12款遠端辦公實用工具，視訊會議、專案管理、待辦提醒⋯好用App一次推薦|數位時代 BusinessNext

對於不習慣遠端工作的組織或個人來說，無論是開會討論、檔案存取、溝通協調，甚至一般同事間的社交，都會產生溝通或合作上的落差。我們整理出4大類、12種工具，幫助你遠端工作更有效率。

專案管理工具

Trello：工作「可視化」，一眼掌握進度

Trello以「區塊」的方式區別任務種類，初次使用Trello，可先創建團隊，再進一步建立「討論版」，比方說，團隊名為行銷部，討論版包含雜誌行銷方案、影音產品推廣方案。每一個討論版內，內建一連串清單，用戶可依時間軸分類，像是未完成、進行中、已完成、待處理等狀態，成員都可以隨意拖曳、新增工作事項，即便不能面對面討論，也可以清楚掌握進度。

Asana：身兼數職時，可多視角檢視任務

Asana與Trello的使用方式大致相同，一樣可以依照專案需求，建立任務、子任務等多個層級、上傳檔案、插入圖片，並設定單一任務的開始及截止時間、負責人等基本資訊。

較特別的是，如果同時參與多個專案，可切換成行事曆模式，以同個時間點、不同角色任務的角度，在統一的看板檢視所有工作進度，幫助自己釐清先後順序，管理專案更加便利。

溝通協作平台

Slack：應用彈性高，可串接百種程式

Slack是款彈性度高的通訊軟體，使用者可自由串聯上百種應用程式，像是Google Drive、Zoom、Microsoft OneDrive等等，整合各種App應用軟體，不須為了切換頁面感到苦惱。最為人稱道的功能是，Slack能夠針對單一訊息回應，讓每一條訊息都成為一個討論區，避免議題被不相關的內容影響。

Microsoft Teams：整合協作平台，視訊會議一鍵開

習慣Microsoft 365介面的個人或企業，使用Microsoft Teams更加得心應手，不管是雲端文件存取、檔案分享、會議通知、日曆提醒、任務分工等溝通協作，都整合在一個平台內。

和Slack相同，用戶可利用標籤功能，將對話和文件妥善分類，便於查找。較特別的是，Microsoft Teams也支援線上會議，且無須開啟額外的連結或軟體，平台內就能直接進行視訊會議。

JANDI：支援中文系統，介面簡單好上手

相對於Slack聚焦歐美地區的用戶，JANDI則將重心放在亞洲使用者，因此，產品一推出就支援繁中、簡中、日文、韓文和英文等5種語言。

另外，Slack最大的優勢為串接上百種應用程式，符合歐美公司使用多種協作工具的習慣。JANDI則將串接簡化成幾個亞洲企業較常用的軟體，包含Dropbox、Google Calendar、Trello等，讓使用介面更加清爽、上手。

視訊會議軟體

Zoom：17座數據中心，跨國視訊不斷線

Zoom在全球17個重點城市設立數據中心，連線相對穩定，而且不須額外下載軟體，只要主持人註冊帳號，將連結和密碼傳送給與會者，就可以直接加入會議。

針對視訊背景雜亂、早起蓬頭垢面的狀況，Zoom還提供虛擬背景和美肌的功能。不過，Zoom去（2020）年一度傳出資安疑慮，例如用戶個資外洩等隱憂，採用前須再三評估。

Cisco Webex：開啟個人會議室，隨時找得到人

Cisco Webex透過email邀請與會者參加會議，可發起兩種會議形式，第一是個人會議室，有固定網址和代碼，知道代碼的人能夠隨時加入，適合密切合作的團隊，或像是客服人員要線上待命；第二是排定會議，與會者於約定時間加入會議。主持人可進行多方控管，像是關掉某個人的鏡頭、將某個人移至「大廳」，等待允許加入等等。

Google Meet（原名Google Hangouts）：行事曆、工作同步，不再忘東忘西

假設組織採用G Suite系列工具，像是Gmail、Google Calendar等，Google Meet 將成為首選視訊軟體。當主持人以email發出會議通知，行事曆自動註記，時間一到跳出通知，就直接開始會議。另外，會議的對話內容、照片，會自動備份到Gmail的「即時通訊紀錄」和Google相簿，方便日後查找、整合資料。

效率及社交工具

Cold Turkey Blocker：虛擬夥伴監督，禁止登入分心網站

在家工作，少了同事激勵、主管督促，容易分心，一下滑臉書（Facebook）、一下點開YouTube，一轉眼虛度大半時間。想要專心工作，可以在Cold Turkey Blocker上設定某個時段禁用的網站和應用程式。此時若連上禁用網站，Cold Turkey Blocker會用名人勵志小語遮蔽，鼓勵你回到工作上。

Focusmate：與「臨時同事」彼此督促，工作更有動力

如果禁止網站還是無法讓你專心，試試與陌生人一起工作。Focusmate以50分鐘工作、10分鐘休息為循環，在你預計的工作時間內，配對一位「臨時同事」，一起視訊工作。登入Focusmate、填完基本資料，接下來會進入行事曆介面，你可以自由加入他人或創建自己的工作時間。

iDoneThis：公開待辦事項，讓老闆、同事監督你

iDoneThis是一款生產力工具，類似於待辦清單。用戶將今日的預計目標與工作進度更新在平台上；除了工作者本人，主管也可以新增任務在負責人的工作清單上。如果當天的目標未達成，將會自動順延到隔天，員工與老闆在下班前，都能夠清楚得知工作成果，調整排程。

Donut：線上配對同事，定時聊天、抒發壓力

Donut是Slack投資的新創公司，透過Slack隨機配對不認識的同事，一起上線聊天、喝咖啡，系統會幫你設定好開場白，讓彼此不尷尬。Donut還有個有趣功能，不時抽出幾名幸運兒，和執行長喝咖啡。在現下不少企業採用雲端工作的時機，彌補平常同事間閒話家常、茶水間聊是非的社交活動。

本文授權轉載自：經理人

以商務卡結合虛擬卡，讓每一筆支出更可控

Mastercard台灣區董事總經理陳懿文指出，中小企業目前常見的支付方式主要是信用卡與轉帳，若大量依賴員工代墊，不僅增加報帳與核銷成本，也讓企業難以即時掌握整體支出。「導入商務卡後，企業可以將原先分散在員工身上的支出收回企業管理，同時，進一步設定使用規則，例如限定交易商家、金額、消費類別、使用期間或國家，讓企業對資金使用建立更細緻的控管機制。」

除了支付管理，商務卡也能進一步降低企業日常營運成本。陳懿文表示，商務卡持卡人可透過商務優惠計畫Easy Saving Specials，取得Google Workspace、Shopify、LinkedIn、Notion、Sixt、 Agoda等品牌優惠，涵蓋雲端服務、電商營運與數位行銷等企業常見支出。

虛擬卡的In Control平台則讓支付管理變得更精準。例如，企業可以針對特定通路建立虛擬卡號，讓員工綁定手機支付差旅費；也可以針對單筆訂單產生一次性虛擬卡號，直接將付款與訂單串聯，後續再透過虛擬卡號進行核銷與對帳，降低人工處理成本。

透過Commercial Connect API，企業可以把虛擬卡功能整合進既有的企業資源規劃（ERP）系統、採購或費用管理系統，從發卡、付款到後續管理，都能在原本熟悉的平台上完成。目前相關方案已整合SAP Concur、SAP Taulia、Pay4You、Grasp Technologies與Kresus等平台，也支援企業自行建置的客製化ERP系統。

Mastercard台灣區董事總經理陳懿文：「我們以每年1,750億筆交易的資料為基礎，將中小企業每一個進出與支付節點問題，逐步設計出不同的解方，一步步實踐『支付至簡，商業致遠』的願景。」

圖／數位時代

從車隊卡到跨境匯款，助中小企業降低營運不確定性

對物流、運輸等擁有大量車輛的企業來說，加油、維修是每天都會發生的固定支出，過去，不同加油站可能需要不同儲值卡，管理不易，也可能因支付問題影響車輛調度與運輸，導入Mastercard的車隊卡後，問題不復存在。

企業可以限定卡片只能用於加油、維修、停車等特定商用項目，並進一步將卡片與車號或駕駛人建立關聯，例如一張卡對應一台車或一位駕駛，或讓駕駛人以虛擬卡支付車輛所需費用。對企業來說，這不只是換一張卡，而是把原本分散的車隊支出納入同一套管理架構，在維持車輛正常運作的同時，也提高資金使用的透明度。

同樣的邏輯，也延伸到日益增加的跨境匯款需求。隨著中小企業將業務版圖擴展到海外市場，對跨境匯款的需求將隨之攀升，若仍以傳統的方式進行跨境匯款，不僅得等候長達1到3天的匯款時間、也常因為中轉銀行收取費用導致到帳金額有落差，更不用說即時追蹤匯款進度，一旦款項延遲或金額出現落差，就可能進一步影響對帳與供應鏈運作。

為解決上述挑戰，Mastercard推出Mastercard Move，讓中小企業可以輕鬆掌握每一筆匯款的狀態，以更有效率的方式完成跨境匯款，全球60%的市場可於1小時內到帳、95%的市場1天內可到帳，同時，以全額到帳降低到帳金額不確定帶來的營運風險。

從掌握現在到預見未來，Mastercard用Virtual C-Suite把數據變成經營洞察

協助中小企業以商務支付方案優化支付與資金管理後，Mastercard接下來思考的是，知道錢花在哪裡後，若能進一步知道未來會發生什麼，創造的商業價值更高。如果支付數據不只是用來對帳，而能進一步回答「未來現金流會怎麼變化」、「現在適不適合擴張」、「企業的成長速度是否落後同業」，支付的價值就會從管理工具進一步提升為決策工具。

而這也是Mastercard會推出Virtual C-Suite的原因，目標是讓資源相對有限的中小企業也可以透過數據分析洞悉未來局勢。

陳懿文表示：「我們以每年1,750億筆交易的資料為基礎，再結合企業自身的財務數據推出Virtual C-Suite服務，其中預計Virtual CFO功能將在今年底於特定市場試點營運。中小企業只要將銀行與交易等數據上傳到平台、或者是透過API串聯財務系統或發卡行的網路銀行，即可協助企業掌握財務健康、預測現金流，以及進行同業比較。」

Virtual CFO就像中小企業虛擬財務長，透過對話式問答，不僅能從支付數據中找出企業忽略的議題，還會提供可執行的專業建議，讓企業看見下一步，進而提升營運韌性與績效。

舉例來說，一家餐廳營收持續成長，卻可能因為平台款項較晚入帳、食材需要即時付款，造成現金流壓力；對餐廳營運者來說，問題倒不是「有沒有賺錢」，而是「錢什麼時候進來」的現金流管理，Virtual CFO在協助其挖掘出這個議題後，將進一步從收付款週期找出落差，再協助企業評估付款條件、付款時間等調整方式。

同樣的情況也可能發生在企業擴張時。接到新客戶或大訂單，看起來是成長機會，但如果資金準備不足，反而可能增加營運壓力，透過Virtual CFO，企業可以預測未來現金流，再決定是否擴張據點，以及確切的時間。同業比較則提供另一個分析角度，舉例一家自行車店的年營收成長15%，單看數字會覺得營收數據亮眼；但若Virtual CFO進一步比較同業數據後發現平均成長率是30%，將重新思考成長速度，建議主推商品、調整客單價，以及進行相應的行銷投入。

從商務卡到虛擬財務長，Mastercard提供的不是單一產品，而是一套隨企業成長逐步疊加的支付管理層次——先把分散的支出收回可控範圍，再透過數據預見現金流與擴張時機。對於還在用員工代墊、多張信用卡管理支出的中小企業來說，第一步不必等到導入Virtual CFO，從申請一張商務卡、設定使用規則開始，就能踏出第一步。從商務支付方案到Virtual CFO服務，Mastercard致力實踐「支付至簡，商業致遠」的願景：當支付流程更簡單、資金流向更透明，數據便能成為企業決策的依據，協助中小企業從掌握當下，進一步預見未來。