免費畫流程圖、心智圖、甘特圖軟體推薦:用圖表理清工作難題
免費畫流程圖、心智圖、甘特圖軟體推薦:用圖表理清工作難題

雖然我是一個很喜歡「寫字」的人(當然,或許說「打字」更準確些),不只在電腦玩物上每天撰寫文章分享,平常我在構思、寫企劃、做筆記時,也都喜歡以文字優先,這一點到現在也沒有改變,我也覺得這是對我來說最舒服的記錄與思考方式。所以看我之前分享的「筆記術」,大多都是以文字紀錄為主。

但文字的思考也有侷限,例如之前我在規劃自己一整天的Google雲端辦公室、Evernote知識整理術、時間管理實作等課程時,當需要統籌的資料量、任務量很多,我會需要將其整理成一個簡潔明晰的大綱,例如一份清楚的課程流程表,這樣我才能去蕪存菁,理清起承轉合的脈絡,並且幫我更聚焦與強化每一個課程橋段的重點。

這時候,我就會利用自己慣用的「XMind」心智圖軟體,把筆記中大量的文字紀錄與思考,慢慢梳理成有關連、有結構的圖像,讓我可以抓出重點在哪裡,看出還有沒有缺漏的地方,而且之後要複習時,這份簡明的圖表也可以幫助我更快做練習。

文字紀錄與圖像思考,在目前的工作流程上對我是相輔相成的,更仔細的紀錄與資料還是以文字為主,但圖表幫我更快去切入與回憶每個脈絡,並且完成思考的收納,就像我在之前這篇文章裡所說的一樣:「心智圖方法教學我的真實經驗版,發散到收納複雜思考的9步驟」。

所以今天這篇文章,我想整理幾款自己用過覺得好用的免費圖表工具,包含流程圖、心智圖與甘特圖軟體,推薦給需要「理清」工作流程、思考架構、專案時程的朋友參考。

當然,既然是以免費軟體為主,那可以知道他們在功能上多少有些侷限,但因為我的需求也聚焦在「理清工作難題」上,所以少了一些專業功能也通常能解決問題。

流程圖:

如果以線上、免費的流程圖工具來說,「Draw.io」是我目前最推薦的,除了它確實可以免費製作出無限多的流程圖外,另外一個優點就是它可以和我慣用的Google雲端硬碟(或你的其他雲端硬碟服務)結合,讓畫出來的流程圖可以在我的雲端硬碟進行管理與分享。

Cacoo則是另外一個對台灣用戶來說很親切的選擇,他有完整的中文介面,免費帳戶可以製作5個頁面,每個頁面中可以插入多張圖表。除了線上繪製流程圖外,Cacoo也可以繪製各種網頁、App、室內設計草圖,並且有很簡單易用的協同合作功能。
如果不想使用線上工具,想要使用單機的流程圖軟體,那麼yEd是一個免費的流程圖單機軟體好選擇,它擁有Windows、 Mac、 Linux等版本,內建了大量的專業流程圖範本,還具有一鍵自動排版等好用的功能。

那麼若是想要在手機、平板上繪製流程圖呢?我會推薦Android與iOS上都支援的DrawExpress Diagram,他的一大特色是可以「用手畫」流程圖,而不用一直點擊按鈕操作,而手畫出的圓圈與線條會自動轉換成流程圖的樣式。

另外因為我自己大量使用Google雲端硬碟工作,所以有時候我也會直接使用內建的「Google繪圖」,來畫出簡報或工作報告中需要的流程圖圖表,其實就跟Word內建的差不多,免費就能解決問題。

心智圖:

在「用圖表理清工作難題」這件事情上,我自己使用頻率最高的是XMind這款老牌的心智圖軟體,最近我應用他的頻率提高,是因為XMind終於支援跨平台的雲端同步、線上網頁版,以及支援手機繪圖的行動網頁版。

這就讓我隨時隨地都能打開XMind進行圖表繪製,並且可以銜接之前的繪製進度。

不過XMind軟體端確實打開比較慢,如果你需要的是一款單機並且速度飛快的心智圖軟體,那麼我推薦可以試試看「Freeplane」,它可能沒有那麼好看,但效能優異,而且保持更新,還內建了中文版。

若是手機上要畫心智圖,我自己目前會使用XMind的行動網頁版,但或許你會喜歡「Mindly」這樣一款與眾不同的心智圖App,它用類似宇宙行星軌道的方式,讓你把思緒整理成大小銀河與星系,不僅有視覺享受,而且條理也非常清楚,更重要的是這種模式在手機上繪製非常容易且迅速。

說到心智圖軟體,可以說選擇非常多,也有很多線上工具可以使用,例如「Coggle」,或是知名的「MindMeister」、「Mindomo」,他們都有一個共通的限制,就是免費帳戶只能新增三個私密的線上心智圖。

但雲端的便利行,以及可以協同合作的優點,或許值得購買其付費版本。

甘特圖:

我自己在安排專案流程時,大多的專案我習慣用「Evernote GTD筆記」加上「Google日曆專案進度表」就搞定。

但有時候如果遇到非常長期,要統整很多人力與時間資源的專案時,我就會利用畫簡單的甘特圖來做好「理清」的動作。

我對甘特圖也沒有太進階的需求,通常就是想要利用圖表看得更清楚而已。所以像是這個在Google試算表終究能畫出來的簡單甘特圖外掛,就是我現在最常使用的工具。

而如果你需要的是單機軟體,那麼「GanttProject」是免費且中文版的好選擇。

Gantter則是一個更接近專業甘特圖軟體的線上工具,在上面可以管理任務的人力與時間資源,並做好排程圖表,不過我自己的需求沒有那麼進階,所以反而最近比較少使用他了,有需要的朋友可以自己再深入摸索看看。

以上的免費工具,都可以幫我們在思緒、任務、資料非常繁雜時,用快速繪製出圖表的方式,理清工作的脈絡,適時的使用他們,是解決工作難題的好方法。

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本文授權轉載自:電腦玩物

關鍵字: #數位工具
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AI賦能 設計起飛,Pinkoi 執行長顏君庭以 Samsung Galaxy S24旗艦系列拓展國際設計生態圈
AI賦能 設計起飛,Pinkoi 執行長顏君庭以 Samsung Galaxy S24旗艦系列拓展國際設計生態圈

翻開 Pinkoi 名片背後,一句簡潔的「Design the way you are」映入眼簾,這正是 Pinkoi 共同創辦人暨執行長顏君庭創立公司的初衷:希望每個人都能用好的設計,實踐獨特的自我風格與生活樣貌。近年來, Pinkoi 不僅成功將設計生態圈拓展至國際,也串接 AI 引擎服務,成功以科技力搶攻消費者心佔率,讓跨境銷售零距離。

擁抱科技力,Pinkoi 自建 AI 模型 極致個人化體驗

2011年發跡於台灣的 Pinkoi,產品聚焦於生活風格及設計相關,如今已是擁有超過625萬名會員的國際電商平台,設計館來自全球77個地區、消費者遍及全球150個國家。為搶攻全球文化創意產業商機,去年底, Pinkoi 搭上 AI 科技浪潮, 正式推出「生活風格智慧模型」,以大規模個人化為主要場景,打造個人化商城,讓設計師得以更有效率的行銷商品。

「自建 AI 模型,就是為了打造獨特的個人化體驗。」出身美國矽谷科技業的顏君庭,談起自家創建的 AI 服務,眼神閃爍著光芒。他指出,「 Pinkoi 站上以設計品為主力,而設計品常常是各國民眾的興趣、風格、價值主張、地域性文化的延伸,所以相較於一般電商,我們更需要深入經營在地市場,了解設計師與消費者的需求。」

透過自建 AI 模型,不僅讓 Pinkoi 業績大幅成長,消費者在平台的瀏覽時間也提升近三成、創造1.5倍的商品點擊率,有效提升品牌黏著度。顏君庭笑稱,日本市場對於 Pinkoi 甚至有「沼る」的美譽,盛讚平台商品獨特、令人忍不住著迷而長久駐足。

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Pinkoi 共同創辦人暨執行長顏君庭對新科技趨之若鶩,讚嘆 Samsung Galaxy S24 Ultra 是「貼身得力助理」!
圖/ Samsung

智慧即時翻譯、筆記智慧助理 跨國商務人士最得力的行動幫手

對新科技趨之若鶩的顏君庭,近期則對三星電子最新推出的智慧型手機深深著迷,它就是首款結合全方位 Galaxy AI 應用的 Samsung Galaxy S24 旗艦系列 。

身為跨境電商平台的領導者,顏君庭經常需要走訪世界各地,最近剛結束日本差旅的他,直言 Samsung Galaxy S24 Ultra簡直是他的「貼身得力助理」。

「智慧即時翻譯的功能,真的是領先所有同業的最大亮點!」顏君庭表示,不會日文的他,過去在日本如果要打電話訂餐廳、旅館,都需要請朋友或同事幫忙,或是透過其他翻譯軟體來回轉譯,過程十分曲折。

「這次去日本有 Samsung Galaxy S24 Ultra,我可以直接按手機通話,開啟翻譯功能,我講英文,對話就會直接翻譯成日文,對方回應日文,也會轉回成英文,等於我們可以直接溝通,這點完全解決過去一直無法被解決的痛點,」顏君庭興奮地說道。

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「智慧即時翻譯」的功能,即使在沒有 Wi-Fi 的飛航模式下也能使用。
圖/ Samsung

『智慧即時翻譯』與『智慧自動摘要』功能,對時常參與跨國團隊會議的顏君庭,更是省時省力。他指出,雖然團隊主要溝通語言為英文,但有些交流討論常會運用到日文、韓文等多國語言,「如果請一個即時口譯,對公司的營運成本來說非常高,請同事翻譯,頂多也只能簡譯。有了 Samsung Galaxy S24 旗艦系列,我們可以把對話錄下來,透過 AI 即時翻譯成指定語言的文字,好像大家即時的聊天、參與討論。」

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與員工會議時,透過語音轉文字生成會議紀錄,還能分辨多人對話,並利用智慧自動摘要功能,一鍵做好摘要。
圖/ Samsung

「這對帶領跨國團隊很有幫助,有時用自己的母語討論,更能直接的表達想法,有效增進團隊的情感凝聚力,」顏君庭說。

筆記智慧助理也是日理萬機的顏君庭很喜歡的功能,他表示,每天要閱讀的文件相當多,現在只要輕輕觸碰手機螢幕幾下,就能快速獲得資料的精簡版本,筆記智慧助理還會自動排版、校正拼音,甚至在內文上方生成條列式的摘要,亦可將手寫字轉為文字,自動排版、生成重點摘要,將重要訊息直接佈達給團隊執行,「幫我省下很多時間。」

搜尋圈,一圈即搜:助力Pinkoi團隊精簡工作流程

Samsung Galaxy S24 旗艦系列 對於審核 Pinkoi 平台產品,更是如虎添翼。顏君庭表示, Pinkoi 對於產品審核非常嚴格,從設計本身到圖片拍攝,都要求出自設計師原創。因此,每當設計師上架產品,團隊須將圖片投遞到不同的平台,透過「以圖搜圖」的方式,確認有無相似物件。

「現在不用這麼麻煩了,我直接用 S Pen 觸控筆 圈起 Samsung Galaxy S24 Ultra 上的圖片,就可以立即搜尋,」他笑著說:「剛開始拿到S Pen 還有點納悶,因為使用經驗停留在過去,但實際使用才發現,意外的好用!」

顏君庭表示, Pinkoi 站上商品多達110萬項,內部會議討論時,有時沒辦法很精確的說出品牌或風格,透過 Samsung Galaxy S24 旗艦系列「搜尋圈」一圈即搜的功能,就可以很快速找到商品的細節,或類似的品項,讓團隊得以更快速聚焦討論。

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「搜尋圈」的功能,快速找到商品的細節及類似的品項,讓團隊在會議中聚焦討論更有效率。
圖/ Samsung

極致攝影 超強續航力 捕捉靈感不斷電

創業這10餘年來,顏君庭還是保有實地探訪台灣、各地市集的習慣,他也喜歡以手機拍攝,紀錄新發現的品牌或設計概念。「 Samsung Galaxy S24 Ultra 拍照的內建相機非常厲害,白天晚上都不需要用到濾鏡,」顏君庭也分享智慧相片編輯 的妙用,他指出,差旅移動中隨手拍照,常常會拍到不想要的物品或背景,這時只要用 Samsung Galaxy S24 旗艦系列內建的生成式相片編輯功能,輕鬆選取物件,即可移動或擦除, AI 還會自動填充背景,「完全不用擔心照片拍得不好。」

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內建「智慧相片編輯」,輕鬆圈選,即可移動或擦除物品, AI 運算自動填充背景。(右圖為完成畫面)
圖/ Samsung

此外,顏君庭也分享長途差旅的重要需求,他表示,由於海外出差行程滿檔,經常是清晨六點到深夜的行程,旅途中還需要拍照紀錄、開線上會議、收發即時通訊等,常因爲忘記帶手機充電線,需要跟店家開口要求幫忙充電,「 Samsung Galaxy S24 的高續航力也解決這個痛點,一整天高度使用竟然都還有電,讓我很放心。」

Samsung Galaxy S24 的簡潔設計,也讓他印象深刻。「我很喜歡 S24 超窄邊框的設計,讓整個手機畫面更清晰,不會被邊框干擾。」而深紫色的新色也十分特別,顏君庭分享到,「礦物在華人文化中有特別的寓意,例如這次拿到的深紫色非單調的色塊,而是帶有類似紫水晶的礦物感,也有點帶來事業與生活上的好運,整體設計很時尚,很符合商務人士的需求。」

建立「亞洲設計生態圈」串聯跨界連結設計

顏君庭會依據不同的使用需求變換裝置,例如隨身攜帶的手機,方便解決訊息、拍照、筆記或翻譯等即時需求,有較完整的工作時間時,則可用畫面較大的 Samsung Tab S9 平板接續處理。利用「快速分享」功能,跨裝置傳遞檔案,相互串聯。

「『智慧生態圈』(Samsung Galaxy Ecosystem)串連的模式,我認為很符合商務上的使用習慣,手機用來快速紀錄靈感、平板 進一步編輯;跨裝置的傳送省去了等待,又可以發揮每個裝置的優勢,讓我充分利用時間,」顏君庭說。

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Samsung Galaxy Ecosystem 智慧生態圈,跨裝置串聯,可將Tab中的筆記直接複製於手機上,讓商務生活更加便捷。
圖/ Samsung

面對日益競爭的市場,顏君庭以三星電子的智慧生態圈裝置策略巧妙比喻, Pinkoi 將持續致力建造「亞洲設計生態圈」,未來兩年亦將更專注在跨境市場銷售,聚焦協助台灣設計師共同推展至日本市場。

如同 Samsung Galaxy S24 旗艦系列運用 AI 科技力作為解方,解決消費者的痛點,顏君庭也將帶領 Pinkoi ,強化 AI 運用,將更美好的生活與使用體驗,傳遞給更多消費者。

了解更多 https://pse.is/5wumz6

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