Google近日再度釋出針對 Google Workspace 打造的 Gemini 提示詞指南，系統性地拆解如何在 Google Workspace 內打造高效 AI 工作流程。
這份提示詞指南依照實際職場情境提供範例，示範在 Gmail、Docs、Sheets、Slides 等服務中撰寫高品質指令，如行政人員整理會議紀錄、行銷團隊產製社群貼文、數據分析師進行資料視覺化等，同時整理出一套可重複運用的 Prompt 寫作原則，例如為模型明確設定角色、加入字數與格式限制，以協助使用者產出更穩定、精準的 AI 回應。
《數位時代》以下整理指南中提到的提示詞撰寫要素，以及在 Google Workspace 中更好使用 Gemini 的方式供讀者參考。
提示詞怎麼寫？掌握「PTCF」四要素
根據這份指南，撰寫基本且有效提示詞時，應考慮四個主要要素：
- 角色 (Persona)：設定 AI 應扮演的角色、職位或身分。例如：你是一位 [產業] 的專案經理。
- 任務 (Task)：明確指出您希望 AI 執行的具體工作。這是提示詞中最重要的部分，請務必包含明確的動詞或指令（例如：撰寫、總結、改變語氣等）。
- 背景資訊 (Context)：提供相關的背景細節、參考資料或情境，讓 AI 根據這些資訊生成內容。例如：根據 [相關專案文件的細節]。
- 格式 (Format)：指定輸出的形式或呈現方式。例如：「限制使用列點方式呈現」 或「整理成表格格式」。
範例：[角色] 你是一位 [某產業] 的專案經理。 [任務] 請草擬一封給 [某對象] 的執行摘要郵件， [情境] 內容根據 [相關專案文件的細節]。 [格式] 請以列點方式呈現。
在撰寫提示詞時，不一定要同時用上這四個要素，視情況挑選幾個使用就能顯著提升效果。不過，在「任務 」部分務必包含一個動詞或指令，這是提示詞中最核心、最重要的部分。
如何在 Google Workspace 中開啟 Gemini？
使用者可以透過兩種主要方式來使用 Google Workspace 中的 Gemini 功能：
1. 專屬 AI 應用：適合深度研究與創意開發
這類工具獨立運作，適合處理需要大量腦力激盪、資料統整或多媒體產出的重型任務。
- Gemini：支援 Deep Research 進行系統化研究，並可透過 Canvas 介面與 AI 進行長篇內容的反覆協作與精修。
- NotebookLM：AI 研究夥伴。專精於「理解特定文件」，上傳資料後可產出具備精確引用的答案。
- Google Vids：AI 影片助手，從腳本撰寫、視覺產製到剪輯調整，一站式完成影片創作。
2. 內嵌協作：串連日常辦公使用
在熟悉的 Workspace 軟體中，讓 AI 讀取雲端硬碟檔案，即時簡化重複性工作。
- 核心整合：支援 Gmail、Docs、Slides、Sheets、Meet、Chat 與 Drive。
可應用場景：
- Docs/Gmail：利用「幫我撰寫 (Help me write)」快速生成草稿或回信。
- Slides：根據現有報告一鍵生成美觀的投影片。
- Meet：使用「幫我做筆記 (Take notes for me)」，讓會議重點不遺漏。
在 Google Workspace 中使用 Gemini 的 6 個技巧
- 使用自然語言： 像與另一個人說話一樣撰寫提示詞，使用完整的句子表達想法。
- 明確目標與限制： 清楚告訴 Gemini 需要它做什麼（例如：總結、撰寫、改變語氣、建立）。同時運用指令（指導模型應該做什麼或產出的語言）與限制（設定邊界或模型應避免的內容）來引導輸出結果。
- 簡潔扼要： 用簡短但具體的語言說明您的要求，並避免使用專業術語。
- 連貫對話： 如果結果不符合預期或有改進空間，請微調提示詞。利用後續的提示詞進行反覆的審閱與修飾，以獲得更好的結果
- 連結Google雲端： 利用 Google Drive 中您自己的檔案資訊，來個人化 Gemini 的輸出內容
- 讓 Gemini 成為提示詞助手： 使用 Gemini 根據情境建議的動作和提示詞。例如，打開 Gmail 的側邊面板，選擇建議的後續步驟，像是「顯示更長的摘要」或「有哪些行動項目？」
值得注意的是，Google 在指南中強調，使用這些功能時，資料仍保留在 Workspace 環境中。Google 不會使用這些內容來訓練或改進 Gemini 或其他生成式 AI 模型，資料也不會被人工審查。
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本文初稿為AI編撰，整理．編輯/ 黃若彤
