董事會跟上企業數位轉型的步伐了嗎?

2020.03.17 by
鄭興
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現任勤業眾信管理顧問服務營運長。具備超過20年的管理顧問經驗,專精於企業績效管理、成本與獲利管理、企業轉型、營運流程改善等顧問諮詢。服務的客戶涵蓋各產業的領導企業,包括高科技及製造業、金融服務業、消費產業等,提供客戶全面且具附加價值的服務以提升企業績效與永續經營的能力。

董事會跟上企業數位轉型的步伐了嗎?
Matej Kastelic via shutterstock
數位轉型不只改變企業的營運模式,連董事會的運作也在發生變化。若要在這股大浪中站穩腳步,董事會也應審慎導入科技工具,並制定相關規範,加入與管理層的合作。

科技創新帶來的數位轉型浪潮,正在以各種方式改變企業的營運模式,董事們也越來越關注數位轉型議題,但往往聚焦於新型態數位科技對企業的影響,相對很少考慮如何影響董事會本身的溝通及運作。實際上,董事會也不能豁免於數位轉型浪潮,董事將有機會應用數位科技並從中獲益,但也相對面臨新的挑戰與阻礙。

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數位轉型對公司董事會的影響

在公司治理的框架下,董事會的權責為指導營運策略、維護股東利益、降低營運風險等。原則上,董事會對於管理階層會採取充分授權的「不插手」政策,但隨著數位科技不斷增強董事會對資訊的接觸,董事們有更多的機會深入參與營運層級議題,諸如戰略、收購、風險、人才、資訊技術甚至營銷。

整體而言,數位轉型正在模糊董事會與管理階層之間的界線,從而增加彼此之間的緊張關係。以下就幾項數位科技應用在董事會的議題進行探討。

資訊工具的應用 ── 董事入口平台(board portals)的優勢和挑戰

董事入口平台(board portals)是將數位科技導入於董事會運作的普遍作法,透過該平台做為協助聯繫的媒介工具,支援董事和管理階層間便利的傳遞資訊。相較紙本或電子郵件傳遞方式,平台可設定電子檔案的存取、保護及追蹤,增加資訊的安全性和機密性。另外,董事入口平台亦為董事提供了一個隨時獲取資訊的路徑,無須一直追蹤各種紙本或電子郵件發布的各種訊息。

然而,董事入口平台也帶來許多挑戰。首先,不同平台在各種終端設備上的存取有所差異,例如某些平台的文件只能使用筆電觀看,但不能透過平板或手機讀取,而某些平台則相反,這對於在多個董事會任職的董事來說,勢必會需要轉換不同設備而造成不便。

其次,各種董事入口平台並未標準化,迫使董事需要耗費額外的時間熟悉不同的平台。最後是資訊安全議題,儘管董事入口平台較紙本通訊更安全,但與所有線上資料庫一樣,都容易受到網路攻擊,尤其董事多是使用私人電子郵件帳號登入平台並傳輸檔案,這可能會帶來額外的網路風險。

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數位通訊帶來的資訊超載(Information overload)

雖然數位通信消除了董事們對大量紙本文件的需求,但代價是以電子形式接受更多的資訊。

一般而言,董事常在有限時間內收到大量資訊而需要迅速消化,因此,董事雖然對管理階層負有監督責任,但在資訊品質依賴管理階層的情形下,董事已處於弱勢地位,加上數位通訊及創新科技的應用,董事們將不斷收到過量資訊而產生「資訊超載」的情形,反而妨礙他們探究問題的根因,並可能削弱判斷力。

數位通信技術可能是資訊超載的最大成因,由於傳輸成本低廉,降低了確認及過濾資訊重要性的動機,尤其當管理階層假設董事需要研讀原始資料時,更以未整理的形式提供大量資訊。另一方面,數位通信也縮短了管理階層對董事審查時間的預期,進而未給董事足夠的時間瀏覽資訊,於是,日常生活中「隨時隨地」的通訊模式蔓延至企業界,董事被迫面對不斷膨脹的資訊量,而且需要快速的回應。

創新科技將如何進一步影響董事會?

人工智慧、區塊鏈、雲端應用等創新科技,將繼續改變資訊的產生、傳輸、使用和分析。

而創新科技將可協助董事會實現「資料導向式決策」(Data-Driven Decision Making,DDDM),避免仰賴經驗、直覺或偏見,而是透過人工智慧及數據分析做成決策。例如,透過人工智慧追蹤公司的資本配置情形,協助做成預算決策;又如,應用人工智慧審查產業新聞,辨識特定領域的新競爭者,協助確認技術發展方向。

創新科技的發展,可能會削減董事的豐富經驗對企業帶來的價值,同時,若未經培訓下應用創新科技,更加阻礙董事對資訊的理解及認知。

董事會的下一步

針對這些議題,如第一段所述,多數董事會尚未探討自身的數位轉型,然而,董事和管理階層雙方都有責任更主動的了解數位科技如何影響他們的權責。筆者歸納幾點建議:

  1. 建置專責工作小組,分析了解各種創新科技,審慎評估可能的風險和效益,尋求最符合應用於董事會需求的方案。

  2. 確定並導入適當的技術工具時,應建立完善的培訓機制,協助董事成員迅速掌握及應用。

  3. 制定數位資訊發布及傳送的準則,確保資訊量、資訊品質、審閱時間,協助董事有效地完成工作。

  4. 董事會與管理層協同合作,在導入新技術的過程中,應明確定義監督與決策之間的界限。

責任編輯:陳建鈞

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