ChatGPT也可以加到Excel!6步驟讓Excel、Google試算表導入AI,幫你快速整理資料
ChatGPT也可以加到Excel!6步驟讓Excel、Google試算表導入AI,幫你快速整理資料

即便體會到生成式 AI 的便利,可以用來寫信、生成文案、寫出 Excel 函式,卻還是常常苦於「複製貼上」重覆的動作嗎?尤其是面對試算表複雜的表格跟公式,還要逐一檢查、核對統計資料欄位時,不免讓人感到費時且煩瑣。

現在,只要把 ChatGPT 當作延伸插件,添加到 Google 試算表或是 Excel,就可以在表格內直接與 AI 對答,不只寫函式,包含非結構化資料(文章、圖片等)都能夠進行有效整理,減輕知識工作者的負擔!

Excel 導入 ChatGPT 增益集,無痛上手複雜公式

說到使用上最具挑戰性,卻又能帶來成就感的試算表工具,非 Excel 莫屬。為了極致利用 Excel,最直接的方式就是把 ChatGPT 加到 Excel 內,就可以像是私人小助手,吩咐它給出適合的函式,也不用再逐一核對欄位到眼花撩亂。

1.開啟 Excel 建立新的試算表,點選「增益集」。

Excel-1.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

2.在增益集搜尋「ChatGPT for Excel」,並點選「取得」。

Excel-3.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

3.登入要加入 ChatGPT 插件的 Excel 帳號(微軟帳號)。

Excel-4.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

4.選擇「在Excel中開啟」或是使用「Office Online」,接著就會看到新的 ChatGPT 插件出現在新的試算表中。

Excel-5.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君
畫面右側圖Excel.jpg、ChatGPT
ChatGPT 成功插入Excel後的畫面,會顯示在右側的工具欄位
圖/ 李岱君

5.右欄有許多功能選項可以選,對照如下:

Excel工具上有很多選項.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君
功能 說明
AI.ASK 提問與獲取答案的功能
AI.TABLE 生成或處理表格數據的功能
AI.TRANSLATE 翻譯功能,可以翻譯文本
AI.EXTRACT 從文本中提取信息的功能
AI.FORMAT 格式化文本或數據的功能
AI.FILL 填充或補全數據的功能
AI.LIST 生成或處理列表數據的功能
AI.CHOICE 選擇或推薦選項的功能

6.使用語法為「=AI.功能分類(''提示詞 prompt '')」。

如下圖,我要它生成「不同手機的品牌型號、電池續航力比較」,就輸入「=AI.TABLE ("Create a table listing the features of different smartphones including brand, model, camera quality, battery life.")」。

只要輸入「=AI.」,系統就會自動出現選項小工具可以選分類,例如table、list,接著再打上「(''提示詞'')就可以跟 ChatGPT 對話。

插入現成圖表Excel.jpg、ChatGPT
圖/ 李岱君

ChatGPT 連動 Google 試算表,要什麼功能一問就有!

Google 試算表的功能雖然不及 Excel 豐富,但也是不少上班族必備的軟體,只要稍加思考並運用,上手程度也不亞於 Excel。透過在 Google 試算表(Sheets)安裝插件,就能直接在試算表上啟用 ChatGPT,宛如在螢幕右側擁有一位隨時待命的小助理。

該插件提供了豐富的公式建議,就算不知道下什麼提示詞(prompt),也可以參考其他範例跟用法,不論是整理數據、統整文字資料等,都可以更有效率且簡潔地完成工作。

1.打開一個空白的表格,找到「擴充功能」(Extensions),並選擇外掛程式(Get add ones)。

Google第一步驟.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

2.搜尋「GPT for Sheets and Docs」。(左邊數過來第二個)

Google搜尋GPT工具.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

3.點選「下載」,外掛工具隨後就會插入在你的試算表內。

Google找到GPT插件.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

4.此時要先到 OpenAI(ChatGPT 母公司)的官方登入介面,點選個人介面的「API Keys」,再點選「Create new secret key」,表示外掛工具能透過這串鑰匙,取得你的帳號 ChatGPT 使用權。

Google sheets-3.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

5.複製這串鑰匙,再回到原本的 Google 試算表。

打馬賽克的API Keys.jpg、ChatGPT、Google Sheets、Excel
圖/ 李岱君

6.從「擴充功能」(Extensions)找到剛剛下載的外掛程式,點選「Start」。

Google sheets-6.jpg、Excel、ChatGPT
圖/ 李岱君

7.接著會在畫面右側看到外掛工具,點選「API」的選項,把剛剛複製的 API Key 貼在 ChatGPT 的輸入格裡面,這樣就會自動連接到 ChatGPT。

打馬賽克的API Keys.jpg、ChatGPT、Google Sheets、Excel
圖/ 李岱君

8.工具內有不同的範例可以參考,例如點選「Quick Examples」,就有現成的使用範例跟工具,如下就是在試算表內翻譯內容,將英文翻成法文。

英翻法.jpg、Google Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君
Google sheets-8.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君

9.或是在思考表格內容時,也可以直接叫 ChatGPT 協助生成如廣告詞內容的發想。

Google sheets-9.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君

10.再來就是請工具協助生出函式,可以套用現有的公式建議,或是在輸入框內打下需求,ChatGPT 就會自動生成函式,再套用到需要的地方,就不用再逐一數格子了。

Google sheets-10.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君
Google sheets-12.jpgGoogle Sheets、ChatGPT
圖/ 李岱君

試算表文件上傳 ChatGPT,一鍵在 AI 上操作也沒問題

此外,如果想要把試算表檔案直接上傳給 ChatGPT 處理,也沒問題。不論是重新分類資料、調整格式,都可以交給它。

1.到 ChatGPT 介面點選迴紋針圖標,上傳電腦的文件,注意檔案格式要是「xlsx」,不能是「csv」,要記得注意檔案格式跟提前轉檔。

Exce、上傳ChatGPT、2.jpg
圖/ 李岱君

*小提醒:請勿上傳公司機密資料,恐有資料外洩的疑慮,可以用作日常簡單處理,或是先把敏感數字拿掉。

2.下提示詞,請 ChatGPT 完成任務,並提供新的檔案下載,就完成了。

Exce、上傳ChatGPT、1.jpg
圖/ 李岱君

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本文授權轉載自:經理人

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中華電信前進Meet大南方:以數位生態協創 引領AI時代競爭力
中華電信前進Meet大南方:以數位生態協創 引領AI時代競爭力

在新興科技快速發展的時代,企業的智慧轉型與產業的持續進化,仰賴跨域協創夥伴的協同合作。作為數位生態協創者的中華電信,近年來積極推動產業合作,並在2025 Meet Greater South亞灣新創大南方主題論壇「南方創新力:亞灣AI半導體經濟論壇」上,展示海地星空網路全面涵蓋、AI資料中心、AI運算與雲端資料庫等,彰顯其在AI時代的核心價值。此外,中華電信也分享了多項AI應用落地實績,示範如何透過Agentic AI的判斷與決策,以及各式客製化的創新流程,為產業注入新動能。

中華電信企業客戶分公司副總經理梁冠雄表示,公司自1996年民營化以來,持續深耕電信本業並大力拓展數位整合服務,如今已躍居台灣市值前十大公司。近年來更瞄準AI趨勢,積極與生態夥伴、垂直應用方案業者跨域合作,一路由電信服務提供者(CSP)、數位服務提供者(DSP)、數位服務賦能者(DSE)走向數位生態協創者(DEC)。透過不斷的業務轉型,中華電信展現了身為電信業者在數位時代的新價值,同時協助企業提升數位韌性與創新競爭力。

為此,中華電信將持續整合以AI為首的七項新興科技,包括智慧物聯網(AIoT)、大數據(BigData)、雲端(Cloud)、資訊安全(Data Security)、邊緣運算(Edge Compute)、5G(fifth Gen)及生成式AI(GenAI),為企業提供從AI基礎建設到創新應用的一站式服務,希望加速賦能百工百業發展AI應用、共同創造更大價值。

中華電信3
圖/ 數位時代

AI關鍵價值1》:海地星空與全光網路,為AI落地應用加速

梁冠雄指出,中華電信透過網路全面涵蓋、AI資料中心(AIDC)與雲平台的AI基礎建設,為企業帶來三大關鍵價值。

首先,中華電信透過「海地星空」網路,打造具高度韌性的連網環境,解決企業通訊中斷的痛點。除了全台第一的固網與行動網路外,中華電信更持續強化海纜建設,近年來投入大量資源發展衛星通訊,已具備低軌、中軌與高軌衛星的完整能量。藉此,無論國內外,中華電信都能透過海纜與衛星等高度韌性網路,為企業提供通訊雙重保障,確保暢通無虞。

同時,為因應AI大量資料傳輸的需求,中華電信亦積極佈局全光網路(All-Photonics Network,APN),2024年與日本NTT合作,以100 Gbps光傳輸頻寬進行跨國資料傳輸測試,資料往返時間僅需約為33.84毫秒,效率遠超過傳統單向傳輸需花費200~500毫秒。梁冠雄表示:「此次測試結果證明,全光網路有機會實現分散式AIDC的創新運作模式。」藉由全光網路超高速、低延遲和低功耗的傳輸特性,讓資料和運算資源可分散兩地,突破地點限制,賦予企業AI策略更高度的彈性。

中華電信4
圖/ 中華電信

AI關鍵價值2》:AI 資料中心升級,打造彈性高效的算力服務

在AI資料中心方面,中華電信已將既有的IDC升級為AIDC,並正式推出「hicloud AI算力雲」GPU雲端租賃服務,為有需求的企業提供AI算力雲租借服務。

梁冠雄強調,企業只需依照實際使用時間來支付費用,不必投入高額成本去購置硬體,即可滿足在AI高效能運算上的即時需求,大幅提升取得AI運算資源的靈活度與彈性,同時降低研發成本,快速搶佔技術先機。此外,考量到AIDC在耗能與散熱上的挑戰,中華電信亦規劃導入直接液冷與沉浸式等散熱技術,為大規模GPU部署提前做好準備。

AI關鍵價值3》:串聯台灣前四大公雲,提供AI特色服務與可靠雲端環境

中華電信完整布局公雲服務,除自有雲端品牌hicloud,亦是AWS、Azure及GCP三大國際公雲的重要合作夥伴,更自主研發各項雲平台特色服務,例如:雲網安整合的資安防護、CMX專屬電路直連雲端、CMP多雲管理平台及加密分持等,為企業打造更安全、穩定且高效的雲端運行環境。

舉例來說,企業可以透過CMP同時管理兩個以上的雲端環境,或透過加密分持服務,避免資料過度依賴單一雲端而導致的營運風險。梁冠雄說明,加密分持機制將企業的資料備份分切成三份,並分別儲存在不同公有雲上,日後若遇到資料毀損或系統停擺等情況,只要將三份資料集結起來就能恢得運作,達到高可用與高安全的效果。

此外,搭配自主研發的AI Factory平台,讓企業可以低代碼方式,開發AI模型與應用,並執行應用所需算力與雲資源。

中華電信1
圖/ 數位時代

Agentic AI應用》以數位韌性驅動智慧城市、交通與醫療創新

在AI基礎建設外,梁冠雄亦分享中華電信在智慧城市、智慧交通與智慧醫療的Agentic AI應用實例。

以智慧城市應用為例,中華電信打造的AI淹水預警及輔助決策系統,能根據影像監控自動判斷災害等級,並據此自動進行應對措施決策,例如抽水設備調度、避難指引、淹水示警等。在智慧交通管理上,中華電信結合VLM技術打造的交通壅塞預警及輔助決策系統,不僅能判斷道路壅塞或車站人潮擁擠的程度,還能偵測交通事故,並依事件的嚴重程度及提供決策建議。在智慧醫療領域,中華電信同樣投入大量心力,以AI完善病患從看診前、看診中到看診後的所有流程,不僅提升了醫療效率,也讓醫護人員能更專注於病患照護,真正展現智慧醫療的價值。

梁冠雄強調,未來中華電信將以數位韌性為核心,持續深化AI基礎建設與創新應用的雙軌布局,並期待與更多新創攜手合作,將創意與技術落地,共同打造多元共榮的產業生態系。

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