一般人在製作甘特圖時，光是思考如何將任務細分就十分傷腦筋。若專案包含大量任務和子任務，甘特圖可能變得過於龐大且難以閱讀。此外，當專案中出現不可預測的變更（如任務延遲或需求改變），傳統甘特圖的更新往往非常耗時且容易出錯。
這些問題，都可以透過Tom's planner解決。
Tom's Planner 是一款專門用於製作甘特圖（Gantt Chart），以視覺化地規劃和管理專案的AI工具。
《數位時代》以下整理Tom's Planner的使用方式供讀者參考。
需要注意的是，目前Tom's Planner的介面僅提供英文版本。不過，使用者可以用中文向AI助手輸入指令或問題，AI能夠理解中文輸入，但其回應和生成的內容仍將以英文呈現。
Tom's Planner是免費的嗎？
目前Tom's Planner的免費版本僅供個人線上製作及儲存甘特圖，並且免費版帳號只能製作一份甘特圖。
若需更進階的功能，如專案分享或檔案匯出，或是有多個專案需求，則需升級至付費方案。
建議使用者可先體驗免費版本的功能，再根據實際使用體驗和專案需求，評估是否有必要升級。
Tom's Planner 怎麼使用？
步驟一：註冊並登入Tom‘s planner帳號
若為初次使用，進入Tom's Planner主頁，點擊右上角「Sign Up」，選擇輸入E-mail或以Google帳號完成註冊。
進入Tom's Planner 的頁面後，可以看見頁面長得與Excel表格有點相似，只不過在Tom's Planner中，左邊為項目區域，右邊為時間軸。
步驟二：向AI輸入專案需求
選擇上方工具列中的「AI Assist」，系統便會跳出一個輸入框，讓用戶在框內輸入專案需求。
專案需求可以輸入中文，告訴AI專案的規劃後，點擊右下方的more options，選擇甘特圖上需要有幾個「主項目」，以及每個「主項目」中，要有多少個「子任務」。
若AI對接收到的需求有需要釐清的問題，也會再次跳出對話框詢問細節事項。
將細節輸入後，約莫1分鐘，Tom's planner便會產出一份甘特圖，甘特圖左邊會有各個項目需要完成的任務，以及右邊代表各項目進度的進度條。如果對於AI產出的內容想要調整，都可以直接點擊相關欄位進行修改。
步驟三：調整甘特圖細節：負責人、狀態、進度條
在左邊的項目區域中，「Resource」欄位扮演的是「負責人」的角色，因此，如果該任務有指定的負責人，直接在Resource欄位輸入即可。
在「Status」的欄位，可以自行輸入項目的進度，如：未開始、進行中、已完成、已審核。
使用者只需點擊右鍵，便能在右側的時間軸選擇要新增進度條（block）或是符號（icon）。
系統會將每個新增的進度條或符號自動顯示在畫面最下方。使用者可以為這些元素添加自定義說明，清楚標註其代表的含義。例如，若我們選擇以不同顏色代表各部門，便可在下方對應位置輸入部門名稱進行分類，使甘特圖更加一目了然。
Tom's planner的最大特點，在於其時間軸上的進度條，都是可以自由拖曳移動的，或是也可以透過左邊項目區域中的日期選項：開始日期（Start）、結束日期（End）以及Days（天數）進行更改，更改後右邊時間軸上的進度條便會自行調整。
這樣的設計使得用戶在製作甘特圖上具有更多的彈性，跟以往用Excel表製作甘特圖相比，不需在前置作業輸入及設定格式，或是人工一格一格地把Excel的格子填滿。
步驟四：建立任務間的關聯性
此外，若需建立任務之間的先後次序關係（例如：A任務必須完成後才能進行B任務），Tom's Planner也提供了視覺化連結功能。使用者只需將滑鼠移至進度條上，點擊右鍵選擇「Add Dependency」，再選取想要關聯的任務進度條，即可看到兩個進度條之間出現箭頭連結，清楚呈現任務間的先後關係。
進階小技巧：如何快速查詢專案進度？
在製作傳統甘特圖時，由於專案中的項目與任務數量繁多，最終圖表往往變得過於龐大且複雜。這使得使用者難以快速定位特定負責人或某個部門所管理的任務，大大降低了工作效率與專案管理的清晰度。
不過Tom's planner頁面上方的兩個小按鈕可以幫我們快速聚焦到特定的負責人或部門。
首先是「Filter/Search」功能，只需在搜尋欄中輸入「Resource」欄位中的人名或「Status」欄位中的狀態，系統就會立即篩選並顯示相關負責人的任務進度，或是特定狀態的任務項目。
此外，使用者也可以直接點擊進度條的顏色標記掌握專案情況。
另一個按鈕是「Navigator」，它類似於地圖的導航功能，點擊以後右下角會出現整個甘特圖的縮小版，使用者用它快速拖曳並瀏覽甘特圖，不需要自行在圖表上艱難地滑動。
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責任編輯：黃若彤
