雲端辦公3.0:資安、效率再進化
專題故事

單純的雲端辦公已經普及在工作中,科技進步的速度越來越快,若還停留在遠端工作的概念,企業將會面臨許多來自內外的挑戰,更安全的雲端辦工解決方案是企業迫切需要,導入員工熟悉的工作軟體,才能兼顧工作效率及數位轉型。

1 新創 X 雲端辦公室 提高生產力原來很簡單

數位時代
在物聯網、大數據、AI等新科技落地過程中,軟體應用是非常重要的關鍵,透過創新或創意發想,才能應用這些新科技開發出貼近生活需求的創新服務,於是全球近年來掀起一股創業熱潮,這些新創企業業者除了比拚服務創意,更善用雲端服務提高生產力,希望能順利獲得投資人與消費者青睞、成功立足在市場上。

隨著新創力量越來越強大、甚至成為翻轉各產業的關鍵,世界各國也紛紛掀起一股創新創業熱潮,包括政府、學界與民間企業皆相繼舉辦各種創業競賽或成立加速器,提供資金、顧問服務、教育訓練等各種資源,鼓勵年輕人發揮創意、應用IT科技開發新服務。

Shopback總經理隆章琪認為,形成這股創業熱潮的關鍵,其實在於雲端、物聯網、大數據或AI人工智慧等技術的快速發展。

隆章琪進一步指出,早期的企業偏向資金密集型,創業者需要一定的資金成本做基礎,才能一圓夢想,但隨著各種新科技的發展,現在的創業反而走向輕資本化,也就是技術或知識密集型的創業,創業者不需要大量資金,只要有新的創意、可以提供好的服務,去解決社會上的問題或生活中的痛點,就有成功的可能性,例如:Airbnb、Uber、USPACE、Whoscall…等,就連ShopBack當初創業時亦是如此。

整合性雲端辦公室 新創企業兼顧成本與效率的最佳選擇

對這些新創企業來說,在剛成立的頭1~2年草創期,必須以衝刺市場為主要目標,而為了實現這個目標,就得不斷調整服務內容、建立明確的商業模式,並加快決策速度,進而建立永續發展的基礎。等到站穩腳步之後,新創企業則要開始思考如何永續經營,此時就要明確地定出組織架構與管理流程,確認每一個職位的角色與責任,才有規模化發展的機會。

以ShopBack為例,成立初期原本採取集中管理,由新加坡總公司負責所有產品開發任務,之後隨著各地分公司陸續成立,考量到不同市場的文化差異,所以制定了產品開發流程,從搜集市場需求、產品經理與研發人員相互討論、推出新產品到意見回饋,各地分公司只要遵照這套程序就能自行開發新產品,不必與新加坡總公司反覆溝通,大幅提高回應市場的速度。

無論新創企業處於草創或穩定發展階段,效率都是很重要的一件事,隆章琪表示,提升作業效率往往需一個好的IT工具才能做到,偏偏新創本身沒有太多成本可以採購各種不同應用軟體,因此,一個整合各種功能、介面友善易操作的雲端辦公室,是新創企業兼顧成本與效率的選擇。

對此,USPACE執行長兼共同創辦人宋捷仁也有相同看法。宋捷仁在剛成立USPACE之時與技術長Demo便堅持導入微軟雲端辦公室Office 365,而且堅持每一位員工都要購買合法授權。

「有些事情從一開始就要堅持,使用合法軟體便是其中一項,唯有站在正確的基礎上,公司才能長遠發展,」宋捷仁笑著說。

根據USPACE自身的使用經驗,宋捷仁最推崇的就是Office 365裡的Teams雲端入口網站,他表示,USPACE同仁經常在外工作,大多數時間不是處在同一個辦公室裡,透過Teams雲端入口網站可以讓同仁隨時隨地溝通訊息,主管也能交辦業務給員工,還能清楚掌握目前進度,確保工作能夠如期完成。

數位時代

宋捷仁透露,USPACE也曾經使用一般即時通訊軟體Line或其他企業通訊軟體進行遠距溝通,卻總有不足之處,像是透過Line交辦工作,同仁容易疏漏訊息,管理者也很難追蹤執行狀況,而Teams雲端入口網站就不會有這樣的困擾,應用Office 365中的專案管理工具 Planner及Teams雲端入口網站的頁籤設計,就能設定專案的起始日、負責人以及目前進度,而且不同部門的業務可以分門別類放在不同頁籤上,管理者一眼就能掌握內部各專案的執行狀況。

此外,Teams雲端入口網站的開放API讓USPACE能夠整合日常營運需要的應用程式或第三方服務,包括臉書、後台資料庫、支付寶…等,因此,無論發生任何狀況,都能在第一時間透過Teams雲端入口網站告知相關負責單位,例如:當App忽然故障時,IT會立即在Teams雲端入口網站收到通知,當有客訴郵件或客戶超時違停的狀況,客服也會在Teams雲端入口網站上看到訊息,透過開放API的整合,將Teams雲端入口網站由溝通平台升級成企業內部訊息中心,彙整所有與企業運作相關的資訊,也讓內部的溝通與決策更有效率。

Microsoft 365智慧化服務 協助創業者打造高效率工作團隊

為了提高雲端辦公室對新創企業的幫助,微軟將Office 365、企業安全管理平台(EMS)與Windows 10三大服務整合成Microsoft 365,提供新創企業所需要的各項生產力和協作工具,以及完整而全面的資安防禦機制。

在新創企業的草創階段,經常需要拜訪客戶,或與供應商、投資者開會,Microsoft 365讓新創團隊成員不必受到空間限制,隨時隨地都能透過任何裝置進行線上會議、存取檔案或編輯文件,大幅提高共同作業的效率與生產力。等新創企業進入永續發展階段,Microsoft 365完善的資安防禦機制,涵蓋資料保護、行動裝置管理、網路攻擊防禦到身份認證等面向,可以保障新創企業重要的設計資產與無形創意,從而建立永續發展的基礎。

對新創企業來說,微軟雲端辦公室Microsoft 365不用支付昂貴的軟硬體建置費,還能提高生產力和效率,是開拓市場、擴大營運規模的最佳IT幫手。

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2 中小企業只要用對方法,數位轉型不一定要花大錢

數位時代
提到物聯網、大數據、AI等創新科技,台灣中小企業主多半抱持觀望態度,總認為導入這些新科技一定很花成本,其實只要選擇合適的雲端服務,中小企業也能用低成本做好數位轉型,實現提高效率、降低成本的目標。

隨著企業數位轉型的浪潮興起,雲端、物聯網、大數據分析、AI人工智慧、MR混合實境、AR擴增實境或VR虛擬實境等科技名詞,也跟著密集地出現在各大報章媒體上,如何應用這些新技術去調整既有營運或服務模式,成為全球企業主共同的課題。

從「產品至上」進入「數據為王」 企業轉型升級刻不容緩

「其實,這也是台灣中小企業目前面臨最大的挑戰。」全國中小企業總會代理祕書長戴麗芬語氣肯定地說。她根據多年來對中小企業的觀察,比較微型的中小企業,為了在市場上取得一席之地,籌措資金、尋找通路是營運上最主要的問題,但對已經成立一段時間、稍具規模的中小企業來說,轉型升級才是最大的挑戰。

戴麗芬進一步指出,這些稍具規模的中小企業,大多成立於60年代,企業主多深耕產品力,行銷與服務上相對較為薄弱,而在競爭日益激烈的現代社會,企業行銷力已經變得跟產品力同樣重要,企業若不改變,未來將很難立足在市場上,對此,台大國企系教授、EMBA執行長謝明慧也有相同看法。

謝明慧表示,台灣中小企業在進行資源分配時,多半優先投注在生產端,如:優化工廠製程、提高生產效率…等,這些企業主相信,只要產品品質好、CP值高,自然能吸引顧客購買,但在現今這個數據為王的年代,產品不再是市場決勝點,想要在市場上脫穎而出,能否明確洞察消費者意見、是否比競爭者更瞭解消費者,才是最重要的關鍵。

謝明慧

也因此,中小企業處在數位轉型階段,管理者不只要轉換思維,從產品導向變成顧客導向,還要懂得應用大數據分析、人工智慧等新科技輔助決策,進而加強行銷規劃或通路佈局。

考量中小企業資源有限,戴麗芬建議採用雲端服務的形式,降低數位轉型成本,由於雲端服務的收費方式為訂閱制,中小企業主不必一次支付上百萬元,只要每個月幾千元的成本,就能擁抱新科技,如果擔心資料放在雲端的安全風險,可以選擇具品牌知名度與公信力的廠商,降低資安疑慮。謝明慧則補充指出,就算中小企業目前沒有導入規劃,也要積極瞭解這些新科技,並思考其可以帶來哪些幫助,避免自身落在趨勢之外。

微軟M365整合各種新科技,數位轉型也可以很輕鬆

根據戴麗芬的建議來看,微軟Microsoft 365,其實是相當符合中小企業需求的雲端服務。Microsoft 365整合微軟既有Office 365、Windows 10與企業安全管理平台(Enterprise Mobility + Security,簡稱EMS)三大服務,結合人工智慧、數據分析各種新技術,幫助中小企業用低成本做好數位轉型。

舉例來說,中小企業在數位轉型過程中,勢必會累積越來越多的數據,而Microsoft 365中EMS服務,協助企業解決資安防禦中最難的身份認證問題,而且其功能涵蓋雲端安全、資料保護、行動化管理及網路攻擊防禦,充分滿足現代企業跨裝置跨地域作業的資安需求。

此外,Microsoft 365還提供Office應用程式、Outlook郵件和行事曆、Teams溝通平台、OneDrive雲儲存空間、SharePoint檔案共享機制等服務,讓企業內部與外部的協同作業能夠更順暢。此外,Microsoft 365透過Exchange提供企業級的電子郵件信箱服務,因此使用者可以在手機或平板電腦上也能同步處理電子郵件和行事曆,對於經常不在辦公室的高階管理者或移動工作者來說,不僅方便也確保作業效率不受影響,同時降低企業管理的時間與成本。

綜觀目前所看到的數位轉型案例,很多都是應用新科技,改變自身原本的營運模式,這種大規模大幅度的轉變,需要很多資源與成本,讓很多中小企業主為之卻步,但其實深入思考數位轉型的意涵,乃是透過數位工具去提高生產力、增加營收,要實現這個目標,不一定要投入巨額成本,也不必大規模的轉變,從基礎開始,選擇一個走在趨勢前端的IT解決方案,進而改善內部作業效率,同樣能達到數位轉型的目標,也可以兼顧成本效益,是目前最適合中小企業的作法。

想要了解更多:
Microsoft 365

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3 企業資安 生產力拼圖上的隱形缺角

數位時代
資安對生產力的影響越來越深,企業該如何在有限資源中落實資安防禦機制?不妨考慮以下三點建議:善用資安檢查表、安全性高的雲端服務、以八二法則做為規劃資安防禦策略的依據,如此一來,即便企業資源有限,也能有效降低資安風險,避免資安攻擊所造成的衝擊與損失。

隨著企業對網路與電腦的依賴日益加深,資安防禦也變得越來越重要,資安對企業生產力的影響,不再只是降低作業效率那麼簡單,如今已經嚴重到有可能中斷企業日常運作,造成金錢與名譽上的雙重損失。

台灣科技大學資訊管理系副教授查士朝指出,過往在討論資安與生產力的關係時,多半將焦點在「資安措施會降低生產效能」上,如今則是從「機密性、完整性、可用性」三個角度來看,最直接的影響就是可用性,企業因為資安事件而導致作業或服務中斷,例如:員工電腦中了勒索病毒而無法使用。其次則是機密性影響,例如:發生個資外洩事件,不只要付出高額罰款,還有可能喪失客戶的信賴。最後的完整性影響,則指企業因為錯誤資訊所必須承受的損失,例如:良率下降、決策錯誤…等。

另一方面,由資安在台灣企業間的推動狀況,也能看出資安的重要性與日俱增。查士朝指出,台灣約在2000年開始推動資安,當時主要的落實者為政府與金融業,第二波推動力量則是個資法的正式上路,當時有一些民間企業為了合規,主動加強資料保護機制,而2017年5月爆發的WannaCry勒索軟體大規模感染事件,則翻轉了部份企業對資安的態度,以前他們總認為電腦在內網,資安風險低,不升級也沒有關係,現在則會採取更積極的應對措施。

與其自建系統,不如採用有安全機制的雲服務

「即便資安變得越來越重要,台灣還是有很多中小企業不重視,尤其是那些沒有親身遇到資安攻擊的企業」,台灣電腦網路危機處理暨協調中心主任陳永佳語帶遺憾地說。

數位時代

陳永佳主任進一步分析這些企業不重視資安的原因,第一是觀念上的錯誤認知,將採購資安解決方案視為額外付出的費用,而不是營運必要的成本,第二受到資源限制,將IT與資安視為相同的工作,要求同一個人負責,IT人員的資安專業通常不足,可能無法在第一時間發現資安攻擊,又或者為了避免被責罰,可能隱瞞一些影響層面較小的資安事件,反而為企業帶來更大的危機。

對於這些資源有限的企業,查士朝建議,對於經驗與經費較為不足的中小企業,不如透過以下兩種方式:資安檢查表、雲端服務,強化自身資安防禦能力。「以前雲服務剛興起時,比較重視服務能量,現今為了強化服務的價值,雲服務供應商越來越重視資安防禦,」查士朝說,這對企業而言是比較能兼顧成本與安全的選擇。

以電子郵件為例,企業如果自建Email伺服器,就必須另外採購一台郵件安全閘道器,負責過濾垃圾郵件,或是含有惡意連結與附檔的攻擊郵件,但是採用雲端郵件的話,雲服務供應商自身就已內建這些安全機制,企業就不必另外採購,也不用擔心日後維運管理的問題。

另外,陳永佳主任還提出第三點建議,那就是以八二法則做為規劃資安防禦策略的依據,企業應該先找出核心資產與業務,將80%資源投注在此,加強安全防護的等級,剩餘資產則按照一般安全標準去規劃就可以。

微軟M365整合AI技術,助企業強化資安防禦能力

呼應查士朝的觀點,微軟將既有雲端服務Office 365,整合企業安全管理平台(EMS)與Windows 10二大服務,為企業打造出兼顧生產力與安全性的全新雲端行動辦公服務Microsoft 365,讓員工能夠在安全的環境下,以最有效率的方式完成工作。

目前,Microsoft 365的資安防禦機制共分成以下四個面向:身分識別與存取管理、進階威脅防護、防制資料外洩、及資安管理,防止身份遭到盜用、未經授權存取、夾帶惡意連結或附檔的電子郵件...等資安攻擊。

此外,Microsoft 365還善用人工智慧分析技術,從現有安全情資中找出可疑的風險與威脅。透過微軟Intelligent Security Graph智慧資安關聯分析系統,彙整全球來自12億台Windows裝置的威脅情資、每月分析4000億封電子郵件、檢查每月4500億次認證以及180億個網址的掃描後,加上微軟3500名資安工程師人力結合人工智慧與深度學習的分析,有效提升對未知威脅的偵測能力。

陳永佳主任認為,Microsoft 365的確可以協助企業解決電子郵件與檔案傳輸的安全防禦問題,未來他更期許Microsoft 365能納入更多安全防禦機制

例如,協助那些透過網站或網頁型應用程式服務客戶的中小企業,抵擋來自網路的駭客攻擊,才能真正做好全方位的企業網路安全防護。

當IT變成現代企業不可或缺的工具,資安也就成為決定生產力高低的關鍵,企業必須從現在開始,強化資安的防禦,如前述所提導入具備安全雲端解決方案,不要讓他成為生產力拼圖上的隱型缺角。

此外,資安不僅影響數位轉型的成效,亦是企業存續的重要關鍵,今年 9 月盛大舉辦的微軟資安週,即將與政府資安議題專家、資安領域先進齊聚一堂,如何對抗層出不窮的駭客攻擊手法,遠離勒索病毒綁架,第一時間阻擋可疑入侵行為,又同步兼顧 GDPR 的嚴格法令規範與滿足日益成長的業務需求?

想要了解更多:
- Microsoft 365
- 資安檢查表

每日精選科技圈重要消息