Notion:把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具
Notion:把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

Notion」,是去年開始(2016年)在國外受到很多注意與好評的專案工作平台。

你可以說他是一個筆記工具,他確實能勝任圖文筆記的各種排版整理。你也可以說他是一個Wiki知識庫,他也確實具備資料互連和階層目錄的組織彈性。你還能說他是專案管理軟體,因為他也有任務清單、團隊討論等功能,甚至可以做出Trello那樣的看板流程管理。

「Notion」自己說自己是一個「把文件、知識庫、任務,無縫整合的現代工作平台」。

他想要解決的是專案團隊裡一大堆文件檔案卻無法跟流程整合管理的難題,他想要破除的是文件格式與資料夾分類,讓內容更能呼應真實工作任務需要的彈性。

他想像一個工作或生活的專案計畫開始時,如何從一些零散任務、初期資料的收集,慢慢整合成一個有邏輯、有組織、有時程的資料庫的過程,並且提供了一個工具,讓你,或是你的團隊,可以在這一個工具上「把專案重新高效率的組合起來」,這個工具,就是「Notion」。

是的,這個想像,也正是我喜歡用Evernote組織專案的原因,我在之前這篇文章中就有分享過這樣的流程:「瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理」,而「Notion」的架構我認為也隱含這文章裡提到的專案建構流程:收集、整合、關聯、排程、檢討、專注。

如果從這樣的概念下去理解「Notion」,或許就能破解他極度「簡化」但又極度「破格」的介面功能下,那初次使用可能難以理解,但更深入應用就會深得你心的奧妙。

「Notion」值得慢慢摸索,但其功能之細,又可以寫出好幾篇幅的介紹,為了呼應其「簡化與破格」的精神,這篇文章我不深入介紹每個功能步驟操作(那會寫上上萬字都寫不完),所以我打算用「三個Notion的核心精神」帶你認識他。

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圖/ 電腦玩物

一、文件不再是文件,而是可自由重組的內容

首先,我們可以先把「Notion」理解成一個文件編輯平台,或者當作一個類似Evernote的雲端筆記庫,上面所有的內容都是可編輯而來的,即使是待辦任務、專案流程,或是你要做一個行事曆,也都可以自己排版編輯而來,並非有像「待辦清單App」那樣的專門管理系統。

但是「Notion」和Google Docs,或者和Dropbox PaperQuip又有不同,因為「Notion」的概念不是傳統的一篇一篇文件,也不是一個一個檔案,而是一個「Wiki大資料庫」:

裡面是隨時可以打散、可以重組的各種「內容區塊」。

方便我們根據專案需求,隨時重新組合新的專案管理方式。

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圖/ 電腦玩物

確實,一開始使用「Notion」時,還是先從新增一頁一頁的文件(Page)開始。

但是當我們要在文件(Page)中新增內容時,就會發現這不是一張白紙或一則空白筆記,而是一個組合各種內容區塊(Content Block)的平台而已。

編輯時,我們可以從右方彈出的各種內容區塊(Content Block),拖曳想要插入的格式(純文字、標題、清單、任務、階層選單、網頁、圖片、影音嵌入等等),在文件中插入各種區塊,組合成我們需要的內容。

這不是「寫一篇企劃案」的概念,而是「組合一個企劃所需的想法、任務、資料」的概念。

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圖/ 電腦玩物

因為專案隨時都在改變,而插入的各種內容區塊(Content Block)也可以隨時調整位置,甚至換到其他的文件(Page)當中,因應專案的調整,所有內容都能調整,並非是固定的一篇報告而已。

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圖/ 電腦玩物

例如上圖與下圖,就是我自由拖曳不同區塊後,自動產生的不同排版效果。

這樣的編輯模式一方面給我們排版的自由,但另一方面更重要的是,方便我們重新組織專案的所有內容。

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圖/ 電腦玩物

二、打破資料夾分類,建立Wiki資料庫

而所有建立的內容區塊(Content Block)排版在各個文件(Page)當中,文件(Page)又可以組織成樹狀大綱目錄,並且建立類似維基百科的互相連結系統。

這樣的整理方式,還是要實際體驗看看才知道,所以歡迎打開電腦玩物工作平台」連結,這是我用「Notion」建立的一個示範專案資料庫,你可以體驗看看他的整理與排版效果。

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圖/ 電腦玩物

你可以看到所有內容可以被樹狀大綱層層分類,但是又不限制於資料夾,可以讓每個文件版面彼此互連,方便工作者隨時找到需要的資料。

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圖/ 電腦玩物

更重要的是,在我的編輯端,我可以隨時移動文件的位置,甚至移動內容區塊(Content Block)的位置,隨時建立連結,更像是在一個 Wiki 資料庫中做專案整理,但他的操作又更親切易用許多。

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圖/ 電腦玩物

三、團隊合作討論,建立任務待辦清單

「Notion」的內容區塊(Content Block)中,也包含了建立各種任務的格式,經過簡單的編排,甚至可以自己排版出類似 Trello的專案管理版面,這是「Notion」的另一種自由的體現。

每個團隊的專案都會有自己的樣子,而「Notion」可以透過內容、文件、知識庫的方式,把你的專案組織成你想要的樣子

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圖/ 電腦玩物

而且也可以協同合作,當多人合作時,可以插入「討論」、「人員」等內容區塊,來進行專案的溝通或任務的指派。

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圖/ 電腦玩物

小結

在「Notion」這個專案資料庫中,可以為不同的團隊、個人建立專案庫,稱為「 NewTeam」。要注意的是,「 NewTeam」不是資料分類,而是真的根據不同團隊、個人所建立的資料庫,因為「Notion」的收費機制是跟著每個「Team」來收費的。

我可以建立私人的「Team」,也可以建立一個團隊專屬的「Team」,團隊的專案平台會有專屬網址,並且可以設定有固定郵件主帳號的人可以加入。

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圖/ 電腦玩物

而在「Notion」一個「Team」的免費帳號中,可以加入無限成員,但只能新增600個內容區塊,可以上傳單檔5MB的圖片或檔案,並且會保存3天的版本紀錄。

簡單的說,你也可以把「Notion」理解成是一個「建立專案知識庫」的工具,但他可以應用的變化其實更多,對於專案有大量資料、筆記、內容組織需求的朋友來說,或許「Notion」是一個值得試試看的工具。

別忘了,你還可以看看我用「Notion」建立的「電腦玩物工作平台」,體驗看看其整理效果。

延伸閱讀相關文章:

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圖/ 電腦玩物

本文授權轉載自:電腦玩物

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中華電信前進Meet大南方:以數位生態協創 引領AI時代競爭力
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在新興科技快速發展的時代,企業的智慧轉型與產業的持續進化,仰賴跨域協創夥伴的協同合作。作為數位生態協創者的中華電信,近年來積極推動產業合作,並在2025 Meet Greater South亞灣新創大南方主題論壇「南方創新力:亞灣AI半導體經濟論壇」上,展示海地星空網路全面涵蓋、AI資料中心、AI運算與雲端資料庫等,彰顯其在AI時代的核心價值。此外,中華電信也分享了多項AI應用落地實績,示範如何透過Agentic AI的判斷與決策,以及各式客製化的創新流程,為產業注入新動能。

中華電信企業客戶分公司副總經理梁冠雄表示,公司自1996年民營化以來,持續深耕電信本業並大力拓展數位整合服務,如今已躍居台灣市值前十大公司。近年來更瞄準AI趨勢,積極與生態夥伴、垂直應用方案業者跨域合作,一路由電信服務提供者(CSP)、數位服務提供者(DSP)、數位服務賦能者(DSE)走向數位生態協創者(DEC)。透過不斷的業務轉型,中華電信展現了身為電信業者在數位時代的新價值,同時協助企業提升數位韌性與創新競爭力。

為此,中華電信將持續整合以AI為首的七項新興科技,包括智慧物聯網(AIoT)、大數據(BigData)、雲端(Cloud)、資訊安全(Data Security)、邊緣運算(Edge Compute)、5G(fifth Gen)及生成式AI(GenAI),為企業提供從AI基礎建設到創新應用的一站式服務,希望加速賦能百工百業發展AI應用、共同創造更大價值。

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圖/ 數位時代

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同時,為因應AI大量資料傳輸的需求,中華電信亦積極佈局全光網路(All-Photonics Network,APN),2024年與日本NTT合作,以100 Gbps光傳輸頻寬進行跨國資料傳輸測試,資料往返時間僅需約為33.84毫秒,效率遠超過傳統單向傳輸需花費200~500毫秒。梁冠雄表示:「此次測試結果證明,全光網路有機會實現分散式AIDC的創新運作模式。」藉由全光網路超高速、低延遲和低功耗的傳輸特性,讓資料和運算資源可分散兩地,突破地點限制,賦予企業AI策略更高度的彈性。

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AI關鍵價值3》:串聯台灣前四大公雲,提供AI特色服務與可靠雲端環境

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舉例來說,企業可以透過CMP同時管理兩個以上的雲端環境,或透過加密分持服務,避免資料過度依賴單一雲端而導致的營運風險。梁冠雄說明,加密分持機制將企業的資料備份分切成三份,並分別儲存在不同公有雲上,日後若遇到資料毀損或系統停擺等情況,只要將三份資料集結起來就能恢得運作,達到高可用與高安全的效果。

此外,搭配自主研發的AI Factory平台,讓企業可以低代碼方式,開發AI模型與應用,並執行應用所需算力與雲資源。

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圖/ 數位時代

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在AI基礎建設外,梁冠雄亦分享中華電信在智慧城市、智慧交通與智慧醫療的Agentic AI應用實例。

以智慧城市應用為例,中華電信打造的AI淹水預警及輔助決策系統,能根據影像監控自動判斷災害等級,並據此自動進行應對措施決策,例如抽水設備調度、避難指引、淹水示警等。在智慧交通管理上,中華電信結合VLM技術打造的交通壅塞預警及輔助決策系統,不僅能判斷道路壅塞或車站人潮擁擠的程度,還能偵測交通事故,並依事件的嚴重程度及提供決策建議。在智慧醫療領域,中華電信同樣投入大量心力,以AI完善病患從看診前、看診中到看診後的所有流程,不僅提升了醫療效率,也讓醫護人員能更專注於病患照護,真正展現智慧醫療的價值。

梁冠雄強調,未來中華電信將以數位韌性為核心,持續深化AI基礎建設與創新應用的雙軌布局,並期待與更多新創攜手合作,將創意與技術落地,共同打造多元共榮的產業生態系。

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