花最多時間美化PPT?一張表教你最全簡報設計流程,下次會議別再放錯重點

2020.08.14 by
少數派
少數派 查看更多文章

高品質數位生活指南。少數派幫你更好地運用數位產品或科學方法,提升你的工作效率和生活品質。

花最多時間美化PPT?一張表教你最全簡報設計流程,下次會議別再放錯重點
shutterstock
無論是學生報告、老師教學、職場工作需求等,只要是需要搭配上台解說的場合,大多都會使用PPT作輔助工具,而操作過程則需要注意哪些細節?

今天,我想系統地聊一下簡報(演示)設計。

如果你在意所謂的「乾貨」,那可以直接收藏下面這張圖:

少數派

當然,如果想要理解每一部分究竟是怎麼回事,建議閱讀全文。

內容很長,一共3,000多字,是一套系統性思考。

引言

很多人說想學PPT,核心訴求是學習PPT技能,也就是操作。這無可厚非,畢竟PowerPoint是一個軟體,軟體的門檻便是操作。

而這其實也是最容易的部分:隨便買一本書,照著裡面的內容練習一遍,基本可以掌握得七七八八。即使很多東西記不住,大概知道功能叫什麼,日後上網一查大概就能解決。

只要能馬上搜索到答案的,都不會是大問題。那大問題是什麼?大問題是它的前因後果。就像我們要理解自己現在為什麼迷茫。

要真正解決這個問題,必須回溯自己的過往,找到一路的軌跡,然後發現自己為什麼成為現在的自己的動因,繼而便了解清楚導致迷茫的核心關鍵點。

PPT也是如此。

對大多數人來說:PPT是用來輔助簡報的

這是它存在的價值——很像廢話對吧?但是,這句話的資訊量其實有很多。

一、PPT是用來輔助簡報,但演示輔助並非只有PPT

這裡有兩個觀點:

  1. 任何工具存在的價值,都是用來解決問題的。
  2. 解決問題的,永遠不只有一個工具。如果覺得沒有,那是因為還沒有找到。
少數派

其實如果接觸多了,你會發現,還有很多工具可以輔助簡報,比如思維導圖、手繪、影音,甚至只是幾張紙。

它們提供的都是線索,幫助簡報者傳遞資訊。

二、PPT只是輔助,重要的是背後的內容

很多人會沉醉於PPT設計上,喜歡去研究最炫酷的效果。如果你的場景是發布會、晚會,那無可厚非。但是,如果是匯報、演講,那很容易就本末倒置。

因為聽眾過來的目的,不是為了看那幾個動畫,而是看動畫裡面的內容。如果內容不行,那就只是浪費他人的時間。

三、既然是輔助簡報,那麼時間就應該更多花在簡報設計上

這句話看起來很繞對吧。

PPT設計只是簡報設計中的一環。它做得好肯定會帶來整體效果的提升,但整體效果的提升不只是關於它。

還有哪些呢?

1、你的表達

是的,PPT再好,你說得語無倫次、邏輯不通,那也只是徒勞。

2、你的架構

這背後就是體驗設計的內容。它又要分兩個場景:

  • 如果是工作匯報,那麼亮明觀點、繼而闡述內容的「金字塔結構」,是最穩妥的架構。
  • 如果是公眾演講,那麼就需要考慮:故事引入、觀點亮出、舉例論證、情緒高潮和引起思考。

3、你的技巧

在傳遞資訊時,不同的技巧可以帶來不同的體驗。比如金句,讓人醍醐灌頂;比如幽默,讓人意外驚喜。

理解了以上內容後,我們重新來看演示設計,便會有一個不同的視角。

也基於此,我們可以重新分配一次演示設計的時間安排。

簡報設計全流程

少數派

如果看了上圖,你便可以看出,PPT設計(美化)這件事,其實只佔全流程中不到30%的時間。更多的,則是內容生產和邏輯梳理。

好了,我們一步步來。

第一步:準備初稿

永遠不要想着一開始就打開PowerPoint ,一鼓作氣,一步到位,這不現實。

現實是,先明確演示目標。

1、明確演示目標

先問三個問題:

(1.)聽眾是誰?

這解決的是整體風格問題。

  • 如果是主管,那最好是嚴肅認真;
  • 如果是新員工,那可以考慮活潑有趣;
  • 如果是同級,那最好多點乾貨、不要來虛的。

    (2.)我要傳遞什麼資訊?核心資訊是什麼?

這解決的是主題問題。在大多數場景下,他人能留下的資訊就那麼三四點,所以我們需要明確重點。最關鍵的篇幅大一點,其次的點到即止即可。

(3.)這個匯報在什麼場景下展示?是演講場景還是工作匯報場景?

這解決的是邏輯問題。

  • 如果是演講,那就要考慮「矛盾導入」、「發現問題」、「分析問題」、「解決問題」的邏輯。
  • 如果是工作匯報,那就要考慮「結論先行」、「論據補充」的「金字塔邏輯」。

把這三個問題想清楚後,整個演示設計的「風格」、「邏輯」、「重點」都十分清晰了。接下來,我們便需要整理思路。

2、整理思路

在這個階段,我們可以從兩個維度來展開:

  • 過往案例。例如年度工作匯報,前幾年肯定也做過,那找到它們,作為參考。
  • 其他企業案例。要實現差異化,肯定不能照搬去年的,那可以看看其他企業的相關案例,取其精華,作為輸入。

除此之外,還可以考慮跟領導溝通,和同事頭腦風暴。

3、確定大致提綱

有了大概的思路後,可以考慮把提綱畫好,並明確清楚哪些素材有了,哪些素材還欠缺。

少數派

4、準備數據、案例和知識

基於提綱,補充相應的數據、案例和知識。

數據和案例好理解,這個「知識」又是什麼?

對於大多數匯報,我們都習慣於有一說一——但是,總感覺缺乏高度。

這時候,可以考慮找到一些相關領域的專業知識,用它來提綱挈領,整體便有了高度。

例如,在做一個策劃的複盤分享時,如果只是把流程重述,大家會覺得「也就那樣」。這時候可以考慮用「認知升級」「體驗升級」來貫穿始終,這便有了體系感。

5、準備「粗版」PPT/講稿

到這一步,才正式開始準備簡報材料了。但也謹記!千萬不要抱著「完美」的態度來行動,直接把既有的材料先丟進去即可,不難看出即可。

這有兩個原因:

之後大改的可能性存在。

避免糾結在某頁的美化上,拖延了進度。

第二步:溝通並修正

有了大致的內容後,這時候便可以去與主管(同事)溝通了。

為什麼現在才溝通?

因為帶著方案去,比空手去會更尊重他人(也更有效率)。畢竟空對空的時候,就是讓主管做問答題,對方壓力大,也很難有耐心。

少數派

類似的就像點菜。你問朋友想吃什麼,對方肯定是「隨便啦」、「額……」。但如果拿著一個菜單問他怎麼樣,他馬上就會說「要不來個辣菜?」「這個最近吃不了」。

在溝通前,自己也要適當審查三個方面的內容:

  • 有沒有敏感資訊?比如不太適合分享的機密。
  • 有沒有不合適的內容?比如比喻用得不恰當。
  • 核心目標是否清晰?比如非重點內容佔比過大。

也正是因為此時的修改可能性大,所以第一步的「初稿」環節要盡量快,不要糾結。

溝通完成後,馬上進行修改。

第三步:校稿和美化

當內容層面沒有大問題後,這時候就可以考慮校稿和美化了。

校稿最好交給另一位同事來做,因為自己寫的東西,很難看出問題。

美化的話,有兩個小建議:

(1.)封面和開頭幾頁一定要美

人有一種「聚光燈效應」,一旦覺得你不錯後,之後會不斷驗證你的不錯;反之,則會找更多你不行的理由。所以,開頭一定要讓人覺得不錯。

(2.)重點內容要美

這個好說,畢竟是要傳遞的核心資訊。而且,這也是聽眾最容易拍照留存的部分。

第四步:展示準備

簡報文稿設計好後,並不意味著簡報設計做好了。接下來還有一系列工作要完成:

1、設計包袱

這點主要針對的是演講。畢竟演講場合觀眾的「愉悅訴求」佔比更高,我們需要設計體驗感。

一般來說,可以考慮:

  • 互動:比如有的部分先拋出問題,隨機抽取一位前排觀眾回答;或者給出選擇題,讓大家舉手回答(同意的請舉手)。
  • 影音:如果有相關的影音,請一定要用!特別是放在演講中途。它有兩個好處:其一是吸引注意力,其二是給自己整理思路和節奏的空間。
  • 幽默:設計一些出其不意的梗,讓大家的神經舒張。

2、排練三次

這是個人給自己的要求。任何簡報或匯報,提前都要準備三次:

  • 第一次是看著完整材料準備,主要是熟悉全部內容。
  • 第二次是看著框架準備,保證大體脈絡清晰。
  • 第三次是臨場前準備(什麼都不看),主要是讓自己安心。

3、印出文稿

同時列印兩份:摘要版和完整版。

摘要版可以是思維導圖,也可以是目錄。拿著它,無論出現什麼問題,都心中有數(後面還有多少)。

有人可能會說,電腦上有簡報者模式啊!但是,有的電腦真的還放不出來。

完整版則是為了給他人,比如領導。

4、提前準備

最後就是盡量提前到達簡報場地:

  • 複製文件
  • 測試裝置
  • 現場走位

現場走位很有必要,特別是演講。大概知道什麼時候站在舞台中央鞠躬,哪裡不會被投影的光閃瞎雙眼。

你看,這就是全流程,PPT設計只是其中一環,更多的是邏輯梳理、素材整理、技巧設計和開場準備。

總結

總結都在這張圖裡:

少數派

最後,我想回歸到最初的問題:很多人說想學PPT,那學習的到底應該是什麼?

  • PPT的技能肯定是基礎,但不是全部。
  • 邏輯思維能力很重要,它決定了內容的安排。
  • 講故事的能力也需要,因為它決定了愉悅程度。
  • 溝通能力必須要有,因為大多數PPT都需要與領導確認、與同事合作。
  • 專案管理的意識要有,幾個時間節點必須把控到,例如「初稿完成」「領導確認」。

這看起來會有點頭大對吧?但是,難走的路,才能走出競爭力。

責任編輯:林芳如、蕭閔云

本文授權轉載自:少數派

延伸閱讀

每日精選科技圈重要消息