品牌、文化與形象,型塑出更具數位DNA的科技團隊!
品牌、文化與形象,型塑出更具數位DNA的科技團隊!

數位轉型議題於全球各產業已火紅多年,而COVID-19更如同一劑催化劑加速企業數位轉型速度。在疫情影響下社會運作與商業活動進入無接觸時代,許多須透過人與人接觸或仰賴大量人力完成之活動均無法正常進行,迫使企業思考如何改變既有運作模式,搭配5G、雲端、AI、自動化、IoT等科技應用,重振企業營收並適應後疫情時期之新常態。

人!是數位轉型的重要基礎!

在企業數位轉型過程中,科技團隊扮演不可或缺之角色,既有系統維運、新科技應用導入規劃、新技術研發測試及新舊系統整合,無一不需資訊人員參與,如Johnson & Johnson在進行數位化發展時,資訊部門被賦予整合各營運所需數位平台之責任,以協助公司加速數位化發展效率。此一轉變使科技團隊從以往單純的後勤單位搖身一變成為影響企業發展策略的重要角色,且必須對市場動態、消費者行為、使用者體驗、產品設計等有所涉略。

一切從發展策略出發

科技團隊在企業整體數位轉型過程中面臨組織轉型議題,然未來科技團隊之組織架構、作業流程與人才管理機制,乃至於資訊人員應具備之技能與特質,仍須回歸科技團隊之發展策略來擬定。因此資訊長(CIO)及主管應積極與企業經營管理層溝通與協作,掌握未來發展策略,並從企業之發展策略展開科技團隊之未來發展藍圖,替科技團隊轉型提供指引。

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圖/ ASDF_MEDIA via shutterstock

文化、組織與協作,提升速度與彈性

由於組織轉型涉及層面甚廣,且在維持既有資訊運作與滿足數位轉型需求下,同時進行組織調整,對科技團隊而言為一大挑戰。因此,建議科技團隊在進行組織轉型時可以從企業文化、組織架構與協作模式等三大面向進行現況檢視與未來設計。

企業文化

數位人才與年輕世代對工作的期許與態度有些許轉變,更為著重企業在數位品牌形象、創新能量氛圍以及職涯發展舞臺等面向的投入,如比利時Belfius銀行在推動數位轉型過程識別出組織有受數位驅動且擅長溝通之年輕人才之需求,透過建立有效率之人才獲取計畫吸引年輕世代加入,同時遴選多位優秀員工負責審視企業之數位化策略並提出挑戰,並建立開放性對話文化,以持續與員工溝通數位化之重要。

組織架構

如同企業組織架構會隨著中長期發展策略調整,科技團隊架構亦應定期檢視與調整,組織架構調整過程應思考原本科技團隊有哪些業務職掌?在企業發展策略下被賦予哪些新任務?這些任務現在由誰來負責或尚未有明確的權責單位?確認了未來科技團隊之業務範疇,還需進一步考量業務關聯性、運作順暢度,重新設計科技團隊結構及各單位之人力配置,此外,組織應亦思考設立隸屬於業務部門之科技團隊(BUIT, Business Unit Information Technology),驅動業務與科技一體化。以加拿大TD Bank Group為例,企業內設置數位長(Chief Digital Officer, CDO)綜整企業之數位發展策略,與資訊長(Chief Information Officer, CIO)、行銷長(Chief Marketing Officer, CMO)共同向管理階層匯報,除明定各團隊之任務職掌外,亦識別出共擔職責內容,如數位科技應用涉及數位與資訊團隊、數位行銷應用涉及數位與行銷團隊,確保各司其職並形成共同決策。

延伸閱讀:「不轉型,就等死!」疫情重擊,產業準備好了嗎?

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圖/ Shutterstock

協作模式

數位轉型趨勢下,科技團隊與其他內外部單位之合作機會增加,且頻率越來越高。因此,除資訊作業流程優化外,更重要者為跨單位之協作模式建立,包括與業務單位、委外廠商或策略夥伴等。在科技團隊內則應考量是否採用敏捷或DevOps等新協作模式,以提升資訊服務之速度、品質與彈性。如加拿大TD Bank Group為了提升回應市場變化的創新與交付速度,將金融產品涉及之內部各利害關係人(Stakeholder)聚集形成產品交付團隊,包含設計師、開發者、產品經理及關聯角色,快速討論回饋意見並作出決策,據以盡快啟動下一個產品交付計畫。

讓科技團隊成為轉型過程的最強戰友

數位轉型浪潮下科技團隊面臨角色定位之調整,科技團隊管理階層應校準企業發展策略,制定科技團隊之短、中、長期發展藍圖,並透過企業文化、組織架構、協作模式重塑帶動科技團隊轉型,成為企業數位轉型過程之最強戰友。

責任編輯:郭昱彣、陳建鈞

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關鍵字: #數位轉型
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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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延伸閱讀:
一天一AI PRO上線!6組專家工作流,讓ChatGPT、Claude不再每次從頭教

AI又唱反調?每月10分鐘做記憶健檢,4招讓ChatGPT、Claude認得現在的你

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