「頭痛啊，這些數據一改，又得從頭製作圖表了……」Jeff埋首辦公桌前，苦惱地與難纏的數據資料奮鬥著。
負責公司各類市場調查的Jeff，經常使用Excel整理數據與製作圖表。雖然功能操作難不倒他，但每當數據更新或主管臨時要求修改時，他都得要花上不少時間調整和設計，讓他的工作壓力倍增。
同事Jason注意到他的困擾，關心地問道：「又要改圖表啦？」
「對啊，每次改數據就得重做圖表，看來今晚又要加班了。」
「可以試試看讓AI幫你做圖表呀！」
Jeff聽了半信半疑：「真的嗎？該不會只能畫簡單的長條圖吧？」
Jason笑著說：「不會啦，AI擅長的圖表種類可多了，你趕快試試看吧！」
ChatGPT自動生成數據圖表
我們工作上最常見到長條圖、折線圖、圓餅圖、雷達圖，雖然使用Excel繪製圖表並不難，但是人工製圖會耗費不少時間。加上「資料視覺化」成為主流，用生動的圖表將枯燥的數據轉化為簡單易懂的形式，幾乎是每位上班族的日常任務。然而，圖表報告往往很難一次完成，因為主管或同事的要求，一次又一次手動修改圖表成為很多人的噩夢。
現在有了ChatGPT，製作數據圖表變得輕鬆愉快，工作效率也會顯著提升，就讓我們一起告別圖表恐慌吧！
接著就來介紹如何運用「ChatGPT」自動生成不同類型的數據圖表。
操作步驟
〔STEP 1〕優化資料格式，上傳檔案
首先，在上傳Excel檔案之前，請快速檢查資料格式是否過於複雜。例如，設計過於精美的表格，或是同一儲存格內包含多筆數據，都可能會導致ChatGPT無法正確讀取資料。
如何確保ChatGPT能順利理解資料？
最簡單的辦法是精簡Excel檔案內容，只保留繪製圖表需要的資訊，移除文字備註或無關的美編設計。 此外，若是檔案中資料量過多，建議按照用途、圖表類型或資料屬性，分別存放在不同的工作表中，避免單一工作表過於雜亂。
花幾分鐘優化資料格式，不僅能降低失敗率，也能讓操作更加流暢。
上傳資料後，ChatGPT會顯示「Excel瀏覽視窗」，完整呈現表格內容，接下來就可以開始製作圖表了！
〔STEP 2〕輸入指令
一般來說，ChatGPT繪製數據圖表的指令並沒有固定的形式，只要清楚說明「圖表類型」和「資料範圍」即可。如果不知道該用哪種圖表時，也可以請AI分析資料並提供建議。
以下列出幾種實用的指令：
• 請分析這份Excel檔案適合製作哪種圖表？
• 請根據選取的數據資料，以○○為橫軸、XX為縱軸，繪製一幅長條圖。
• 請將今年度產品一、產品二、產品三的銷售量製作成圓餅圖。
• 請用時間序列圖呈現各項資料的時間變化趨勢。
在輸入指令時，我們可以在「Excel瀏覽視窗」內用滑鼠圈選特定的表格欄位，指定這張圖表參照的資料範圍，以避免AI抓取其他無關的數據。如果檔案本身的資料量不多，可以省略這個步驟。
最後稍待幾秒鐘，ChatGPT就會端出一份美觀的圖表囉！
〔STEP 3〕切換圖表類型
如果想快速比較不同類型圖表的視覺效果，不必重複前面的步驟，只要輸入以下指令：
★輸入：請使用相同的數據，將圖表類型切換成……（某種圖表名稱）。★
ChatGPT支援許多不同用途的圖表，我們可以依照需求自由切換，以下舉出幾種實用的圖表類型。如果需要繪製英文圖表，可以參考下方提供的英文名稱對照。
• 長條圖（Bar Chart）
• 折線圖（Line Chart）
• 圓餅圖（Pie Chart）
• 雷達圖（Radar Chart）
• 瀑布圖（Waterfall Chart）
• 時間序列圖（Time-Series Plot）
• 散布圖（Scatter Plot）
• 甘特圖（Gantt Chart）
• 熱力圖（Heat Map）
一次生成多種圖表的功能非常好用，能幫助我們快速找出最適合表達數據資料的形式。在以前如果想要對照只能一一手動製作，要花上很多時間。現在ChatGPT瞬間就能完成，效率實在驚人！
〔STEP 4〕修復亂碼問題
「文字亂碼」讓不少人對ChatGPT望之卻步。
由於ChatGPT處理繁體中文的內容還不如英文那麼成熟，導致它在製作數據圖表時，時常因為缺乏中文字型而出現亂碼，例如很常見到俗稱豆腐（tofu）的方塊亂碼「◼」。
這個問題不難解決，我們可以在網路上搜尋繁體中文的字型檔，例如有開源授權的「思源黑體」。
把字型檔上傳到ChatGPT，並告訴它：「後續請使用這份字型檔繪製圖表」，如此一來，圖表就能順利顯示中文字囉！
〔STEP 5〕調整格式與設計
ChatGPT生成圖表的速度雖然很快，設計也美觀，但還是有一些小缺陷，像是標題文字太小，或是圖例沒有正常顯示等。遇到這些情況，我們又無法像在Excel那樣用手動調整，該怎麼辦呢？
別擔心，直接用口語描述需要修改的地方，ChatGPT就會生成一張新的圖表。
下面列舉出幾種圖表外觀上常出現的問題，以及實際的指令案例。
• 修改文字內容：請將X軸標題改為「月分」、Y軸標題改為「銷售額」。
• 字體縮小放大：請將圖表內的中文字體放大（或縮小）。
• 移動物件：請將圖例移動至畫面左側。
• 替換顏色：請將產品A的折線顏色改為紅色。
• 資料標籤沒有顯示：請為圖表中的每個數據加上資料標籤，顯示對應的數值。
• 圖例未正常顯示：請新增圖例並放置於右上角。
• 資料點或趨勢線不夠明顯：請加粗趨勢線並將資料點放大，讓它清晰可見。
完成細部調整之後，點擊圖片上方的「下載」按鈕，就能將圖檔儲存到電腦中。
ChatGPT數據圖表案例：長條圖
ChatGPT數據圖表案例：雷達圖
ChatGPT數據圖表案例：折線圖
技巧再升級
〔技巧1〕如何製作動態圖表？
要呈現帶有前後順序或是時間先後特性的數據圖表時，如果能讓圖表「動」起來，會讓簡報或展示變得更為生動。
若想讓數據資料在圖表上依照時間順序逐一展示出來，只要在指令內加上「GIF」這個關鍵字，並描述自己希望呈現的動態效果，ChatGPT就能生成動畫圖檔。
以前面的「歷年銷售量回顧」折線圖為例，我們可以將指令設計如下：
★輸入：請將這份折線圖轉為GIF動態圖表，依照年分先後順序展示數據資料的變化。設計動畫時，讓Y軸範圍保持不變，每一幀對應一年的數據，逐步從右側增加新的數據進來。★
完成後，使用ChatGPT提供的下載連結，就能儲存製作好的精美動態圖表。
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本文授權轉載自《30個必學的AI行政工作術》，賴彥廷著，商周出版
責任編輯：蘇柔瑋
