ChatGPT也可以加到Excel!6步驟讓Excel、Google試算表導入AI,幫你快速整理資料
ChatGPT也可以加到Excel!6步驟讓Excel、Google試算表導入AI,幫你快速整理資料

即便體會到生成式 AI 的便利,可以用來寫信、生成文案、寫出 Excel 函式,卻還是常常苦於「複製貼上」重覆的動作嗎?尤其是面對試算表複雜的表格跟公式,還要逐一檢查、核對統計資料欄位時,不免讓人感到費時且煩瑣。

現在,只要把 ChatGPT 當作延伸插件,添加到 Google 試算表或是 Excel,就可以在表格內直接與 AI 對答,不只寫函式,包含非結構化資料(文章、圖片等)都能夠進行有效整理,減輕知識工作者的負擔!

Excel 導入 ChatGPT 增益集,無痛上手複雜公式

說到使用上最具挑戰性,卻又能帶來成就感的試算表工具,非 Excel 莫屬。為了極致利用 Excel,最直接的方式就是把 ChatGPT 加到 Excel 內,就可以像是私人小助手,吩咐它給出適合的函式,也不用再逐一核對欄位到眼花撩亂。

1.開啟 Excel 建立新的試算表,點選「增益集」。

Excel-1.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

2.在增益集搜尋「ChatGPT for Excel」,並點選「取得」。

Excel-3.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

3.登入要加入 ChatGPT 插件的 Excel 帳號(微軟帳號)。

Excel-4.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

4.選擇「在Excel中開啟」或是使用「Office Online」,接著就會看到新的 ChatGPT 插件出現在新的試算表中。

Excel-5.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君
畫面右側圖Excel.jpg、ChatGPT
ChatGPT 成功插入Excel後的畫面,會顯示在右側的工具欄位
圖/ 李岱君

5.右欄有許多功能選項可以選,對照如下:

Excel工具上有很多選項.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君
功能 說明
AI.ASK 提問與獲取答案的功能
AI.TABLE 生成或處理表格數據的功能
AI.TRANSLATE 翻譯功能,可以翻譯文本
AI.EXTRACT 從文本中提取信息的功能
AI.FORMAT 格式化文本或數據的功能
AI.FILL 填充或補全數據的功能
AI.LIST 生成或處理列表數據的功能
AI.CHOICE 選擇或推薦選項的功能

6.使用語法為「=AI.功能分類(''提示詞 prompt '')」。

如下圖,我要它生成「不同手機的品牌型號、電池續航力比較」,就輸入「=AI.TABLE ("Create a table listing the features of different smartphones including brand, model, camera quality, battery life.")」。

只要輸入「=AI.」,系統就會自動出現選項小工具可以選分類,例如table、list,接著再打上「(''提示詞'')就可以跟 ChatGPT 對話。

插入現成圖表Excel.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

ChatGPT 連動 Google 試算表,要什麼功能一問就有!

Google 試算表的功能雖然不及 Excel 豐富,但也是不少上班族必備的軟體,只要稍加思考並運用,上手程度也不亞於 Excel。透過在 Google 試算表(Sheets)安裝插件,就能直接在試算表上啟用 ChatGPT,宛如在螢幕右側擁有一位隨時待命的小助理。

該插件提供了豐富的公式建議,就算不知道下什麼提示詞(prompt),也可以參考其他範例跟用法,不論是整理數據、統整文字資料等,都可以更有效率且簡潔地完成工作。

1.打開一個空白的表格,找到「擴充功能」(Extensions),並選擇外掛程式(Get add ones)。

Google第一步驟.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

2.搜尋「GPT for Sheets and Docs」。(左邊數過來第二個)

Google搜尋GPT工具.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

3.點選「下載」,外掛工具隨後就會插入在你的試算表內。

Google找到GPT插件.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

4.此時要先到 OpenAI(ChatGPT 母公司)的官方登入介面,點選個人介面的「API Keys」,再點選「Create new secret key」,表示外掛工具能透過這串鑰匙,取得你的帳號 ChatGPT 使用權。

Google sheets-3.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

5.複製這串鑰匙,再回到原本的 Google 試算表。

打馬賽克的API Keys.jpg、ChatGPT、Google Sheets、Excel
圖/ 李岱君

6.從「擴充功能」(Extensions)找到剛剛下載的外掛程式,點選「Start」。

Google sheets-6.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

7.接著會在畫面右側看到外掛工具,點選「API」的選項,把剛剛複製的 API Key 貼在 ChatGPT 的輸入格裡面,這樣就會自動連接到 ChatGPT。

打馬賽克的API Keys.jpg、ChatGPT、Google Sheets、Excel
圖/ 李岱君

8.工具內有不同的範例可以參考,例如點選「Quick Examples」,就有現成的使用範例跟工具,如下就是在試算表內翻譯內容,將英文翻成法文。

英翻法.jpg、Google Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君
Google sheets-8.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君

9.或是在思考表格內容時,也可以直接叫 ChatGPT 協助生成如廣告詞內容的發想。

Google sheets-9.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君

10.再來就是請工具協助生出函式,可以套用現有的公式建議,或是在輸入框內打下需求,ChatGPT 就會自動生成函式,再套用到需要的地方,就不用再逐一數格子了。

Google sheets-10.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君
Google sheets-12.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君

試算表文件上傳 ChatGPT,一鍵在 AI 上操作也沒問題

此外,如果想要把試算表檔案直接上傳給 ChatGPT 處理,也沒問題。不論是重新分類資料、調整格式,都可以交給它。

1.到 ChatGPT 介面點選迴紋針圖標,上傳電腦的文件,注意檔案格式要是「xlsx」,不能是「csv」,要記得注意檔案格式跟提前轉檔。

Exce、上傳ChatGPT、2.jpg
圖/ 李岱君

*小提醒:請勿上傳公司機密資料,恐有資料外洩的疑慮,可以用作日常簡單處理,或是先把敏感數字拿掉。

2.下提示詞,請 ChatGPT 完成任務,並提供新的檔案下載,就完成了。

Exce、上傳ChatGPT、1.jpg
圖/ 李岱君

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本文授權轉載自:經理人

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從缺工到食安:古吉系統科技如何推動餐飲業數位化的下一波浪潮?
從缺工到食安:古吉系統科技如何推動餐飲業數位化的下一波浪潮?

Computex 2026 圓滿落幕,除了 AI 與機器人應用之外,服務業數位化也成為展場上的另一項焦點。其中,自助服務設備品牌古吉系統科技展出的多款新品,以「雙機整合」概念吸引不少參觀者目光。無論是雙面自助點餐機、POS 與自助點餐二合一雙系統機,或桌上型 1 托 2 點餐機,皆為台灣首創、自主研發的創新設計,不僅展現古吉深厚的產品研發與系統整合能力,放眼國際市場也具有高度差異化。

古吉系統科技總經理吳三奇表示,古吉長期聚焦於如何用更高效率、更低成本的方式協助業者解決營運痛點,希望透過持續創新,滿足不同場域與業態的需求,進一步推動服務業數位轉型。

#3 從缺工到食安:古吉系統如何推動餐飲業數位化的下一波浪潮?
圖/ 數位時代

從連鎖品牌走向街邊小店,自助設備迎來新一波普及潮

事實上,相較於連鎖餐廳、速食店或手搖飲品牌,自助設備在傳統市場、市集攤販、街邊小吃等中式餐飲場域的普及率一直不高。古吉系統科技總經理吳三奇分析,背後原因主要來自資訊落差、經營習慣與成本考量三大因素。

不過,隨著食藥署修正《食品良好衛生規範準則》,明定餐飲從業人員在調理即食食品時,手部不得接觸現金,這樣的市場現況正逐漸出現改變。關鍵在於,傳統餐飲業者的人力本就有限,「老闆一人負責點餐、備餐兼找零」的作業模式已成常態,即便有意增聘人力,也往往受限於缺工問題而不易實現。

在此背景下,自助點餐機/售票機、自助付款機等自助設備成了最佳解答。吳三奇形容,業者導入自助設備就像多聘請一位櫃檯人員,不僅能協助處理點餐、收款等重複性工作,符合法規要求及降低第一線人力負擔,也能減少找錯錢、收到假鈔,以及尖峰時段來不及應對顧客需求等問題,讓業者能將更多心力投入餐點製作與服務品質提升。

從早餐店到主題樂園,自助設備如何解決不同產業的營運痛點?

而從古吉服務的客戶案例來看,自助設備所解決的問題,不只是作業效率而已,而是涵蓋人流分散、收款管理與消費體驗等不同面向,且應用場景橫跨餐飲業、觀光休閒等各種服務場域。

像連鎖早餐品牌晨間廚房便透過自助設備解決尖峰時段的人流問題。由於早午餐產業的顧客高度集中在特定尖峰時段,且普遍不願久候,因此,點餐與出餐效率往往直接影響門市營運表現。為此,晨間廚房在原有的 POS 與手機點餐系統外,再導入古吉自助點餐機進行分流顧客,不僅提供更多元的點餐選擇,也有效降低櫃檯壓力並提升整體點餐與出餐效率。

而手搖飲品牌茶之魔手則透過自助收款設備改善門市收銀流程,其將自助收款機整合既有 POS 系統,店員只需負責點餐即可,由消費者自行完成付款流程,不僅減少收款、找零所耗費的時間,也能降低錯誤風險,進而快速消化排隊人流。

值得注意的是,自助設備的應用也早已跨出餐飲產業。例如主題樂園遠雄海洋公園便導入自動售票機並整合園區消費系統,遊客在購票的同時,還可取得折價卷,折抵在園區內的消費,不僅降低售票窗口的人力需求,也讓遊客從購票到入園的流程更加順暢。

#1 從缺工到食安:古吉系統如何推動餐飲業數位化的下一波浪潮?
圖/ 數位時代

從店家痛點出發,打造跨產業的一站式解決方案

從餐飲到觀光,不同產業面臨的營運挑戰雖然各不相同,卻都能在古吉的解決方案中找到對應答案,關鍵在於,古吉從市場需求角度出發,建立起涵蓋點餐、收款、叫號、廚房作業及營運管理的一站式解決方案,並透過多元產品組合滿足不同場域需求。

吳三奇進一步說明,古吉系統科技早在 2014 年便投入研發自助點餐系統,長期與第一線店家合作的過程中,發現許多業者面臨相似的經營難題,例如:人力不足、店面空間有限等。因此,古吉的產品開發始終圍繞著「省空間、更有效率、降低成本」三大目標,希望透過科技協助店家減輕人力負擔,同時優化營運流程。

正因如此,古吉系統科技不斷研發新產品,目前市場上多數品牌僅能提供 3 至 5 種機型,古吉卻已發展出 12 至 15 種不同尺寸與安裝形式的設備,讓業者能依照自身業態與空間條件選擇最適合的配置。

這樣的研發思維,也體現在古吉 2026 年推出的多款新產品上。例如:雙面自助點餐機採用兩個螢幕共用一台主機的設計,可同時服務兩位顧客;桌上型 1 托 2 點餐機則讓兩台點餐機共用一台付款設備,在有限空間中提升服務量能;而 POS 與自助點餐二合一雙系統機,則兼具店員服務與顧客自助操作兩種模式,可依現場需求靈活調整,無論是店員點餐、顧客自助結帳,或由顧客自行完成點餐與付款,都能有效提升整體營運效率。

「我們不是為了追求產品數量而開發新產品,而是從店家真正遇到的問題出發。」吳三奇表示,正因為持續思考如何解決店家在人力與空間上的限制,古吉才能持續創新產品,並成為台灣商家導入數量最高的自助點餐機品牌。

展望未來,吳三奇認為,隨著食安規範逐步落實,加上缺工問題短期內難以緩解,自助設備在服務業中的角色也將持續轉變,從過去提升效率的選配工具,逐漸成為維持營運、兼顧合規與優化顧客體驗的基本配備,並進一步推動餐飲業展開新一波數位轉型。

#0 從缺工到食安:古吉系統如何推動餐飲業數位化的下一波浪潮?
圖/ 數位時代

面對市場需求持續升溫,古吉系統科技也將持續投入產品創新,包括導入 AI 應用、縮減設備體積,以及開發更多符合不同場域需求的解決方案。同時,古吉也正積極布局日本、香港、越南等海外市場,希望將台灣自主研發的自助服務技術推向國際,讓更多企業透過科技提升營運效率與服務品質。

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