩個觀念就是第一:知識分享是人性社會化的本質,因此知識管理應當只是一個過程,而非目的。當知識分享已經變成組織文化或社會常態的時候,組織就不需要再強調知識管理了,因為它已成為員工的工作習慣。第二:知識工作就像學習一樣,要經由團隊才能發揮新的效果,知識管理終須回歸組織文化的層面,在人際關係的基礎下,由合作產生知識的價值。
企圖藉著機械式的管理制度貶抑社群功能的管理方式,必遭失敗的下場。
如同企業改造已快成歷史名詞,企業e化卻正方興未艾,我希望大家不再談「知識管理」的日子趕快到來,那代表一個分享知識價值的美麗新時代。

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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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一天一AI PRO上線!6組專家工作流,讓ChatGPT、Claude不再每次從頭教

AI又唱反調?每月10分鐘做記憶健檢,4招讓ChatGPT、Claude認得現在的你

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