微軟（Microsoft）創辦人比爾．蓋茲（Bill Gates）上個月在部落格中回顧他對2021年的看法。他談到的議題，包含新冠肺炎疫情走向、疫苗分配不均等，當然也包括了工作型態受到影響。
關於如何讓遠端工作者保有自發性，他給的其中一個建議是：在家中裝上第二個螢幕，並透過這個裝置，可以隨時看到每位同事都在做些什麼。
蓋茲的遠距工作建議：使用雙螢幕、隨時看得到多位同事
儘管不少企業都已經要求員工返回辦公室，但根據微軟與市調研究公司 YouGov 做的一項調查，以英國為例，超過51%的工作者認為，要是未來公司取消混合實體與線上的辦公模式，將考慮離職。
蓋茲指出，疫情徹底改變了企業對工作場所的定義，曾在辦公室發生的腦力激盪、團隊會議、在走廊間隨意的交談，這些重要事物發生了變化，且在未來幾年內只會加劇。
對於數位化的技術面，蓋茲是樂觀的，然而他也認為，當員工不在辦公室，無法輕易面對面討論，是最大的損失，「假設你曾經在一個開放空間，與其他6人工作，你可以隨時看看他們在做什麼，可以判斷他們是否想說話、給你建議，或只是休息一下，聊聊工作之外的事。」這種交談經常帶來許多創新機會，但員工在家工作時，自發性的互動就停止了。
如何在家也能有辦公室的體驗？蓋茲建議，如果家中有第二個螢幕，不妨利用雙螢幕與其他同事保持交流。他所提出的做法是，所有同事都在螢幕前各自工作，且大家隨時能透過第二個螢幕看到彼此（除非有人想保有隱私而關閉鏡頭），當有人看起來是能夠交談的狀態，就可以點選他們的帳號並準備開始談話。
他更預測接下來2～3年內，多數虛擬會議更會進一步轉向元宇宙的方向，從2D變為3D。微軟與已更名為Meta 臉書（Facebook）都傳達了對元宇宙的願景，像是微軟就宣布2022年要推出Mesh for Teams，用戶可以虛擬替身開會、分享檔案等。
行動受限、動作表情刻意誇大，線上交流可能比想像中還累人
然而，蓋茲的建議可能不適合所有人。遠距工作後，在線上保持交流也帶來不少困擾，其中包含了「Zoom fatigue」（視訊疲勞）。（Zoom是一款視訊會議平台，後來衍伸出Zoom fatigue 一詞，意指對於視訊會議感到疲勞。）
史丹佛大學傳播學副教授傑瑞米．拜倫森（Jeremy Bailenson），曾以心理學角度研究人們每天花費數小時進行視訊會議的結果，將文章發表於《Technology, Mind, and Behavior》期刊。他提出長時間視訊後，有4種結果會造成疲勞感：
1. 過多的眼神交流
視訊會議時，我們雖然沒有親自面對面，但透過螢幕，仍可清楚看到他人的眼神。另一方面，螢幕上的人臉大小，也會因為電腦設備不同，顯得不如見到真人般自然。
在實體會議中，人們會以不同的方式看著說話者，可能一邊做筆記或看著其他地方。但視訊時，由於螢幕會呈現與會者的臉部，即使你沒有發言，也會自覺到其他臉就像在盯著你，感覺眼神「接觸」的頻率大幅增加。
2. 不斷看到自己
多數線上會議平台，都會看到自己在鏡頭的模樣。拜倫森認為，這就像真實世界中有人拿著鏡子對著你，令人感覺煩躁。他引用一些研究指出，當你看到自己的模樣，會對自我變得更加苛刻，帶來緊張的情緒。
3. 大幅降低行動性
實體或語音會議時，我們通常可以起身走動，或稍微舒展筋骨。但視訊時，由於鏡頭位置固定，與會者也不能距離鍵盤太遠，這代表人們大致上要維持在同樣的地方，身體活動因而受限。拜倫森也引述部分研究指出，人們可以自由活動時，會有較好的創意和學習力。
4. 更高的認知負荷
拜倫森說明，面對面時，我們會做出各種手勢與眼神交流，非語言的互動很自然。然而在視訊時，我們則得更賣力，才能送出與接收訊號。例如，如果你想向某人表達自己的支持，必須更誇張的點頭或豎起拇指；或是因為只看得到他人的頭部，當非語言互動的信息變少，人們會下意識地更仔細捕捉說話者的表情變化，這些都加重了認知的負擔。
學者：有效率的視訊會議，人數最多應為4人
史丹佛大學經濟學教授尼克．布魯姆（Nick Bloom）研究遠端工作長達數十年，根據《商業內幕》報導，他以Zoom為例，指出有效率的視訊會議，人數最多應為4人，雖然不如實體會議真實，但這時你還可以看見彼此的臉部表情，大家也不用擔心避免雜音造成干擾，而關閉麥克風。
如果人數增加，對話品質勢必下降。像是10人以上的視訊會議，畫面則會變成像是一格一格的小盒子，看不清楚他人的表情、也必須關閉麥克風，更別說當人數來到30人，且幾乎只有一人在講話的情況了。布魯姆建議，同事想維繫社交，應該安排多次一對一或簡單的三人談話，而不是多人視訊。
隨著變種病毒Omicron肆虐全球，遠距工作的模式預計還會持續。學者們提出的種種現象，或許能作為管理階層的借鏡，讓擁抱混合辦公的組織未來有更加完善的線上體驗。
資料來源：Microsoft, Stanford News, Business Insider(1), Business Insider(2), GatesNotes, Technology, Mind, and Behavior
本文授權轉載自：經理人月刊
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責任編輯：傅珮晴、錢玉紘
