我們前面講解了很多時間管理中目標拆解的方法，因為這是時間管理的源頭，如果目標沒有設定好，那麼就算有再多提升效率的技巧，也可能只是走在方向錯誤的路上。
但是當目標確定之後，當階段性的成果確定之後，接下來我們依然需要依靠一個一個任務的具體行動，來把這一個成果真正的完成。於是這就會面臨接下來的問題：「如果這個任務真的很困難、很複雜，我如何克服看到任務就不想做、不敢做、沒有時間做的拖延難題呢？」
接下來我們要做的，就是為具體要執行的任務，再進一步的拆解出立即可行的下一步行動清單。
編按：讀了很多時間管理的書，卻不知道如怎麼實踐，想執行但總是拖延不做？工作壓力大，但人生空虛、希望找回自己時間？覺得工作、家庭一團亂，生活沒目標，感覺總是瞎忙？
電腦玩物站長Esor在《時間管理的30道難題》寫下獨創時間管理技巧：從實戰面，翻轉你的時間管理習慣與方法，本摘選選其中「子彈行動清單」的《拆解下一步行動》，與讀者分享不是理想化管理，而是解決「拖延問題」的可行作法。
不是我們愛拖延，而是立即可完成的行動才能執行
舉個例子，如果說我們目前出現一個空檔，眼前有兩件事情可以選擇，一件事情是看一部電影，另外一件事情是寫一篇報告。你覺得大多數的人會選擇哪件事情來做呢？我相信很多朋友答案會是看一部電影。
或者起碼大多數朋友都會在心裡產生掙扎，我知道我應該要去寫一個報告，但還是忍不住選擇看電影，而這樣的選擇也會讓自己充滿罪惡感。就算選擇寫一個報告，也可能進度非常的緩慢。
但是我們其實不需要自責，面對困難任務的拖延，並不是我們太懶惰，而是本來就是要看到立即可完成的行動，才是好執行的行動，我們才會立即去做。
在這個例子中，看電影是一個只要坐在那邊兩個小時，就能夠看完一部電影，獲得一些收穫，這種事情會讓我們優先想要去執行。
但是寫一個報告，我們的想像往往是打開文件，文件一片空白，我的腦袋也是一片空白。這時候如果任務叫做「寫一個報告」，看起來就不像是一個立即可完成的行動，我又怎麼會選擇去做呢？然後就往往要等到時間非常緊迫的時候，多一點逼迫自己的壓力，我才會願意去執行，但那樣的時刻往往也是令人痛苦的時刻。
既然我們知道，人性就是喜歡做立即可完成的行動，有沒有可能我們用這樣的方法來設計任務，讓我們在那些有價值任務上相對不容易拖延呢？
困難步驟之前一定有簡單步驟 － 回推法
任何任務都不是一步就可以完成的，在達到完成結果之前，一定有很多「前一個步驟」必須要做。
我們就去拆解出前一個步驟，先去做前一個步驟，一定是一個比較簡單又立即可行的步驟。
例如我想要烘烤一個蛋糕，前一個步驟可能是需要準備食材原料，再前一個步驟是需要準備烘焙器材，再前一個步驟是需要建立蛋糕食譜，再前一個步驟是搜尋一個蛋糕食譜。
透過簡單的回推，其實我們就可以找到這個任務立即可行的下一步行動，以這個例子來說，就是「找到一篇想要試試看的蛋糕食譜」。
但是關鍵的問題在於，如果我前面沒有先把蛋糕食譜找到、沒有根據食譜去採買器具、沒有在前一天根據食譜備好原料。那麼等到週末，就算有一兩個小時的空檔，這個任務當下也是無法推進的！
於是他就會變成一個拖延的任務，因為沒有先做簡單的準備步驟，反而沒辦法一次跳到最後困難的完成步驟。
所以回推法的意思，就是回推任務需要的很多個準備行動，每個準備行動都是立即可做的，並且都會幫這個任務推進一點點成果。到時候在真正需要完成這個任務的時候，才會有足夠的時間，不拖延的把這個任務完成。
例如以前面的寫報告為例，回推準備行動，包含了列出大綱、收集腦袋中點子、準備案例，這些都是我們很難一口氣把這篇報告寫完的原因。但如果我們先採取前幾個立即可完成的行動，那份這個報告也將會在逐步推進中，變得愈來愈簡單。
困難成果可以是簡單成果的組合 － 切割法
「切割法」的關鍵，不是把任務硬拆成好幾次來做，例如不是說寫一篇文章要3小時，我就今天寫1小時，明天寫1小時，後天寫1小時，就能完成嗎？絕對不是這樣！
切割法的關鍵，是任何困難的任務一定是很多個成果的組合，我們要練習看出這個任務的組成結構，然後把每一個結構轉化成具體的步驟， 讓自己可以每一步推進一個小成果。
舉例來說，我現在要製作一份產品簡報，我可以很單純的把這個任務叫做「製作簡報」，期待自己能夠一口氣把它完成，但通常這會需要3、4個小時的時間。關鍵的問題在於，我們常常沒辦法在工作流程上一次空出3、4個小時的時間。於是這個任務就會變得難以開始。
但是如果我們可以切割這一個簡報任務的結構：
● 完成簡報的大綱 ● 完成簡報要解決的關鍵問題研究 ● 完成這個關鍵問題的關鍵解答設計 ● 完成簡報的版型 ● 完成簡報需要的圖表 ● 完成把上述內容整合成一份簡報與修正 ● 完成簡報的口頭演練
這些是一個簡報任務大成果，可以切割的小成果結構，而每一個「小成果」都可以變成一個獨立的步驟，並且每一個小成果步驟先執行哪一個都有可能。
每個步驟都可以獨立執行，於是我們可以開始利用分段時間去推進這一個任務，但不是那種強硬、草率的分段，而是每一個分段都真正推進一些具體的小成果。
困難任務不會只有一種實現方法 － 替代法
很多時候我們設計好的任務行動，沒辦法如預期的執行，是因為環境外力給我們的限制實在太多了。
這時候我們可以嘗試利用「替代法」，來讓一個我們想要推進的任務，無論什麼情況都有辦法繼續推進。
例如我現在為自己設定了一個任務，就是每天都需要做運動。我為這個任務拆解了一個最理想的行動：每天早上5點起床，我就可以開車去田徑場運動，還能夠回家梳洗完並準時7點出門上班。
這個行動沒有好壞，但是如果這個任務只設定這一種行動的時候，一旦5點鬧鐘響起，不小心太累按掉鬧鐘，我心裡就會想：「今天失敗了，必須放棄這個任務」。而有太多外在因素會干擾這個單一的行動選擇，最後這個每天需要運動的任務，就會變成一直拖延。
但是，每天需要運動這個任務，難道只有5點起床去晨跑的這個理想化行動嗎？ 我自己會這樣設計：
● 任務：每天需要運動。
● 替代行動：
- 5點起床到田徑場晨跑。
- 5點30起床到社區公園慢跑。
- 6點起床在社群走廊快走。
- 早上沒時間，晚上在家用運動App健身。
一個有效的任務行動清單設計，應該是為了達成同一個任務，可以有多種選擇的行動，可以做最理想化的行動很好，不能做到時，也有同樣可以推進任務的行動選擇。
當我可以為一個任務拆解出可以替代的行動清單，帶來的最大好處就是沒有拖延的藉口了。因為A行動不可行，可以採取B行動，無論採取哪一個行動，這個任務都在逐步的推進！
拆解下一步行動的簡單練習：任何時候都能採取行動
當我們面對一個困難任務，這時候克服拖延的技巧就是為他設計「立即可行的下一步行動」。
● 回推法：困難步驟之前一定有簡單步驟 ● 切割法：困難成果可以是簡單成果的組合 ● 替代法：困難任務不會只有一種實現方法
這樣列出的「子彈行動清單」帶來什麼好處？
● 知道應該先做什麼準備行動，才不會等到任務真正要完成時，準備行動都還沒做好，當然無法有時間把它完成。 ● 把大任務拆解成立即可行的一個一個下一步行動，就可以更有彈性的掌控時間，不需要大段時間才能執行任務，可以在很多分段空檔推進任務。 ● 設計可替代的行動，那麼無論環境如何改變，出現什麼意外，我們會有更多的選擇繼續推進任務。
本文授權轉載、摘錄自《時間管理的30道難題》，第3章〈子彈行動力〉p.95-p.103，創意市集出版。
責任編輯：張庭銉
