每次打開 ChatGPT，都要把背景從頭說一遍，例如你在哪家公司、寫的是哪種風格、這個專案的規則是什麼，如果不重新交代，AI 就會給出完全偏離期待的答案。
這時就能使用ChatGPT的「專案」（Projects）功能，透過5個設定步驟，將對話、檔案與指令收攏於同一個工作區，讓 ChatGPT 在這個範圍內自動套用你設定的規則。
本文整理了 ChatGPT 專案功能的完整教學，以及如何撰寫讓 AI 理解的專屬指令，還有3個適合使用的實務情境，幫助讀者輕鬆建立更省時的 AI 工作流程。
文章目錄
一、ChatGPT專案功能是什麼？三大特色快速搞懂
二、記憶、專案與自訂GPT，這些功能差在哪？
三、誰適合用專案功能？三個指標評估你的工作需求
四、免費版也能用嗎？各方案檔案限制差多少？
五、專案功能怎麼建立？5步驟打造專屬知識庫
六、三大實務情境示範：內容產出、市場分析、學習考試都適用
七、ChatGPT專案功能與NotebookLM怎麼選？使用時機比一比
一、ChatGPT專案功能是什麼？三大特色快速搞懂
一般 ChatGPT 對話往往是單次且缺乏延續性的，關閉視窗後上下文即清空，下次開啟形同重新開始，專案功能則具備以下三個不同之處：
- 上下文跨對話保留： 專案內的所有對話都是承接同一套指令與檔案，開啟新對話時，AI 依然保有專案的背景脈絡。
- 檔案共用： 上傳至專案的 PDF、試算表或文件，能供該專案下的每條對話參考，不再需要重複上傳。
- 固定指令： 使用者可為單一專案設定專屬的「工作守則」（如語氣、格式、禁止事項），專案內的所有對話都會嚴格遵守。
二、記憶、專案與自訂GPT，這些功能差在哪？
記憶、專案和自訂GPT，這三種功能各自應對不同的情境：
| 功能 | 管理範圍 | 適用情境 |
|---|---|---|
| 記憶功能 | 全域背景（適用所有對話） | 「我是行銷人、習慣閱讀繁體中文」等個人通用設定 |
| 專案功能 | 專案脈絡（僅限該專區） | 「這個提案是 B2B 業務、語氣需具備顧問專業感」 |
| Custom GPT | 重複工作流（可對外分享） | 固定格式的轉換工具、需公開提供他人使用的服務 |
判斷使用時機的原則是： 想讓「所有對話」都知道的事，設定於記憶功能；只想讓「特定任務」知道的事，則寫入 Projects 的自訂指令中。
三、誰適合用專案功能？三個指標評估你的工作需求
專案功能的最大價值在於， 把每次都要重複交代的背景，變成「設定一次永久適用」 。如果你的工作符合以下條件，就能建立專案共同協作：
- 同一主題需反覆與 ChatGPT 討論（如內容產出、研究分析、學習備考）。
- 具備固定的格式或語氣規範，需要 AI 嚴格遵守。
- 擁有穩定的參考文件，需讓 AI 隨時查閱。
反之，若僅是日常偶爾問問題，或工作任務本身缺乏重複性，建議使用一般對話即可，無需額外建立專案。
四、免費版也能用嗎？各方案檔案限制差多少？
根據 OpenAI 官方說明， 目前專案功能已開放所有方案使用 ，主要差異在於檔案容量與協作人數：
| 方案 | 單一專案檔案上限 | 協作人數上限 |
|---|---|---|
| 免費版 | 5 個 | 5 人 |
| Plus / Go | 25 個 | 10 人 |
| Pro / 企業版 | 40 個 | 100 人 |
此外，付費方案可在專案功能內使用深度研究（Deep Research）與智慧體模式（Agent 代理程式）等進階工具，免費版在此部分則有限制。
五、專案功能怎麼建立？5步驟打造專屬知識庫
Step 1：專案建立與「主題＋週期」動態命名
在 ChatGPT 左側欄找到「專案」區塊，點擊「＋」新增。
建議採用「主題＋時期」的命名格式（如：內容產製 2026Q3），以便未來歸檔與搜尋；系統也支援自訂顏色與 icon，有助於視覺管理。
Step 2：撰寫並輸入指令
在輸入指令前，可思考自訂指令是否包含以下五個要素：
- 角色定義：設定 AI 的專業身分。
- 目標：明確指出需完成的任務。
- 資料優先順序：告知 AI 判斷資料的準則。
- 輸出格式：規定回答的結構與排版。
- 禁止事項：列出絕不可使用的詞彙或行為。
完成以上要素後，在右上方3個點更多選項中選擇「專案設定」，貼上指令即可。
指令範例（內容編輯助理）：
你是我的內容編輯助理。
目標：協助我將 AI 工具與趨勢整理成適合繁體中文讀者的實用文章。
資料優先順序：優先使用我上傳的品牌規範與文章範例；若資料不足請明確指出缺口，切勿自行捏造補充。
輸出格式：先給出結論，再以條列式整理步驟。中文標點符號請使用全形。
禁止事項：請勿使用「賦能」、「布局」、「打造」等抽象動詞。
Step 3：篩選適合上傳的檔案
點擊專案頁面的「上傳檔案」，可匯入 PDF、試算表、Word 等格式，並在底部輸入框開始新對話。
- 適合上傳：穩定的參考文件（如品牌規範、SOP、歷史文章範例、產品說明書）。
- 不適合上傳：一次性素材、短期草稿。這類資料直接貼在單次對話中即可，避免專案資料庫過於雜亂，影響 AI 判讀。
Step 4：免重複交代背景，直接開啟專案對話
上傳檔案和輸入問題後，ChatGPT 會自動套用你設定的指令與上傳的檔案，不用再一一交代背景，直接提出具體需求即可。
Step 5：將其他對話移入專案
在專案以外的其他對話，也可透過對話選單選擇「移至專案」，移入後，該對話將自動讀取專案的指令與檔案脈絡，繼續生成內容。
要注意的是，一般 ChatGPT 對話可以移入專案，透過 Custom GPT 建立的對話目前無法移入專案中。
六、三大實務情境示範：內容產出、市場分析、學習考試都適用
情境一：內容產出（讓 AI 記住你的品牌語氣與用詞）
將品牌聲音指南、過往文章範例與慣用詞彙表上傳至專案，之後無論是撰寫草稿或調整語氣，ChatGPT 都會自動對齊品牌風格，確保產出品質一致。
可直接使用的提示詞範例：
根據專案裡的文章範例，幫我把以下草稿的語氣調整成一致風格，並指出哪些段落節奏過於緩慢。
情境二：市場分析（讓 AI 針對同一批資料做深度研究）
將論文、競品數據或市場報告上傳，即可在同一個專案下開啟不同對話串（如：一條分析競品、一條整理訪談、一條起草簡報）。所有對話皆依循同一份資料庫，確保資訊連貫。
可直接使用的提示詞範例：
根據專案裡的競品資料，整理出我們在「功能完整性」與「定價策略」兩個維度的相對位置，並以表格呈現。
情境三：學習考試（讓 AI 只從你的教材與筆記找答案）
將教科書、課程大綱或個人筆記上傳，設定 AI 為學習教練。與全域記憶不同，專案功能會強制 AI 優先從上傳的文獻中尋找答案，大幅降低幻覺風險，適合鑽研特定領域。
可直接使用的提示詞範例：
根據專案裡的課程大綱，從第三章開始出 5 道申論練習題，每道題需說明考點，待我回答後再給予評分。
七、ChatGPT專案與NotebookLM怎麼選？使用時機比一比
兩者皆能將文件轉化為 AI 知識庫，但主要用途不同：
| 比較項目 | ChatGPT專案 | NotebookLM |
|---|---|---|
| 主要優勢 | 推理延伸、生成任務成果 | 精確摘要細節、附來源引用 |
| 適用情境 | 需 AI 依據資料生成新內容（如文章、提案） | 需 AI 從大量文件中抓取特定細節（如查證文獻） |
| 關鍵差異 | 不附來源引用，邏輯推理與生成能力較靈活 | 每則回答皆標明來源段落，適合嚴謹查證場景 |
總結來說，想讓 AI 根據資料創造新內容，選用 ChatGPT專案功能；想讓 AI 從海量資料中快速找出特定資訊，則用 NotebookLM。
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資料來源：OpenAI
本文初稿為 AI 編撰，整理・編輯／蘇柔瑋
