你的工作是否無可取代?一流菁英的高產出法則,別讓公司KPI定義你的價值

2021.02.13 by
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你的工作是否無可取代?一流菁英的高產出法則,別讓公司KPI定義你的價值
pixabay
把事情做對、做對的事,你擅長哪種?一流菁英的高產出法則:設定目標時,先自問「我能貢獻什麼?」以評估自己的工作價值。

管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)在《杜拉克談高效能的5個習慣》提及一個故事,一家美國大型商業銀行的經紀部門,工作內容是代理企業證券的轉讓和登記,收取服務費獲利,整體還算賺錢,沒出什麼差錯,卻也沒什麼突破表現。

直到新任副總裁到職,一切才有了轉機。他一上任不是盯緊例行事務或業務開發,而是問:「經紀部門可以有什麼貢獻?」事實上,經紀部門接觸的客戶都是企業的高階財務主管,這些人掌握採購決策大權。換句話說,經紀部門可以藉此推銷銀行的其他服務,成為銀行的行銷部隊,為自己創造價值,也為銀行帶來更高的業績。

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杜拉克解釋,透過自問「 我可以貢獻什麼? 」一方面避免追求錯誤的目標,一方面擴大能提供的價值。從上述例子來看,經紀部門對於自己能產生的成果缺乏新的想像,成績當然也就不上不下。因此,想要達到高效能,得先定義你的工作。

問問自己「你的工作是否無可取代?」

一般來說,組織的關鍵產出都很明確,舉例來說,企業產出就是和銷售額或利潤有關的經濟成果、醫院的產出就是治療疾病和安撫病人等。

但有時候我們會被原本的工作框架限制,習慣用舊方法做事,無法更宏觀地評估自己的價值。就像開頭的案例,只知道做代理的行政工作,忘了還可以運用手上客戶的聯繫方式,做更進一步的顧客經營。

因此,高產出人士在設定目標時,可以自問「我能貢獻什麼?」,評估自己的工作價值。

《一流菁英的77個最強工作法》指出,想要做到讓主管、公司超乎期待的結果,一個大原則是做超出薪水與職位的工作,又細分為以下5個指標:

  1. 做的事情是否比領到的薪水還多?
  2. 做的工作是否超過目前的職位內容?
  3. 沒有你就無法完成的工作有多少?
  4. 你為組織帶來什麼改變?留下多少資產?
  5. 同樣薪水能找到做相同工作的人才嗎?

試想,「看起來像是有在做事,不在好像也不會有什麼關係」的員工,和「只要一離職,很多專案就會停擺,日常工作也沒辦法進行」的人相比,顯然會被認為做事更有效率,升遷、加薪的機會自然大幅增加。必須注意的是,如果所有的工作都是上頭指派,即使你把工作做好,功勞也會被分派任務得宜的上司拿走。另一方面,被交辦的工作也可能是你不擅長或不喜歡,很難做得更好。

你該思考的是,如何「自主」成為業務或專案的起點,如同勵志演說家賽門.西奈克(Simon Sinek)所提出的黃金圈法則(Golden Cycle),找出自己的興趣、發揮才能,才會產生責任感,督促自己往上爬。

想把事情做好設定可量化的指標,定期檢查達成率

設定一個大方向、大目標之後,還得拆分成小項目,逐步執行、提高達成率。關鍵績效指標(KPI,key performance indicator)雖老生常談,卻是評估個人效率最快、最簡單的標準。

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《效率決定競爭力》指出,企業將營運目標經過統計、分析後,拆解為各部門、個人可執行的任務,其中必須包含明確的數字,稱為關鍵績效指標。比如,產品的良率、每年開發新品的數量、每月的銷售額等。杜拉克比喻,如果企業是一架飛機,關鍵績效指標就像儀表板,第一時間提供最正確的駕駛資訊,確保機師(員工)飛行在軌道上。

一個好的關鍵績效指標,須符合「SMART原則」:
- 具體化(S,specific) 。清楚列出具體且重要的工作事項或內容,切忌模糊、籠統的雜事。例如,比起拜訪客戶,拜訪A公司的客戶相對具體。

  • 可量化(M,measurable) 。盡可能以數字描述工作產出,如一周拜訪3位客戶,而不只是拜訪客戶。

  • 可實現(A,attainable) 。無論是遙不可及或輕鬆達成的目標,都屬於無效目標,例如一周拜訪一位客戶就是「不痛不癢」的目標。

  • 關聯性(R,relevant) 。個人或部門的目標必須與公司的營運目標密切相關,而非考量私利。例如隨著公司主力開發項目變動,應開發新廠商,而不是固守舊客戶。

  • 時效性(T,time bound) 。依照組織進度,設定完成目標的期限,以時間壓力迫使自己往前推進。像是設定1月10日前完成客戶資料建檔。

《效率決定競爭力》裡寫到,王品集團創辦人戴勝益強調,當數字管理公開透明,公司上下的目標一致,才能夠齊心向前。以王品評估開發新品牌來說,須通過3個標準,分別是能做到5億元市場、能開到20間分店、能有1成以上的獲利;通過初步評估,實際營運則根據「 一五一方程式 」,即每投資1,000萬元,第一年要有5,000萬元營收、1,000萬元獲利。

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快速做出初步成果,留時間給二次校正

當然,比起設目標,確實執行是更大的挑戰。《最高學以致用法》作者、精神科醫師樺澤紫苑提到,人常因為惰性,無法堅持導致失敗。

樺澤提醒,就算你拚命努力,用意志力約束自己,最後的結果時常不如所願;想讓自己的動力更持久,不如想辦法刺激大腦分泌多巴胺,多巴胺好比興奮劑,愈多愈能感到快樂,大腦會想做讓自己開心的行動。

最易實行的方法是記錄結果,一旦做出成果就犒賞自己 。樺澤建議每天做紀錄,規定一個固定時間,每天確認成果,大腦看著一天一天離目標愈來愈近,就能夠持續分泌多巴胺。當你完成一個中程目標時,試著犒賞自己,來場期待已久的小旅行、觀望很久的套書等,維持愉快心情,大腦就會被制約成「每完成一個目標就會有獎賞」的機制,更容易堅持。

另一方面,以找資料、做報告為例,不少人一開始都以「100分」為目標,以至於遲遲無法開始,等到期限將至才匆匆完成,壓縮到修改時間,反而交出不夠滿意的作品。樺澤觀察,大部分的人投注80%的時間一口氣完成,剩不到20%的時間修改;最好的比例應該是5:5,也就是 初步完成與琢磨修改的時間各占一半,全部完成再透過充裕時間的修正,才能提升結果的品質

責任編輯:文潔琳、蕭閔云

本文授權轉載自:經理人

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