如何用Cowork整理發票？一段指令抓日期、金額、統編建成Excel，5步驟教學一次搞定|數位時代 BusinessNext

讓Cowork幫你整理發票！5步驟快速上手

步驟1：備份、避免個資外漏

在讓 AI 接手前，請先將待處理的發票複製到全新的資料夾（例如：桌面的「發票_20260304」），讓 Cowork 僅在副本上作業。

確保資料夾內「沒有」混入個資或其他敏感機密，這個動作能避免操作失誤毀損原始檔案，也防止敏感資料流入 AI 處理程序。

步驟2：建立新任務與框定工作範圍

下載Cowork App（claude.com/download），開啟 Claude Desktop，切換至 Cowork 工作區，點擊左側的 New task，開啟任務分頁。

將剛才準備好的發票資料夾直接拖曳進任務視窗內，或在指令中明確寫出資料夾路徑，讓 AI 清楚知道工作範圍在哪裡。

步驟3：下達精準的任務指令

第3步要輸入的指令必須包含：預期結果、操作規則、背景資訊、完成標準，可以直接複製以下範本：

請幫我讀取這個資料夾裡所有的發票圖檔，整理成一張 Excel 表。表格欄位必須包含：日期、發票號碼、金額（請依照日期先後排序）。請協助確認每張發票是否有打統編：XXXXXXXX。如果某張發票模糊或無法辨識，請將該列標記為紅色，並告訴我是哪個檔案模糊，我後續會人工核對。請先掃描並列出你的執行計畫，等我確認放行後再開始製作，不要直接更動檔案。任務完成後，請向我回報：總共處理了幾張發票、合計總金額為多少。 (註：統編可自行更換；若需要合併成 PDF 而非 Excel 表格，只需將第一點改為「請把這些發票圖檔合併成一份 PDF，按日期排序」即可。)

步驟4：確認計劃並執行作業

由於指令中設定了安全鎖（先列出計畫，等使用者確認），Cowork 會先簡單說明它的作業流程。

確認它的理解完全符合你的預期後，再啟動「開始執行」的指令，可大幅降低 AI 誤動檔案的風險。

步驟5：驗收成果（注意紅字項目）

AI 完工後，打開輸出的 Excel（或 PDF）。這個步驟不需要從頭到尾重看一次，只要注意放在被標紅的列即可，也就是 AI 表明不確定的地方。

產出範例表：

日期	發票號碼	金額	統編檢查	檔案名稱	備註
2026-03-11	VP-27923453 ⚠️	75	未打統編	384285_0.jpg	發票號碼英文字軌因紙張皺摺模糊（號碼數字可辨），未見買方統編欄
2026-03-15	YJ-06672292	29	未打統編	384287_0.jpg
2026-03-18	YS-35489452	35	未打統編	384288_0.jpg
2026-03-21	YX-23326378	700	未打統編	384290_0.jpg
2026-03-22	YJ-06672770	29	未打統編	384286

日期

發票號碼

金額

統編檢查

檔案名稱

備註

2026-03-11

VP-27923453 ⚠️

未打統編

384285_0.jpg

發票號碼英文字軌因紙張皺摺模糊（號碼數字可辨），未見買方統編欄

2026-03-15

YJ-06672292

未打統編

384287_0.jpg

2026-03-18

YS-35489452

未打統編

384288_0.jpg

2026-03-21

YX-23326378

700

未打統編

384290_0.jpg

2026-03-22

YJ-06672770

未打統編

384286

因紙張破損或不易辨識的發票，AI已用紅色標示出來，這時再人工對照紙本發票，自行輸入內容即可。

整理發票是上班族最耗時的庶務之一，交給Cowork就能省下大把時間。如果你也常被表格作業困住，另一個同樣實用的方法推薦給你：〈Gemini in Sheets實測，「@」一下就自動建表〉。只要在 Google試算表輸入「@」，就能直接讀取雲端硬碟裡的資料、自動幫你產出表格，省去手動複製貼上的麻煩。

隨著生成式 AI 工具快速普及，使用 AI 生成圖片、文案與影音素材，早已不再稀奇；真正困難的是，如何讓 AI 內容不只具備媲美真人拍攝的質感，還能精準貼合品牌語氣、商品賣點與社群傳播節奏，進一步帶動流量、轉換率與會員經營。

不過，有一家成立不到 5 年的團隊，卻憑藉著這項能力，吸引百年家電品牌、大型連鎖零售品牌、化妝品代工龍頭到政府機關等不同類型客戶合作。近期更與以創意出名的電商平台蝦皮購物共同合作。

這家隱身在眾多一線大廠背後的 AI 操盤手，正是三立集團旗下的 MarTech 公司「創造智能」。相較於單純提供 AI 工具或單點行銷服務，創造智能更像是企業的 AI 行銷整合夥伴，不只是生成 AI 影音內容，而是從行銷目標出發，運用 AI 串起從內容生成、社群導流、顧客互動到會員經營的完整行銷旅程，突破過往內容與數據各自為政的盲點，這才是它真正讓企業買單的關鍵。

除了預算大幅減少、製作效率提升外，林慧珍指出，現在很多人都可以利用 AI 工具生成圖片或影片，但真正拉開差距的，不是 AI 應用能力，而是內容本身。創造智能刻意打造一支由行銷人才與工程師組成的「混血團隊」，兼顧 AI 影音內容的製作效率與品質。

圖／創造智能

串起行銷斷點，打造 AI 一條龍整合服務

對台灣企業行銷現場的長期觀察，是創造智能跳脫單一工具走向「AI 行銷整合」模式的起點。

創造智能執行長林慧珍指出，企業行銷工作往往交由不同廠商負責，從影音內容製作、廣告投放、社群經營到會員管理，各自使用不同工具與平台，導致資料散落在各處，形成一個個看不見的行銷斷點，一旦成效不如預期，很難釐清問題究竟出在哪一個環節，是素材無法打動消費者、投放策略失準，還是會員經營沒有發揮效益。

「很多 AI 或軟體業者的想法是，用自家產品去解決客戶的問題，但我們想的不只是解決問題，而是如何讓客戶用最方便、最完整的一條龍方式達成商業目標，」林慧珍強調，也因此，創造智能成立初期便鎖定AIGC 商業影音、AI客服/虛擬人及LINE CRM三大領域，希望從內容、互動到會員經營，串起完整的行銷流程。

在行銷旅程的前端，創造智能透過自家研發的系統與深厚的行銷經驗，快速產製出 AI 影音內容，協助品牌放大聲量、吸引目標受眾；接著透過 AI 客服與 AI 虛擬人即時回應顧客需求，不受時間、地點與語言限制，提高互動與成交機率；最後再藉由 LINE CRM 將流量收斂為品牌的第一方會員資產，透過會員貼標、分群分眾、自動化推播、再行銷等機制，持續深化顧客關係，將一次性的流量轉化為持續回購的忠誠會員。

用 AI 加速內容測試，快速找到市場答案

除了串起完整的行銷流程外，創造智能還能為企業創造兩大價值，第一個是協助企業更快找到真正打動消費者的內容。

「現在很多人都可以利用 AI 工具生成圖片或影片，但真正拉開差距的，不是 AI 應用能力，而是內容本身。」林慧珍指出，創造智能刻意打造一支由行銷人才與工程師組成的「混血團隊」，兼顧 AI 影音內容的製作效率與品質。

林慧珍進一步說明，團隊許多成員原本就來自專業影音團隊，長期協助企業製作導流影片，因此在劇本企劃、分鏡設計與敘事節奏上，累積大量實戰經驗。以近期協助蝦皮購物製作 AI 短影音為例，團隊並非直接交由 AI 工具生成內容，而是先分析目標受眾的偏好，再於腳本設計時加入企劃巧思。像是刻意運用消費者熟悉的歌曲氛圍，營造「似曾相識」的共感，引發社群討論。這些對品牌語感、社群節奏與內容敘事的掌握，正是創造智能團隊多年累積的內容經驗，也是現階段 AI 難以取代的核心價值。

另一方面，團隊則負責研發系統，以滿足企業多元行銷需求。例如：創造智能自行開發的「AI 導演模板」，不僅能快速生成高度擬真的影音內容，還可以依據品牌的不同需求，快速調整畫面風格、配音語氣與敘事方式，協助品牌進行 A/B Test，找出最能吸引消費者的內容。同時，還能依照不同社群平台需求，自動延伸出不同秒數與尺寸的版本，讓同一支影片快速應用於不同投放渠道。

更重要的是，從企劃發想到完成影片，最快約一週即可完成，不僅大幅縮短製作時程，也較傳統真人拍攝節省約 4 至 6 成的成本

讓 AI 走進工作流程，從客服升級為企業數位夥伴

創造智能為企業帶來的第二個價值是，透過 AI 客服 / AI 虛擬人推動流程自動化。林慧珍認為，AI 的價值不只是回答問題，而是深入既有的工作流程，以自動化服務協助企業降低成本、提升營運效率。

舉例來說，創造智能在與百年家電品牌合作時，先以 LINE 官方帳號與會員經營為核心，透過 LINE CRM 建立會員數據基礎，依據會員的瀏覽行為、產品偏好及互動紀錄，自動完成會員標籤與分群，並透過精準推播提供更符合需求的內容。隨著會員數據逐步累積，再進一步串接 Facebook 等社群平台，讓會員經營從單一通路延伸至跨平台互動，逐步建立完整的品牌數位接觸點。

目前，雙方合作已進入第二階段，將 AI 客服真正導入企業日常營運中。從客服受理、案件分流到售後服務，整個流程皆可透過 AI 與系統自動串接完成，不僅縮短服務時間、提升案件處理效率，也讓 AI 的角色從單純的客服工具，進一步成為串聯客服、門市與售後服務的企業數位夥伴。

同樣的模式，也被延伸到 B2B 外貿場景。創造智能為某知名化妝品代工廠打造 AI Sales（AI 虛擬人），並匯入產品知識與各國出口法規，讓 AI 不僅能以多國語言即時回覆海外買家問題，更可自動完成名片蒐集、預約真人業務及商機派單等流程，不僅溝通時間由 6 個月降至 3 個月，減少 30% 以上真人處理成本，訂單成交率提升 25%-32%，

未來，AI 工具將持續演進，但企業真正需要的，始終是能協助創造商業價值的解決方案。林慧珍相信，唯有整合技術、內容與流程，並站在企業角度思考，AI 才能從工具升級為夥伴。這也是創造智能希望實踐的品牌理念──最人性化的MarTech 公司，創造更有溫度的智能夥伴。