一般來說，談到「專案管理」工具，經常都會給使用者一種很困難的感覺，因為你必須要先理解一些專案管理的方法及理論，才會懂得如何利用相對應的工具進行實作。像是 GTD 時間管理術、番茄鐘管理術，甚至進階一點的有包括甘特圖排程等等的方法，這些都需要花一點時間去摸索學習。
不過，在這其中，有一種最簡單的管理工具，可以讓你不用學習就能馬上上手，那就是看板管理法。看板管理法聽起來好像很專業，不過相信很多人都曾經利用便利貼把一些重要的待辦事項記錄下來，然後隨手貼在辦公室的隔板或是螢幕的邊緣上，用來提醒自己吧！每當完成一件事，就把便利貼從隔板上撕下來扔掉，其實這就是一種最原始的看板管理法。因此，只要你曾經使用過便利貼來提醒自己或規劃排程，基本上你就已經運用過看板管理法了。
看板管理法可以應用的範圍很廣，小至個人工作的待辦事項、大到團隊的工作管理都可以運用。當然如果將所有的便條紙都貼在同一個區塊上，可想而知會變得相當凌亂且複雜，因此還會再進一步分類，最簡單的分類方式就是把工作分成「待處理」、「處理中」、「已完成」三組區塊。你自己或者是團隊成員們可以將便利貼貼在相對應的區塊，然後隨著工作的處理進度挪移便利貼的位置，直到放到「已完成」則表示該工作結束。
當然了，看板管理也可以有很多種活用的方法，比方說上述的「待處理」、「處理中」、「已處理」還可以再進一步細分，像上圖就是比較複雜的看板管理系統。甚至因工作性質的不同，你也不一定要透過上述的這三種分類，總之，所用到的「看板」只要能符合你的工作需求、能有效管理團隊的工作就是好的看板系統。
那麼，當我們想要使用數位化工具來實現專案看板管理時，有哪些工具可以輔助我們進行呢？目前看來最多人使用的是 Trello 這套系統，而在微軟的 Office 365 中，也提供了 Planner 專案工具，同樣可以幫我們實現看板管理。接下來，我們就分別針對這兩套專案管理工具進行說明與比較。
用Trello建立工作規劃清單
Trello 將每一個專案稱為一個「Board」（看板），而要達成這個專案，我們可以分成很多個「List」（清單），而在每一項清單下面，則可以再細分成很多張「Card」（卡片）。
以下，我們透過實際案例來說明。假設我們在五月份要進行一個 T 客邦報導主題的專案規劃（看板），我們把這個專案拆分成手機類的報導、筆電類的報導....這些不同的類別就是所謂的清單。而在每個報導類別中，可能還需規劃要報導哪些內容，像是產品的售價、品牌的分析等等，而這些就是卡片。
接著我們實際進行操作，在 Trello 上是如何呈現的。
1. 在 Trello 中，點選「Create new board」來新增一個看板，你可以在右側的「Team」裡頭，指定與這個看板相關的團隊分組成員。
2. 看板建立完成後，我們即可在看板的專屬頁面上，設定看板中的每一個 List，以及在 List 之中的任務卡片。
3. 為了達到更好的視覺化管理，Trello 還提供了標籤管理的功能，讓使用者在重要的 Card 加上色彩標籤，方便使用者管理同性質的 Card。
4. 下圖範例中的 List 並不多，因此為 Card 加上色彩標籤顯得多餘，不過一旦一個看板需要很多 List 時，對重要的卡片進行色彩管理就有其必要性了。
5. 再來，針對每張工作卡片，你都可以在右側設定這張卡片指派的成員、色彩標籤、檢核清單、到期日以及附件。
6. 在檢核清單（Checklist）中，你可以把卡片的任務再進一步拆分成幾個細項，之後可以利用勾選的方式來檢視這張卡片的完成進度。
7. 最後在 Menu 選單這邊，還有一些附加功能，像是你可以用篩選卡片來過濾色彩標籤，只檢視你想要看的卡片。另外，Power-Ups 則是可以將外部其它雲端服務加到卡片上來。不過免費的版本僅提供你引用一個外掛的功能。
Planner：透過圖表一目了然地管理整個專案
在概念上，Planner 是將每一個專案稱為「計畫」，然後在計畫下面，又可分為多個「目標」區塊，每一個區塊則分別管理著不同的「工作」。除了某些功能的名稱及說法不一樣之外，其實 Planner 在使用邏輯、方法與 Trello 蠻相似的，不同點是很多功能設計的較為細緻，而且在整體介面規劃上也更加簡單容易上手。
我們同樣透過實例來說明。假設我們打算執行一個提升組織競爭力的專案，在這個專案底下，小組成員可能需要開個幾次會議，擬定一些具體的方針，執行相關的工作細節，這整個計畫在 Planner 裡頭又該怎麼進行呢？
1. 登入 Office 365 的 Planner 之後，在左上角先開一個新計畫，並為這個計畫取名為「活化工作競爭力規劃」，接著替該計畫設立一個計畫電子郵件地址，你可以任意輸入英數字取名。
2. 進入該計畫的頁面之後，系統預設已經有一個「待辦事項」的目標區塊了，如果你不想更改這個目標區塊的名稱也可以選擇直接沿用，在下面點選「＋」這個符號來新增工作。你可以在這裡設定每一個工作的到期日，或也可略過不設。
3. 接下來你可以點選「＋新增目標區」，在右側繼續新增新的目標區塊。
4. 在每個計畫裡頭，你隨時可以點選右方的「新增成員」，將其他成員加入進行工作分配。
5. 當點選每一個工作的內容時，一樣會有一個獨立的頁面，在每個工作頁面的最右邊，可以設定不同顏色的標籤，你也可以替這些標籤設定名稱，比方說下圖就是把粉紫色的標籤設定為重要工作。
6. 再來看一下 Planner 的工作頁面細節，以下圖這個頁面來說，你可以設定這個工作的進度、起始日以及到期日。此外，也可以在「檢查清單」中，自行設定 Check list 所包含的項目。再往下看，會發現「附件」這個選項，讓你能夠插入或是直接上傳附件。
7. 雖然每個工作的進度、起始日、到期日等資訊不一定要填寫，不過若被指派的工作者確實填寫了這些資訊，在 Planner 裏頭，更大的特色就是可以透過圖表的型態，一目了然地看出目前整個專案完成的比例有多少、工作的進度到哪了。這樣的資訊對專案負責人來說，是非常實用且能大幅提升管理效益的。
8. 除此之外，在右欄的「工作」項目底下，也會依照時間列出來目前專案中所有工作的重點摘要，便於管理者一次清楚的看出哪些工作還沒有結束，快速進行檢視。
9. 考量到工作者參與的專案可能不止一個，他可能是專案的管理者，也可能是其它專案中被指派負責某項任務的小組成員之一，因此，在 Planner 裡頭，點選左側的「我的工作」，就可以列出自己負責的所有工作，清楚掌握自己手邊有多少待處理的工作。
Trello 與 Planner 的差異
與其它專案管理工具相比，看板管理工具的優勢就是有足夠的靈活度，也不需要太高深的理論基礎，所以拿到就可以很快上手。Trello 與 Planner 兩者的介面以及使用邏輯都很近似，而針對功能上的差異，整理如下表：
從價格上來看，Trello 有免費版、商業版以及企業版三種方案，而 Planner 則是附屬於 Office 365 家族中的一項服務，價格依照 Office 365 的訂閱方案而定。
對個人用戶來說，Trello 的免費版的確是很好上手的方案，你不需要付出任何成本，馬上就可以嘗試看看這類看板管理工具適不適合自己。不過免費版的 Trello 當然也會有所限制，包括檔案的附件大小限制在 10MB 以內，以及在與外部雲端服務連結時，免費版限制只能與一種雲端服務進行整合連結。
反觀 Planner 的優勢則在於和 Office 365 的服務完全整合，像是你可以馬上把 OneDrive 裡的檔案轉移到 Planner 上，而且沒有檔案大小的限制，對於正在使用 Office 365 的個人或組織來說是非常方便的。而且 Planner 也不需要像 Trello 一樣去尋找外部雲端服務的支援，因為大多數需要的功能在 Office 365 裡都有，當然也不需要連結到其它的雲端方案。
在價格上，由於 Planner 是 Office 365 家族的服務之一，若想要免費使用，那只有採取 Office 365 免費試用一個月的方案，並沒有獨立針對 Planner 的免費方案。而在付費的方案中，最便宜的可以選擇 Office 365 商務版，或者是 Office 365 商務進階版，兩者皆可使用 Planner 完整的功能。特別要強調的是，你所支付的費用能使用的不僅僅只有 Planner 一項服務而已，還有 Office 365 旗下的其它服務。
同場加映：Planner 與 Project 有何不同？
如果你對專案管理沒什麼概念，可能會問的第一個問題不會是 Planner 與 Trello 有什麼不同，而是想問微軟本來就已經有一個名為「Project」的老牌專案管理軟體，為什麼現在又跑出一個「Planner」？這兩者究竟有何不同？
其實就如同一開始我們提到的，專案管理本來就有很多種理論以及各式各樣的工具，依照個人的需求以及方法上的差異，你可以選擇自己擅長的工具來進行管理。因此，Planner 以及 Project 兩者之間其實並沒有高下之分，使用者可以依目的及個人擅長的管理方式的不同，進而選擇好用且上手的軟體。
不同於 Planner 直接附在 Office 365 套餐裡，Project 雖然也有雲端版，不過它並沒有內含在 Office 365 的套餐中，你必須得透過選購的方式才能將 Project 加進來。價格上則依照功能的不同，分為基本版、專業版以及進階版三種價格。
至於在使用上，Project 主要是一種排程專案管理工具，當使用者需要用到工作排程管理、資源管理等工作時，尤其是當你遇到了超大型的專案，流程特別複雜的話，Project 就顯得特別好用。
Project 所使用的圖表工具主要就是甘特圖。甚至當一般人提到可以繪製甘特圖的數位工具，第一個想到的就是 Project。接下來，我們就以一個迷你的案例來示範一下，相信你馬上就能明白 Project 與 Planner 在使用上的差異。
1. 假設你要執行一個年度計畫，首先將這個計畫拆分成許多個子項目，然後直接建立一個新的 Project，再將這些子項目一一新增到下方的欄位中。
2. 接著在每一個子項目中，設定每一個項目的開始及結束時間。
3. 設定完成後，在欄位的右方，會自動以甘特圖形式秀出整個專案的時間軸、以及每一項工作任務的先後關係。
為了方便大家檢視，因此上面這個案例我們設計的非常簡單，但是可以明顯看出，在 Project 裡「時間」是很重要的的一個元素，每一個工作都需要設定時間，才能在甘特圖中看出工作的先後關係。而當工作的項目一多，你就更需要甘特圖的輔助，尤其當工作與工作之間除了先後關係，彼此間還是環環相扣的，前一個工作沒有完成、後一個工作就無法展開。對於這種情況，透過甘特圖就很容易讓使用者察覺到哪些工作已經延宕，可能會危害到整個專案的時程進度。
基本上，Planner 還是以視覺化的看板管理為主，當你透過 Planner 來進行管理專案時，幾乎就是靠著直覺來分配工作、安排工作的資源。但視覺化管理最大的問題是，你一眼不可能看到太多太複雜的東西，因此當一個專案太過龐大的時候，Project 這種比較科學且傳統的專案管理工具還是有其存在的必要。
總結來說，Project 是比較專業的專案管理軟體，可以協助工作者來發展計畫，任務分配資源、跟蹤進度、管理預算和分析工作量，主要用到的是甘特圖這個圖表管理工具。但使用者最好需要一點專案管理的知識，才比較容易上手。此外，Project 還實現了與 Power BI 無縫整合的功能，對於統計分析專案相關的數據也有很大的幫助。
本文授權轉載自：T客邦
