Skill越來越長,AI開始漏東漏西?5招整理技巧,讓你的工作流更有效率
Skill越來越長,AI開始漏東漏西?5招整理技巧,讓你的工作流更有效率

早安呀!

每次用AI做事,只要發現哪裡不對,我就會請AI把新規則加進Skill。例如,標題用了工程師才懂的語言,我就補上一條:「標題的目標讀者是非技術背景的工作者,要用他們看得懂的說法。」

Skill就像寫給AI的「做事說明書」,把工作步驟、規則和參考資料整理好,下次做類似的事,就不用每次重新交代。

但用久了,規則越加越多,我卻發現AI的表現變差了!

回頭檢查才發現,規則全擠在一起,有些重複、有些互相矛盾,還有些只適用於特定情況。AI每次都要從一大堆指令裡判斷該做什麼,重要的規則反而容易被漏掉。

後來,我重新整理電子報的Skill:主檔(SKILL.md)負責安排工作流程,詳細規則放在旁邊的參考檔,需要時才讀。

我也把「記錄改稿原因」寫進流程。每次改完稿,AI會比對初稿與終稿,問我為什麼改;經過我確認的原因,才存進「退稿庫」,之後再定期整理成可以重複使用的規則。

11/9(一)18:30,我會開一場直播《讓AI記住你的工作方法》,從Skill怎麼安裝,一路講到修改Skill的具體做法,也會揭露電子報幕後的製作流程。一天一AI PRO會員記得去收信,透過會員專屬連結免費報名。

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先把我整理Skill的方法,透過下面的圖卡分享給你!

Skill主檔怎麼寫?用SKILL.md安排工作流程

主檔管流程,讓AI知道每一步要做什麼

Skill資料夾裡最重要的是主檔,檔名是SKILL.md。我的電子報主檔,會把選題、寫稿、做圖卡、檢查、存檔排成清楚的步驟,讓AI知道每一步要做什麼、什麼時候該進入下一步。

把整套流程寫下來,下次製作電子報,就不用從頭交代一次。

詳細規則放參考檔,主檔寫清楚何時讀取

規則放參考檔,主檔交代什麼時候去讀

寫稿規範、圖卡規則、檢查清單,可以各自存成參考檔,再由主檔交代「做到哪一步,要讀哪個檔案」。

Anthropic官方建議,SKILL.md的主體盡量控制在500行以下,詳細內容可以拆到其他檔案。

我的電子報Skill,主檔三百多行,另外搭配13個參考檔。寫稿時讀寫稿規範,做圖卡時讀圖卡規則,讓AI依照當下的工作讀取需要的內容。

改稿原因怎麼留下來?AI先比對,我確認後才存檔

改稿原因也能累積,AI整理、我來確認

我把「比對改稿、詢問原因」寫進Skill流程。改完稿後,只要說「改好了」,AI就會接著比對初稿與終稿,逐條問我為什麼改。

例如,為什麼刪掉這句?為什麼標題換成這個版本?

只有經過我確認的原因,才會存進「退稿庫」——專門收集改稿原因的資料夾,成為之後整理規則的素材。

把檢查清單寫進Skill流程,存檔前再把關

檢查也寫進流程,存檔前再把關一次

我的Skill流程也安排了存檔前的檢查:請AI逐項對照檢查清單,小問題先修正,重大問題停下來問我,最後回報檢查與修改結果。

這樣每次完成稿件,都有一份清單可以對照,比較不容易漏掉該檢查的地方。

Skill規則越存越多?定期合併重複、確認衝突與過時內容

規則越存越多,記得請AI定期整理

退稿庫累積一段時間後,我會請AI整理重複、衝突或可能過時的內容,再由我決定哪些要留下來。只加不整理,很容易又回到一開始規則擠成一團的問題。

你可以試著這樣交代AI:

讀取退稿庫:
①合併意思重複的規則。
②列出互相衝突的地方,讓我決定保留哪條。
③標出可能過時的規則,詢問是否刪除。
先提供整理後的版本,不要覆蓋原檔。

最後一定要自己檢查,避免AI把有用的細節一起刪掉。

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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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