12款遠端辦公實用工具,視訊會議、專案管理、待辦提醒⋯好用App一次推薦
12款遠端辦公實用工具,視訊會議、專案管理、待辦提醒⋯好用App一次推薦

對於不習慣遠端工作的組織或個人來說,無論是開會討論、檔案存取、溝通協調,甚至一般同事間的社交,都會產生溝通或合作上的落差。我們整理出4大類、12種工具,幫助你遠端工作更有效率。

專案管理工具

Trello:工作「可視化」,一眼掌握進度

Trello以「區塊」的方式區別任務種類,初次使用Trello,可先創建團隊,再進一步建立「討論版」,比方說,團隊名為行銷部,討論版包含雜誌行銷方案、影音產品推廣方案。每一個討論版內,內建一連串清單,用戶可依時間軸分類,像是未完成、進行中、已完成、待處理等狀態,成員都可以隨意拖曳、新增工作事項,即便不能面對面討論,也可以清楚掌握進度。

Asana:身兼數職時,可多視角檢視任務

Asana與Trello的使用方式大致相同,一樣可以依照專案需求,建立任務、子任務等多個層級、上傳檔案、插入圖片,並設定單一任務的開始及截止時間、負責人等基本資訊。

較特別的是,如果同時參與多個專案,可切換成行事曆模式,以同個時間點、不同角色任務的角度,在統一的看板檢視所有工作進度,幫助自己釐清先後順序,管理專案更加便利。

溝通協作平台

Slack:應用彈性高,可串接百種程式

Slack是款彈性度高的通訊軟體,使用者可自由串聯上百種應用程式,像是Google Drive、Zoom、Microsoft OneDrive等等,整合各種App應用軟體,不須為了切換頁面感到苦惱。最為人稱道的功能是,Slack能夠針對單一訊息回應,讓每一條訊息都成為一個討論區,避免議題被不相關的內容影響。

Microsoft Teams:整合協作平台,視訊會議一鍵開

習慣Microsoft 365介面的個人或企業,使用Microsoft Teams更加得心應手,不管是雲端文件存取、檔案分享、會議通知、日曆提醒、任務分工等溝通協作,都整合在一個平台內。

和Slack相同,用戶可利用標籤功能,將對話和文件妥善分類,便於查找。較特別的是,Microsoft Teams也支援線上會議,且無須開啟額外的連結或軟體,平台內就能直接進行視訊會議。

JANDI:支援中文系統,介面簡單好上手

相對於Slack聚焦歐美地區的用戶,JANDI則將重心放在亞洲使用者,因此,產品一推出就支援繁中、簡中、日文、韓文和英文等5種語言。

另外,Slack最大的優勢為串接上百種應用程式,符合歐美公司使用多種協作工具的習慣。JANDI則將串接簡化成幾個亞洲企業較常用的軟體,包含Dropbox、Google Calendar、Trello等,讓使用介面更加清爽、上手。

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圖/ JANDI Taiwan

視訊會議軟體

Zoom:17座數據中心,跨國視訊不斷線

Zoom在全球17個重點城市設立數據中心,連線相對穩定,而且不須額外下載軟體,只要主持人註冊帳號,將連結和密碼傳送給與會者,就可以直接加入會議。

針對視訊背景雜亂、早起蓬頭垢面的狀況,Zoom還提供虛擬背景和美肌的功能。不過,Zoom去(2020)年一度傳出資安疑慮,例如用戶個資外洩等隱憂,採用前須再三評估。

Cisco Webex:開啟個人會議室,隨時找得到人

Cisco Webex透過email邀請與會者參加會議,可發起兩種會議形式,第一是個人會議室,有固定網址和代碼,知道代碼的人能夠隨時加入,適合密切合作的團隊,或像是客服人員要線上待命;第二是排定會議,與會者於約定時間加入會議。主持人可進行多方控管,像是關掉某個人的鏡頭、將某個人移至「大廳」,等待允許加入等等。

Google Meet(原名Google Hangouts):行事曆、工作同步,不再忘東忘西

假設組織採用G Suite系列工具,像是Gmail、Google Calendar等,Google Meet 將成為首選視訊軟體。當主持人以email發出會議通知,行事曆自動註記,時間一到跳出通知,就直接開始會議。另外,會議的對話內容、照片,會自動備份到Gmail的「即時通訊紀錄」和Google相簿,方便日後查找、整合資料。

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圖/ Google

效率及社交工具

Cold Turkey Blocker:虛擬夥伴監督,禁止登入分心網站

在家工作,少了同事激勵、主管督促,容易分心,一下滑臉書(Facebook)、一下點開YouTube,一轉眼虛度大半時間。想要專心工作,可以在Cold Turkey Blocker上設定某個時段禁用的網站和應用程式。此時若連上禁用網站,Cold Turkey Blocker會用名人勵志小語遮蔽,鼓勵你回到工作上。

Focusmate:與「臨時同事」彼此督促,工作更有動力

如果禁止網站還是無法讓你專心,試試與陌生人一起工作。Focusmate以50分鐘工作、10分鐘休息為循環,在你預計的工作時間內,配對一位「臨時同事」,一起視訊工作。登入Focusmate、填完基本資料,接下來會進入行事曆介面,你可以自由加入他人或創建自己的工作時間。

iDoneThis:公開待辦事項,讓老闆、同事監督你

iDoneThis是一款生產力工具,類似於待辦清單。用戶將今日的預計目標與工作進度更新在平台上;除了工作者本人,主管也可以新增任務在負責人的工作清單上。如果當天的目標未達成,將會自動順延到隔天,員工與老闆在下班前,都能夠清楚得知工作成果,調整排程。

Donut:線上配對同事,定時聊天、抒發壓力

Donut是Slack投資的新創公司,透過Slack隨機配對不認識的同事,一起上線聊天、喝咖啡,系統會幫你設定好開場白,讓彼此不尷尬。Donut還有個有趣功能,不時抽出幾名幸運兒,和執行長喝咖啡。在現下不少企業採用雲端工作的時機,彌補平常同事間閒話家常、茶水間聊是非的社交活動。

本文授權轉載自:經理人

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責任編輯:郭昱彣、蕭閔云

關鍵字: #遠距辦公
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AI貫穿保險價值鏈、提升用戶體驗,國泰重新定義保險科技
AI貫穿保險價值鏈、提升用戶體驗,國泰重新定義保險科技

國泰未來保險體驗日(Cathay InsurX Day)是國泰金控攜手國泰人壽、國泰產險,所舉辦的台灣金融業首場以保險科技為主軸的產業盛會,打造產壽險對話平台,從台灣保險產業特性出發,以技術 + 場景 + 人性三大視角,重新定義台灣的保險科技。

國泰金控資深副總經理孫至德在開場致詞中,特別提到根據國泰多年的觀察,發現客戶需要的是數位結合實體的保險體驗,因此我們希望結合數位平台與業務員能力找到新的經營模式,同時運用科技讓體驗變得更方便、透明。國泰金控副總經理林佳穎也分享,國泰持續透過場景金融、數位體驗、AI賦能三大關鍵做法,期待能成為「以金融為核心的科技公司」。她強調,保險業不是單打獨鬥,需要更多跨域協作,面對充滿挑戰的未來,「我們更要Run Faster,Better Together」,才能在挑戰中找到新機會。

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圖/ 國泰金控

過去,保險業的數位轉型多聚焦在「流程更快速」與「服務更便捷」等領域,但在生成式人工智慧(GenAI)與代理式人工智慧(Agentic AI)技術崛起後,國泰金控旗下國泰人壽與國泰產險勇於嘗試、將AI全面滲透核心業務流程,讓 AI 不再只是單點輔助,而是貫穿保險價值鏈、提升用戶體驗的關鍵。

以 AI 重塑保險全流程:國壽以 Agentic AI 提升體驗與效率

「我們的目標是以 AI 重塑保險全流程應用。」國泰人壽數據暨人工智慧發展部協理莊淑儀以理賠流程為例解釋,國泰人壽早在許多年前就透過數位與 AI 等技術協助理賠同仁加快服務與受理、登打、派件與審理的速度,例如,以 OCR(光學字元辨識)醫療文件擷取與 ICD(國際疾病分類)/手術選碼優化登打效率、以 CRSS(理賠風險識別系統)風險分級識別理賠浮濫與詐欺等高風險案件並將之派送給可以審理的同事,以及透過智能工作台與 AI 骨折判讀加快與優化審理流程等。然而,保險陪伴客戶的時間是很長的,隨著保戶年齡逐漸提高,再加上超高齡社會來臨,理賠案件數量持續攀升,需要更多 AI 與自動化強化效率與正確性。

國泰人壽的做法是在既有的 AI 基礎上,加入GenAI 與Agentic AI等技術,以 AI全面升級理賠流程。首先是以「DocAI Agent」突破傳統 OCR 覆蓋率低與高維運成本的限制,僅需一個月調校,即能快速適配不同醫院表單,維持原本的正確率並將覆蓋率由50%提升至近100%,大幅縮短登打時間。其次是透過「Abnormal Agent」打造圖形資料庫(Graph DB)建立理賠關係網,快速標示高風險關係案件提供判斷依據及建議後續的應對方式,加速理賠人員的決策。最後是藉由「Review Assistant Agent」協助整理病歷、醫療單據、診斷證明…等複雜且可能甚至上百頁的文件,並快速歸納出重點,幫助理賠人員快速找到關鍵資訊進行交叉查證,大幅節省審理時間。

莊淑儀指出,光是理賠流程,國泰人壽已打造30個以上的AI Agents,目標是協助理賠人員化繁為簡、更快完成相關工作。在善用科技提升流程體驗的思維下,國泰人壽沒有特別打造額外的AI平台,而是將AI Agent整合至現有理賠流程各個環節,讓同仁們可以在一個介面完成所有工作,兼顧便捷、好上手與效率提升。

除了理賠,國泰人壽也將 AI 應用延伸至商品知識管理,打造業務員的行動智慧助手,從保障缺口判斷、個人化商品推薦到業務員智能對練等流程,都有AI Agent協助提高同仁效率,讓客戶的保險體驗更便利且完善。舉例來說,隨著保險商品高度複雜化,國泰人壽推出「商品知識助理」,協助業務人員快速查詢 3,000 多檔的商品保單條款及規範、醫療行為理賠項目,幫助業務員更快速採取行動,也能將時間與心力投入在更有價值的保戶互動與服務。

「我們不會為了 AI 而 AI,而是建置AI Agent 生態圈,高度整合與重塑理賠、商品服務等核心流程,藉此提升用戶體驗與營運效率。」莊淑儀進一步解釋,國泰人壽不會單純以投資報酬率(ROI)評估AI成效,將以風險控管、流程優化、員工效率與客戶體驗四個構面衡量 AI 對公司影響的廣度、深度和商業價值,並勇於在新的商業模式上進行嘗試,確保每一次的 AI 投入都能為國泰帶來有意義、有實質效益的進步。

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圖/ 國泰金控

從數據到智能,國泰產險以AI強化核心競爭力

國泰產險同樣積極透過數據與AI極大化競爭優勢。國泰產險督導吳香妮指出,面對火災、地震、颱風等難以預測的風險,需要數據與AI驅動的產險保護傘填補損害,把衝擊降到最低,讓生活、經濟與社會能持續穩定運轉。在具體實務上,國泰產險是從「Enrich加值服務」、「Enhance AI輔助風險決策」,以及「Empower生成式AI賦能」這三個面向切入。

台灣交通事故逐年攀升、平均1天發生1,100件交通事故,其中,大車事故發生率是小車的2.2倍,致死率比起小車高達6倍等現況後,國泰產險開始思考,除了提供大車事故後的理賠支援,還可以從事前提供哪些服務?也因此催生了業界首創的「CarTech智能車險加值服務」,透過跟運輸業者與學校等單位的合作,針對車險承保前、中、後提供相應的風險辨識、預警與防治等加值服務。國泰產險與陽明交通大學合作建立全台首個「運輸業者健檢」流程,透過駕駛行為及行車環境等多元數據建置AI模型,即時洞悉駕駛行為及風險分析,並提供運輸業者客製化的風險改善建議,實踐以數據及AI優化損害防阻。吳香妮強調,我們的目標是不僅提供理賠,更要守護客戶,提供超越價格的價值服務。

產險的核心業務之一是再保險,國泰產險的作法是運用AI及數據,化被動為主動,以AI輔助風險決策。過去再保險業務仰賴經驗法則、手動整理資料與透過國際再保險公司提供既有方案,現在則透過數據與AI驅動,主動精準拆解業務目標,以28項風險因子預測風險發生機率與損失金額,自動輸出並比較多種方案,從中探索最適合的再保險規劃。

國泰產險也將AI導入內部流程,解決長期困擾員工的報告製作痛點,包含資料查找費時、人工編寫品質不一、專業術語翻譯困難等。透過一鍵生成報告服務的三個GenAI模組,為員工省下6到7成的手動作業時間,將時間與精力聚焦在更具策略價值的工作,以新世代人機智慧協作模式提升效率與創造嶄新競爭力。

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圖/ 國泰金控

從國泰人壽與國泰產險的實作,可以清楚看到:對國泰而言,AI不僅是新技術導入,更是保險價值鏈全面進化的核心動能,將以數據與AI驅動服務實踐用戶體驗的優化,持續引領台灣保險科技體驗走向新世代。

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