你把指令丟給 NotebookLM 做簡報，心想可以去泡杯咖啡等它做完。幾分鐘後，畫面跑出 20 頁投影片，你興奮地打開第 1 頁，標題寫著「打造卓越競爭優勢，引領市場新格局」，第 3 頁的圓餅圖數字加起來是 103%，第 7 頁開始版面失控，文字跑進圖片裡。
改標題、改數字、調版面……，每動一處，其他地方跟著跑掉。最後你花了 3 個小時，把這份草稿一頁一頁砍掉重練，比自己從頭做還要久。
避開 3 種 NG 指令，以免版面失控
AI 做不好，通常是因為我們一開始就沒把話說清楚。當你給的指令太模糊，NotebookLM 就只能靠猜的。《AI 簡報極速工作流》線上課程整理出 3 種最常見錯誤，也是讓你陷入修改地獄的元兇。
1.只丟一句話就想交差
NG 指令：「幫我做一個行銷簡報。」
這句話對 AI 來說，等於什麼資訊都沒給。它不知道受眾是誰、產品賣什麼、目的是說服老闆還是介紹給客戶。為了交差，它只好撈些聽起來很厲害、但沒有內容的說法：「提升整體戰力」、「帶動組織轉型」，最後你還是得親手刪掉重寫。
2.跟 AI 談感覺
NG 指令：「幫我做一個有科技感、看起來很專業的簡報。」
AI 沒辦法理解人對美感的主觀感受，它只知道「科技感」常常搭配發光電路板。你不滿意，按重新生成，再不滿意，再按。這跟抽盲盒沒兩樣，每次產出都不同，做出來的東西還帶著一種很假的塑膠光澤。
3.一口氣塞進太繁重的工作
NG 指令：「把這 50 頁報告直接變成 20 頁投影片。」
目前的 AI 處理長文本仍有極限。當資訊量過載，它會開始亂編數據或漏掉關鍵細節。更常見的是到最後幾頁版面全亂，讓你改到懷疑人生。比較實際的做法，是把資料切半，或是一段一段慢慢餵給它。
等 AI 生成再改，是最浪費時間的方式
很多人以為先讓 AI 跑一遍再來改，應該比較快，這個邏輯聽起來有道理，但實際上剛好相反。
原因 1｜排版後才改內容，工程量差 10 倍
做簡報分兩個階段：先寫文字大綱，再做視覺排版。如果你在文字階段發現邏輯不對，改幾個字只要幾分鐘。但如果等 AI 連圖表和版面都排好了，你才發現第 3 頁的因果順序是反的，這時候要重畫圖、重找配圖、重新調整版面，一個本來 5 分鐘能解決的問題，就這樣變成兩個小時的工程。
原因 2｜AI 每次給的結果都不一樣
你覺得第 6 頁排版還不錯，只想改個小標題，結果 AI 重新生成時，連原本好看的配圖和版面一起換掉了。更麻煩的是，很多工具沒有修改紀錄，越改越糟時，你只能重頭來過。
原因 3｜AI 自動補充它覺得合理的內容
當你的指令模糊，它就會主動填補空白，加進一些你根本不熟的觀點。數字也是，它很可能算錯圓餅圖的百分比。上台報告時，看著投影片上一個自己不認識的數據，腦袋一片空白的感覺，你一定不想經歷第二次。
會導致這個結果，是因為你讓 AI 一次做完所有事，但它根本沒有能力替你把關。
把 AI 當助理，你才是把關的主管
不要把 AI 當成可以全包的代筆，什麼都不交代就丟給它。把它當成能力很強、但需要明確指示的新進助理。你的工作是抓大方向，這份簡報要說服誰、邏輯順不順、數字對不對，這些只有你能判斷。至於把內容整理成段落、把段落排成投影片，這些費時間但不需要動腦的事，才是交給 AI 的部分。
《AI 簡報極速工作流》線上課程提到的一個解法，就是把工作拆成兩段：
Step 1｜ 先只要文字，不管排版
你可以把開會錄音檔、雜亂的 PDF 報告、或是你在捷運上對手機講的語音筆記，直接上傳給 NotebookLM。請它根據這些真實材料，整理出一份純文字的簡報大綱，排版和設計的事先不用管。
拿到大綱之後，親自讀過每一行。改掉邏輯不順的地方，刪掉它自己加進來的廢話，逐一個核對數字。這一步做得越扎實，後面就越省力。
Step 2 ｜大綱確認無誤，再讓它開始排版
等文字大綱 100% 沒有問題，再交給 NotebookLM 製作投影片。這時候，請加上這段指令：
「請完全照著我給的大綱製作投影片，不可以自己加入任何觀點，也不可以漏掉任何一頁。投影片上的文字越精簡越好。請一頁一頁、一字一字仔細生成，並逐字確認，確保每個繁體中文字正確、清晰。」
這幾句話非常關鍵，能讓 AI 收起亂發揮的衝動 ，乖乖按照你確認過的內容排版，繁體中的破字和亂碼問題也會大幅減少。
把「想內容」和「做排版」拆開來，你就能從頭到尾掌握簡報的走向。下次打開 NotebookLM 之前，試著先開一份空白文件，把你想說的話打出來，排版的苦工，留到最後再交給 AI 處理。
本文授權轉載自經理人月刊，作者為羅秀如
