人資團隊在基本招募流程依序為履歷收集、履歷篩選、測驗與面試、談薪到最後到職，而履歷收集是一切的源頭。
現今台灣的招募平台繁多，舉凡 104 人力銀銀行、1111 人力銀行、Yourator、Cakeresume、Linkedin、熊班、小雞上工等，或部分大公司自架招募平台。不過考量到每個平台的受眾特性不一，為增加曝光，多數公司會同時至少四個平台上開設招募職缺，因此人資團隊也需要花費大量時間和人力在管理履歷。
問題是，投資時間在管理履歷是「必要之惡」嗎？
根據 Huptech 的統計數據指出，招募專員每週花超過13小時在收集與整理履歷上。axelos 也指出超過 50% 的招募專員仍透過人工操作 Excel，來管理自四面八方的履歷。
在 AI 工具蓬勃發展的現在，這麼重要但卻又重複性很高的工作，真的只能耗費人力時間完成嗎？答案絕對是否定的，本文就跟大家介紹市面上有哪些自動化工具可以來做履歷收集與整理、哪些是可以 no code 完成、他們的差異與優劣勢又在哪？
履歷管理自動化三大類：瀏覽器自動化、工作流程自動化、機器人流程自動化
1. 瀏覽器自動化（Web Browser Automation）
瀏覽器自動化可以理解為透過程式「模擬人在使用瀏覽器的行為」，不管是輸入文字、點擊按鈕、從選單中選擇等都可以做到，例如：設定系統每日九點透到不同招募平台下載履歷。除了工作自動化，也常用於測試自動化，常見的開源工具如 Selenium，優點是非常有彈性，可以依照需求撰寫程式，做到完全的客製化。缺點則是需要寫程式基礎才能完成自動化，在沒有工程團隊的協助下，對多數人資而不太友善。
2. 工作流程自動化（Workflow Automation）
工作流程自動化擅長將多個線上工具串接起來，例如收到信之後、發布企業內部訊息（如 Slack）、再下載檔案到雲端公槽。這樣一連串的動作，都可以透過工作流程自動化工具完成。
這類自動化工具預設整合了數千種的線上工具，只要透過拖拉點選等方法自行組合，就可以做到自動化，市面上比較有名的工具如 Zapier、Make 等。優點是完全不需要程式基礎就可以完成，缺點是產品較沒有彈性，流程規範都受到限制，有時候會無法完全符合客製化的需求。
3. 機器人流程自動化（RPA, Robotic Process Automation）
機器人流程自動化主要用在桌面應用程式的操作自動化，甚至瀏覽器也是桌面應用程式的一種，所以功能範圍非常大，許多大企業在財會、資料收集與分析等流程都會使用 RPA 工具，市面上比較有名的工具如 PowerAutomate、UiPath。缺點則為複雜程度比較高，所以有時候需要仰賴工程團隊或是委外開發，人資比較難自行編輯相關流程，且工具執行時會佔據電腦桌面執行，所以需要獨立的電腦跑 RPA 流程。
統整以上比較表，如在一開始公司還不想投入大量資金或是開發成本時， 人資部門可以優先嘗試「工作流程自動化工具」 。若未來需要更細節的客製化，或待公司看見成效且願意投入更多資源時，再端看需求決定要走向瀏覽器自動化，或是機器人流程自動化。
接下來，我將使用 Zapier 服務，與大家分享如何透過零程式碼（No Code）方式實現「工作流程自動化」，每天省下數小時整理履歷的時間！
零程式碼（No-Code）實作教學！用 Zapier 建立履歷管理自動化
在開始實作之前，請先準備好註冊一個 Google 帳號、Zapier 和 OpenAI API 帳號。
假設公司同時使用的服務包含 104 人力銀行、1111 人力銀行、CakeResume、Yourator 等招募平台，而招募專員的其中一個工作則是需要把各平台的履歷整理到 Google Sheets 表單中，並且整理擷取其中重要的聯絡資訊。我們的目標就是把上述動作自動化，以下範例會挑選 1111 人力銀行為例子。
首先，建立一個空白的 Google Sheets，取名為 Zapier 履歷列表，填上招募所需的欄位，例如：應徵時間、應徵職務、求職者姓名、聯絡電話、電子郵件、最高學歷、工作技能、時間最近一份工作經驗、履歷連結等。
再來開啟 Zapier 後台，點選 Create a new Zap，可以看到一個 Zap 是由 1 個 Trigger 和多個 Action 組成，所謂的 Trigger 就是整個自動化流程的開關，而 Action 就是後續要做的事情。
本範例的 Trigger 將在每次收到 1111 平台履歷時觸發，Action 主要會有兩個：
（一）透過 OpenAI API 摘要履歷資料
（二）將資料上傳寫入 Google Sheets。
Trigger）在 Gmail 鎖定 1111 平台來信
1 點擊 Trigger，在彈出式視窗搜尋「Gmail」後點擊選取。
2 因觸發條件為收到 1111 平台的履歷來信才觸發處理，故 Event 需選擇「New Email Matching Search」，再來綁定收取 1111 平台履歷的 Email 信箱。
3 考量到履歷信件標題為「1111 應徵履歷 - 應徵者姓名與職位：居住地」，因此可在條件搜尋欄位輸入「1111 應徵履歷」，即能過濾出每封該平台寄來的履歷信件。
4 看到右方的信件預覽，便知道設定已經完成。此時，可以點選左方「Action」按鈕，進行下一步設定。
Action 1）用 ChatGPT 摘要履歷
1 在 Action 搜尋「ChatGPT」並點擊，此時可看到畫面左方流程圖可以看到 Trigger 後觸發的第一個 Action 是 ChatGPT。
2 再來選擇要執行的動作為「Extract Structured Data」，目的是從 Email 履歷中透過 AI 協助抓出我們要的資料欄位。
3 透過 ChatGPT 抓取資料需要 OpenAI 的 key，在 Zapier 中輸入 OpenAI 後台的 API key（ChatGPT API 需要收費，依照用量決定價錢）。
4 設定 ChatGPT 參數：接下來需要設定 ChatGPT 執行動作的參數：
- Unstructured Text：這個欄位要輸入你要萃取的資料來源，這邊用選擇的方式選擇 Email 的內容「Body Plain」。意思是，分析 Email 中的履歷內容。
- Model：這邊可以選擇你要用什麼 ChatGPT 的模型，考慮到速度與價格，選擇 「gpt-3.5-turbo」即可。
- Temperature：可以把這個參數視為你希望答案有多隨機，或是多有創意，是一個 0~2 的數字，資料摘要不需要奇怪的創意，故輸入「0」。
- Description：這邊可以視為我們提供給 ChatGPT 的 prompt，這邊輸入「這是一封履歷履歷，從裡面抓出這個求職者的應徵時間、應徵職務、求職者姓名、聯絡電話、電子郵件、最高學歷、工作技能、時間最近一份工作經驗」。
- Values to Extract：告訴 ChatGPT，抓出哪些特定的資料欄位，應逐個增加以下欄位：應徵時間、應徵職務、求職者姓名、聯絡電話、電子郵件、最高學歷、工作技能、時間最近一份工作經驗。
5 最後進行 ChatGPT 測試，點擊測試按鈕可以看到 ChatGPT 已經正確地把資料都從履歷抓出來。
Action 2）將資料自動寫入 Google Sheets
1 搜尋「Google Sheets」增加為 Action。因為需把每一份新的履歷資料加入到 Google Sheets 中，故選擇「Create Spreadsheet Row」作為觸發事件。
2 接下來，綁定好寫入 Google Sheets 的 Google 帳號，並選擇要寫入的 Google Sheets（即一開始建立的那份有欄位 Google Sheets）
3 再填入對應欄位，將 ChatGPT 抓出來的資料欄位依序設定對應到的 Google Sheets 欄位上。（不過，本來就是針對 Google Sheets 欄位所設計的 ChatGPT 指令，所以都會有相對應欄位）
4 唯一不同的只有 Google Sheets 中的最後一欄「履歷連結」，需另抓取 Gmail 資料中的 URL 填入，就可以按下按鈕進行測試。
辛苦走到這一步，「履歷管理自動化」即算是大功告成。按下測試後，應可以看到資料已經正確寫入 Google Sheets 。此後，人資團隊就擁有一個自動化機器人小幫手，24 小時不眠不休地幫忙整理履歷囉！
起頭總是特別難，跨出舒適圈為團隊帶來長足的效益
隨著 AI 技術的快速發展，持續降低自動化的門檻，這也讓更多第一線的人資夥伴可以做到工作自動化。雖然學習新事物的過程仍面臨陣痛期，但回頭看可能會發現擁抱創新與改變才能長期提升團隊效益。把瑣事從真人交給 AI，將專業工作者的時間留給需要親自處理的事，同時也降低企業的招募成本。
這次透過 Zapier 做到履歷整理的全自動化，不過其實除了本篇文章介紹的三種通用型自動化工具以外，還有另一種類型也是許多企業考慮的自動化方向，也就是「特定領域的自動化工具」，該工具的設計即時從特定部門或職能出發，不需要有太多調整或是自行設計的地方。期待在不久的將來，我們會為人資團隊們端出專屬的自動化服務，解放「履歷整理自動化」的效益！
責任編輯：錢玉紘
