你也「會議宿醉」了嗎?9成員工都暈過、3成回家還在內耗⋯開會6大地雷怎麼避?
你也「會議宿醉」了嗎?9成員工都暈過、3成回家還在內耗⋯開會6大地雷怎麼避?

忘了公司的歡樂時光(Happy Hour)小確幸吧!現在最常讓上班族「宿醉」的,是各種工作會議。

根據今年2月《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)報導指出,人們參加完一場無效會議後,會出現所謂的「會議宿醉」(meeting hangovers)現象。調查發現, 超過90%的員工有過會議宿醉、近3成(28%)的會議還讓員工「暈」到回家還在暈 ,造成揮之不去的負面影響。

考量到普遍員工每周繁多的會議次數,以及員工們對開會的態度會大幅影響整體工作滿意度(即使納入薪資、職位等),這個占比數字相當驚人。

「當我們參加了一場糟糕的會議後,我們並不會把影響留在會議室,而是把負面感受帶著走,進而讓我們的參與感、專注力下滑與生產力受損。」美國心理學家、北卡羅來納大學夏洛特分校教授羅格爾伯格(Steven Rogelberg)解釋了會議宿醉將對工作者造成內耗。

值得慶幸的是,研究指出,會議領導者可主動採取措施來預防會議宿醉。就算無法完全防止,經歷糟糕會議的人也能透過一些方法「復元」。

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《哈佛商業評論》指出,參與缺乏效率的會議將令人出現類似宿醉的不適感。
圖/ Shutterstock

「會議宿醉」長怎樣?

為了應對糟糕會議帶來的「宿醉」,北卡羅來納大學與工作管理平台Asana的工作與組織研究者攜手完成了《工作創新狀態報告》。一共針對美國及英國超過5,000名知識工作者進行調查,追蹤他們在糟糕會議當下及之後的心路歷程。

調查顯示,超過9成受訪者偶爾有會議宿醉經驗。過半數的人指出,宿醉負面影響了他們的工作流程或生產力;47%的受訪者也認為,他們因此工作投入度降低。這些負面影響通常源於 「反芻」(rumination)——不斷在腦中重播會議的片段。他們指出,會議宿醉也損害了與同事的互動,比如感覺與團隊疏離或只想一個人獨處。

有些人甚至將會議的不滿情緒帶到與同事的對話中,形成所謂的「會後會」。超過3分之1(36%)的受訪者坦言有時會向同事抱怨,27%的人則經常或總是這麼做。雖然這種「抱怨式社交」短暫提供了情感支持,但也會擴散消極情緒,加重宿醉效應。

至於會議令人沮喪的主因,受訪者指出最常見的6點:

  1. 討論離題或無關(59%)
  2. 缺乏明確議程或目標(59%)
  3. 時間管理不當(53%)
  4. 缺乏可行的後續行動及成果(48%)
  5. 參與度不均或過低(39%、38%)
  6. 缺乏有效的主持引導(30%)

舉例來說,一名從事教育的職員描述,她曾開會時整整1個鐘頭無法發表意見,只能被動地坐著,感覺自己只是「被湊數」的臨演,且時間感到氣餒。也有行銷人員則回憶起一次活動籌備會議,主導者毫無準備,連基本問題都答不上來,最後坦承:「我只是想趕快把這件事從清單上劃掉。」

這種挫敗的「宿醉感」平均持續約2小時,但有些人甚至會「暈」上一整天,部分受訪者就透露,曾把負面情緒帶回家,進而影響家庭生活。

領導者如何預防會議宿醉?

好消息是,這些問題可透過5個「會議科學」方法緩解:

1. 不是主宰,而是引導(Don’t dominate, facilitate):
更主動且有意識地引導討論,像是讓成員輪流帶領議程項目、運用即時投票或小測驗收集意見,尤其適合虛擬或混合型會議。

2. 無情精簡邀請名單(Cut the guest list ruthlessly):
只邀請「必要參與者」,其他人可以事前提供意見或會後用email更新,像Dropbox就鼓勵只邀請「關鍵利益關係人」(Key Stakeholders)。

3. 將議程改成行動計畫(Turn agendas into action plans):
設定具體問題,例如:「我們產品上市時間表的關鍵風險是什麼?該如何緩解?」取代模糊不清的項目名稱。

4. 每分鐘都精打細算(Make every minute count):
設定會議時間須緊湊且符合需求,避免會議隨時間膨脹,如帕金森定律(Parkinson's Law)——讓人會不斷拖延、分心、增加任務複雜度,直到時間耗盡。

5. 每項議題指派負責人(Demand accountability, every time):
像蘋果(Apple)就為每個行動項目指派直接負責人(Directly Responsible Individual,DRI)。即使已做好準備,部分會議仍可能失控「暴走」。此時,可以在會議中即時調整議程、延後次要議題,或允許後續一對一溝通,以減少宿醉效應。

每分每秒都很重要
避免集體「會議宿醉」,領導者必須嚴控開會時長,「每分每秒都很重要」。
圖/ 擷自網路

如何從糟糕會議中恢復?

調查的受訪者也分享3個有效的恢復策略,包括:

暫停並重置(Press pause, then reset):
簡單的心理休息,例如深呼吸或短暫冥想,有助打破負面思考模式。

出去透透氣(Walk it off):
短暫離開會議空間,像是到戶外走走或去喝杯咖啡,能顯著提升復原效果。

有建設性的對話(Find clarity in conversation):
不是單純抱怨,而是與同事探討問題根源、交換觀點,能幫助提升應對未來糟糕會議的能力與韌性。

對那些覺得自己即將「會議宿醉」的人,羅格爾伯格建議,在下次與工作麻吉的閒聊時,將重點放在「如何應對情況和調適情緒」,而非純粹抱怨。

「和同事聊聊要怎麼處理未來類似的情況、聽聽他們的想法、一起進行意義建構(sense-making)、試著從不同角度理解剛剛發生的事。這樣的對話能提升你的應對技巧和抗壓性,當你再次遇到糟糕會議時,就會更有能耐面對。」羅格爾伯格說。

本文初稿由AI編撰,編輯:謝宗穎

資料來源:Harvard Business Review

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思科:打造智慧轉型韌性基礎的關鍵 人才培育與科技
思科:打造智慧轉型韌性基礎的關鍵 人才培育與科技

人工智慧(AI)正以前所未有的姿態重塑全球政府與企業的數位轉型藍圖,帶來一場深刻的變革。這股浪潮不僅預示著效率與生產力的巨大躍升,同時也為組織帶來嚴峻挑戰。如何駕馭 AI、確保資訊安全、並同時兼顧永續發展,成為當今各國政府與企業亟需面對的核心課題。在這樣一個充滿挑戰與無限機會的時代,全球網路與資安科技大廠思科(Cisco),憑藉其完整的產業生態系和豐富的跨國合作經驗,正積極扮演關鍵的賦能者角色,所推動的台灣數位加速計畫(Taiwan Digital Acceleration, TDA)也已邁入3.0階段。思科認為,值此時刻組織需要為數位轉型建立具韌性的基礎,而關鍵不只是科技,更重要的是人才培育。

AI雖解決人力短缺問題 但人員更需學習駕馭AI

負責思科國家數位加速計畫(CDA),與多國政府密切合作的思科全球資深副總裁暨全球創新長Guy Diedrich,談到當今各國政府與企業正在面臨融合著AI、資安與永續發展的數位轉型趨勢,而在此過程中關鍵的是,組織必須透過科技與培育人才來為此波轉型打造具韌性的基礎。

思科
思科全球資深副總裁暨全球創新長Guy Diedrich
圖/ 思科

Diedrich進一步表示,未來的職位已不再是用職務說明書來衡量,而是以工作流程為核心,人力會在不同階段介接不同科技,可能是AI、機器人、人形機器人甚至量子電腦,因此人力與科技的整合也特別重要。思科台灣總經理林岳田也舉例,過去在地端、雲端網路設備有各自的管理平台,未來除了將化繁為簡整合為單一平台外,許多資料搜集比對的例行工作由AI取代,但關鍵的決策判斷仍會交由人力負責,因此培育員工學習AI也更加不可或缺。

過去從TDA 1.0計畫推動至今,透過思科網路學院(Cisco Networking Academy),思科與合作夥伴已經在台灣培育超過17萬名技術人才。提供從網路工程師認證(CCNA)、網路高級工程師(CCNP)到網路專家(CCIE)等,針對不同職務與層級完整的專業培訓,而去年剛推出針對AI架構的網路設計專家(CCDE-AI Infrastructure)認證,在市場上更是炙手可熱。Diedrich強調,未來學習將成為工作中的一部份,持續在職訓練才能確保人員跟上技術的快速發展。

林岳田也指出,思科致力於人才培育不遺餘力,並從多方面投注資源。包括目前已在台灣的北、南、東部區域成立思科網路學院教師培訓中心,作為推動各區域人才培訓的種子基地。同時,思科與合作夥伴晉泰科技在2025年於高雄成立「亞灣AIOT生態系發展基地暨研發中心」,目標是培育5,000名AIOT人才並協助 1,500 人取得國際認證,以解決目前產業智慧轉型卻求才若渴的窘境。而在政府公部門方面,思科近期與國家資通安全研究院 (簡稱「資安院」) 合作「NPO資安共學計畫」,由思科網路學院 (Cisco Networking Academy) 提供課程與平台資源,資安院負責在地招募與社群經營,共同構築永續的公益資安生態系。

思科
思科台灣總經理林岳田
圖/ 思科

完整生態系整合多元科技 一同推動AI創新

數位轉型另一項重要關鍵就是科技,尤其當今企業都在思考如何利用AI推動創新。思科與18家合作夥伴,從TDA 1.0到3.0計畫,共同實踐30個創新專案。其中TDA 1.0著重智慧城市、企業 5G專網、資訊安全和數位醫療照護等核心領域,奠定數位轉型基礎;TDA 2.0計畫除了延續並深化前述智慧城市與智慧交通,也因應新冠疫情下的醫療照護需求,為長者提供遠距學習、遠距醫療等樂齡生活應用,同時拓展金融韌性等創新場景。而在離岸風電計畫中,更利用5G結合VR眼鏡解決方案,協助當時因為疫情封控而無法來台支援的國外風機維護工程師,進行遠距教育訓練。

而TDA 3.0計畫中聚焦永續發展、資安韌性和AI驅動的智慧轉型,其中指標性專案之一,便是以高雄港為場域的智慧港口解決方案。提供從貨輪進港到貨櫃卸貨、起重機遠端操作監控等全自動化營運,可提升人員工作效率並確保安全。同時此方案中也兼顧永續發展需求,透過感測器可將各種機具設備的碳排資料回傳,完整監控能源使用情形。

人員短缺不只是運輸業也是許多產業共同面臨的難題,思科與合作夥伴針對醫院推出行動醫療推車,就是利用AIOT、無線/有線網路整合結合Webex視訊系統等,能協助遠端醫師迅速掌握病情,在第一時間提供專業判斷,或協助護理師迅速正確完成數據輸入工作。思科全球副總裁黃志明也強調,科技的運用更重要的是化繁為簡,透過整合算力、網路、資安與儲存功能的AI PODs一體機伺服器,讓許多TDA 3.0專案能專注於應用開發,加速落地部署。

黃志明進一步表示,思科能協助企業導入部署各項AI創新方案,得力於生態系中有擅長應用開發、技術架構、顧問諮詢等不同領域的合作夥伴,彼此在開放、包容的平台上運作,因此能協助企業加速智慧轉型並提升企業價值。

思科
思科全球副總裁黃志明
圖/ 思科

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