你也在家辦公了嗎？其實遠端工作沒有你想的那麼難|數位時代 BusinessNext

你也在家辦公了嗎？其實遠端工作沒有你想的那麼難

遠端辦公常被詬病效率不佳，但其實只要利用一些小訣竅，在家工作同樣也能很有效率。

第一：建立多個討論群組，激發團隊溝通

在家工作期間，我會要求同事都要在Slack保持上線（綠燈）狀態。我們每天也會開設站立會議（daily standup meeting），讓大家分享今天的工作內容。我會請同事自己提出工作預計完成的時間，只能要在期限內做完就好。遠端工作需要彼此互信，而我們以任務為重，從不挑戰對方其餘的時間在做什麼事情。

另外，正式開始在家工作後，我們在Slack建立了許多小規模的對話群組。每當出現新的想法時，就會開啟對話群組，並拉入兩到三個同事一起討論。這樣的對話群組最好不要超過四人，才能讓責任集中。 不然參與者很容易覺得「沒我的事」，因此不加入討論。

第二：善用視訊會議，兼顧效率和創造力

確認了任務方向之後，同事們會開始各自蒐集素材、準備工作。但是，只要有事情是用10句文字無法解釋清楚的，我們一律開Zoom視訊，直接口頭討論、快速溝通。

視訊會議時，我們依然保持平常輕鬆的氣氛，有些同事會切換背景，彷彿在澎湖跨海大橋跟我們開會。玩耍一番後，大家心情會放鬆許多，討論工作內容時也會更有創造力。

第三：鼓勵分享，保持資訊公開透明

遠端工作很重要的一個環節就是「保持資訊公開透明」。在疫情爆發前，我們整個團隊都在台北辦公室，有任何事情只要一轉頭就可以馬上溝通。但是當轉成線上模式，如果不刻意維持即時同步，很容易出現資訊落差。

因此我們鼓勵同事多分享insights，例如當我看完營收報表，如果發現某個國家的表現不錯，就會簡單用文字、數字分享給其他成員。或是當某位同事做完A／B test之後，如果有了初步成果，也會馬上分享給其他人。特別需要留意的是，當你分享成果時，標題和關鍵字必須下得精準，未來想回頭查資料時才能輕鬆取得。

遠端工作的經典案例：Automattic

在遠端工作上，我非常推崇Automattic的工作模式。Automattic旗下擁有知名網站構建系統WordPress，在全球使用量排名第一，而且估值在2019年達到30億美元。特別的是，Automattic實施遠端辦公已經有15年歷史。

Automattic擁有1,100名員工，分布在全球75個國家，但這樣一間龐大的公司，卻沒有實體辦公室。也因為沒有辦公室，所以他們將省下來的租金回饋給員工。每位員工加入Automattic之後，都可以獲得2,000美元的津貼，來改善個人辦公環境。此外，Automattic也實行了公開透明精神，他們自行開發出P2系統，也就是公司內部資料庫。他們鼓勵員工將工作過程中的討論、決策和專案記錄下來，每個員工都可以查到任何你想知道的資料。

改變一定是痛苦的，而遠端工作的方法也需要不斷練習，才能持續進步。如果讀者們有好的建議也歡迎留言分享，一起交流！

責任編輯：陳建鈞

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（觀點文章呈現多元意見，不代表《數位時代》的立場

企業高速成長，市場最先看見的是業務營收與市場排名的飆漲，但真正決定企業能走多遠的，往往是水面下看不見的IT與營運骨幹。

諾億保經就是一個經典案例。

2024年，諾億保經的全年保費規模約28億元，隔年直接翻被衝破60億，今年，更預計挑戰120億到150億大關，強勢躍居台灣前十大保經公司；業績快速成長的同時，諾億保經的組織配置也很精實：外勤業務團隊約500人，負責核保、行政與稽核的後勤單位卻僅約30人。

值得特別注意的是，隨著營收在短時間內翻倍，受到考驗的不只是業務能力，也包括後台系統、資訊設備、網路、資安，以及法遵與內控能否同步跟上。

諾億保經總經理賴柏翰直言：「客戶資料是諾億保經的核心資產，特別是我們以投資型保單為主力業務，對個人隱私與財務資訊的防護要求極高。」此外，隨著營運規模擴大，金管會對資訊安全與內控稽核的監管標準也隨之提高，必須重塑IT與資安體質以回應高速成長。

評估完自身資源後，諾億保經做了一個重要決定：不從零自建IT團隊，而是採取資訊外包模式，提供企業擴展所需的支援。

諾億保經總監張維倫表示：「我們需要合作夥伴提供完整支援，自由系統不僅具備金融產業經驗與深厚維運實力，還能提供一站式服務，因而雀屏中選。」由自由系統負責台北與台中辦公室的端點設備、儲存架構、網路與資安維運等工作。

診斷重於工具：先清查環境盲點，再談防禦升級

缺乏專職資訊人力的中小企業或快速成長型組織，很常陷入一個迷思：市場上出了什麼新工具、新架構，就急著導入；然而，自由系統的作法是先回歸營運本質：盤點現況。

在雙方正式簽約前，自由系統的顧問團隊便深入檢視諾億保經的既有環境，找到一個最急迫的營運隱患：內勤行政人員與外勤業務人員，竟在辦公室內共用同一套網路網段，這意味著外部裝置一旦連網中毒，極可能直接橫向感染存放敏感保單資料的內部系統，為降低風險，自由系統隨即協助諾億保經進行網段隔離與權限切割，在第一時間化解安全未爆彈。

這套「先釐清現況、確認優先級、消弭落差」的邏輯，也體現在資安合規的推進上。

自由系統服務顧問黃麒翰以ISO 27001認證輔導為例指出：「諾億的認證合規由專職顧問主導，但底層關鍵的端點偵測回應（EDR）、託管偵測回應（MDR）、防火牆規則、特權帳號管理及硬體資產盤點，全由自由系統提供技術支援。我們的目標是替企業建立完整的『環境可視性』（Visibility），讓風險一目了然。」

對諾億保經來說，資訊設備、網路與日常維運雖然是營運不可或缺的基礎，卻不是公司的核心業務，如果自行建立完整IT部門，不僅要負擔人力成本，也必須長期維持涵蓋網路、設備、資安與系統維運的專業能力；相較之下，將這些工作交給自由系統的專業團隊負責，諾億保經可以將時間與精力放在可直接創造營收的核心業務。

「與自由系統合作至今，我們不僅更好強化IT體質、順利補強合規缺口，也為接下來的AI應用打下穩健基礎。」張維倫如是說道。

從防守走向進攻：雲地協同架構，讓AI真正走入第一線

IT與資安基礎逐步穩定後，諾億保經開始將資源放到下一階段：如何利用AI提升業務與營運效率。

在業務端，諾億嘗試透過AI實現「保險情境遊戲化」。

賴柏翰指出，一般客戶很難體會重大疾病帶來的財務衝擊，與其單向說明「萬一罹癌怎麼辦」，不如透過AI模擬動態情境，讓客戶在虛擬人生中面臨關鍵決策；甚至，將台股加權指數、S&P 500走勢融入情境，模擬面臨資金缺口時，抵押借款或贖回投資將對個人資產產生何種實質影響，讓保險規畫轉化為主動的探索體驗。

同樣的邏輯也導入內部培訓與後勤自動化。

過去高度仰賴資深講師與紙本教材的訓練流程，被轉化為AI互動式推演，讓500位業務能在高度擬真的客戶抗拒或理財情境中反覆演練，大幅縮短新人上手週期。至於在行政方面，傳統業務助理得耗費大量時間進行分類、掃描、校對保單文件的繁瑣流程，也交由AI與自動化工具處理，助理僅需做最終核對與歸檔，使30人的後勤編制得以支撐暴增數倍的合規案件。

在AI探索的過程中，自由系統就像是諾億保經的IT團隊、協助評估與提供所需產品服務。

自由系統售前顧問劉威利強調：「金融保險業涉及大量機敏個資，絕不能盲目把所有資料拋上公有雲AI。」因此，自由系統協助諾億精準劃分「地端與雲端邊界」，例如，哪些非機敏資料可藉助雲端模型運算、哪些敏感核保數據必須保留在地端進行私有化推論，並協同評估相應的地端硬體算力與加密機制，讓創新應用不以犧牲資安為代價。

總的來說，從28億飆升至百億規模，諾億保經展現了一家新銳金融服務企業的高敏捷度；而自由系統則證明了託管服務（MSP）已不再只是被動的修電腦與顧網路，更是高速成長企業在架構選擇、資安風控與AI轉型路上，不可或缺的最佳夥伴。