我在微軟工作時最常遇到的狀況，就是準備簡報的時間可能只有幾天，而同時參加會議的對象可能超過20位。如果你是我，會如何準備？
我記得有一次，同事臨時和一家銀行約了一場談金融數位轉型的會議，時間訂在3天後，當天參加的人員包含該公司的總經理、資訊長、財富管理部副總，以及其他單位的協理。
其實這是一場壓力非常大的簡報，因為我過去未曾拜訪這家銀行，再來這位總經理已經60歲了，而當年才40歲的我，居然要在短時間內，準備關於這家銀行該如何轉型的建議。所以我和同事開完會後，當場就列了以下3個問題：
- 當天會出席會議的主管，分別在這家公司待了多久？
- 他們目前在自己部門遇到最重要的問題是什麼？
- 部門未來3年內的發展方向是什麼？
所幸我的同事很快在一天內，就提供我所需要的資料，讓我能根據這些線索，模擬當天可能遇到的場景，並快速做出一份提案。除此之外，當天我也和業務團隊提早抵達現場，只要有人進會議室，我就馬上前去交換名片並簡單的問候，這些短暫卻快速的互動，都是為了讓自己更清楚了解，即將要溝通的對象是誰。
主管看「林」，基層看「樹」
從多年來的經驗中我發現，簡報最常遇到的問題是，無法與聽眾對焦，未能針對客戶（或主管）的需求與溝通風格進行提案。因此，你必須用客戶、同事或主管看得懂的語言；其次是選擇合適的簡報工具，進一步與他對話和溝通。所以，你必須很清楚的知道「Who」，例如他過去的工作及專業背景、溝通喜好、決策偏好，還有對資訊理解多少等。上述都是你是否能透過簡報與對方有效溝通的決定因素。
面對年長的溝通對象，建議要談重點，不要花太多時間鋪陳，且要提及各種建議方案或成本分析比較。因為相較於年輕的溝通對象，年長對象偏向保守，而透過這種方式容易消除對方的不安感。
有時候我會分享很多新科技趨勢的題目，例如數位轉型或智能機器人，但這可能會改變年長者習慣的工作方式，或讓對方覺得有飯碗不保的疑慮。所以在簡報溝通的過程中， 必須先考慮對方可能會產生的負面想法，致力降低他的不安感，這樣他才會願意聽你分享 。
例如我可能會告訴對方，智能機器人不會取代你的工作，它只是協助你減輕平常重複性高的工作負擔──像是整理公司的各種報表。透過善用智能機器人，你能省下寶貴的時間，做其他更有價值的工作。
所以對象的設定與分析非常的重要，畢竟簡報的目的，就是要讓聽眾採取你希望的行動。因此事前，你得先了解對象的興趣與背景，因為任何一位參加者的「職位」、「對資訊的掌握程度」、「過去的工作背景」以及「對參加本次會議的期望」.......都會影響你的溝通方式和效果。
假設你要對高階主管進行簡報，那內容通常是較大的藍圖方向以及重點摘要。見林不用見樹，不必過度著重簡報的細節。另外，若是用白板即興簡報──這種非正式的簡報互動方式，對高階主管特別有效，而且可以即時針對主管的問題與關注點回應。
如果你的簡報受眾是對個人消費者（B2C），溝通的方式就偏感性，因為這些客戶購買的動機大都來自當下的情緒。如果是對外的企業客戶（B2B），因為企業的所有決策或採購都有制式流程、規定，就得更理性（見圖表3-1）。
對誰簡報？了解他的興趣、背景
此外，客戶所在的產業、公司的文化以及領導者的管理風格，都會影響聽眾對簡報的偏好。例如我過去跑了十幾年的金融產業，這個產業因牽涉到各種的金融法規限制與內稽內控的流程規範，所以客戶相較於其他產業保守，也更重視執行的細節。
如果你的簡報多為內部提案、對直屬主管，那麼主題可能是主管交付的年度KPI目標考核，即主管的決策偏好決定了內容的大方向。根據我的經驗，建議盡量以手上的專案，或部門的真實現況、數字去呈現。
另外，多數的主管會希望，簡報中能看到有多種選擇，這時你就能做個簡單的方案比較表，這樣一來，主管也會覺得你的提案是經過認真評估的。
內部提案中較複雜的，就是行銷活動與產品研討會（我在微軟常常經歷到）。因為行銷活動目的非常多元，有輕鬆的議題，也有較嚴肅、專業的。所以一個產品簡報，會因對象的多樣性、時間差異而不同，得根據活動特性隨時調整、修改。
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本文授權轉載自《賺回4,000萬的簡報技術》，蘇書平著，大是出版
責任編輯：蘇柔瑋
