【電腦玩物】2013 重新思考收納整理術,簡單做也能有效的分類法

2012.12.26 by
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【電腦玩物】2013 重新思考收納整理術,簡單做也能有效的分類法
」的問題 ,出發點是從 Evernote 的筆記整理開始,但應該也可以進一步延伸為適合各種分類的基本方法。例如電腦上工作檔案的資料夾分類,瀏...

」的問題 ,出發點是從 Evernote 的筆記整理開始,但應該也可以進一步延伸為適合各種分類的基本方法。例如電腦上工作檔案的資料夾分類,瀏覽器裡書籤的分類,或是自己家裡書櫃與書桌的整理,也包含自己房間物品的整理等等。

雖然說我自己其實很懶得做整理工夫,所以 斷捨離 的方法還滿適合我的,因為東西丟掉了就省去整理的時間,反而獲得更多時間專注去做更重要的事情。但是這裡不是要講斷捨離,而是面對那些確定要保留的東西時:

怎麼樣取得一種平衡的分類、整理方法, ****

之前我曾經 在 Google+ 的數位工作研究會裡和大家一起討論了這個問題 ,也獲得了很多回饋,今天就把後續思考的想法,寫成一篇完整的文章分享。這些思考建基於我自己的工作經驗,一定不會適用於所有人,所以也歡迎大家一起來分享你的看法。

我從對自己工作生活的反省觀察中,歸納「分類整理」時大概有幾種困難情境:

1.花了時間分類,但以後沒有因為這樣分類而能有二次、三次使用這些物品的機會, 這樣不是浪費時間做白工? 2. 分類很瑣碎,找起來反而變得很花時間? 因為資料都在不同的分類裡。 3. 不知道怎麼分類 (通常是不知道這個資料放在哪裡好,或是一個資料同時適合很多分類),這時候怎麼辦?

而且更重要的是, **** 「分類」只是一個過渡,幫助我把下一步需要的東西在現在做好準備而已。

所以如果要做時間使用比例的安排,我會限制「整理」這件事的最低時間花費額度,即使外表沒有整理到乾淨整齊,但能夠幫助事情完成、能夠找得到就夠。

我最怕自己陷入「整理病」,因為整理這件事情很容易有成就感,相對於完成事情來說整理資料更加輕鬆,還可以讓我一直重複做,甚至想要花多少時間整理就永遠有東西讓我整理下去, 只是我不會因為整理本身而增加任何工作進度而已 (除非我的工作就是整理)。

所以在上述的前提與困難中,面對我自己的經驗,下面整理了幾條我對於「分類法」、「整理術」的想法,希望能運用在數位檔案、生活物品當中,也歡迎大家討論與建議:


我不是為了物品去整理,而是為了自己去整理。

所以開始分類之前,與其先去了解物品,不如先來了解自己。觀察自己平常的工作、生活作息流程,知道自己在什麼環節需要什麼資料,由此來建立我自己的分類依據。

舉個簡單例子,例如明明充電器就是要用來充電,但為了乾淨整齊而每次都收到抽屜裡,這似乎不是好的整理方法,反而可能因為懶惰而更容易亂丟。如果這時候直接在插座旁邊擺上一個收納籃,所有充電器就是放在裡面,要用時就拿,不用時就放在原地,這樣不是更符合自己實際的作息流程。

數位檔案的分類也是,分類要建立在自己會怎麼去使用?什麼時候使用?使用到什麼程度?等等基礎上,這是一個立體的工作流程分類,而不是平面的物品屬性分類,如果建立立體的流程分類, 那我們只要依據作息就能自然的使用到這些物品,而不用刻意去想:它在哪裡?

我不是在幫物品分類,而是在幫我的工作分類。物品是什麼、檔案資料是什麼都取決於「我要用來幹嘛?」但是我如果要知道這些整理的東西可以幹嘛,我就必須要先了解自己的流程與目前的工作目標。


但是在實際的整理中,一定常常遇到有很多東西暫時不知道怎麼整理,但又覺得以後可能有用。或者一些東西需要整理,只是自己暫時還沒有時間。這時候我反而覺得不需要「硬要去」整理, 因為一個錯誤的、缺乏行動力的分類,反而會讓我自己以後更難找到、甚至遺忘這個資料

所以像是我自己不管在 Evernote 或是實體書桌上,都有一個「收集箱」,專門先暫時收集那些臨時跑出來的物品,先不整理,但要把「所有還沒整理」的東西統一擺放,不要零散。

這樣我每天都可以看到這個「收集箱」中累積了哪些物品,隨時可以把那些後來想想覺得其實不需要的東西丟掉,也可以把確定以後要怎麼使用的物品放入最適合它的分類。

甚至那些臨時拿來、用完即可丟棄的物品,根本不需要花時間分類整理 ,就先放在「暫時不整理」的收集籃裡,用完就可以去除,這樣節省最多時間,又避免花時間在煩惱分類上。


累積東西是一件很可怕的事情,不只是東西一定會愈積愈多,而且更重要的是如果你把「正在使用的」、「以後會用的」、「已經用完的」東西全部放在一起,那麼實際工作起來一定很沒有效率,每次都要從一堆需求不同的物品中找出你需要的。

不管是實體的書桌,或是電腦系統的桌面,還是硬碟檔案的工作資料夾,最後到像是 Evernote 的資料庫分類,我都會非常要求自己做好三個區隔:

1.正在用的東西。 2.以後要用的東西。 3.已經用完的東西。

在工作區域,一定只有「正在用的東西」;換個角度,一定要把「正在用的東西」統一集中在工作區域。 這樣我才能保持專注、保持簡單、保持隨手就能使用到需要的東西,更加直覺的開始進行目前最重要的行動。

那些「已經用完的東西」,要不就找方法捨棄,要不就是徹底封存到離開你工作區域的地方。這也就是為什麼我常常分享 「電子郵件收件匣」要保持清空


你的抽屜愈多,你要拿到所有東西的時間就愈多,如果這些物品都是為了完成同一件工作,那麼只要打開一個抽屜就能拿到不是最有效率?

我在數位世界裡更加容易犯上分類太瑣碎的毛病,因為數位檔案的分類動作太簡單了,可以開無數個新資料夾,在硬碟裡甚至還能一層一層的變化出非常「深沈」的資料夾分類樹。但是這樣只會增加我要找到、開啟一個資料的麻煩。

重點不是分類看起來好不好看、嚴不嚴謹,重點只有兩件事:「 我可不可以在需要時知道它在哪裡?並且最快拿到它?

以硬碟裡的檔案總管來說,正在工作進度中的檔案,依據工作專案分成不同資料夾,但這些資料夾一定就在根目錄,也就是我一進入就能看到最近正在進行的工作專案整齊排開。我會很清楚知道自己要去哪裡做什麼。

而且像是 Evernote 的分類也不需要太瑣碎,因為搜尋關鍵字就能最快找到的東西,根本不需要翻資料夾去找,而既然如此又何必多設一大多資料夾分類。

這也是我前面會讓自己用工作流程做分類的原因,因為如果用每個檔案資料的類型、屬性去分類只會變得很瑣碎且不明確,無法跟使用產生關連; ****


分類是為了讓我現在更快開始工作、下次更快開始工作。

那下下次呢?更久遠以後的未來呢?我確實會為了未來做一些整理的準備,但我會盡量花最少的時間,盡量讓分類愈大、愈概括,為什麼?因為未來一直在變,我現在花很多時間為久遠的未來做好準備, 誰知道什麼時候未來想法或環境改變了就要重新整理一次?陷入這樣的整理循環是非常浪費時間的。

所以整理與分類就鎖定在目前的目標就好,這個目前可能就是今天、明天,快速整理出讓自己短期內可以完成工作的分類即可。分類一定要有時間概念,我會要求自己「今天就到此為止」。

但是我可以每次都整理一點點,每次都為目前的工作做出最有效的準備,這樣相信即使再繁雜的分類,也會因為持續進行的過程而慢慢變好。並且我依據自己的工作生活情況,才去隨時微調當下最好的分類, 避免了「過早分類」可能帶來的不適用、易改變等重複作業的問題。

轉自 電腦玩物

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