【電腦玩物】無紙化工作方法,不「紙」數位化,還需行動化雲端化

2013.01.08 by
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【電腦玩物】無紙化工作方法,不「紙」數位化,還需行動化雲端化
前幾天去看了迪士尼最新的動畫電影「無敵破壞王」,電影開場前插入了一段復古風格的短篇動畫:「紙上談情」,劇情描述了男生如何利用辦公室裡堆積如山...

前幾天去看了迪士尼最新的動畫電影「無敵破壞王」,電影開場前插入了一段復古風格的短篇動畫:「紙上談情」,劇情描述了男生如何利用辦公室裡堆積如山的紙文件,以及和女生之間巧合留下唇印的那僅此一張的白紙,折成紙飛機來找到真愛。這是紙的意義,透過紙張獨一無二的存在感,寫在紙上後那不可複製性的真實筆觸,傳達出收藏與回憶的價值。

這是紙的情意,而 「無紙化」要講的不是捨棄上述紙的情意,而是盡可能採用 無紙化的工作方式 ,你總不可能對自己辦公桌上那堆積如山、難以整理的紙報表、紙收據、紙便利貼也充滿情意吧?

就在 2013 年的一開始, Google Drive 與一些其他雲端工作服務推出了一個叫做「 Go Paperless in 2013 」的活動網頁,讓你填寫郵件,每個月就會收到一份月刊教你怎麼進行無紙化的工作,並宣稱這將會幫助你「 節省金錢 」、「 節省時間 」,也「 節省樹木 」的砍伐。而所謂的無紙化工作,就例如我之前寫過的 利用 HelloFax 進行雲端傳真 ,或者 利用 Google Drive 進行內容協作

無紙化不是未來式,我們早已在數位工作時代

事實上,現在絕大多數人的工作都已經實現了一部分的「無紙化」。例如你的課堂報告是用稿紙手寫還是用 Word 打字?例如你要寫信詢問一件事情時會手寫等待回信,還是直接電子郵件解決?

在大多數文書處理的工作中,會不會用電腦已經是上個世代的問題。 10多年前我在大學時,不會用電腦打字的教授,就已經不得不請學生來幫他把手寫稿打字變 Word 檔案,因為不這樣做就無法完成工作!當年已如此,更何況現在。

所以現在來思考「無紙化」,早就不是去思考要不要採用數位工作的問題了,因為起碼在文書處理類型中「 你不得不採用數位工作 」。

更進一步的無紙化工作:行動裝置與雲端服務

到了2013年來思考無紙化的工作議題,應該要從數位工作進一步延伸。

其中一個重點是:讓內容傳遞與合作過程本身也完全無紙化? 透過愈來愈普及的「行動裝置」來實現隨時隨地的內容編輯、瀏覽、傳送。

例如以前開會、聽演講時,大家還是要拿到紙本的講義並且在上面寫筆記,可是對於擁有行動裝置的人來說,如果可以獲得電子講義檔案,那麼可以在會議場合直接在行動裝置上做筆記即可,而這樣的數位內容經由行動裝置就可以隨身攜帶與編輯。

而行動裝置不可或缺的核心技術就是雲端化。 「雲端化」後的數位內容在儲存備份和多人合作時,都比單機數位檔案與紙本更加的方便。

之前我有寫過一篇「 清空收件匣之前,從根本處減少你收發的電子郵件數量 」,其實單機數位檔案和紙本有一個共同的特質,那就是「一次只能被一個人使用」,要給另外一個人時就要透過網路傳送或紙本寄件,然後另外一個人修改後,又要重複寄送的流程,這個毛病兩者皆同。

而只有一開始就是雲端工作,一開始內容就是在雲端和多人一起合作編輯的方式,才能根本性的減少這樣的傳送動作,從而增進效率。

改變紙作業需求:紙本筆記與數位筆記的選擇?

或者更激進的,在一些我們還習慣使用紙本記錄的行為中,也轉化成數位、行動裝置加上雲端的方式。

例如「筆記」。當然,這裡面就牽涉到了「情意」的部份,工作上的筆記或許還好,但生活中的筆記是充滿情意的,數位工具不一定能很好的傳達出情意的特質,而紙本確實可以。

但紙本的情意正是其缺點所在,因為建基於紙本的「不可更改」、「容易破壞」、「獨立存在」、「佔據空間」等特質,所以紙本手帳顯得珍貴而有份量。 不像數位工具可以「隨意改變編輯」、「隨便複製」,累積再多內容後體積也只不過薄薄一片。

所以這就是無紙化工作過程中最難取捨之處。

情意或效率?常看電腦玩物的朋友當然知道我個人選擇了後者,過去一年來,在分享 Evernote 應用的場合中,我常常會從「紙本筆記」、「數位筆記」對比的優缺點做切入討論。

1. 數位筆記利於剪貼多媒體內容、連結多元檔案

紙本筆記頂多在文字、手繪內容外,利用事後洗照片的方式把照片貼上去,或是黏貼自己收集的簡報、紙資料。

但是在數位筆記裡,拍照、錄音與各種數位檔案的內容都可以整合在一起,並且記錄的方式更即時、更有效率。在數位筆記中想要有手繪手寫的需求也一樣辦得到:「 取代紙筆需求,在手機平板用假紙筆滿足手寫的自由直覺 」。

2.數位筆記可以直接「* **** *搜尋 **** 」內容關鍵字

在紙本筆記中,要找出內容永遠都是花時間的,或許短期內的內容你可以利用有效的整理方式來快速找出來,但中長期以前的內容,要找出來就不是一件簡單的事情,更不用說那些翻閱、檢查所花費的時間了。

但是在數位筆記中,一個關鍵字搜尋,你要的內容不管在哪一頁,立刻就能找到。

3. 數位筆記更利於隨身攜帶

紙本筆記當然也可以隨身攜帶,但你大概只能帶個一兩本,而幾個月前、一兩年前的筆記,你是不太可能隨時帶在身上的,除非你買一台車,裡面有個書櫃專門放你所有的紙本內容(久了也一定放不下)。

但數位筆記不管內容再多,它還是頂多一個隨身碟、一個智慧型手機的大小而已,你隨時可以把「所有的筆記」隨身攜帶、隨身修改、隨身分享。

4. 數位筆記利於分享

想想看當你要分享自己的紙本筆記給需要的夥伴時,那是一件多麻煩的事情?你可能要和朋友實際碰面查看,或者你要去列印自己的筆記然後寄給對方。

但是在數位筆記中,按下分享或寄信就完成動作了。

5. 數位筆記還需要行動裝置與雲端

但是就像前面說的,只有數位化還不夠,要讓無紙化真正發揮效果,還需要加上行動裝置與雲端服務的支援。

有了 行動裝置 ,數位筆記才能隨身編輯與記錄。而有了 雲端服務 ,筆記內容才能更好的同步到行動裝置上,並且讓內容在雲端更好的保存 ,更不容易因為個人的損傷而損毀。

小結: 當然無紙化後也有侷限

確實,無紙化工作也有他的侷限,而最大的侷限在於「 行動裝置並非低價品 」、「 網路連線並非百分之百普及 」。

像是沒電、損壞等問題不是數位工作專有的,紙本工作一樣有材料用完、材料損壞的風險,甚至紙本的風險比數位更大,因為如果有雲端化的話,裝置的損失就不代表內容的損失。

但數位不是問題,而是更進一步的要做到高效率無紙化的兩個關鍵:「行動裝置」與「雲端化」,就不是人人有辦法做到的,這一點先天侷限目前無法強求,但關鍵是如果你的工作場合中這兩點不成問題時,那麼或許2013年開始,就是你可以嘗試更進一步無紙化工作的時機了!

轉自 電腦玩物

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