讓打掃阿姨用Slack,新創Pickone實施遠距辦公的心法指南
讓打掃阿姨用Slack,新創Pickone實施遠距辦公的心法指南
2019.09.11 | 創業

共享空間平台Pickone除了提供場地租借的平台之外,還擁有自空間品牌小樹屋,也圍繞著場地租借服務建立了活動管理平台onEvent、活動報名的金流工具Payper。

目前公司包含打掃場地空間的外勤超過30人,但卻沒有辦公室。「我們大概是少數台灣公司,人數到這個規模還是沒有辦公室的。」Pickone的創辦人暨執行長張雲淞說。

遠距辦公的第一守則:建立文化

Pickone也不是一開始就採用遠距辦公模式,重點是在創立初期只有四個員工時,就先建立起未來的公司文化:自主、信任與坦白。

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Pickone在相當早期,僅有四位創辦人時就建立起了公司文化:自主、信任與坦白。
圖/ AppWorks

自主,即是自我管理;信任,則是相信同事的能力與時程規劃;最後就是有話直說的坦白。「如果能做到這些,同事間的溝通是不需要物理距離的。」張雲淞說,而他也認為每個員工都有自己的工作方法與工作時程,也沒有權利去挑戰他人不同的作法,「像是我們技術長(CTO)都半夜開始做事,但他會把事情搞定。」

漸漸的辦公室越來越少人出現,現在一個月用不到五天的情況下,張雲淞就把租約停掉了。但也因為沒有辦公室,讓Pickone研發出一套獨特的遠距辦公模式。

註:Pickone仍需要線上打卡,並記錄工時。

PRO + OKR + ARCI:消弭遠距辦公溝通問題

遠距辦公最大的問題仍是溝通成本,所以Pickone採用積極的PRO溝通法則(Proactive、Responsive、Over-Communication),用高頻率地來回溝通,消弭遠距離的溝通成本。

Proactive:主動提出想法,看到問題主動提出,不要害怕當第一個揭露事情的人。

Responsive:看到同事丟出的問題立刻給予回應,就算當下沒有想法,也先給個「收到了,我想一下」。

Over-Communication:不斷地問、不斷溝通。

此外,Pickone也實行Google、LinkedIn等大公司都在用的OKR(目標與關鍵結果,Objectives and Key Results)管理方式。

OKR的「O」是指目標(Objectives)、「KR」則是關鍵結果(Key Results),主要用來協助員工了解最新的目標是什麼,並制定實作規劃。因為張雲淞發現,遠距辦公容易讓員工「不知道公司在幹嘛」,利用OKR讓團隊討論出大方向目標,並擬定可以量化的關鍵結果。

舉例來說,Pickone的其中的一項年度目標是「大幅提升用戶體驗」,每個專案組別會針對這個目標,再提出對應的OKR:

O:讓客戶延長租用時間的流程能更流暢
KR:客戶手機加時預訂流程可以在15秒內完成

O:系統保持穩定,遭遇攻擊時可以在短時間內恢復正常
KR:確保所有產品,正式環境資料庫完全遺失或伺服器損毀造成服務中斷可以在10分鐘內完成恢復服務

而為了準確地追蹤每個人的專案進度,則採用ARCI專案管理法則(註),明確知道每一項工作由誰當責、誰負責、該諮詢誰、誰會被知會、參與者有誰。

「ARCI」是4個英文單字的縮寫,分別是Accountable(當責者)、Responsible(負責者)、Consulted(事先諮詢者)及Informed(事後告知者)。當這4種角色各司其職時,才能有效且順利地完成工作業務。

遠距辦公的好處:珍惜會議、有益招募

但張雲淞也相當老實地說,Pickone大多時間都實施遠距辦公,所以沒有比較基準,但是他認為遠距辦公有幾個好處:

第一個是特別珍惜開會時間 ,好不容易湊出時間開會,對於開會的品質以及會議的目的、內容、時間控管都很要求,也不會把不必要的人亂加近來。

第二個則是對於招募非常有幫助 ,「大家對於遠距工作、在家工作、彈性工時還是有嚮往。」張雲淞笑著說。但他認為公司來說省下了辦公室的成本,員工則省下了通勤的時間,而且只要符合Pickone的工作模式,也可以更彈性的安排生活,讓員工對工作的滿意度提升很多。

「沒有辦公室隱含著自由的意味,大家的時間更彈性,該專注的時候也不容易被打斷。雖然溝通成本可能提高了一些,但我覺得得到的好處遠高於這個成本。」張雲淞說。

讓打掃阿姨用Slack,why not?

除了正式員工之外,Pickone有10多名外勤人員,負責自有品牌小樹屋在台北25個據點、120+個空間的清潔打掃。

「我們不外包清潔公司,小樹屋一天就要處理上百張訂單,每張訂單結束,都會有人來做基本的打掃。」張雲淞說,因為租借的時段不定,Pickone必須自行聘僱相關的外勤打掃人員。

針對這些不用進辦公室,在外奔波的外勤人員管理,張雲淞也不斷挑戰舊有的方式,「阿姨們(外勤人員)都習慣用LINE,我們一開始也用LINE通知他們,因為臨時訂位的人很多,一天也許會通知他們30次以上。」

不過,Pickone本身有開發通訊軟體Slack的推播機器人,「為什麼不直接讓阿姨們用Slack?我們還可以省下開發LINE Bot的成本。」張雲淞笑著說,儘管他們一開始也不太相信阿姨們能切換到Slack,「但我們還是幫60歲的阿姨裝了Slack。」

現在在Pickone的Slack群組中有一個清潔群組,會自動通知、推播清潔人員新的打掃目的地。「我們覺得理所當然不可能的事情,其實很多時候根本都沒有去想解法。」張雲淞說。

就像是讓阿姨們用Slack,聽起來很也許很困難,但誰知道阿姨們用起來得心應手呢?

責任編輯:蕭閔云

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打造AI無法取代的人才力,聯發科技攜手Hahow for Business培育跨域人才成果豐碩
打造AI無法取代的人才力,聯發科技攜手Hahow for Business培育跨域人才成果豐碩

在AI新世代浪潮下,兼具軟實力與硬實力的「T型人才」已躍升為企業人才培訓的新焦點。以聯發科技攜手 Hahow for Business 推出的「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」為例,正是企業積極布局未來、培育全方位新世代人才的具體行動。

人工智慧的快速演進,正全面重塑我們對「學習」與「人才」的想像。隨著知識獲取門檻變低、學習方式持續翻轉,企業人才培育模式也迎來嶄新變革。在這波轉型浪潮中,擅長單一領域的「I型專才」往往難以應對多元挑戰,相反的,具備專業深度與跨域協作能力的「T型人才」成為企業招募與培育的核心焦點。

以理工科學生為例,雖然在校期間累積了紮實的專業知識與技術基礎,但往往在進入職場後,因為溝通表達、協同合作與專案管理等軟實力相對薄弱,面臨諸多挑戰、無法發揮潛力。為縮短「學用落差」與提升新鮮人的職場適應力,聯發科技攜手Hahow for Business在2025年共同推出「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」,將工程師的個人效能訓練藍圖,提前至實習階段。計畫透過Learn-Apply-Reflect與10%-20%-70%學習策略,打造出「自主學習→練習→實際應用」的學習循環,全面加速準聯發人的培養、為企業注入新世代的競爭力。

聯發科技與Hahow for Business以「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」加速培育人才

聯發科技始終堅信,每一位年輕人都蘊含著無限的發展潛力,只要能匯聚多元能力,即可激盪出創新火花、點燃成長的力量。這樣的理念也體現在「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」logo設計:6道光芒象徵聯發科技永續經營的六大基石–全球觀、創新、人才、公司治理、綠色營運與在地實踐;而5道光芒則代表個人效能聚焦的5項關鍵能力:問題分析與解決、溝通簡報與影響力、專案管理、創意思維與成長心態。

SPARK計畫為實習生提供清晰的學習路徑,結合豐富的線上學習資源、個人練習與小組作業,同時搭配實體知識萃取工作坊,形成自主學習、同儕學習與應用及反思的學習循環。讓實習生不僅可以學習知識與實用技能,並真正將軟實力應用於工作場域。舉例來說,線上課程學習涵蓋「金字塔表達法」、「定錨點架構」、「ANSVA結構」與「SMART原則」等工具,並在為期兩個月的實習中,透過每週的應用練習、知識萃取工作坊與同儕小組報告,系統化強化關鍵軟實力,讓學習不僅止於「知識的獲取」更是「行為的展現」。

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圖/ 數位時代

來自國立清華大學通訊工程研究所的實習生彭同學深有感觸的說:「能進入同一間公司,代表大家的硬實力相差不大,真正決定我們能否做對事情、把事情做好,是有沒有足夠的軟實力協同合作與向上管理,建議從大學三年級開始培養,並且持續不斷精進。」

國立清華大學半導體研究學院的實習生鄭同學同樣肯定軟實力的重要性。她說:「在學校,教授指派任務通常有明確的評分指標,但在實習時,主管交付的任務往往保留很大的自由發揮空間,為確保彼此有共識,我的作法是主動思考任務的目的,以手寫筆記進行結構性思考與建立清晰的表達邏輯,在與主管進行口頭報告時,則是以『金字塔表達法–先結論、後細節』的方式進行溝通,持續修正與取得共識、精準展開下一步。」

「理工科學生很容易陷入技術細節、分享時不自覺就是滿滿的專業術語,但這樣的溝通模式未必有助於專案進展。」來自國立陽明交通大學資訊網路工程學系的實習生洪同學表示,有效的溝通應該要跳脫技術本位,站在對方角度,說出讓目標聽眾共鳴的話,才能推進合作。「透過這次實習,我學會以『定錨點架構』讓溝通內容更有邏輯與說服力,以及透過『ANSVA–Attention /Need /Solution /Visualization /Action–架構』強化提案表達,就算面對全新的領域,也能快速盤點重點,並與團隊展開更有效的協作。」

「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」創造的成效十分亮眼。活動期間在校園舉辦的多元跨域校園講座滿意度高達 94.6%;而在實習階段,儘管實習生同時承擔主管指派的專案任務,平均完課率仍高達 87%,並獲得大量正面回饋。許多實習生分享:「無論未來職涯選擇何種方向,這段期間累積的軟實力,都將成為持續突破與創新的關鍵資產。」

三大學習目標,支持年輕人才快速適應跨部門協作及全球化職場環境

聯發科技長期深耕技術創新與人才培育,積極推動學生硬實力與軟實力的緊密整合,以加速新世代人才的成長與轉型。此次首度與Hahow for Business合作「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」實踐三大學習目標:首先建立創新與成長心態;其次強化簡報與溝通影響力及團隊合作;最後,培養問題解決、專案管理與行動決策能力。

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圖/ 數位時代

同時參加「SPARK 實習生跨域軟實力學習計畫」與3個不同專案計畫的國立清華大學資訊工程研究所實習生李同學表示:「實習期間,我必須同時處理三個專案,時間被各種會議切割得十分零碎,參加每場會議前,我至少得花費10分鐘翻閱紀錄或回想進度,改用實習期間學會的心智地圖追蹤專案進度後,只要 1 分鐘就能快速掌握最新狀況,執行效率大幅提升。」

國立台灣科技大學電機工程研究所的實習生董同學則認為:「軟實力之所以重要,不僅因為它能幫助我們在事前做好規劃、提升溝通的精準度,更關鍵的是,隨著這些能力不斷累積,將更有勇氣面對挫折與挑戰,不會輕易喪失對科技或對人的熱情。」

整體而言,聯發科技攜手 Hahow 好學校的合作,不僅著眼於短期彌補能力缺口,更展現企業對未來人才的前膽佈局與長期投資。當理工學生兼具專業深度與跨域軟實力,學用落差得以有效縮減,人才成長曲線隨之加速,產業也能在新世代人才的驅動下持續創新,形成良性循環,進一步鞏固組織的核心競爭力。

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