如何將AI融入日常工作?一文盤點7個必知應用,打造高效自動化工作流程
如何將AI融入日常工作?一文盤點7個必知應用,打造高效自動化工作流程

相信大家對於 ChatGPT 和 AI 都不陌生,但你是否已經在工作中成功導入 AI,並利用它來幫你完成任務了呢?

或者,你可能一直在考慮如何將 AI 納入工作流程中,以提升工作效率,但還有一些疑惑、不太確定可以怎麼使用嗎?

別擔心,這次 NoTime NoCode 將和你分享七個實用的 AI 自動化工作應用情境,讓你參考如何打造高效的 AI 自動化工作流程!

7 個不可不知的 AI 自動化應用

一:AI 代辦事項管理

想一下你的待辦事項通常都是在什麼情境下產生的?相信大部分的待辦事項會從主管、同事或客戶在電子郵件、即時通訊工具上的對話中請你協助一些事情而產生,對吧?

例如,同事在 Slack 中傳訊息給你,請你將某一天的講座課程的簡報整理好分享給他。在你收到訊息後,總是需要手動「人工」摘錄每個任務內容並建立待辦事項列表嗎?

現在你可以運用無需寫程式的自動化工具(e.g. Zapier, Make, n8n … 等),輕鬆匯集散落各處的「對話型」待辦事項,再結合 ChatGPT 辨識及摘要任務內容,自動建立 AI 生成的待辦事項任務!

想像一下,如果你今天可以直接在電子郵件/即時通訊工具中,一鍵傳給 NoCode 自動化工具,請它將此對話內容摘要成待辦事項,並在你常用的待辦事項軟體中(例如 Todoist、Notion、Trello 等)建立一個對應的待辦事項,是不是很方便呀?

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AI 代辦事項管理流程示意
圖/ NoTime NoCode

二:AI 信件小幫手

現在的商務溝通中,有效率地回覆同事、客戶來信是經營成功的重要關鍵。然而,手動處理龐大的來信數量不僅費時費力,也容易出現錯誤。這時候,建立 AI 信件小幫手的自動化解決方案就是一個極有價值的選擇。

結合 NoCode 自動化工具,自動抓取客戶來信內容,結合 ChatGPT AI 自動生成信件回覆並儲存草稿,大幅提升溝通效率!

AI 信件小幫手不只能協助草擬回覆信件內容,還能幫你根據信件內容的不同條件,自動下載來信的附件並分類歸檔至雲端資料夾,讓你後續在不同工作檔案的整理變得井然有序,方便未來查詢與管理~

如果對這個情境有興趣的讀者,歡迎回顧 NoTime NoCode 工作術 #003《如何自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟?》

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圖/ NoTime NoCode

三:AI 自動生成行銷圖文素材

不用再默默祈禱死線前靈感大爆發!運用 ChatGPT AI,只需指定 prompt,輕鬆獲取大量所需的圖文素材靈感。

AI 自動生成的行銷素材不僅快速,更能根據品牌風格及目標受眾,提供你多種內容參考。只需幾個關鍵詞或指令 (Prompt),AI 將迅速生成符合品牌形象的內容,讓你的行銷宣傳更具一致性和專業性。

如何結合 NoCode 自動化工具生成 AI 行銷內容?歡迎回顧 NoTime NoCode 工作術 #004《如何運用 ChatGPT AI 自動生成圖文並茂的部落格內容,並一鍵高效管理文章狀態?》

四:AI 自動評分、分類業務商機

在愈來愈競爭的商業環境中,有效管理商機是取得成功的關鍵。然而,手動處理大量的客戶聯繫內容並評估商機的優先程度往往是最耗時且容易出錯的。這時,AI 自動評分、分類商機將成為提高效率的得力助手!

運用 NoCode 自動化工具將客戶填表聯繫內容串接 ChatGPT AI,並設置商機排序、優先程度判斷規則,AI 自動依 prompt 評分商機,將商機分類標籤再自動寫入 CRM、Google Sheets 等工具,輕鬆排序商機優先程度!

歡迎回顧 🔗NoTime NoCode 工作術 #011《【業務管理工作術】如何透過 ChatGPT 自動化 AI 商機分析,輕鬆摘要並優先排序客戶需求?》!

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AI 自動評分、分類業務商機流程示意
圖/ NoTime NoCode

五:AI 撰寫產品、專案功能規格

在產品開發和專案管理中,撰寫功能規格是一項耗時但重要的工作。然而,這種瑣碎的任務卻經常讓團隊忙得不可開交,沒日沒夜地花費大量時間撰寫 spec、開立 issue 嗎?

現在,嘗試交給 AI 幫你撰規格內容吧!嘗試用 NoCode 自動化工具將主管、客戶需求內容丟給 ChatGPT AI,它將依據需求快速生成詳盡的規格說明內容,再自動幫你開立相關的規格工單。不僅幫你省下大量撰寫規格的時間,還確保了規格的準確性和完整性。

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AI 撰寫產品、專案功能規格示意
圖/ NoTime NoCode

六:AI 客服回覆

在現代快節奏的客戶服務環境中,即時回應客戶成了當務之急。然而,每日龐大的客服工單使客服團隊感到不堪重負,而這些回覆又不能隨意處理。現在,AI 客服回覆正是可以協助你的解決方案。

運用 NoCode 自動化工具將客服工單內容拋給 ChatGPT AI,使 AI 依產品知識指令生成專業的回應內容,並加上自動建立成信件回覆草稿的功能,客服團隊只需輕鬆檢閱回覆內容後發送,為客服輕鬆提升客戶回應率,增加客戶滿意度。

如何結合 NoCode 自動化工具生成 AI 客服回覆?歡迎回顧 🔗NoTime NoCode 工作術 #007《如何透過 NoCode 工具 Airtable & Make 建立一個結合 ChatGPT 的 AI 客服管理工具,大幅縮短客戶回應時間?》!

七:AI 轉錄、翻譯語音

在繁忙的工作中,會議紀錄和語音轉錄是件費時卻又重要的工作。AI 轉錄、翻譯語音現在成為您的得力幫手。

別擔心,AI 來幫你!將影音檔案上傳雲端資料夾,透過 NoCode 自動化工具串接 ChatGPT AI 自動將語音轉錄文字、甚至完成不同語言翻譯,自動幫你生成會議記錄與總結!這不僅節省大量時間,還能確保準確的會議記錄和便捷的跨語言溝通。

心動嗎?快來回顧 NoTime NoCode 工作術 #008《【會議必備】如何透過 AI (ChatGPT & Whisper) 自動生成會議紀錄及重點摘要?》

你最喜歡 7 個 AI 搭配自動化應用的哪一個呢?

AI 搭配自動化工具,就像是給你的工作流程加上了超級智慧引擎。可以讓你輕鬆創造出行銷素材、撰寫產品功能規格、語音轉錄翻譯並完成會議紀錄總結,還能大幅提升客戶回應率和溝通效率。

想像一下,不再需要花費大量時間處理這些人工作業。AI 將幫忙快速生成專業內容。同時,自動化工具將節省大量瑣碎來回切換畫面的工作時間。只需將工作交給 AI 和自動化工具,輕鬆解放雙手,專注做更重要的事情!

本文授權轉載自:NoTime NoCode

關鍵字: #AI
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AI NAS 何時才值得部署?QNAP 拆解地端 AI 的成本、算力與資料門檻
AI NAS 何時才值得部署?QNAP 拆解地端 AI 的成本、算力與資料門檻

當資料不能離開企業,運算就得靠近:AI 先改寫儲存架構

AI 帶來的第一個變化,不只是運算能力提高,而是企業必須重新決定資料放在哪裡。

儲存架構大致分為雲端與地端兩塊,QNAP 身為資料安全的守護者,長期發展的是地端網路儲存設備(NAS),並擴展至 25GbE、100GbE 高速網路交換器產品線,提供完整的儲存與高速網路基礎架構。威聯通科技(QNAP)總經理劉文義解釋,當資料因合規要求或敏感度不能上雲,就必須留在靠近使用者與應用的地方;運算需求一旦增加,承接資料的裝置也自然被推向地端 AI。

不能上雲的名單比想像中長。醫療業持有大量醫療個資,金融與保險業受到合規與法規限制,部分大學院校與設計公司也不希望資料被雲端存取。對這些組織而言,問題並不是雲端好不好用,而是一開始就沒有把核心資料全面上雲的選項。

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威聯通科技(QNAP)總經理暨威強電集團(IEI)董事長 劉文義
圖/ 數位時代

真正讓更多企業回頭計算的,則是長期成本。劉文義指出,資料上傳雲端可能免費,下載卻會按流量收費;當企業把一年、兩年、三年的費用加總回推,可能會發現,購買一台同等容量的 NAS,還能使用 7-10 年。資料規模愈大、存取愈頻繁,總持有成本的差距就愈值得評估。

這並不代表雲端與地端只能二選一。雲端仍適合模型訓練、程式開發與波動大的工作負載;地端則較適合高頻存取、對延遲敏感,或不能離開企業邊界的資料。企業真正要回答的,是每一類資料與任務應該放在哪裡。

依 QNAP 觀察,客戶過去關心的是需要幾 TB、幾 PB,或備份速度有多快;現在更常問的是,機器裡的資料要如何被 AI 活用。QNAP 也從 2021 年起,把公司發展定調在 AI 與高速網路的融合,試圖讓 NAS 從資料保存的位置,進一步成為資料被調用的位置。

當資料量持續擴大,搜尋與管理方式也會跟著改變。「在 NAS 裡放入 AI Agent 會越來越不可或缺。」劉文義舉例,當照片累積到 10 萬、20 萬張,要找出其中幾張特定畫面,已不可能只靠人工翻找。此時,能理解內容、接受自然語言指令的 AI 工具,會從加分功能逐漸變成必要條件。

從資料治理到地端推論:AI NAS 如何進入企業工作流?

AI NAS 不是「多了 AI 功能的 NAS」,而是 NAS 在企業工作流裡換了位置。 依 QNAP 觀察,目前客戶大致分布在一條導入光譜上。人數最多的一群,仍在把資料集中、分類、清理與建立權限。這一步看似與 AI 無關,卻決定後續系統能不能找到正確資料、辨識版本,並把答案交給有權限的人。

中間一群開始建置私有的檢索增強生成(RAG)知識庫。RAG 並不是重新訓練一個模型,而是在模型回答前,先從企業的 SOP、合約、法規或技術文件中取回相關內容,再產生附有來源依據的答案。QNAP 以 Qsirch 的語意搜尋能力協助建構這類應用,協助企業建立私有知識庫;而走在最前面的少數企業,則已經嘗試地端推論與 AI Agent。

模型的選擇權,QNAP 刻意留給客戶。知識庫背後採用哪一個模型,可由企業依需求決定,不綁定單一 AI 供應商。QNAP 也以 QuAgent AI 助理與模型情境協定(MCP)相關能力,讓管理者透過自然語言查詢狀態、調整設定,並讓 NAS 成為 AI Agent 可調用的資料節點。

不過,劉文義沒有把這條路說得太容易。他坦言,目前 NAS 硬體的 AI 運算能力仍有限。一般企業期待的應用,可能需要約 300 到 800 TOPS,甚至 1,000 TOPS,因此多數方案會以 NVIDIA 顯示卡補足算力;一張卡約需新台幣 10 萬至 12 萬元,一張算不完,就得配置 2 張或 4 張。

「整體成本可能是過去單獨一台 NAS 的 5 倍到 10 倍,並不是大部分中小企業都能接受。」除了硬體,使用者還需要 AI 應用的 Know-how、程式背景與開發資源,這些都是落地成本。

QNAP 則是透過算力分級讓各規模與需求的企業都可以有適合的解決方案。在 Computex 2026 搶先亮相的 QNAP AI NAS 中,一類是採用含有 iGPU 與專屬 NPU 的處理器平台,以一百多 TOPS 的範圍,可順暢使用 AI 應用程式;另一類機種則可安裝 1 張或 2 張 NVIDIA 顯示卡,處理更大的運算量。

同時 QNAP 也在軟體端也持續開發,目標是讓 NAS 裡的資料更有效率地被 AI 工具調用,讓資料成為有價值的知識。

從規格走到現場:能源公司如何導入私有 LLM?

本地 AI 實際落地部署會是什麼模樣?劉文義舉了一家約 50 多人的能源公司為例。這家公司原本想用 NAS 搭配雲端 AI 建置內部資料庫,但很快遇到兩個瓶頸:一是員工查詢時明顯出現卡頓;二是專利、技術與合約都高度敏感,高層不願上傳至公有雲,擔心機密資料會有外洩的疑慮。

後來,該公司導入 QNAP AI NAS 的旗艦機種 QAI-h1290FX,搭配顯示卡與全快閃 SSD,在地端部署私有大型語言模型,把數十年來封存的靜態檔案交給 AI 調用,進行跨檔案摘要與精準搜尋。員工因此省下翻找合約與報告的時間,核心機密也能留在企業內部。

這個案例說明,若任務範圍明確,有些應用不必動用雲端大型模型,地端運算量就可能足以支應。

但不同企業的資料量、查詢方式與模型大小不同,導入前仍需要概念驗證(POC)與技術人員評估。

而且,資料留在地端並不等於自動安全。企業仍要處理帳號權限、網路隔離、備份復原、漏洞修補與日常維運。地端的價值,是讓資料邊界與控制權回到企業手上;相對地,安全責任也會更直接地回到企業。

哪些企業現在該做,哪些再等?先看重複性與三個條件

能不能導入地端 AI,不只由產業標籤決定,也要看工作是否重複,以及場景能不能被清楚定義。劉文義觀察,第一批走進來的,除了受法規限制的醫療、金融與保險業,也包括利用地端 AI 加速資料處理的科技業,以及會計、律師等有大量重複文書工作的專業服務業,因為效益較容易被看見。

工廠也是可預期的場景。一條生產線可能有 10 台、20 台機器,每台處理與儲存資料的 Protocol 都不同,需要相對應的儲存裝置;生產過程累積的影像與紀錄可能要保存 3 年到 5 年。當企業要跨設備調用這些資料,AI Agent 與地端資料節點就有發揮空間。

「重複性資料處理越多,或重複性動作越多的產業,越容易透過導入 AI 提高工作效率。」反過來說,較傳統、人力密集,或仍高度依賴人工判斷的製造業,短期內未必能快速導入地端 AI。

依 QNAP 提供的資料,企業也可用「高頻、大量、敏感」三個條件做第一輪判斷:資料是否被頻繁調用?規模是否大到雲端傳輸與長期費用開始變得明顯?內容是否涉及個資、法規、智慧財產或商業機密?三個條件愈集中,地端部署愈值得評估;三者都不成立時,使用雲端 API 往往更簡單,也可能更划算。

可以先等的企業,大致也有三種。第一,資料仍分散、版本混亂、權限不清,急著上 AI 只會把混亂放大,先完成集中與治理,效率就可能先提升。第二,找不到一個具體且反覆發生的業務痛點,只因為「別人都在做」而採購,設備很可能變成昂貴的展示品。第三,使用量仍小、需求偶發,現階段雲端的彈性反而更有優勢。

因此,POC 不應只驗證「模型答不答得出來」,還要回答三個問題:資料由誰負責,誰可以存取?導入後能節省多少查找時間、傳輸成本或人工作業?正式上線後,誰負責資料、模型與資安維運?只有當效益與責任都能被量化,才適合從展示走向正式部署。

企業願意把部分資料留在自己的機房,動力最終仍回到資料主權。QNAP 的主要市場分布在歐洲、美洲與亞太,其中歐洲占比將近一半,而歐洲也正是全球推動資料主權的最大動力。

QNAP 的產品已取得 ISO 27001、ISO 27017 與 ISO 27018 等多項認證,並滿足 GDPR、HIPAA 等資料保護與法規遵循需求;累積至今,已售出約數百萬台裝置,協助企業打造智慧、安全的儲存方案。

至於普及時間點,劉文義提出一個明確的價格與效能交會點:地端應用若要順暢運作,運算量可能至少要達到 300 至 600 TOPS,甚至 800 TOPS,同時價格要落在新台幣 5 萬至 8 萬元。目前符合這些條件的硬體方案仍很有限。

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「AI NAS 不是多了 AI 功能,而是改寫了資料在工作流的位置。」威聯通科技總經理劉文義坦言,地端算力成本高昂,QNAP 透過「算力分級」與開放模型架構,助企業逐步建構私有 RAG 知識庫與 AI 團隊。
圖/ 數位時代

「預測約兩、三年後,應該很快會看到符合一般大眾期待、具備合理 CP 值的產品。那個時間點,就會是 AI 落地最蓬勃發展的時候。」在此之前,企業真正能先做的,不是搶著買最大的模型或最昂貴的顯示卡,而是把資料治理、使用權限與高價值場景準備好。

QNAP 以「資料煉油廠」比喻自己的角色:原油再多,沒有整理、提煉與配送的過程,也無法成為可用的能源。這個定位也點出地端 AI 的競賽條件——不是誰先買到算力,而是誰的資料先準備好被調用。模型會持續更換,但企業自己的資料層則會長期存在。

AI NAS 不是把模型塞進儲存設備,而是在資料必須留在企業內時,讓搜尋、推論與管理靠近資料的地端節點。

QNAP World Tour 2026 台北場將於 2026 年 9 月 18 日(五)舉行,現場將聚焦 AI 應用、儲存備份、網通產品、資安與監控,並安排 Live Demo,適合 IT 管理者、系統整合商與企業決策者參加。

活動地點:新板希爾頓酒店|如意 AB 廳

活動時間:09:20–16:00

地址:新北市板橋區民權路 88 號 2F

立即報名:https://bnex.tw/9f7my4

2026 QNAP 台灣企業資安韌性大調查,填問券抽好禮,倒數計時:https://www.surveycake.com/s/q4abw

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