最常用的資料整理法:3大Excel排序功能,輕鬆把資料分門別類!
最常用的資料整理法:3大Excel排序功能,輕鬆把資料分門別類!

如果你是Excel的常用者,應該能深刻了解「排序」的好處:協助你將資料「分門別類」,把相同類型的資料排列在一起,方便閱讀,從中看出數據的脈絡。但假如你以為Excel只能幫你按照筆畫多寡和數值大小排列順序,那可就太小看他了!這次一樣先從基礎的排序功能介紹起,接著再分享超厲害的自訂排序功能喔。

以下範例是業務主管(管理人員)有一筆業績獎金,打算發放給業務員做績效獎勵,而手邊的「業績資料表」是唯一的參考依據。該怎麼整理這份資料,他才能看出業務員的表現,以設定獎金分配的比例呢?

【Level 1】單一欄位排序:依照業務員的業績排出前三名

假如公司規定,只有當月業績前三名才能平分這筆獎金。那就請 Excel 按照每個業務員的「銷售金額」多寡排出名次,銷售金額愈高的業務員,名次愈前面,馬上就可以看出前三名啦!這個功能就叫做「單一欄位排序」。

圖說明

操作方法只需要點選 3 個地方:

  1. 先選擇「銷售金額」那一欄的任何一個儲存格
  2. 再點選「資料」索引標籤
  3. 找出「排序與篩選」點選「Z→A」

大功告成了! Z→A的意思是「由大到小」「由筆畫多到筆畫少」排列,如果你想要倒過來變成「由小到大」,就選擇A→Z即可。

【Level 2】多個欄位排序:在黃金銷售地區裡,看出業務員的業績排名

如果是因為第一區的業績暴量成長,公司才提撥獎金要獎勵第一區的業務員,那光排列業務員的業績名次也沒用。

Excel裡的「多個欄位排序」可以幫你是針對兩個以上的分類來排列順序,概念其實很好理解,就是讓Excel一次將兩個欄位都排列出順序,讓資料做更細部的分類歸納。

回到這個例子,主管要先把相同銷售地區的資料整理在一起,再排出各地區的業績名次,也就是要將「銷售地區」欄當作第一層的排序分類,而同個銷售地區中的資料再以「銷售金額」當作第二層的排序分類,由大至小的排列。

圖說明

該怎麼做呢?

  1. 一樣找到「資料」索引標籤
  2. 點選「排序與篩選」中的「排序」
  3. 在出現的排序對話框中,找到「欄」的「排序方式」 選擇「銷售地區」(大分類)
  4. 「順序」則是選擇「A→Z」
    意思是請Excel將資料按照銷售地區分類排列,決定順序的方法是按照筆畫,筆畫愈少的排在愈上面,筆畫一樣的就整理在一起,所以同為「第一區」的資料就會並列。

  5. 接著建立第二層的分類。按下「新增層級」

  6. 在「次要排序方式」選擇「銷售金額」(次分類)
  7. 順序設定為「最大到最小」
    Excel就會將該地區業績最高的業務員放在第一位。

完成後,主管只要找到屬於「第一區」的一整塊資料,就能直接看見業績最好、最值得獎勵的業務員是誰了!

【Level 3】自訂清單排序:不依照筆畫和數值大小,排列順序由你決定

Excel最常用來排順序的規則就是「數值大小」和「筆畫多寡」,但應用到報表製作上,你可能要將銷售資料「由北到南」的地區排列,但Excel沒有按「地理」排列的規則,它怎麼知道北區是在南區的北方?該怎麼讓報表依照北區、中區、南區的順序排列?

這時候你需要的是「自訂清單」!

它讓你跳脫Excel既有的排列限制,根據自己心中的順序來整理資料。做法有一點點複雜,但學會之後超級好用!

圖說明

這樣做:

  1. 一樣找到「資料」索引標籤
  2. 點選「排序與篩選」中的「排序」
  3. 在出現的排序對話框中,找到「欄」的「排序方式」 選擇「銷售地區」
  4. 「順序」則是選擇「自訂清單」
  5. 在自訂清單的對話框、清單項目裡輸入你想要的順序:北區→中區→南區
    每輸入一個項目就要按Enter斷行,Excel才知道他們是不同的項目喔!
  6. 輸入完清單後點選「新增」,自訂清單就建好了
  7. 確定清單無誤,就點選「確定」回到排序對話框
  8. 這時候排序裡的「順序」會從「自訂清單」改為你輸入的「北區, 中區, 南區」囉,按下「確定」

順利完成後,所有資料就會從北到南的排列!其實,不論是排東西南北,或是按照部門別排列,還是按照總經理到基層員工的順序整理資料,只要你設定自訂清單,都可以輕鬆辦到!學會了嗎?

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本文授權轉載自:經理人

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AsiaYo攜手國產自動化品牌EMILY.RPA,齊力推廣「智慧自動化」工作流
AsiaYo攜手國產自動化品牌EMILY.RPA,齊力推廣「智慧自動化」工作流

線上旅遊服務平台 AsiaYo 宣布,歷經兩年深耕,其與台灣本土自動化品牌 EMILY.RPA 的合作正式邁入「AI + RPA 智慧自動化」新階段。透過把生成式 AI 的「大腦」與 RPA 機器人的「雙手」連結,AsiaYo 已在企業營運核心流程中佈建一條條的智能流水線,並進一步將這套方法論打包為自主品牌 AIRPA,由內部工具升級為對外服務。

從專案試點到 AIRPA 專業服務

這段轉型歷程始於 2023 年 6 月,AsiaYo 首度以 EMILY.RPA 為 e-coupon產品服務導入自動產出授權碼跟票券核銷的機器人;翌年 1 月,公司成立專責 RPA 團隊,半年後正式命名為 AIRPA;今年 4 月,AIRPA 以獨立公司的身份與 EMILY.RPA 簽訂經銷協議,提供顧問、流程設計、開發與維運的一站式 Turnkey 方案,從使用者躍升為智慧自動化推廣者。

人機協作重塑核心流程

在合作期間,AsiaYo 將多個關鍵流程交由「人機協作」重塑:面對種類繁多、數量龐大的旅遊商品,AsiaYo運用AIRPA技術自動化上架 -- 先透過AI 大語言模型將產品資訊整理、摘要,生成標準的產品資訊跟介紹文案,再經由RPA 機器人批次上傳;存量商品的庫存及價格亦由機器人定期抓取供應商數據後,透過 API 更新至內部平台的資料庫。以往眾多無法自動化即時訂購的旅遊商品,也可以交由 RPA 機器人在接單後,立即進行訂單處理,即時到旅遊服務供應商的後台網站完成訂購服務。大宗訂單客戶資料的辨識、整理與傳送給對應的旅遊服務供應商,也已做到「三鍵完成」,將每筆需要人工處理約三分鐘的重複動作自動化,將人力負擔降到最低。

在業務推廣方面,AsiaYo的行銷團隊則借助RPA機器人蒐集整理眾多旅遊商品的 Google Ads 成效、經由 AI 模型協助,計算、建議最佳出價,再由機器人自動執行投放。而 SEO 團隊同樣運用 RPA 機器人,篩選過期、失效的產品服務連結,進行更換取代。進行SEO 所需的文章內容,同樣經由 AI 重寫、人工校對後,由機器人分發到各內容管道。

AsiaYo也沒有漏掉內部的行政工作流程 : RPA 機器人每天自動登入人資系統,整理請假與出缺勤紀錄,若有異常狀況,則透過即時通訊系統通知員工及主管;財務部門的應收帳款追蹤,交由機器人每日連線內部ERP系統,整理未付帳款清單並生成統計圖表供管理層決策。面對眾多合作的旅遊服務供應商,每月複雜的帳務處理跟對帳工作,同樣交由機器人協助完成。

量化成效:效率與營收雙提升

AIRPA 團隊的成效統計顯示,每投入一個人月研發心力,可為營運、供應與客服單位每週釋放 8,516 小時人工工時,折合約 49 名全職人力;若同等資源投向營收導向專案,單一流程上線三個月後已為公司帶來 320 萬元季增營收。AsiaYo共同創辦人賴韋成認為:「從這些量化成效數字,AIRPA流程自動化不僅降低企業的成本,同時也賦予團隊有能力嘗試更多創新的服務模式,創造營收。同仁們也能從原本繁複的人工作業解放出來,更有餘裕持續在標準化的流程基礎上進行優化。」

重構流程與迎向 Agentic AI

展望未來,AsiaYo 計畫在一年內再擴充至少上百個智慧自動化流程,並攜手 EMILY.RPA,重構企業內的流程,嵌入 AI agents 在自動化的流程中,擴大應用的範圍並降低中小企業導入門檻。公司強調,將持續依循「人類決策、機器人執行」的理念,讓 AI 與 RPA 隨業務規模同步進化,為台灣智慧自動化生態系注入長期動能。

了解更多關於EMILY.RPA請上www.emily.tips
一站化旅遊服務請上 AsiaYo.com

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