因為新冠肺炎疫情的影響，從2月底開始，許多企業都陸續轉為在家工作（work from home）。我的團隊也不例外，從3月中就開始實行在家工作，到目前也快要一個月了。經過這段時間實際演練，我歸納出三點提高在家工作效率的方法，在此與大家交流分享。
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第一：建立多個討論群組，激發團隊溝通
在家工作期間，我會要求同事都要在Slack保持上線（綠燈）狀態。我們每天也會開設站立會議（daily standup meeting），讓大家分享今天的工作內容。我會請同事自己提出工作預計完成的時間，只能要在期限內做完就好。遠端工作需要彼此互信，而我們以任務為重，從不挑戰對方其餘的時間在做什麼事情。
另外，正式開始在家工作後，我們在Slack建立了許多小規模的對話群組。每當出現新的想法時，就會開啟對話群組，並拉入兩到三個同事一起討論。這樣的對話群組最好不要超過四人，才能讓責任集中。 不然參與者很容易覺得「沒我的事」，因此不加入討論。
第二：善用視訊會議，兼顧效率和創造力
確認了任務方向之後，同事們會開始各自蒐集素材、準備工作。但是，只要有事情是用10句文字無法解釋清楚的，我們一律開Zoom視訊，直接口頭討論、快速溝通。
視訊會議時，我們依然保持平常輕鬆的氣氛，有些同事會切換背景，彷彿在澎湖跨海大橋跟我們開會。玩耍一番後，大家心情會放鬆許多，討論工作內容時也會更有創造力。
第三：鼓勵分享，保持資訊公開透明
遠端工作很重要的一個環節就是「保持資訊公開透明」。在疫情爆發前，我們整個團隊都在台北辦公室，有任何事情只要一轉頭就可以馬上溝通。但是當轉成線上模式，如果不刻意維持即時同步，很容易出現資訊落差。
因此我們鼓勵同事多分享insights，例如當我看完營收報表，如果發現某個國家的表現不錯，就會簡單用文字、數字分享給其他成員。或是當某位同事做完A／B test之後，如果有了初步成果，也會馬上分享給其他人。特別需要留意的是，當你分享成果時，標題和關鍵字必須下得精準，未來想回頭查資料時才能輕鬆取得。
遠端工作的經典案例：Automattic
在遠端工作上，我非常推崇Automattic的工作模式。Automattic旗下擁有知名網站構建系統WordPress，在全球使用量排名第一，而且估值在2019年達到30億美元。特別的是，Automattic實施遠端辦公已經有15年歷史。
Automattic擁有1,100名員工，分布在全球75個國家，但這樣一間龐大的公司，卻沒有實體辦公室。也因為沒有辦公室，所以他們將省下來的租金回饋給員工。每位員工加入Automattic之後，都可以獲得2,000美元的津貼，來改善個人辦公環境。此外，Automattic也實行了公開透明精神，他們自行開發出P2系統，也就是公司內部資料庫。他們鼓勵員工將工作過程中的討論、決策和專案記錄下來，每個員工都可以查到任何你想知道的資料。
改變一定是痛苦的，而遠端工作的方法也需要不斷練習，才能持續進步。如果讀者們有好的建議也歡迎留言分享，一起交流！
責任編輯：陳建鈞
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