【電腦玩物】在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法

2012.12.08 by
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【電腦玩物】在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法
我本來想把標題定為「節省更多時間」,後來想想時間就是一條不斷往前奔流的河,而且你根本沒有容器可以汲取河水,如果沒有辦法儲存,那又何來節省之說...

我本來想把標題定為「節省更多時間」,後來想想時間就是一條不斷往前奔流的河,而且你根本沒有容器可以汲取河水,如果沒有辦法儲存,那又何來節省之說? 節省的時間永遠不會變成你的時間,除非你立刻用掉它。

所以後來我把標題修正為不僅要節省,更要「 **** 」,但這個擁有不是未來的擁有,而是過去的擁有。同樣的我們無法擁有未來的時間,但如果回顧過去,發現自己在每一個時間點都做了一些對自己有價值的事情,那麼,這時候我們可以說是真正擁有了那個過去的時間。而你擁有愈多過去的時間,表示你成為那段時間的主人,累積了更多有意義的能量。

簡單來說,計算個人時間的單位不是分鐘,而是你完成了多少事情。每一週一定都有七天,但如果我在一週內寫了七篇部落格文章、完成刺客教條三遊戲、看了一場電影、去了一次踏青、吃了四間好吃餐廳,並且把工作進度順成完成。那麼我對時間的感受將會有所不同,會真正覺得自己擁有了更多的時間。

的方法

的方法。

無論是工作、生活、家庭或娛樂。


」:讓檔案管理更快完成 *

善用 Dropbox 這類同步服務可以讓很多事情變得更快完成,甚至,有些時候再也不用做那些重複麻煩的事情。

包含不需要再重複著把檔案複製到隨身碟的動作。不需要擔心在多台電腦之間傳遞檔案時版本新舊。甚至可以大量減少自己去備份檔案的次數。

然後,如果有一天硬碟壞掉、檔案損壞,也可以 更快完成還原正確檔案 的步驟,因為從雲端直接復原即可。

」:把時間全部用在編輯文件上 *

使用 Google Drive 這樣的線上即時同步編輯工具有很多好處,其中最大的優點就是讓我們把僅有的時間花在刀口上。

如果沒有線上多人同步編輯,那麼要在工作團隊之間合作某個文件時,會增加很多時間花費,尤其在不斷重複寄件、下載檔案的動作,或是花費很多時間在檔案版本的整合、確認上。

但最重要的事情是什麼?是「編輯」本身吧!所以線上協同合作的好處,就是把上面那些溝通動作全部省去,但省去不是重點,重點是你可以把時間真正花在最重要的「編輯」本身。

」:不做無用的列印、寄件、整理動作 *

當然,或許不可能也不需要百分之百無紙化,但如果可以的話,應該在工作上盡量的追求無紙化的工作方法。

因為在紙本的作業流程中,像是列印、寄件、整理紙張這些動作,老實說都和你的「生產」本身沒關係,而是無端多出很多無用的行政流程。

所以如果能夠盡可能的不要列印、寄件、整理紙張,如果所有內容都儲存在像是 Evernote 、 Google Drive,或者 Word 等檔案裡,利用數位檔案來工作,可以避免你把寶貴時間花在幫助很小的事情上。

」:和生產力無關的動作避免重複做 *

安裝單機軟體有什麼缺點?如果換一台電腦,或是重新安裝軟體,那麼之前所有的設定都要重新跑一次。

Web App 有什麼優點? 那就是你在網路上設定完成,從此你不管換到哪一台電腦重新要使用它,它依然保持著你之前做好的所有設定和內容。

現在的手機 App、瀏覽器套件、電腦單機軟體,都可能還有類似的缺點,要不然就是要麻煩自己去備份還原。而一個雲端的系統, Web App 的架構,可以再也不需要重複做這些一樣的、無關生產力的事情。

」:重點是閱讀本身,不是翻閱這個動作 *

如果你有10個每天都想看的內容網站,若是要每天都花費時間去進行重複的打開每個網頁、瀏覽每個網頁有沒有最新消息的動作,這是你閱讀的目的嗎?

閱讀的目的應該在於讀到內容,而不在於去到那個網站(是的,身為部落客好像不應該這麼講,但身為追求生產力的工作者來說,這才是好方法)。

所以 Google Reader 仍然是必要的,即使是社群,你還是不得不點開那個網頁去看,而且社群還沒辦法讓你自己很方便的去整理。

但 Google Reader 上可以直接把優質網站的文章抓到閱讀器中,你可以從單一的閱讀器快速瀏覽所有文章,省去那些點開網頁的無謂翻書動作。

」:不要想了,去行動吧! *

搜尋的意義,我覺得那代表跨出第一步的行動。

很多時候我們遇到問題,然後開始一直想、一直煩惱,如果你有時間去擔心「不知道怎麼解決問題」這件事,為什麼不把這個時間花在一個最簡單的行動:「去搜尋」上呢?

擁有時間,就是讓自己去做有意義的事情。遇到疑難與其自己空想,把時間花在用 Google 搜尋上,這才會展開行動!

」:隨時知道自己有空時可以做什麼 *

我們其實常常遇到有空的時間,只是我們不會利用。每次遇到空檔時間,我們只會東摸西摸讓時間溜走。

這時候應該要事先準備好一份 「待辦事項」清單 ,下次遇到有空的時間時,立刻從待辦事項裡挑一件事情來完成,把時間利用掉!

要不然,你遇到再多次空檔時間,你還是一樣誤以為自己沒時間。

」:讓零碎時間也可以發揮價值 *

很多時候可能知道自己有空,但有空的時間非常短暫,例如等車空檔、通勤途中,但如果能夠把這些時間也拿來利用,那麼就會真正覺得自己擁有了更多的時間,因為你完成了更多事情。

利用智慧型手機,不管是 Android 或 iOS 等,這些 零碎時間 可以收發個郵件、做一些筆記,甚至要編輯一下文件、心智圖也不是問題。

行動裝置真的是可以讓我們擁有更多時間的好工具,只要用得其所。

」:一次只做一件事情 *

我最近把手機上所有社群、即時通的通知全部關掉,只保留了和自己最重要的朋友的即時通通知,幸好使用 Cubie 的只有我們兩個。

因為當我正在利用零碎時間,在手機上處理一件事情時,彈出的通知非常容易打斷我的工作節奏,讓我變成一次做太多事情。

但這是數位環境很容易出現的問題,資訊太多太雜,因此第一步就是要隔離他們,例如正在專心工作時,把這些新訊通知全部隔離起來。

」:讓一件事情產生更多價值 *

前面才說要隔離通知,現在居然說社群也對擁有更多時間有幫助?這裡面的道理在哪裡呢?

其實很簡單,例如我寫出了今天這篇文章,我把文章分享到社群,獲得了一些討論、一些傳播,效應多大我還不確定,但只要有新的回應,這樣這篇文章的生產價值不就有了新的提昇?

社群傳播就像滾雪球,我先花時間創造出這件事情的基本價值,接著讓其他受眾一起花時間把這件事情的價值愈做愈大,我們彼此互相做著這樣的事情,讓一件生產可以超乎一個人可以做到的範疇,這當然是善用時間!

小結: *

以上,我從 10 個不同的角度,分享了在數位、雲端的時代裡,我們如何可以善用這些工具服務,讓自己節省並擁有更多時間,成為可以真正掌握時間的工作者與生活者。

轉自 電腦玩物

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