隨著台灣降至第二級警戒有限度解封，許多企業都早已準備好「混合辦公」的時代來臨。在微軟深耕十餘年的資深行銷協理白慧蘭指出，「真正有生產力的工作環境，絕對不只是數字與績效，還必須要能關注團隊身心靈的健康。」
在混合辦公、全面遠距的情勢下，團隊除了運用視訊工具來加速協作效率，讓成員們擁有「歸屬感」也必然不可少。白慧蘭建議，主管在帶領團隊完成績效目標的同時，不妨善用「分享時間」等軟性人際連結，來管理和激勵下屬。
遠距時讓團隊擁有歸屬感，運用零碎分享時間也可達成
「互動不只體現平常工作上，更重要的是時時發揮同理心，關心共識的團隊。」白慧蘭舉例，近期在Teams企業版上推出的員工體驗平台Microsoft Viva，就是展現關懷的應用之一：即使團隊成員都分散各處，主管、成員們依然能在線上做到互相關心。
微軟於2月亮相的Microsoft Viva平台，就是將教育訓練、人際連結、虛擬通勤等功能多合一的平台。特別的是，其中的「Viva Insight」模組，可向員工提供個人化體驗與洞察分析，例如提醒會議時間是否過長、何時需要休息等；對管理者來說，也可掌握部門與公司層級的工作趨勢，從中獲得更好的工作效率和員工身心健康建議。如此一來，就能提升內部團隊對企業的滿意度，企業也能在遠距工作的趨勢下，吸引並人才。
白慧蘭將Viva Insight應用到日常管理工作中，她認為，透過設定提醒通知，可以提醒自己每天傳送正向訊息給同事，無論是感恩、稱讚或是鼓勵，都能夠和團隊成員在遠距下也能做到互相關懷。
不僅管理者要做到關懷團隊，白慧蘭表示，遠距工作者往往忽略的事情反而是「關心自己」。她認為，Viva Insights的重點在於「維護工作者幸福感」，讓工作者記得關照自己的情緒：每日上班前，介面會顯示出一句激勵金句以及心情評分表，甚至還能設定思考、冥想或休息充電的時間，避免不自覺的過勞。
混合辦公下，主管們、工作者心態都要因應調整
從過去2個月協助台灣企業數位轉型的經驗中，白慧蘭認為，企業為自身導入遠距工作模式後，就像「照妖鏡」般，將原本沒做好的事情急速放大。而這一點，更突顯在主管們能否因應挑戰：「對於主管來說，一是要擁有明確的目標和策略，也要引導團隊適時做出反應。二則是要充分賦能團隊，給予完整的資源，而不是將所有事情都『抓牢牢』。」
此外，白慧蘭也指出，對許多主管或是老闆而言，看不見自己的員工在眼前總會覺得怪怪的，「此時的主管們應該要不斷提醒自己：你要相信你的員工有能力，也有這個責任心去完成你交付給他的工作。」回到最根本之處，正所謂「用人不疑，疑人不用」，才能調整好在混合辦公時的管理心態。
而對工作者來說，將心態從「他律」轉向「自律」也是關鍵，「工作者最好的心態，也就是將自己當作一人公司來經營。」
白慧蘭也於2018年在創立了「工作生活家」社群，橫跨臉書粉專、社團、YouTube和Podcast等平台經營，鼓勵新世代工作者都能在平台中獲得能量，現已建立數萬人關注的社群。在社群中，常能看見許多遠距工具應用懶人包、職場及職涯心法的心得分享，十分接地氣地與新世代工作者分享新知。
白慧蘭認為，工作者除了要善用起手邊工具，也希望透過社群讓工作者了解，「工作就是好好生活」，她也笑著說，工作和生活平衡其實是個假議題，如果真的感到不快樂，也許從根本上就不喜歡工作，「在混合辦公、遠距時代中，只有健康、快樂的人才能有創意與能量，為組織創造更高的產能。」
責任編輯：錢玉紘
