我用AI找資料,提升效率400%!拆解5大使用情境:怎麼問才能提升效率?
我用AI找資料,提升效率400%!拆解5大使用情境:怎麼問才能提升效率?

AI 目前對我的最大能力加成,主要是在「找資料」這個面向。
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以下簡單整理我目前用 AI 找資料的五個面向,包含:
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1. 簡單的問題
2. 複雜的時事問題
3. 複雜的非時事問題
4. 用 AI 看 YouTube 影片
5. 用 AI 讀長 pdf 的方法

1. 如果要搜尋「簡單的問題」

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舉例來說,像是「中正紀念堂儀隊交接是什麼時候?」這樣種一翻兩瞪眼,沒什麼好延伸的問題。
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我會用 ChatGPT Search。雖然 Perplexity 在搜尋上的功能目前比較強,但這種簡單問題,通常後續會有別的方向要延伸跟 AI 討論,在同一個介面裡不用複製來複製去比較輕鬆。
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如果是稍微複雜一點的問題,我會用 Perplexity+DeepSeek-R1 的組合找到比較深入的資料,目前體感這個是最全面的搜尋引擎。但很容易出現幻覺,要看資料來源查證。

2. 如果要搜尋複雜的「時事問題」

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例如「DeepSeek R1 對 AI 發展的意義?」
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這個時候我會特別關注人的產出,不會仰賴 AI。在這裏,AI 只當作基本的搜尋引擎,主要去搜尋:
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- 有哪些重要的大老在談論這件事?
- 有哪些高品質的資料來源值得關注?
- 哪些科技類的 Substack 值得看?
- 哪些 YouTuber 在認真產出內容?

對時事的好分析,還是必須由人類來做才是最好的。

3. 對複雜主題的深度搜尋(非時事類)

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譬如「為什麼希臘的經濟從 19 世紀以來始終在很疲弱的狀態?」
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這是多階段的過程。
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a. 先用 GPT ——但是關閉搜尋功能。

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我會先直接問出 GPT 模型本身已經知道的東西,目的是我要得到下一步找資料的「火種」。
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直接問「為什麼希臘經濟很疲弱?」跟你問「希臘如何因為稅制結構性漏洞而進入債務惡性循環陷阱?」
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兩者得到的資料深度是非常不一樣的。
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GPT 模型本身內含的「記憶」雖然不一定正確,但至少可以反應平均常識水平。先用語言模型獲得這個常識水平,就像是你先跳到巨人的肩膀上,再往上起飛,你搜尋資料的豐富度跟深度是完全不同的。
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不過在這裡,如果直接問 GPT 「希臘經濟為什麼疲弱」問題,你當然會得到普通的產出。

這裡在提詞設計上有幾個訣竅:
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- 研究報告 :「這是一份研究報告,報告主題是《____》」
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- 鄙視鏈 :「你剛剛說的這些我都看過了,請你不要給我那些平常部落格、YouTube 上面看得到的東西。我要的是真正深度內容,清晰地解釋問題的內容。」
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- 情緒勒索 :「拜託你了,這份報告關係到我的博士學位,我的教授快殺了我了,爸媽都靠我養,我沒拿到學位我們全家就要餓死了。」
(有點誇張,但是有用)
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- 費曼學習法 :「我需要你用日常的語言清晰解釋困難的概念,像是「費曼學習法」那樣:把困難概念解釋到門外漢都聽得懂,才代表你真正理解這個概念。」
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- 耐心產出 :「請你不要急,慢慢寫,如果 token 達到上限了,就停下來問我要不要繼續。」
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這樣通常會得到不錯的結果。你可以排列組合應用看看。
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b. GPT 產出之後,使用 Perplexity+R1 查證

上一個步驟 GPT 的產出絕對不夠用,而且有高機會是錯的。這時我會分一個個段落複製下來,丟到「Perplexity + R1」,請他驗證並且提供更細緻細節。
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具體做法是:
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<複製貼上的段落>
請查驗這個資料的正確性,並且提供更精確且深入細節的說明解釋,補充這個資料的不足。
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但來到這裡會有個問題:R1 作為搜尋引擎的模型,有時候會挖得「太深」,看不懂他的內容是什麼。
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例如我在研究「希臘經濟為什麼疲弱」,他會給我一堆什麼「改革悖論與路徑依賴」、「編制膨脹週期」、「預算外融資」等太過專業的術語。
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看不懂怎麼辦?進入下一個步驟。

c. 把 Perplexity 產出拿回去 GPT,請它把複雜版,結合原本簡單版一起產出

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在這個步驟產出來的東西,我個人認為比一個月兩百美金的 Deep research 好用。
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雖然過程要手動操作一陣子(大約半小時到一小時),但好處是可以做到 Deep research 不能做的事:過程中隨時依照自己的需求調整。
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Deep research 比較像是一種套版工具,對於沒時間設計提詞的人來說可以發揮 60 分的深度研究效果。使用 GPT 結合 Perplexity+R1 的組合,因為你可以在過程中隨時調整方向跟深度,我覺得可以做到 85 分。
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也就是說,我認為這個方法比 Deep research 好用,而且便宜不少。
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我用這個方式做了一份《為什麼希臘的經濟從 19 世紀以來始終在很疲弱的狀態?》的研究報告,你可以參考看看。
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󠀠󠀠4. 用 AI 看影片

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如果是 YT 影片,我會用 DeepSRT extension 去把影片逐字稿抓出來然後看摘要,看完摘要覺得有興趣才看完整部影片,或有興趣看的部分。
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這個方法估計節省了我七成的時間,不用看那些「What's up today I'm gonna show you 5 super effective ways to make money online with AI. So powerful that this feels ILLEGAL.....」的垃圾內容。
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這樣完全革新了我看影片的方式。
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5. 用 AI 讀文件

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這個應該大部分的人都會這樣做了。
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如果是大份 pdf 文件,我會用 NotebookLM 先得到摘要,然後提問我真正想知道的問題。
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但重點是:我不太會去看 NotebookLM 的產出,而是看他「挖出了哪個相關段落」,我要去看那個段落才是重點。看完了,如果還沒有搞懂,繼續「提問 -> 找到段落」直到搞懂為止。
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這個好處是可以同時讀多份 pdf,你不用看一大堆有的沒的前言跟不相干的段落,馬上找到自己要的重要資訊。
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你記得有些書後面,會有那種「列出關鍵詞,讓你找到相關段落的 Index」嗎?
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對,AI 就是這個超強 Index。

總結:要看落落長的文字,可不可以都叫 AI 總結就好?

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AI 總結的過程會刪去大約五成至七成的資訊,看文件長度而定。
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我實測不管用哪種(我所知道的)提詞方式,資訊都多少會被刪去,而且在「我不知道我想要知道什麼」的情況下,你也沒辦法要求 AI 不要刪去哪些重要資訊,因為你根本沒辦法定義什麼叫「重要資訊」。
󠀠
這很正常,總結本來就該刪減資訊。「Map is not the territory」,地圖不是真實的世界,如果你要一張台北市地圖非常詳盡,那張地圖最後就會跟台北市一模一樣大。
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所以 AI 總結的主要功能應該是用來讓你獲得一張全覽的大地圖,像是判斷這個景點你想不想去逛一樣,快速判斷:「這篇文章值不值得我花時間看?」
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這樣可以讓你免疫於釣魚標題,不會被內容騙時間。
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不過也很有可能,你要面對的問題其實只需要材料的三成資訊就可以解決,那的確是只需要看摘要就可以。
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總結來說,AI 目前最強的部分是作為一種 index 工具,幫助你快速得到關鍵資訊,不管是它產出後的樣子,還是幫助你找到原始資訊的樣子。
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相比傳統用 Google 搜尋引擎找資料、YouTube 一部一部影片慢慢看,我大概已經省掉了 50% 的搜尋時間,然後搜尋深度也提升了至少 2 倍吧。
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所以總結來說,這套方法提升了我的效率 400%。(當然,是我個人的效率提升,很有可能我的起點超爛。)
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反而還因為一時之間這個搜尋效率變太高了,現在我的瓶頸是大腦認知瓶頸:一時吸收不了那麼多資訊。
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很有趣的是,使用這個方法也有一點點心理門檻:真的要變這麼高效率嗎?真的有需要這麼快嗎?這感覺非常像是小時候都搭台鐵,長大後第一次搭高鐵的感覺。那時候心裡其實是有點害怕的——真的有必要這麼快嗎?
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延伸閱讀:ChatGPT揭密3種「AI都無法模仿」的文章:當AI取代大部分寫作,人類還能寫什麼?
ChatGPT模型差異是什麼?一次看懂4o、o3-mini、o1語言模型特色、使用策略

本文授權轉載自:周加恩Facebook

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五十年零售老店的 AI 轉型:良興攜手 Data-DI,打造專屬 AI Agent 賦能組織升級與知識傳承
五十年零售老店的 AI 轉型:良興攜手 Data-DI,打造專屬 AI Agent 賦能組織升級與知識傳承

1973 年,良興從台北光華商場一間 50 坪的電子零件行起家,半個世紀後蛻變為年營收破十億、毛利率 18% 的全通路 3C 品牌。不過,伴隨規模擴張帶來的不只是成長,還有日益加劇的管理摩擦。門市遍布全台、品項高達近萬筆,加上跨部門協作頻繁,行政耗損與知識傳承的缺口,成為這家老字號邁向下一階段的隱形天花板。

良興總經理賴志達回顧,從電子零件跨入電商、從線下擴張到 OMO 全通路、再到會員深度經營,作為 3C 零售業者,良興每一波轉型都走在同業前面。「現在輪到 AI 了。如何做到人機協作、AI 賦能,就是良興第五波轉型的核心命題。」

AI 自動化,從行政細節釋放組織戰力

轉型需要夥伴,而賴志達評估合作夥伴的標準很明確:技術能力是基本,產業知識(Domain Know-how)的深度是關鍵,回饋速度更是最終決定因素。2025 年的未來商務展上,良興選擇攜手 Data-DI,看重的正是其「策略諮詢 + AI 產品 + 落地陪跑」三軌並行的實施能力。

很快的,良興與 Data-DI 合作的第一個專案,就落在最耗費人力、卻最常被忽視的環節:會議記錄。「會議如果沒有產值、沒有效果,對企業很傷!」賴志達說,他每天參加許多會議,但跨單位協作的會議記錄長期依賴人工聆聽與逐字整理,常出現人名誤植、決策遺漏、行動項目無人追蹤,讓會議效果大打折扣。

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良興總經理賴志達
圖/ 數位時代

為了解決會議記錄的痛點,Data-DI 業務副總包威棣指出,在導入工具以前,團隊須先釐清三件事:場景是否具備落地價值、哪些流程節點適合 AI 介入,以及以終為始地掌握客戶真正想要的輸出樣貌。這些看似基本的提問,都決定 AI 能否精準落地。

確認方向後,良興與 Data-DI 成功導入 AI 會議記錄自動化系統,透過模糊比對技術校正語音辨識誤差,並將生成的雙版本報告直接回存至既有資料庫,不僅將行政人員從重複性作業中釋放,也為後續的 AI 應用奠定扎實的系統整合基礎。

賴志達分享,現在他去外部開會也會用這個工具,運用 AI 把錄音轉文字、再整理成簡報,很快就能完成,更令外部夥伴驚艷。「我認為這是很成功的案子!也提醒想做 AI 的老闆們,與其急著搞大架構,不如先從小工具讓公司嘗試 AI,建立理解和認同。」

AI 把資深員工大腦轉化為資產

補完行政效率的缺口後,良興接著切入更深層的營運核心:知識傳承。過去,頂尖銷售經驗長期鎖在少數資深員工身上,新人培訓耗時三個月,員工離職即帶走知識資本。與此同時,網路資訊發達,消費者進店前早已掌握基本規格,3C 通路門市人員要如何發揮更多價值?「我要門市的人不是死背規格,而是面對客人時,能用客人能理解的方式對話。」賴志達說。

為此,Data-DI 協助良興建置 AI 門市教育訓練系統。系統透過六大自動化關卡,串接教材生成、審核上架、AI 銷售對練與成績回報,主管僅需在核心節點審核;員工透過手機語音對練,系統依口吻、專業度、回應力等維度自動評分。賴志達表示,目標是將新人培訓期縮短至一個月,讓數十年累積的銷售智慧轉化為可複製、可傳承的企業資產。

然而,要讓這套系統真正運作,得先解決兩個根本問題:資料從哪裡來?以及訓練如何更準確?

「以前大數據時代,講的是資料要大、全、細、實;現在 AI 要做到的是準(準確)、合(合乎場景)。」包威棣說。良興不同廠商提供的素材品質參差不齊,Data-DI 除了整合內部資料,也補充加入外部市場評測內容以填補空缺,再透過人員審核機制過濾雜訊,搭配 agent 架構的多層步驟與知識限定,確保系統能精準提煉對應品類的訓練素材。

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Data-DI 業務副總包威棣
圖/ 數位時代

賴志達則看得更遠:「這些教育訓練的內容,也將成為公司未來訓練機器人很好的原料。」

Data-DI 陪跑型顧問,帶領企業 AI 轉型

良興與 Data-DI 合作的兩個專案中,雙方共同克服了長提示詞邏輯混亂、AI 幻覺污染知識庫、逐字稿讀取逾時等技術難題。邁向下一步,賴志達表示,公司各部門很早就建置 Power BI 報表,但數據豐富不等於決策清晰。「數據是土壤,如果沒有梳理,就沒有用了。」因此,他的下一個目標是活化數據資本、推動行銷自動流,以精實的人力持續驅動成長。

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良興攜手 Data-DI 推動 AI 落地,以小步快跑模式為企業創造變革。
圖/ 數位時代

包威棣則從顧問視角歸納兩個觀察:AI 導入需要高層認同、由上而下推進,像賴志達這樣持續引領良興走在業界前端的決策者,就是不可或缺的推手;而單點工具的價值,終究要累積成組織體質的轉變才算真正落地。「就像會議記錄改變了會議當責的結構,人員訓練改變了知識傳承的方式。從點狀應用走向企業變革,這種決策思路才是 AI 真正深入落地產生價值的關鍵。」

最後,對於仍在觀望AI應用的企業,他則建議:「未來 AI 導致的落差只會愈來愈大,人會變成超級工作者,企業會變成超級企業。開始做就對了,先做一個三個月的小任務,降低落差、再急起追上。」從痛點切入、小步快跑,讓組織在實作中累積對 AI 的理解與信任,這正是 Data-DI 的陪跑哲學。

有關更多 Data-DI 相關資訊,請查詢網站:https://www.data-di.com/

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