12款遠端辦公實用工具，視訊會議、專案管理、待辦提醒⋯好用App一次推薦|數位時代 BusinessNext

對於不習慣遠端工作的組織或個人來說，無論是開會討論、檔案存取、溝通協調，甚至一般同事間的社交，都會產生溝通或合作上的落差。我們整理出4大類、12種工具，幫助你遠端工作更有效率。

專案管理工具

Trello：工作「可視化」，一眼掌握進度

Trello以「區塊」的方式區別任務種類，初次使用Trello，可先創建團隊，再進一步建立「討論版」，比方說，團隊名為行銷部，討論版包含雜誌行銷方案、影音產品推廣方案。每一個討論版內，內建一連串清單，用戶可依時間軸分類，像是未完成、進行中、已完成、待處理等狀態，成員都可以隨意拖曳、新增工作事項，即便不能面對面討論，也可以清楚掌握進度。

Asana：身兼數職時，可多視角檢視任務

Asana與Trello的使用方式大致相同，一樣可以依照專案需求，建立任務、子任務等多個層級、上傳檔案、插入圖片，並設定單一任務的開始及截止時間、負責人等基本資訊。

較特別的是，如果同時參與多個專案，可切換成行事曆模式，以同個時間點、不同角色任務的角度，在統一的看板檢視所有工作進度，幫助自己釐清先後順序，管理專案更加便利。

溝通協作平台

Slack：應用彈性高，可串接百種程式

Slack是款彈性度高的通訊軟體，使用者可自由串聯上百種應用程式，像是Google Drive、Zoom、Microsoft OneDrive等等，整合各種App應用軟體，不須為了切換頁面感到苦惱。最為人稱道的功能是，Slack能夠針對單一訊息回應，讓每一條訊息都成為一個討論區，避免議題被不相關的內容影響。

Microsoft Teams：整合協作平台，視訊會議一鍵開

習慣Microsoft 365介面的個人或企業，使用Microsoft Teams更加得心應手，不管是雲端文件存取、檔案分享、會議通知、日曆提醒、任務分工等溝通協作，都整合在一個平台內。

和Slack相同，用戶可利用標籤功能，將對話和文件妥善分類，便於查找。較特別的是，Microsoft Teams也支援線上會議，且無須開啟額外的連結或軟體，平台內就能直接進行視訊會議。

JANDI：支援中文系統，介面簡單好上手

相對於Slack聚焦歐美地區的用戶，JANDI則將重心放在亞洲使用者，因此，產品一推出就支援繁中、簡中、日文、韓文和英文等5種語言。

另外，Slack最大的優勢為串接上百種應用程式，符合歐美公司使用多種協作工具的習慣。JANDI則將串接簡化成幾個亞洲企業較常用的軟體，包含Dropbox、Google Calendar、Trello等，讓使用介面更加清爽、上手。

視訊會議軟體

Zoom：17座數據中心，跨國視訊不斷線

Zoom在全球17個重點城市設立數據中心，連線相對穩定，而且不須額外下載軟體，只要主持人註冊帳號，將連結和密碼傳送給與會者，就可以直接加入會議。

針對視訊背景雜亂、早起蓬頭垢面的狀況，Zoom還提供虛擬背景和美肌的功能。不過，Zoom去（2020）年一度傳出資安疑慮，例如用戶個資外洩等隱憂，採用前須再三評估。

Cisco Webex：開啟個人會議室，隨時找得到人

Cisco Webex透過email邀請與會者參加會議，可發起兩種會議形式，第一是個人會議室，有固定網址和代碼，知道代碼的人能夠隨時加入，適合密切合作的團隊，或像是客服人員要線上待命；第二是排定會議，與會者於約定時間加入會議。主持人可進行多方控管，像是關掉某個人的鏡頭、將某個人移至「大廳」，等待允許加入等等。

Google Meet（原名Google Hangouts）：行事曆、工作同步，不再忘東忘西

假設組織採用G Suite系列工具，像是Gmail、Google Calendar等，Google Meet 將成為首選視訊軟體。當主持人以email發出會議通知，行事曆自動註記，時間一到跳出通知，就直接開始會議。另外，會議的對話內容、照片，會自動備份到Gmail的「即時通訊紀錄」和Google相簿，方便日後查找、整合資料。

效率及社交工具

Cold Turkey Blocker：虛擬夥伴監督，禁止登入分心網站

在家工作，少了同事激勵、主管督促，容易分心，一下滑臉書（Facebook）、一下點開YouTube，一轉眼虛度大半時間。想要專心工作，可以在Cold Turkey Blocker上設定某個時段禁用的網站和應用程式。此時若連上禁用網站，Cold Turkey Blocker會用名人勵志小語遮蔽，鼓勵你回到工作上。

Focusmate：與「臨時同事」彼此督促，工作更有動力

如果禁止網站還是無法讓你專心，試試與陌生人一起工作。Focusmate以50分鐘工作、10分鐘休息為循環，在你預計的工作時間內，配對一位「臨時同事」，一起視訊工作。登入Focusmate、填完基本資料，接下來會進入行事曆介面，你可以自由加入他人或創建自己的工作時間。

iDoneThis：公開待辦事項，讓老闆、同事監督你

iDoneThis是一款生產力工具，類似於待辦清單。用戶將今日的預計目標與工作進度更新在平台上；除了工作者本人，主管也可以新增任務在負責人的工作清單上。如果當天的目標未達成，將會自動順延到隔天，員工與老闆在下班前，都能夠清楚得知工作成果，調整排程。

Donut：線上配對同事，定時聊天、抒發壓力

Donut是Slack投資的新創公司，透過Slack隨機配對不認識的同事，一起上線聊天、喝咖啡，系統會幫你設定好開場白，讓彼此不尷尬。Donut還有個有趣功能，不時抽出幾名幸運兒，和執行長喝咖啡。在現下不少企業採用雲端工作的時機，彌補平常同事間閒話家常、茶水間聊是非的社交活動。

本文授權轉載自：經理人

「Process 2.0」服務：提升企業品牌溝通力

Process 普羅品牌顧問台北分公司總經理洪翠霞觀察，品牌訊息之所以失焦，關鍵在於策略完成後，仍缺乏一套持續運作的溝通系統銜接執行。她將這種落差歸納為五種斷層：

首先，一旦策略完成後未能落實到日常工作，便形成策略斷層。同時，當品牌理解過度仰賴少數主管，一旦人員異動，傳承便隨之中斷，造成轉譯斷層。

在執行面上，各部門對外溝通的語氣逐漸分散不一致，也會有語氣斷層的問題；內容產出雖多，卻缺乏共同標準判斷是否符合品牌，則是驗證斷層。最後，所有品牌知識散落各處、未被系統化管理，導致治理斷層，也讓最初的策略價值難以發揮效果。

這五個斷層背後，指涉的是同一個關鍵。也就是品牌策略與實際執行之間，少了一套能夠持續運作的品牌溝通系統。

為此，普羅開發出「Process 2.0」解方，從三個階段解決落差。首先，從「Brand Strategy」出發，先釐清品牌的定位與價值主張；接著才是「Brand Communication System」，將策略轉化為跨部門可依循的語言規則；最後則是「AI Brand Communication」，把品牌知識整合進安全可控的 AI 工作環境，讓行銷、業務、客服、人資，乃至海外代理商，都能基於統一的品牌基準產出內容，並持續進行審核與知識更新。

「AI 內容產出速度已遠遠超過品牌治理速度，品牌基礎若模糊不清，AI 只會更快放大既有的問題。」洪翠霞強調，AI 時代讓斷層問題更加明顯，因此她也期待透過「Process 2.0」品牌專屬 AI 助理，延伸顧問影響力，幫助品牌長期把關、一同成長。

品牌力 + AI：打造品牌專屬 AI Agent

為實現「Process 2.0」，普羅攜手愛酷智能科技（AccuHit）將品牌策略、知識與 AI 技術整合，協助企業建立專屬品牌 AI 助理。

愛酷智能科技（AccuHit）執行長林庭箴指出，「Process 2.0」鎖定的是品牌再造：AI 除了應用在企業內部流程，還能如何用在品牌溝通面。他分析，當電商進入超微利的時代，零售產業正走向三個不可逆的趨勢，包括：到 2030 年，將有五成消費行為由 AI 協助完成，商品資料必須完整到能讓 AI 讀懂；其次是超個人化，信任愈稀缺，推薦卻必須愈貼近個人需求這件事將更挑戰；第三，則是預測型消費將持續增加。

尤其，在非零售場域，品牌溢價更為關鍵，因為品牌價值與品牌溝通內容不只要讓消費者理解，也要讓 AI 讀懂，才能持續發揮影響力。不過，當企業想要運用 AI 做行銷卻沒想像中容易。林庭箴強調，企業 AI 最大的挑戰，多半集中在機敏資料的存取與管理層面。

因此在「Process 2.0」的開發協作上，普羅負責定義場景，AccuHit 則提供技術與產品面支援，將品牌規範與知識納入 Gen AI 系統，讓所有輸出都能經過品質控管，如同 AI 版本的品牌指南，確保每一次輸出都建立在信任與安全之上。

目前品元實業、昇昇膠業等品牌已導入試用這項服務工具，無論是行銷內容撰寫、客服回覆、產品諮詢或內部教育訓練，皆能依據統一的品牌規範，輸出兼具效率與品質的內容。

Brand-to-Revenue：探索成長新引擎

根據台經院發布的《2026 台灣企業品牌力大調查》，過去五年（2021 至 2025 年）收集的 1,167 家企業數據顯示，台灣企業普遍呈現「內強外弱」的品牌結構。也就是品牌定位與內部管理已具基礎，但對外溝通與價值主張，如品牌好感度與互動性，卻相對薄弱，導致多數企業雖有高重複購買率，卻缺乏品牌溢價能力與市場認同。

對此，台灣品牌耀飛計畫小組副主任朱俐穎指出，「Process 2.0」的目標，是協助企業建構可落地的溝通能力，最終讓品牌策略實質驅動營收成長。

她以多年輔導近千家品牌企業的經驗為例，企業經過品牌輔導後，形象全面升級、設計語言更聚焦，市場識別度也隨之提升。她觀察，品牌塑造的成果平均在一至兩年後開始發酵，客戶能明顯感受到不同：「以往客戶只是單純買產品，但有了品牌之後，就多了願景與合作想像，能吸引其他企業一起創新共榮。」

AI 的本質就像一面放大鏡：品牌定位清楚，AI 能加速轉譯、提升溝通效率；定位模糊甚至混亂，AI 也會同步放大這份混亂，後果難以收拾。品牌梳理是否到位，決定了 AI 是阻力還是助力。

為協助企業及早驗證成效，普羅已推出「60 天品牌成長試用計畫」，讓企業在正式導入「Process 2.0」前展開深度合作，鎖定成長機會。從 Made in Taiwan 到 Trusted Taiwan Brand，信任，才是品牌溢價的關鍵。