ChatGPT也可以加到Excel!6步驟讓Excel、Google試算表導入AI,幫你快速整理資料
ChatGPT也可以加到Excel!6步驟讓Excel、Google試算表導入AI,幫你快速整理資料

即便體會到生成式 AI 的便利,可以用來寫信、生成文案、寫出 Excel 函式,卻還是常常苦於「複製貼上」重覆的動作嗎?尤其是面對試算表複雜的表格跟公式,還要逐一檢查、核對統計資料欄位時,不免讓人感到費時且煩瑣。

現在,只要把 ChatGPT 當作延伸插件,添加到 Google 試算表或是 Excel,就可以在表格內直接與 AI 對答,不只寫函式,包含非結構化資料(文章、圖片等)都能夠進行有效整理,減輕知識工作者的負擔!

Excel 導入 ChatGPT 增益集,無痛上手複雜公式

說到使用上最具挑戰性,卻又能帶來成就感的試算表工具,非 Excel 莫屬。為了極致利用 Excel,最直接的方式就是把 ChatGPT 加到 Excel 內,就可以像是私人小助手,吩咐它給出適合的函式,也不用再逐一核對欄位到眼花撩亂。

1.開啟 Excel 建立新的試算表,點選「增益集」。

Excel-1.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

2.在增益集搜尋「ChatGPT for Excel」,並點選「取得」。

Excel-3.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

3.登入要加入 ChatGPT 插件的 Excel 帳號(微軟帳號)。

Excel-4.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

4.選擇「在Excel中開啟」或是使用「Office Online」,接著就會看到新的 ChatGPT 插件出現在新的試算表中。

Excel-5.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君
畫面右側圖Excel.jpg、ChatGPT
ChatGPT 成功插入Excel後的畫面,會顯示在右側的工具欄位
圖/ 李岱君

5.右欄有許多功能選項可以選,對照如下:

Excel工具上有很多選項.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君
功能 說明
AI.ASK 提問與獲取答案的功能
AI.TABLE 生成或處理表格數據的功能
AI.TRANSLATE 翻譯功能,可以翻譯文本
AI.EXTRACT 從文本中提取信息的功能
AI.FORMAT 格式化文本或數據的功能
AI.FILL 填充或補全數據的功能
AI.LIST 生成或處理列表數據的功能
AI.CHOICE 選擇或推薦選項的功能

6.使用語法為「=AI.功能分類(''提示詞 prompt '')」。

如下圖,我要它生成「不同手機的品牌型號、電池續航力比較」,就輸入「=AI.TABLE ("Create a table listing the features of different smartphones including brand, model, camera quality, battery life.")」。

只要輸入「=AI.」,系統就會自動出現選項小工具可以選分類,例如table、list,接著再打上「(''提示詞'')就可以跟 ChatGPT 對話。

插入現成圖表Excel.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

ChatGPT 連動 Google 試算表,要什麼功能一問就有!

Google 試算表的功能雖然不及 Excel 豐富,但也是不少上班族必備的軟體,只要稍加思考並運用,上手程度也不亞於 Excel。透過在 Google 試算表(Sheets)安裝插件,就能直接在試算表上啟用 ChatGPT,宛如在螢幕右側擁有一位隨時待命的小助理。

該插件提供了豐富的公式建議,就算不知道下什麼提示詞(prompt),也可以參考其他範例跟用法,不論是整理數據、統整文字資料等,都可以更有效率且簡潔地完成工作。

1.打開一個空白的表格,找到「擴充功能」(Extensions),並選擇外掛程式(Get add ones)。

Google第一步驟.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

2.搜尋「GPT for Sheets and Docs」。(左邊數過來第二個)

Google搜尋GPT工具.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

3.點選「下載」,外掛工具隨後就會插入在你的試算表內。

Google找到GPT插件.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

4.此時要先到 OpenAI(ChatGPT 母公司)的官方登入介面,點選個人介面的「API Keys」,再點選「Create new secret key」,表示外掛工具能透過這串鑰匙,取得你的帳號 ChatGPT 使用權。

Google sheets-3.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

5.複製這串鑰匙,再回到原本的 Google 試算表。

打馬賽克的API Keys.jpg、ChatGPT、Google Sheets、Excel
圖/ 李岱君

6.從「擴充功能」(Extensions)找到剛剛下載的外掛程式,點選「Start」。

Google sheets-6.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

7.接著會在畫面右側看到外掛工具,點選「API」的選項,把剛剛複製的 API Key 貼在 ChatGPT 的輸入格裡面,這樣就會自動連接到 ChatGPT。

打馬賽克的API Keys.jpg、ChatGPT、Google Sheets、Excel
圖/ 李岱君

8.工具內有不同的範例可以參考,例如點選「Quick Examples」,就有現成的使用範例跟工具,如下就是在試算表內翻譯內容,將英文翻成法文。

英翻法.jpg、Google Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君
Google sheets-8.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君

9.或是在思考表格內容時,也可以直接叫 ChatGPT 協助生成如廣告詞內容的發想。

Google sheets-9.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君

10.再來就是請工具協助生出函式,可以套用現有的公式建議,或是在輸入框內打下需求,ChatGPT 就會自動生成函式,再套用到需要的地方,就不用再逐一數格子了。

Google sheets-10.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君
Google sheets-12.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君

試算表文件上傳 ChatGPT,一鍵在 AI 上操作也沒問題

此外,如果想要把試算表檔案直接上傳給 ChatGPT 處理,也沒問題。不論是重新分類資料、調整格式,都可以交給它。

1.到 ChatGPT 介面點選迴紋針圖標,上傳電腦的文件,注意檔案格式要是「xlsx」,不能是「csv」,要記得注意檔案格式跟提前轉檔。

Exce、上傳ChatGPT、2.jpg
圖/ 李岱君

*小提醒:請勿上傳公司機密資料,恐有資料外洩的疑慮,可以用作日常簡單處理,或是先把敏感數字拿掉。

2.下提示詞,請 ChatGPT 完成任務,並提供新的檔案下載,就完成了。

Exce、上傳ChatGPT、1.jpg
圖/ 李岱君

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本文授權轉載自:經理人

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資安齊發!合勤集團三品牌同台,展現整合防禦實力
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資安已成企業營運的基本保障,合勤集團整合旗下兆勤科技、黑貓資訊與勤晁科技,打造從基礎設施到智慧防護的完整資安體系,助企業穩健邁向AI新時代。

隨著企業加速推動數位轉型、駭客持續進化攻擊手法,資安早已不是可有可無的保險,而是企業日常營運的「剛性需求」。看準資安市場商機,合勤集團(Zyxel Group)近年來積極透過旗下3家子公司—兆勤科技、黑貓資訊與勤晁科技佈局資安防線。在日前登場的CYBERSEC 2025台灣資安大會上,更以「資安特勤,偕同出擊」為主題,展示一個涵蓋AI 驅動的雲地整合防禦、智慧資安維運服務到高規格跨域網路安全與加解密的完整防禦體系,不僅吸引大批與會者駐足,成為展場人氣最旺的攤位之一,更充分展現合勤集團在資安領域的強勁實力與市場吸引力。

兆勤科技祭出雙軌策略,助攻中小企業資安升級

根據統計,2024年的目標式勒索資安事件,高達90%是以中小企業為攻擊目標,顯見,資安防護不再是大型企業才需要關注的課題,中小企業的資安需求同樣迫切且不容忽視。

「然而,中小企業因為缺乏資安專業人才及預算有限,不易做好資安管理,再加上近年來網路攻擊手法多變且複雜,更加深應對威脅的難度,」兆勤科技總經理蔡明見一語道出中小企業的資安挑戰。為此,兆勤科技祭出「簡化管理、強化服務能量」的雙軌策略,持續精進雲端網路安全解決方案,讓中小企業能夠以最少資源完成資安佈署工作。

在簡化管理上,兆勤科技以Nebula雲端管理平台為核心,透過以下3大機制,達到簡化管理負擔的目標。首先,在Nebula平台導入雲地共融技術,讓雲地兩端的安全策略及網路設定可以同步,突破傳統網路設備管理模式只能本地或雲端二選一的限制,也為企業網路管理提供更多彈性,企業可以先採用本地管理,待習慣雲端操作時,再一鍵轉移到雲端,無需重新配置、也不需更換設備,大幅降低轉型門檻,打造跨平台的一致性防護。

合勤科技
兆勤科技總經理蔡明見
圖/ 數位時代

其次,Nebula平台除了可以集中管理防火牆、交換器、無線AP等各個網路設備,設定介面亦相當簡單好操作,透過各種方式例如:事先預設基礎設定、掃描條碼即可將設備加入網路等,讓使用者即便不是專業IT人員,可以輕鬆完成設定、掌握整體網路狀態,大幅降低學習門檻與提高管理效率。

第三、Nebula平台可以自動接收韌體更新與漏洞修補程式,避免因人力不足而忽略系統維護與更新的風險。

在強化服務能量上,兆勤科技積極輔導經銷或通路夥伴建立服務能量,滿足中小企業對網路代管服務的需求。「這是能為中小企業、夥伴與兆勤創造3贏的做法,」蔡明見說明,藉由Nebula平台可以遠端管理的特性,使經銷或通路夥伴能夠一次管理上百個客戶的網路設備,並以訂閱制收取服務費用,成功由傳統硬體銷售轉型為網路代管服務提供者,同時也讓中小企業得以使用網路代管服務,近來,兆勤更推出pay-as-you-go金流方案,協助夥伴降低資金壓力,加速拓展服務市場。

黑貓資訊破除IT與資安斷層,強化內部防禦

合勤集團旗下專注於資安顧問及託管服務的黑貓資訊,自2017年由合勤投控公司資安部門分拆出來後,便聚焦在解決企業 IT 與資安協同作業的挑戰。「企業內網管理的盲點有很多,但IT與資安的協作斷層,是目前最常見也最迫切要解決的問題,」黑貓資訊總經理游政卿說。

IT與資安雖然密不可分,但實務上,企業通常將IT與資安劃分成2個團隊,且彼此的工作重點也不相同,IT 團隊專注資源調度、確保系統穩定與效能,資安團隊則忙於應對警報和威脅,這種分工模式不只讓攻擊者有機可乘,更會令IT團隊誤以為資安只會加重工作負擔。

合勤科技
黑貓資訊總經理游政卿
圖/ 數位時代

「資安的價值,應該從協助IT部門解決問題開始,而不是增加負擔。」游政卿強調,因此,資安團隊首先要做的就是「與IT同在」,從理解IT團隊的需求、解決痛點到取得信任,雙方才能進一步協作,共同應對日益複雜的網路威脅。

以IT資產盤點為例,這是IT團隊相當重要又很耗時費力的工作,而資安團隊可以透過端點安全解決方案(EDR)進行資產盤點,先協助IT團隊掌握所有終端設備的型號、使用狀況與更新需求,再延伸到端點安全防護議題,如此不僅減輕IT負擔,也讓資安建置更具體有感。

除了IT與資安的協作斷層外,包括資產與風險能見度不足、過度依賴邊界防禦,忽略內部橫向移動的風險、以傳統基於特徵碼的靜態防禦機制為主,無法有效應對快速變化的動態威脅、對於第三方軟硬體與的安全把關不足等,亦是企業內網管理常見的盲點。

對此,黑貓資訊憑藉深厚技術底蘊,自主研發多元資安解決方案與服務。在解決方案端,推出在如同樂隊指揮家的智慧XDR防護平台,可協調整合多源資安日誌,並結合AI技術大幅提昇威脅偵測的精準度,亦有可部署於地端(On-premise)的SIEM 解決方案,滿足企業對資料落地、合規與客製化的需求。在服務端,不僅提供24 X7全年無休的MDR/SIEM/SOC 託管式監控服務,更同步提供滲透測試、弱點掃描、供應鏈風險檢測等服務。

值得一提的是,黑貓資訊目前正積極申請ISO 17025資通安全檢測實驗室認證,導入NIST SP 800-115測試流程,協助企業確保所導入的資安方案具備可驗證性與國際標準接軌能力。

在數位轉型成為企業生存關鍵的當下,資安已成為業務穩定與品牌信任的保證。合勤集團透過兆勤科技的雲地整合資安服務、黑貓資訊的智慧防護與專業服務,以及勤晁科技的高規安全方案「偕同出擊」,建構出一條完整而具彈性的資安防線,讓不同需求的客戶都能享有最合適與全面的資安保障,更有信心邁向AI新時代。

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