如何用Cowork整理發票？一段指令抓日期、金額、統編建成Excel，5步驟教學一次搞定|數位時代 BusinessNext

讓Cowork幫你整理發票！5步驟快速上手

步驟1：備份、避免個資外漏

在讓 AI 接手前，請先將待處理的發票複製到全新的資料夾（例如：桌面的「發票_20260304」），讓 Cowork 僅在副本上作業。

確保資料夾內「沒有」混入個資或其他敏感機密，這個動作能避免操作失誤毀損原始檔案，也防止敏感資料流入 AI 處理程序。

步驟2：建立新任務與框定工作範圍

下載Cowork App（claude.com/download），開啟 Claude Desktop，切換至 Cowork 工作區，點擊左側的 New task，開啟任務分頁。

將剛才準備好的發票資料夾直接拖曳進任務視窗內，或在指令中明確寫出資料夾路徑，讓 AI 清楚知道工作範圍在哪裡。

步驟3：下達精準的任務指令

第3步要輸入的指令必須包含：預期結果、操作規則、背景資訊、完成標準，可以直接複製以下範本：

請幫我讀取這個資料夾裡所有的發票圖檔，整理成一張 Excel 表。表格欄位必須包含：日期、發票號碼、金額（請依照日期先後排序）。請協助確認每張發票是否有打統編：XXXXXXXX。如果某張發票模糊或無法辨識，請將該列標記為紅色，並告訴我是哪個檔案模糊，我後續會人工核對。請先掃描並列出你的執行計畫，等我確認放行後再開始製作，不要直接更動檔案。任務完成後，請向我回報：總共處理了幾張發票、合計總金額為多少。 (註：統編可自行更換；若需要合併成 PDF 而非 Excel 表格，只需將第一點改為「請把這些發票圖檔合併成一份 PDF，按日期排序」即可。)

步驟4：確認計劃並執行作業

由於指令中設定了安全鎖（先列出計畫，等使用者確認），Cowork 會先簡單說明它的作業流程。

確認它的理解完全符合你的預期後，再啟動「開始執行」的指令，可大幅降低 AI 誤動檔案的風險。

步驟5：驗收成果（注意紅字項目）

AI 完工後，打開輸出的 Excel（或 PDF）。這個步驟不需要從頭到尾重看一次，只要注意放在被標紅的列即可，也就是 AI 表明不確定的地方。

產出範例表：

日期	發票號碼	金額	統編檢查	檔案名稱	備註
2026-03-11	VP-27923453 ⚠️	75	未打統編	384285_0.jpg	發票號碼英文字軌因紙張皺摺模糊（號碼數字可辨），未見買方統編欄
2026-03-15	YJ-06672292	29	未打統編	384287_0.jpg
2026-03-18	YS-35489452	35	未打統編	384288_0.jpg
2026-03-21	YX-23326378	700	未打統編	384290_0.jpg
2026-03-22	YJ-06672770	29	未打統編	384286

日期

發票號碼

金額

統編檢查

檔案名稱

備註

2026-03-11

VP-27923453 ⚠️

未打統編

384285_0.jpg

發票號碼英文字軌因紙張皺摺模糊（號碼數字可辨），未見買方統編欄

2026-03-15

YJ-06672292

未打統編

384287_0.jpg

2026-03-18

YS-35489452

未打統編

384288_0.jpg

2026-03-21

YX-23326378

700

未打統編

384290_0.jpg

2026-03-22

YJ-06672770

未打統編

384286

因紙張破損或不易辨識的發票，AI已用紅色標示出來，這時再人工對照紙本發票，自行輸入內容即可。

整理發票是上班族最耗時的庶務之一，交給Cowork就能省下大把時間。如果你也常被表格作業困住，另一個同樣實用的方法推薦給你：〈Gemini in Sheets實測，「@」一下就自動建表〉。只要在 Google試算表輸入「@」，就能直接讀取雲端硬碟裡的資料、自動幫你產出表格，省去手動複製貼上的麻煩。

近年談 AI 轉型的金融業者不少，多半從技術切入，闡述架構藍圖與導入策略。富邦人壽則選擇從行政端著手，先問哪個場景最攸關保戶，再決定 AI 該往哪裡導入。「關鍵在於回歸以人為本的核心，專注於客戶體驗。」保單行政處處主管蔡佳蓉副總經理指出，核保、理賠與客服，是服務價值鏈中與保戶互動最直接的三大關鍵，自然成為富邦人壽 AI 布局的起點。

以 AI 賦能核保，審查時間省六成

開始一張保單的旅程，核保是第一步，攸關保戶是否能儘速取得保障。投保過程中，若涉及既有病史或體況，核保便須介入評估，綜合審視商品條款、投保規則與法律規範，以決定是否承保，可說是一項高度專業的決策工程。

「以一份新契約為例，客戶的病歷資料可能厚達百頁。核保員得逐頁翻找診斷紀錄、用藥史與手術紀錄，判斷其對承保的影響。但大多數核保人員並不具備醫護背景，這方面的專業判斷力全靠長期經驗積累，導致傳統作業十分耗時。」蔡佳蓉解釋。

為此，富邦人壽建構「核保智能助理」，運用生成式 AI 摘要病歷，解決過往判讀大量專業英文病歷的痛點。這可不是把資料丟進 AI 資料庫就好——蔡佳蓉分享，導入過程中的挑戰之一，是為特種個資去識別化，需先透過個資遮罩工具處理病歷；此外，針對 AI 常見的「幻覺」風險，團隊也反覆調校提示詞，讓摘要報告力求精準正確。

她強調， AI 定位為「初篩與重點整理」的助手，最終決策權仍歸於核保員。透過 AI 摘要、核保員決策的人機協作模式，體況審查平均作業時間成功從 40 分鐘縮短至 15 分鐘，核保效率提升六成，讓核保同仁能將心力集中於高風險案件與例外處理。

以 AI 輔助判讀，加速理賠條款今昔對照

同樣面對大量資料判讀挑戰的，還有理賠。理賠是保險公司實踐承諾、展現服務價值的重要時刻，但隨著醫療技術不斷進步，許多保單條款當年訂定的手術項目，到了今天可能已發展出全新的治療方式。理賠人員需要從大量醫療資料中，判斷新技術是否符合條款約定，過程相當耗時，也需要高度的醫療專業知識。

對此，富邦人壽導入「理賠智能助理」，整合醫療資訊與內部顧問醫師的專業意見，協助理賠人員快速比對保單條款與客戶所接受治療的對應關係。例如，當醫療科技演進產生新的手術方式時，AI 可協助理賠人員快速了解該疾病與手術的進行方式，並檢索相關條款與內部規則，提供理賠判斷建議，縮短過去需逐一查找資料的時間。此外，系統亦能協助摘錄擷取診斷書、病理報告及醫療費用單據等理賠文件審核重點，大幅縮短人工判讀比對時間，讓理賠人員更專注於專業判斷與保戶溝通，加速理賠服務效率與一致性。

客戶服務處處主管張婉茹指出：「AI 除了加速理賠作業，也能將資深理賠人員的專業經驗與判斷邏輯濃縮為高效吸收的知識庫，協助新進同仁快速掌握案件重點與判斷依據，縮短學習曲線，並提升理賠判斷的一致性與品質。」透過 AI 助理減輕資料整理的負擔，理賠人員得以將精力回歸專業決策與客戶溝通。

以 AI 客服加速分流，前線服務更到位

在核保與理賠之外，最大量的服務場景是客服。張婉茹表示，隨著數位原生世代逐漸成為保戶主力，客戶傾向先自主操作解決問題，不會直接撥打電話；一旦選擇撥打電話，就代表問題已超出自助服務能處理的範圍。

對此，AI 客服的導入，不只是回答問題，更是協助客戶找到最適合服務管道的「智慧導航員」。「我們是第一線面對客戶，因此 AI 客服最重要的不是回答得多，而是回答得正確。」張婉茹表示，富邦人壽在設計上特別重視回答來源的可信度，透過既有知識庫與 FAQ 資料治理機制，讓 AI 優先扮演「理解需求、引導服務」的角色，確保保戶獲得正確且一致的資訊。

事實上，富邦人壽的文字客服早於大型語言模型盛行前便已上線，目前文字客服平均每月處理超過六萬則訊息，智能助理能即時理解客戶需求，將保單查詢、資料變更等簡易服務導引至 App 或線上平台快速完成；面對理賠、保單變更或保障內容等較複雜的需求，則由真人客服接手提供專業協助。讓簡單問題快速解決、複雜問題由專人服務，將有限的人力資源投入最需要專業與溫度的服務情境，讓分流機制發揮實際成效。

從核保員手中的病歷、理賠人員桌上的單據，到線上客服的迅速回應，富邦人壽的 AI 布局，始終緊貼第一線作業現場。張婉茹表示，科技發展不一定要一次 end to end 全到位，應該是不停小步快跑，慢慢把應用場景擴大。去年底推出的全新富邦人壽 App，將「簡單、貼心、隨行」的理念落實在使用者介面體驗上，就是一次階段性集大成的成果。

但無論 AI 如何加速資料判讀、優化流程，專業判斷與服務溫度仍是機器無法取代的核心。「要有專業，才能判斷 AI 的產出品質。」富邦人壽兩位主管也強調，科技迅速發展下，富邦人壽導入 AI，不是要取代核保員、理賠人員或客服人員，而是希望讓每一位同仁把時間花在最有價值的地方。當AI承接了流程中繁瑣的資料負荷，人員就能更專注在判斷、溝通與服務，讓同仁的專業與心力回歸到最需要判斷力與人情味的溝通之上，這才是真正以客戶為中心的 AI 轉型。也是富邦人壽實現「AI Everywhere」的旅途上不忘的目標。