你會花多久時間做會議前的準備呢？
以前拜訪外部客戶之前，我都會花點時間搜尋一下對方公司的動態。最近看到有人分享 Perplexity 的隱藏用法，把它和 Google 日曆串接起來，變成自動化的「會議準備情報員」。
我研究了作法，搭配 Perplexity 的任務功能，只要設定一次，就可以是一個小小的自動化機制，這套機制可以：
自動掃描行程： 每週五自動掃描 Google Calendar，找出下週一到週五所有標題中包含「拜訪」的會議。
整理「拜訪備忘錄」： 針對每一場符合條件的會議，整理出詳細的情報，並寄送到信箱。
事前準備：你需要什麼？
1. Perplexity Pro 帳號 （免費版通常有使用限制，Pro 版效果最佳）。
2. Google 帳號 （用於日曆與郵件）
第一步：在 Google 日曆統一「行程標題」
為了讓 AI 能夠精準識別哪些是需要準備資料的「客戶會議」，我們需要建立一個統一的命名規則。
1. 設定標題格式： 建議統一使用 【拜訪_客戶名 + 目的】 的格式（例如：【拜訪_某某科技 + 季度提案】）。
2. 小技巧： 在建立行程時，將對方的 Email 加入「邀請對象」。這能幫助 Perplexity 更準確地辨識對方的網域和公司資訊。
第二步：在 Perplexity 開啟 Connector
接下來，我們需要授權 Perplexity 讀取你的Google日曆。
-
登入 Perplexity，點擊左下角的頭像。
-
在選單中選擇 「連接器」(Connectors)（或顯示為「設定」中的連結選項）。
-
找到 "Gmail with Calendar" 的選項，點選 「啟用」(Connect)。
-
依照指示登入你的 Google 帳號並完成授權。
授權後檢查： 回到 Perplexity 首頁的對話框，看左下角是否有「📅 Calendars」和「📧 Gmail」的圖示，代表連接成功。
第三步：輸入指令並建立「每週自動任務」
這是最關鍵的一步。我們需要告訴 AI 具體要做什麼，並設定成固定排程。
1. 在 Perplexity 對話框輸入以下提示詞
Role: 你是一位幫我管理商務日程的 AI 助理。
Task: 請掃描我的 Google Calendar，檢查台灣時間「下週一到週五」的所有行程，找出標題含「拜訪」的會議。上面會有拜訪公司的名稱和會議目的。
Output: 對每一場符合的會議，請整理出：
- 公司與產業背景 (2-3 句話)
- 近期重要新聞 (找找有沒有剛發布的產品或異動)
- 破冰話題 (基於與會者背景)
- 關鍵提問 (建議我可以問的 5 個策略性問題)
請以「每場會議一個小節」呈現，最後給我一個「本週準備優先順序」的總結。
2. 測試與建立任務： 輸入後先讓 AI 跑一次，確認輸出的成果是你滿意的。如果滿意，點擊對話框上方的選單（三個點點那裡），叫出 「創建任務」(Create Task) 按鈕。
- 設定自動化時間： 在跳出的設定視窗中，將日程安排設為：
頻率： Weekly (每週)
時間： Friday (週五)
時刻： 8:00 AM
設定完成後，Perplexity 就會化身為你的專屬秘書，在每週五早上八點自動執行這個指令。以後想要修改的話，可以回到Perplexity，點擊左下角的頭像，找到「任務」這裡做編輯或停用。
以上方法你可以透過訂閱《一天一AI》日報，得到實用的AI技巧！歡迎回信跟我聊聊，或是許願也可以喔～
