NotebookLM簡報提示詞教學：2大原則+一組指令，生出完整定稿|數位時代 BusinessNext

你把指令丟給 NotebookLM 做簡報，心想可以去泡杯咖啡等它做完。幾分鐘後，畫面跑出 20 頁投影片，你興奮地打開第 1 頁，標題寫著「打造卓越競爭優勢，引領市場新格局」，第 3 頁的圓餅圖數字加起來是 103%，第 7 頁開始版面失控，文字跑進圖片裡。

改標題、改數字、調版面……，每動一處，其他地方跟著跑掉。最後你花了 3 個小時，把這份草稿一頁一頁砍掉重練，比自己從頭做還要久。

避開 3 種 NG 指令，以免版面失控

AI 做不好，通常是因為我們一開始就沒把話說清楚。當你給的指令太模糊，NotebookLM 就只能靠猜的。《AI 簡報極速工作流》線上課程整理出 3 種最常見錯誤，也是讓你陷入修改地獄的元兇。

1.只丟一句話就想交差

NG 指令：「幫我做一個行銷簡報。」

這句話對 AI 來說，等於什麼資訊都沒給。它不知道受眾是誰、產品賣什麼、目的是說服老闆還是介紹給客戶。為了交差，它只好撈些聽起來很厲害、但沒有內容的說法：「提升整體戰力」、「帶動組織轉型」，最後你還是得親手刪掉重寫。

2.跟 AI 談感覺

NG 指令：「幫我做一個有科技感、看起來很專業的簡報。」

AI 沒辦法理解人對美感的主觀感受，它只知道「科技感」常常搭配發光電路板。你不滿意，按重新生成，再不滿意，再按。這跟抽盲盒沒兩樣，每次產出都不同，做出來的東西還帶著一種很假的塑膠光澤。

3.一口氣塞進太繁重的工作

NG 指令：「把這 50 頁報告直接變成 20 頁投影片。」

目前的 AI 處理長文本仍有極限。當資訊量過載，它會開始亂編數據或漏掉關鍵細節。更常見的是到最後幾頁版面全亂，讓你改到懷疑人生。比較實際的做法，是把資料切半，或是一段一段慢慢餵給它。

等 AI 生成再改，是最浪費時間的方式

很多人以為先讓 AI 跑一遍再來改，應該比較快，這個邏輯聽起來有道理，但實際上剛好相反。

原因 1｜排版後才改內容，工程量差 10 倍

做簡報分兩個階段：先寫文字大綱，再做視覺排版。如果你在文字階段發現邏輯不對，改幾個字只要幾分鐘。但如果等 AI 連圖表和版面都排好了，你才發現第 3 頁的因果順序是反的，這時候要重畫圖、重找配圖、重新調整版面，一個本來 5 分鐘能解決的問題，就這樣變成兩個小時的工程。

原因 2｜AI 每次給的結果都不一樣

你覺得第 6 頁排版還不錯，只想改個小標題，結果 AI 重新生成時，連原本好看的配圖和版面一起換掉了。更麻煩的是，很多工具沒有修改紀錄，越改越糟時，你只能重頭來過。

原因 3｜AI 自動補充它覺得合理的內容

當你的指令模糊，它就會主動填補空白，加進一些你根本不熟的觀點。數字也是，它很可能算錯圓餅圖的百分比。上台報告時，看著投影片上一個自己不認識的數據，腦袋一片空白的感覺，你一定不想經歷第二次。

會導致這個結果，是因為你讓 AI 一次做完所有事，但它根本沒有能力替你把關。

把 AI 當助理，你才是把關的主管

不要把 AI 當成可以全包的代筆，什麼都不交代就丟給它。把它當成能力很強、但需要明確指示的新進助理。你的工作是抓大方向，這份簡報要說服誰、邏輯順不順、數字對不對，這些只有你能判斷。至於把內容整理成段落、把段落排成投影片，這些費時間但不需要動腦的事，才是交給 AI 的部分。

《AI 簡報極速工作流》線上課程提到的一個解法，就是把工作拆成兩段：

Step 1｜先只要文字，不管排版

你可以把開會錄音檔、雜亂的 PDF 報告、或是你在捷運上對手機講的語音筆記，直接上傳給 NotebookLM。請它根據這些真實材料，整理出一份純文字的簡報大綱，排版和設計的事先不用管。

拿到大綱之後，親自讀過每一行。改掉邏輯不順的地方，刪掉它自己加進來的廢話，逐一個核對數字。這一步做得越扎實，後面就越省力。

Step 2 ｜大綱確認無誤，再讓它開始排版

等文字大綱 100% 沒有問題，再交給 NotebookLM 製作投影片。這時候，請加上這段指令：

「請完全照著我給的大綱製作投影片，不可以自己加入任何觀點，也不可以漏掉任何一頁。投影片上的文字越精簡越好。請一頁一頁、一字一字仔細生成，並逐字確認，確保每個繁體中文字正確、清晰。」

這幾句話非常關鍵，能讓 AI 收起亂發揮的衝動，乖乖按照你確認過的內容排版，繁體中的破字和亂碼問題也會大幅減少。

把「想內容」和「做排版」拆開來，你就能從頭到尾掌握簡報的走向。下次打開 NotebookLM 之前，試著先開一份空白文件，把你想說的話打出來，排版的苦工，留到最後再交給 AI 處理。

本文授權轉載自經理人月刊，作者為羅秀如

這是一場以成長為名的轉型故事，主角是成軍超過 45 年的製鎖大廠—金泰工業。

走過近半個世紀的製鎖歲月，金泰深知，在數位浪潮席捲下，守成即是退步。尤其當物聯網趨勢興起，讓鎖具不再只是單純的硬體，而是結合系統與服務的智慧管理平台，金泰敏銳地看見這場轉變背後的全新市場路徑，進而在原有 B2B 製造基礎上，創立全新品牌「安捷鎖（ A Good Lock ）」，進軍 B2C 智慧門鎖市場，為公司開拓第二成長曲線。

為了支撐這條品牌升級之路，金泰經營管理層在智炬科技的輔導下，從經營思維、企業文化、商業模式到作業流程重新盤點，並導入叡揚資訊的雲端服務方案，逐步落實管理標準化、流程自動化與客戶資料整合。這場轉型不只是系統導入，更是一場由內部管理能力出發，支撐外部品牌成長的組織升級工程。

早期金泰以箱櫃檔片鎖及電源開關鎖為核心產品，透過代工製造模式服務企業客戶。隨著物聯網趨勢興起，開始跨足電子鎖領域，在產品中導入指紋辨識，感應刷卡，密碼與手機連動等電子模組，成功敲開智慧生活的大門。

金泰副總經理曾慧芳表示，金泰在切入消費市場的過程中觀察到，目前市面上的智慧門鎖大致可分為兩類：一類是價格較高的歐美進口品牌；另一類則是透過網購流入、缺乏售後保障的產品。無論是哪一類，主要都以新建大樓為應用場景，較難滿足既有住宅的實際需求。

「臺灣老公寓常見木門、鐵門等配置，門型與結構條件較為多元，市面上主流智慧鎖未必能直接適用；另一方面，更換整片門板對不少家庭而言也是一筆不小的支出。基於這樣的在地住宅條件，金泰將自身長期累積的鎖具製造與研發經驗，結合外部夥伴的電子模組與應用技術，投入更符合臺灣住宅條件的智慧門鎖開發。目標不是單純把智慧鎖賣進市場，而是讓既有住宅也能在不大幅更動門體結構的前提下，以更便利、可負擔的方式完成智慧升級。

在通路策略上，金泰也展現了不同於業界的佈局。相較於仰賴大型零售賣場、電商平台等模式，金泰選擇與遍佈各地的社區鎖匠合作。曾慧芳認為，社區鎖匠是消費者心中具備高度信任感的服務節點，且具備專業知識，不僅能販售產品，更能提供安裝與售後維修服務，成為串聯原廠與終端用戶的重要服務橋樑。

築起品牌夢，金泰以內部升級鋪路，迎戰全新商業模式

因應智慧鎖帶來的全新商業模式，金泰意識到，未來面對的已經不只是企業客戶，也包含鎖匠以及終端使用者。這代表團隊需要更完整的客戶管理、服務追蹤與互動機制，才能支撐從代工製造走向品牌經營的轉變。

金泰早在 2022 年前後，便開始透過智炬科技輔導與政府相關數位轉型資源對接，例如中企署 N 世代課程，產發署精實蹲點計畫，系統性盤點企業營運流程與員工賦能與接班轉型佈局，並以內部產出的數轉藍圖，於 2024 年通過產發署中小製造業接班傳承數位轉型主題式研發計畫案的規劃案為啟動數位轉型布局的起點。

金泰製造經理黃智政說明，過去內部雖已使用 Excel 與 ERP 輔助日常作業，但多數流程仍仰賴紙本、人工記錄與部門間轉傳。 ERP 主要協助處理訂單、生產與進銷存等內部管理需求，卻難以完整承接業務拜訪、客戶互動、售後服務、鎖匠通路與終端消費者資料等外部市場資訊。當資料分散在個人電腦、紙本紀錄或不同部門手中，不僅增加重複抄寫與管理負擔，也讓企業難以及時掌握市場變化與客戶需求。

以客戶經營為例，客戶與公司的往來紀錄，多半保存在業務個人的電腦或筆記本中，難以被整合，也不容易在團隊之間透明共享。因此，若遇到業務同仁外務或請假時，客戶只能被動等待，而當公司要推新產品、找新市場，或需要其他同仁協助一起服務客戶時，也很難快速掌握客戶全貌。

面對這樣的挑戰，金泰管理團隊先透過外部課程與企業參訪，建立對數位轉型的共識，再回頭審視自身的商業模式、核心價值與關鍵活動，梳理銷售前中後、採購、生管到包裝等各職能的工作流程，找出卡點，隨後再導入叡揚資訊 Vital CRM 客戶關係管理系統、 C.ai 對話式服務平台聊天機器人、 Vital BizForm 智慧表單等解決方案，重新設計更符合實際習慣的運作方式。

建立客戶統一視圖、決策效率提升 30% ，用數據揪出商機

協助金泰推動數位轉型的智炬科技總經理歐俋伶指出，當金泰從接單生產逐步走向計劃性生產，更需要即時掌握市場需求、客戶回饋與銷售趨勢，才能反過來驅動產品開發與營運決策。因此，規劃金泰選擇以 Vital CRM 作為核心工具，運用成熟穩定的雲端服務架構，快速建立客戶資料整合、商機追蹤與管理報表機制，而非一開始就投入高成本、高維護負擔的客製化系統開發。

金泰業務部經理楊順婷也認同表示， Vital CRM 不僅讓客戶資料從過去分散於個人手中，轉變為團隊共享的資產，更協助公司建立完善的代理人機制，確保客戶服務不中斷。更重要的是，隨著數據持續累積，管理層還能藉由 Vital CRM 中的 Insight 報表加速決策效率。

「 Insight 的可視化圖表，讓管理決策效率提升約 30% ，」黃智政說，過去若要掌握市場分布、客戶類型與商機變化，往往需要由人員跨表單、跨部門彙整資料，不僅耗時，也容易因資料格式不一而影響判讀。智炬科技在協助金泰進行職能別流程梳理時，進一步將銷售前端的詢價、報價、客戶需求與商機標籤，串聯到後端物管、廠務與組立包裝出貨等支援流程，讓市場資訊不再停留於業務個人經驗，而能成為跨部門共同判斷的依據。導入 Insight 後，管理層透過可視化圖表即時掌握關鍵指標，包含市場需求變化、熱門產品類型、報價密集度與潛在備料需求，並同步拉動資源體系的物管與廠務端的監控看板。如此一來，會議討論不再只是「等待資料整理」，而是能根據數據判斷下一步，提前協調備料、生產排程與交付節奏，讓售前商機、內部支援與客戶服務形成更即時的決策閉環。

此外， Vital CRM 也進一步擴大商機經營的可能性。過去從展會蒐集的名片，多半僅在特定產品推出時才會進行再行銷，如今透過多元標籤記錄客戶潛在需求，擴大再行銷的範圍與市場。同時，金泰也將客戶滿意度調查從傳統 Word 表單改為 Vital BizForm 線上表單，便利的填寫體驗不僅讓回收率提升 17% ，更藉助統計功能即時分析市場回饋。

跨入 B2C ：整合 C.ai 、 Vital BizForm 與 LINE ，優化服務流程

在 B2B 基礎上，金泰進一步將 Vital CRM 延伸應用至 B2C 場景，並結合 LINE 官方帳號、Vital BizForm 與 C.ai 對話式服務平台，打造從鎖匠通路到終端消費者的完整服務流程。

以鎖匠通路為例，考量合作鎖匠日常最熟悉的工具就是 LINE ，金泰運用 Vital BizForm 製作電子化訂單，並整合 LINE 官方帳號，讓鎖匠可直接查詢產品規格、取得安裝指引並完成下單。訂單資料再透過 C.ai 建置的聊天機器人回傳至 Vital CRM ，減少人工重複登打，也讓通路資料能被系統化紀錄並能與製造廠內備貨機制同步。

在消費者端，金泰同樣透過 LINE 建立服務入口，提供產品介紹、操作說明與保固申請功能。其中，保固卡同樣以 Vital BizForm 來設計，消費者線上填寫完成後， C.ai 會將相關資訊傳至 Vital CRM ，更會同步標註負責服務的鎖匠資訊，未來若產品需維護或有操作疑問，就能立即追溯最初負責的鎖匠，快速進入服務流程。

透過這樣的數位串接，所有互動資料皆回流至 Vital CRM ，形成完整的客戶輪廓，包括產品型號、安裝紀錄與服務歷程，不僅降低了客服負擔，更幫助鎖匠持續經營回頭客，讓客人獲得更完善的服務，創造三贏局面。

展望未來，金泰也計畫在既有數位基礎上，持續深化資料治理與知識管理能力，例如導入叡揚知識管理系統，將產品知識、安裝經驗、售後紀錄與市場回饋進一步沉澱為企業資產。對金泰而言，數位轉型的目的不只是提升內部效率，更是為品牌經營、通路共創與海外布局奠定基礎。未來，隨著「安捷鎖」持續深耕台灣並拓展國際市場，金泰也將從傳統製鎖廠，逐步走向結合製造實力、在地服務與智慧科技的安防品牌。