Notion:把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具
Notion:把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

Notion」,是去年開始(2016年)在國外受到很多注意與好評的專案工作平台。

你可以說他是一個筆記工具,他確實能勝任圖文筆記的各種排版整理。你也可以說他是一個Wiki知識庫,他也確實具備資料互連和階層目錄的組織彈性。你還能說他是專案管理軟體,因為他也有任務清單、團隊討論等功能,甚至可以做出Trello那樣的看板流程管理。

「Notion」自己說自己是一個「把文件、知識庫、任務,無縫整合的現代工作平台」。

他想要解決的是專案團隊裡一大堆文件檔案卻無法跟流程整合管理的難題,他想要破除的是文件格式與資料夾分類,讓內容更能呼應真實工作任務需要的彈性。

他想像一個工作或生活的專案計畫開始時,如何從一些零散任務、初期資料的收集,慢慢整合成一個有邏輯、有組織、有時程的資料庫的過程,並且提供了一個工具,讓你,或是你的團隊,可以在這一個工具上「把專案重新高效率的組合起來」,這個工具,就是「Notion」。

是的,這個想像,也正是我喜歡用Evernote組織專案的原因,我在之前這篇文章中就有分享過這樣的流程:「瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理」,而「Notion」的架構我認為也隱含這文章裡提到的專案建構流程:收集、整合、關聯、排程、檢討、專注。

如果從這樣的概念下去理解「Notion」,或許就能破解他極度「簡化」但又極度「破格」的介面功能下,那初次使用可能難以理解,但更深入應用就會深得你心的奧妙。

「Notion」值得慢慢摸索,但其功能之細,又可以寫出好幾篇幅的介紹,為了呼應其「簡化與破格」的精神,這篇文章我不深入介紹每個功能步驟操作(那會寫上上萬字都寫不完),所以我打算用「三個Notion的核心精神」帶你認識他。

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圖/ 電腦玩物

一、文件不再是文件,而是可自由重組的內容

首先,我們可以先把「Notion」理解成一個文件編輯平台,或者當作一個類似Evernote的雲端筆記庫,上面所有的內容都是可編輯而來的,即使是待辦任務、專案流程,或是你要做一個行事曆,也都可以自己排版編輯而來,並非有像「待辦清單App」那樣的專門管理系統。

但是「Notion」和Google Docs,或者和Dropbox PaperQuip又有不同,因為「Notion」的概念不是傳統的一篇一篇文件,也不是一個一個檔案,而是一個「Wiki大資料庫」:

裡面是隨時可以打散、可以重組的各種「內容區塊」。

方便我們根據專案需求,隨時重新組合新的專案管理方式。

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圖/ 電腦玩物

確實,一開始使用「Notion」時,還是先從新增一頁一頁的文件(Page)開始。

但是當我們要在文件(Page)中新增內容時,就會發現這不是一張白紙或一則空白筆記,而是一個組合各種內容區塊(Content Block)的平台而已。

編輯時,我們可以從右方彈出的各種內容區塊(Content Block),拖曳想要插入的格式(純文字、標題、清單、任務、階層選單、網頁、圖片、影音嵌入等等),在文件中插入各種區塊,組合成我們需要的內容。

這不是「寫一篇企劃案」的概念,而是「組合一個企劃所需的想法、任務、資料」的概念。

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圖/ 電腦玩物

因為專案隨時都在改變,而插入的各種內容區塊(Content Block)也可以隨時調整位置,甚至換到其他的文件(Page)當中,因應專案的調整,所有內容都能調整,並非是固定的一篇報告而已。

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圖/ 電腦玩物

例如上圖與下圖,就是我自由拖曳不同區塊後,自動產生的不同排版效果。

這樣的編輯模式一方面給我們排版的自由,但另一方面更重要的是,方便我們重新組織專案的所有內容。

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圖/ 電腦玩物

二、打破資料夾分類,建立Wiki資料庫

而所有建立的內容區塊(Content Block)排版在各個文件(Page)當中,文件(Page)又可以組織成樹狀大綱目錄,並且建立類似維基百科的互相連結系統。

這樣的整理方式,還是要實際體驗看看才知道,所以歡迎打開電腦玩物工作平台」連結,這是我用「Notion」建立的一個示範專案資料庫,你可以體驗看看他的整理與排版效果。

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圖/ 電腦玩物

你可以看到所有內容可以被樹狀大綱層層分類,但是又不限制於資料夾,可以讓每個文件版面彼此互連,方便工作者隨時找到需要的資料。

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圖/ 電腦玩物

更重要的是,在我的編輯端,我可以隨時移動文件的位置,甚至移動內容區塊(Content Block)的位置,隨時建立連結,更像是在一個 Wiki 資料庫中做專案整理,但他的操作又更親切易用許多。

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圖/ 電腦玩物

三、團隊合作討論,建立任務待辦清單

「Notion」的內容區塊(Content Block)中,也包含了建立各種任務的格式,經過簡單的編排,甚至可以自己排版出類似 Trello的專案管理版面,這是「Notion」的另一種自由的體現。

每個團隊的專案都會有自己的樣子,而「Notion」可以透過內容、文件、知識庫的方式,把你的專案組織成你想要的樣子

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圖/ 電腦玩物

而且也可以協同合作,當多人合作時,可以插入「討論」、「人員」等內容區塊,來進行專案的溝通或任務的指派。

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圖/ 電腦玩物

小結

在「Notion」這個專案資料庫中,可以為不同的團隊、個人建立專案庫,稱為「 NewTeam」。要注意的是,「 NewTeam」不是資料分類,而是真的根據不同團隊、個人所建立的資料庫,因為「Notion」的收費機制是跟著每個「Team」來收費的。

我可以建立私人的「Team」,也可以建立一個團隊專屬的「Team」,團隊的專案平台會有專屬網址,並且可以設定有固定郵件主帳號的人可以加入。

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圖/ 電腦玩物

而在「Notion」一個「Team」的免費帳號中,可以加入無限成員,但只能新增600個內容區塊,可以上傳單檔5MB的圖片或檔案,並且會保存3天的版本紀錄。

簡單的說,你也可以把「Notion」理解成是一個「建立專案知識庫」的工具,但他可以應用的變化其實更多,對於專案有大量資料、筆記、內容組織需求的朋友來說,或許「Notion」是一個值得試試看的工具。

別忘了,你還可以看看我用「Notion」建立的「電腦玩物工作平台」,體驗看看其整理效果。

延伸閱讀相關文章:

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圖/ 電腦玩物

本文授權轉載自:電腦玩物

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從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模
從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模

對居家整聊室來說,經營的核心,是把人放在第一位──不只照顧客戶,也照顧團隊。這家全台首創的專業收納公司,不只替別人「整聊」生活,更懂得先把自己內部「整聊」好。創辦人鄭博元與黃恩頡深知,品牌要長大,不能只靠熱情與經驗,還要有一套能承接人、事、客戶與未來的管理方法。因此,他們在沒有IT人力編製的情況下,借助叡揚 Vital CRM專業夥伴的力量建立更有溫度、更有秩序的管理方式。

市場需求驅動家事服務崛起,居家整聊室搶佔先機

現代人追求高品質生活卻苦於時間有限,這種兩難的困境促使居家清潔、到府收納等家事服務產業蓬勃發展,著眼於市場需求成長,居家整聊室於2017年成立,成為到府收納服務市場的先驅。

居家整聊室共同創辦人黃恩頡表示,公司成軍初期專注在到府收納服務,之後為因應整聊師人力有限且缺乏標準化流程的挑戰,於2018年開辦整聊師認證課程,每年培訓近2,000位整理收納專才,累計學員數已突破萬人。隨著專業度與口碑的提升,居家整聊室的事業版圖不斷擴大,自2024年起陸續與信義居家及多家大型居家服務平台建立長期合作關係,為這些合作夥伴提供專業的整理收納服務。

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居家整聊室共同創辦人黃恩頡以數據導向策略,讓團隊從顧客互動到轉換都具備可追蹤與可優化的依據。
圖/ 數位時代

在年營收與客戶數量逐年成長的同時,居家整聊室也迎來新的營運挑戰,「如何深化與既有客戶的互動,提高顧客回購率,成為我們的關鍵課題,」居家整聊室創辦人鄭博元說,當時公司經常接獲舊客戶的主動詢問,引發團隊重新省思,在舊客經營上該如何從被動回應轉為主動經營、吸引更多回頭客使用服務?但在過程中卻發現,傳統使用Excel表格管理顧客互動的方式,已經很難滿足這樣的業務需求。

導入Vital CRM,以系統強化客戶經營力

居家整聊室最初在設計Excel表格欄位時,其實參考了RFM客戶分析模型,希望這份表格能兼具記錄與再行銷的功能,但實際執行上卻免不了面臨人工輸入資料的挑戰,包括資料正確性與即時性難以保證、缺乏統一的資料記錄邏輯、同仁自行添加欄位等。

這些問題導致Excel表格最後僅剩下基本的記錄功能,很難從中篩選符合特定條件的客戶進行再行銷,也不容易對新進業務同仁進行教育訓練,因為他們雖然能取得客戶名單,卻無法辨識客戶的最新狀態和互動歷程。

為此,居家整聊室決定導入CRM,以系統取代人工作業,提高舊客經營的效率與成效。鄭博元表示,在評估多款 CRM 系統時,叡揚系統開放式 API 設計最能對應他對未來系統整合的藍圖規劃,亦能有效解決既有手動流程導致的資訊落差與溝通延誤等問題。後續功能驗證階段,他發現 Insight 模組的分析設計具備清晰的管理理論依據,進一步展現系統的專業深度與實務價值,加上叡揚在業界的口碑與多產業服務經驗,最終促成了雙方的合作。

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居家整聊室創辦人鄭博元運用數位工具解決團隊營運痛點,進一步開啟全新的商業想像與合作契機。
圖/ 數位時代

應用階段1》聚焦深化客戶互動與業績管理,創造4大效益

居家整聊室採兩階段循序漸進的策略,逐步擴大系統應用成效。第一階段聚焦於強化客戶互動與業績管理,第二階段則拓展至全面性的數據整合,串起客戶從初次加入會員到最終完成交易與付款的完整作業流程。

黃恩頡進一步說明,第一階段的應用以業務和管理團隊為主,業務團隊透過Vital CRM瀏覽客戶資料與商機名單、詳實記錄每次客戶互動歷程,或根據特定條件篩選目標客戶發送簡訊、主動創造接觸客戶的機會。管理團隊則藉由Insight報表中的關鍵指標,如:轉換率、客戶RFM分數等,定期檢視業績進度及目標達成情況,實現數據驅動的精準管理。

居家整聊室不只提昇顧客回購率,更創造三大管理效益。第一、提升團隊的業務能力。由於Insight模組將商機、消費、負責業務和互動行為整合在一起,使管理團隊可以用數據掌握業務同仁的工作績效,而不是依賴主觀感受,不只溝通變得更順暢,還能據此樹立行為標竿,讓業務同仁更清楚該怎麼經營客戶才能提升業績表現。

第二、保留完整客戶資料,避免因人員異動而造成客戶流失的風險。

第三、為新進業務員打造最佳學習曲線。透過Insight數據分析結果,新進業務員能夠清楚知道成交率與業績目標間的關聯性,提升了主動聯繫客戶的意願和積極程度。此外,還能彈性調整新進業務員手中名單的新舊客戶比重,使其先與舊客戶聯繫、磨練互動技巧,之後隨著專業度提升,再逐步增加新客戶比重。

第四、合理配置顧客資源,最大化商機轉消費的比例。例如,將高品質新客名單分配給超級業務員(Top Sales)、根據轉換率調整業務手上的新客名單等,實現客戶資源的最佳配置。

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居家整聊室善用數位工具落實經營策略,從資料管理、人才培育到資源配置,全面強化商機轉化力。
圖/ 數位時代

應用階段2》以Vital CRM為核心,打造無縫整合的客戶服務流程

居家整聊室邁向第二階段的應用,即以Vital CRM為核心,整合品牌官網、會員系統、對話機器人、訂單系統及整聊師派單APP等營運系統,讓數據可以自動拋轉至不同系統中,省去不必要的人工登打作業,大幅提升團隊的工作效率。

鄭博元詳細說明如何打造無縫整合的客戶服務流程。他表示,人們經由官網或LINE加入會員後,相關資料會直接匯入Vital CRM,方便業務同仁與新會員聯繫,一旦新會員決定使用服務、也就是商機成功轉化為訂單後,Vital CRM就會將必要資訊拋轉至排班派單系統,自動進入後續服務流程,包括安排居家整聊師到府服務、產出付款連結等,當客戶點選連結完成支付,相關資料隨即回傳至CRM系統,自動更新為結案狀態,形成一個完整閉環的服務旅程。

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鄭博元(左1)指出,叡揚CRM Insight模組展現教科書等級的邏輯結構,精準對齊團隊管理需求,成為最終導入的關鍵契機。
圖/ 數位時代

展望未來,居家整聊室除了持續深耕到府收納領域,更計劃將自身數位化成果升級為商業解決方案,賦能更多家事服務同業啟動數位轉型。鄭博元強調,導入CRM的價值,不僅是解決內部團隊在舊客經營上的挑戰,更為公司開啟了一扇嶄新的商業大門,日後,若能成功將現行「以Vital CRM整合客戶服務流程」的應用機制轉化商業模式,相信將有機會開拓更寬廣的市場版圖。

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