主管下班後別再LINE員工了!2015年必須知道的企業即時通訊4大趨勢
主管下班後別再LINE員工了!2015年必須知道的企業即時通訊4大趨勢
2014.12.16 | 科技

主管下班之後還在LINE員工嗎?企業通訊軟體廠商互動資通認為,對於企業經營者、IT主管及所有上班族來說,行動即時通訊發揮溝通的扁平化、社群化、無國界等特點,但也讓企業內部溝通「公私不分」,企業溝通勢必要革命。互動資通綜合過去在各產業專案所累積的經驗,公開發布2015年企業即時通訊四大趨勢觀察如下:

1、企業溝通社群化

科技讓企業組織溝通朝向扁平化、社群化方式發展,減少內部溝通的時間和成本,提升營運品質與速度。team+私有雲方案可以依部門、專案與功能分類,並提供「社群互動」、「即時交談」、「網路電話」、「檔案管理」與「工作指派」等功能,比較能讓公事不受組織與部門的垂直及水平界限影響。

2、全球化讓「跨時差、非同步」溝通需求增加

台灣製造大廠多以「台灣接單,海外生產」策略為主,布局兩岸三地及東南亞市場。跨國即時溝通可以讓生產線交接交班、生產線報告、機密產品資訊等重要事項立即反映給台灣總公司,快速改善生產流程、縮短產品上市時間及改善企業運作。跨時差與非同步的溝通將成為台灣企業邁向國際布局時的最重要環節。

team+可以讓企業10萬員工在同一個即時通訊平台上依照部門、專案、主題非同步交流,用預約發送時間功能,讓員工可以進行非同步溝通。

3、跨國及大型企業需要一對N推播功能

跨國或大型企業還是習慣用Email或布告欄海報向成千上萬的員工布達。然而,國際企業常常必把重要決策即時布達所有海外員工。

像大眾運輸業臨時遇到天災,必須快速向各處員工進行訊息推播及人力指派,或是零售業收到政策命令,要讓各地門市第一線人員即時將商品下架時,重要機密訊息的佈達,都必須在高度資安的系統架構中進行傳輸。

team+私有雲看到這個需求,推出一對N的「企業公告」功能,由企業來控管機密訊息的通知,管理員可在系統後台即時推播通知給成千、上萬的企業員工。互通資通目前已協助多家台灣大眾運輸服務業如航空、鐵路等,處理緊急事故或天然災害等告警訊息的通知。

4、公私分明是最佳工作溝通模式

使用一般大眾型即時通訊軟體,較難聚焦主題、累積文件與知識、掌握工作進度,如果企業主管下班後還使用即時通訊交辦工作事項,會造成上班族生活品質不佳、產生職場溝通焦慮等問題,所以公私分明是最佳的工作溝通模式。

因應企業即時通訊發展趨勢,互動資通針對一般使用者提供免費下載的企業行動通訊軟體team+ App之後,16日針對200人以上的100家大型企業,提供免費team+私有雲企業即時通訊系統,初步估計每間參與的企業平均將省下數百萬元的採購經費。互動資通創辦人郭承翔表示,team+推出計畫性溝通概念,支援預約排程與區域位置設定的「企業公告」功能,減少員工下班生活被打擾的機會,加上工作優先順序管理,提升工作及團隊溝通的效率。

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(圖說:互動資通宣布免費提供中大型企業使用team+企業即時通訊私有雲。圖片來源:互動資通提供。)

根據MarketandMarkets估計,全球企業行動即時通訊市場每年上看81億美元,吸引眾多國內外軟體、電信大廠紛紛加入。此外,東方快線於今年九月公布的市調數據顯示,有七成百大企業主管在下班後會發LINE的訊息給員工,造成上班族產生無形的職場壓力與資訊焦慮問題。也讓企業即時通訊軟體市場未來的需求看漲。

關鍵字: #企業協作軟體
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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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延伸閱讀:
一天一AI PRO上線!6組專家工作流,讓ChatGPT、Claude不再每次從頭教

AI又唱反調?每月10分鐘做記憶健檢,4招讓ChatGPT、Claude認得現在的你

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