跨世代管理的一帖良藥 雲端辦公室成主流趨勢

2019.03.25
跨世代管理的一帖良藥  雲端辦公室成主流趨勢
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建立一個可以讓跨世代員工事半功倍處理各項業務的辦公環境,是所有企業努力的方向,而這,也是越來越多企業會以新世代生產力工具打造安全、高效雲端辦公室的原因。

研究報告指出,近80%的企業表示,採用雲端服務不僅有助於公司節省成本,例如還可以進一步簡化IT管理作業、提高資訊服務可用性、改善安全防護能力與提升員工生產力,預估,截至2020年,將有78%中小企業採用雲端服務,創造的市場規模高達550億美金。

從國際發展趨勢來看,跨世代員工管理要訣有三,分別是「人才發展策略」、「網羅、培育與留任跨世代人才」與「激發跨世代生產力與創新力」,為釋放跨世代員工的無限潛能,以新世代生產力工具建立一個有助於跨世代員工專注核心且協同合作的雲端辦公室成為主流趨勢。

事實上,對企業主來說,雲端辦公室的好處不僅僅是消彌跨世代衝突,提升員工生產力這麼簡單,還可以進一步協助企業降低營運成本,提升市場反應力、業務銷售力與營收獲利力。舉例來說,研究報告指出,光是將代管與生產力工具移至雲端可省20%成本。

七大祕訣,助您輕鬆打造專屬雲端辦公環境

該如何選擇對的生產力工具以打造雲端辦公室?Google G Suite、Office 365、Openfind Mail2000、WordPerfect還是Zoho Office Suite,到底哪一個最適合公司?回答這個問題前,讓我們先一起看看完美的雲端辦公室的樣貌:

第一:可以跟生產力工具完美整合的雲端硬碟

無論是嬰兒世代、X世代、Y世代還是Z世代員工,都可以習慣使用的智慧聯網裝置存取、分享跟業務相關的文件資料,如iOS、Android、MAC與Windows裝置,大幅提升跨世代員工的工作效率。

第二:雲端生產力工具

因應職位不同,跨世代員工對於Word、Excel與Power Point等生產力工具的需求不一,有些人需要大量使用這些工具,有些人只要有瀏覽權限即可,因此,生產力工具是否可以讓員工視需求彈性的從雲端(開瀏覽器)、(iOS與Android)手機或(PC與MAC)桌機使用,尤其重要。

第三:智慧信箱

為讓跨世代員工可以高效溝通、互動,一個可以自動串聯關聯信件、用@標記即可隨時追蹤關鍵郵件、支援大容量、整合會議排程與行事曆等功能的智慧信箱,將能大幅消彌跨世代員工的溝通障礙。

第四:雲端協作工具

即時通訊軟體確實有助於協同溝通,不過,對企業來說,一套好的雲端協作平台不能只是提供多人聊天、確認工作進度、交辦工作事項、分享資料、開視訊會議等功能,更重要的是,要能夠確保資料與系統平台的安全性。

第五:流程自動化服務

為避免因為人為疏失、誤解或其他因素導致跨世代員工衝突不斷,企業需要一套可以自動執行各項流程的平台,讓跨世代員工可以高效辦公。舉例來說,只要設定好採購流程,接下來,員工只要在系統中提出需求,流程自動化平台就會將該需求送給長官簽核,然後,派送到採購部門執行。

第六:智慧預約

無論是企業內部員工、或者是外部客戶都有預約服務的需求,例如員工預約資訊部同仁協助處理電腦問題,或者是客戶預約看診、美容或餐飲外送服務,因此,雲端辦公環境能否讓企業以行動APP等便捷的方式進行預約,將能大幅提升營運效率。

第七:智慧管理

對於企業管理人員來說,雲端辦公室不僅要安全、高效、便捷,更重要的是,得以圖像化介面協助其輕鬆掌握專案進度,以及跨世代員工的個別工作進度,讓管理人員可以快速排除障礙,減少跨世代員工協作的盲點,讓管理工作變得更簡單。

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