批評,可能沒有你想像中那麼糟糕!財星前千大企業顧問:公司開「吐槽大會」,有助於創新
批評,可能沒有你想像中那麼糟糕!財星前千大企業顧問:公司開「吐槽大會」,有助於創新
2016.09.30 |

身處在虛實交錯的快轉時代中,企業對於新科技不斷推陳出新的速度,難免產生焦躁及恐懼感,不知道如何準確回應變化,深怕一不小心就被時代淘汰。但這些焦躁與恐懼,並不會激發前衛的創新思維,它激發的只是阻力最小的構想。

「現在的消費者好像比較喜歡簡約一點的風格,而且上次新上市的產品表現也不太好,我們還是不要做太複雜的設計好了。」你知道這種思考方式可能會扼殺到創意的發展空間嗎?

那麼該如何培養創新思維與創造力,即時回應現今世界的高速變化呢?現在已經有越來越多企業,試圖從藝術領域取經。甚至有人說,如果世界是一座大舞台,那工作就是一場即興演出。

有「喜劇界哈佛」之稱的第二城劇團,是個以即興演出聞名的表演團體。旗下的第二城工作坊,開課所傳授的即興技巧,已成功將劇團的才華應用到不同產業,協助公司客戶在各自的領域上,有更好的創新發展。其中,第二城有一半的客戶是財星一千大企業。

對於想提升臨機應變能力,幫助公司創新的企業,第二城劇團執行副總裁李奧納德(Kelly Leonard)與工作坊執行長約頓(Tom Yorton)在《即興力》一書中,提出了2大原則:

1.善用「對,而且」法則來回應他人的想法

「我不覺得這樣做會改善效率。」
在商業界,對別人的構想說「不」,似乎是司空見慣的事情,但這是源於缺乏包容力,以及想維持話題控制權的心態。人們若習慣把「不」當成避免風險與失敗的擋箭牌,那就算是創意十足的點子,也會在開口的瞬間,被其他人的「不」硬生生卡住,於是永遠不會再有人提出想法。

「對,我覺得這提議不錯,而且就算沒有太大成效,再修正就好了!」
相反地,肯定的回應讓大家能從一致的構想出發,再各自添加上自己的觀點,於是點子會繼續發展、深化。以「辦得到」的態度面對問題,提出者能有信心實踐,大家也能成為他的支柱。

托瓦茲(Linus Torvalds)於1991年開發出Linux作業系統,就是運用「對,而且」的實例。托瓦茲允許開發人員自由使用,也能修改現有的程式碼,藉由來自世界各地的開發人員對他說「對,而且」,最後做出了當今伺服器和大型計算機最主要的作業系統。

2.「尊重而不敬畏」,建立適度的不敬文化

《即興力》指出,**尊重是會考慮到對方,並接納彼此的不同看法,但敬畏卻會造成偶像崇拜,變成「對」我們說話,而不是「和」我們說話。**簡言之,敬畏是變革的敵人。

「主管的決策方向好像有點問題,但我還是不要吭聲好了,不然等下得罪到他或是上層就糟了……」主管和員工,地位有明確的高低時,相互尊重就很容易轉變成敬畏,但不說出不足之處,就無法及時改善。

要如何鼓勵員工說出真話呢?現在有公司會舉辦「吐槽大會」,鼓勵員工放心說出公司產品和設計上的缺點,並將這些意見納為改良的依據。

甚至有些公司開始採取「不敬」策略,例如達美樂做了一項驚人之舉,公開表示「只要有人不喜歡新改良的披薩,保證退錢!」跳脫「我們家的披薩一定很好吃」的宣傳手法,結果營收突飛猛進。因為承認「自己家口味可能欠佳」,反而表達出顧客的真實體驗,成為尊重顧客的表現。

創新者就像是即興高手,利用「對,而且」,再加上「尊重而不敬畏」,開創出全新的格局。

愛因斯坦即是很好的例子,他贊同數學和物理的基本定律,並試圖加入自己的看法,從中做出解釋。愛因斯坦並沒有太過於敬畏牛頓定律,因此才能保有獨到的見解證明自然現象,提出相對論,對宇宙運行有更好的解讀。

延伸閱讀:小公司很難創新?把員工從瑣事中解放出來吧!8個建立創新文化的好方法

圖片來源 / Flickr

本文授權轉載自:經理人

關鍵字: #創新創業
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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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延伸閱讀:
一天一AI PRO上線!6組專家工作流,讓ChatGPT、Claude不再每次從頭教

AI又唱反調?每月10分鐘做記憶健檢,4招讓ChatGPT、Claude認得現在的你

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