超過3封就NG!謹記5件事善用Email,避開不專業的電子郵件「地雷」
超過3封就NG!謹記5件事善用Email,避開不專業的電子郵件「地雷」

編按:《12週完美領導學》兩位作者剖析在管理挑戰難度極高的「醫界」裡,平均領導資歷將近10年的CEO能夠屹立不搖的王道,分享他們親身領悟到的職場智慧。

無論你是不是對電腦一竅不通,都必須接受數位時代已經來臨。你最好擁抱它,因為抗拒它,將會切斷你和絕大多數同仁的聯絡。

然而,不管是數位原住民或數位移民,要面臨的問題都是管理各種應接不暇的電子通訊。

對於不時會分散注意力的電子郵件,我比喻它們就像一群發出嗡嗡聲的蚊子,尤其如果你還使用新郵件到達發出音效時。有些領導者會由行政助理專門審查郵件,先剔除不必要的訊息。

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處理電子郵件的4大要點

  1. 刪除:擺脫掉此訊息。

  2. 確認:開會通知,或是報告一項任務已經完成。針對這些電子郵件的回應,簡單的幾個字就足夠了,例如:完美、繼續、好、是的、謝謝你、理解,或是笑臉表情符號,這也可以節省收件者的時間。

  3. 行動:這類電子郵件通常需要幾個句子來答覆,例如:請與辦公室助理聯絡、安排一次會議。

  4. 檔案:這種類型的電子郵件需要更多思考和更長時間來回覆,例如:審查文稿、推薦信。這類的電子郵件初期可先簡短回覆,再「標記」後做更多的思考,或者選取「紅色小旗」,為郵件加上標幟,表示你尚未做出反應;這種視覺提示會讓你留意這封電子郵件尚待處理。

另外,你可以列印郵件內容,或是將它添加到「待辦事項」清單中,提醒你不要忘記它。你還可以將回覆先存在「草稿匣」。碰到要回覆令人不安或敏感的電子郵件,建議採取先存放在「草稿匣」的方式處理,特別有益處

hydra 九頭蛇
九頭蛇(Hydra)是傳說中有九個頭的大蛇,存在於許多文化,是一種傳說生物,在古希臘神話裡出現最為頻繁。
圖/ shutterstock

避免發錯信,你該注意的是⋯

電子郵件也像古希臘神話裡斬去一頭會生出兩頭的「九頭蛇」(Lernaean Hydra),當你回覆一封郵件,隨後就會衍生出更多的郵件。想避免這種困擾,以下有幾項重要建議:

沒必要回覆每一封郵件

有位院長明智地認為:「你不需要回答每一個問題。」可以多花時間琢磨,確保你的回覆是周到的。

電子郵件是一條單行道,你不能回頭

雖然郵件軟體讓你可以「回收」郵件,可是收件人若已接收,該郵件就會留在他們的收件匣中。有一個方法可以避免發送出思慮不周、忘記附加「檔案」的電子郵件:設定「離線工作」。

這時你發送的每一封電子郵件都會先轉到「寄件匣」,但尚未傳送給收件人。等到回覆的郵件達十封之後,你再到「寄件匣」檢查或編輯前幾封暫存的郵件。確認過後再重新連線,發送全部的郵件。

電子郵件不是乒乓球

如果往返的電子郵件達到3封,請考慮針對該主題安排開會時間,或是以電話直接討論。

電子郵件不是5級火警的大火

電子郵件的回覆沒有急到要在搭電梯、開車時立刻傳送出去。可以排出特定的時間回應電子郵件,然後在沒有電子干擾之下專心處理事情。等到你查看電子郵件時,就會驚訝很多電子郵件根本不需要回覆。

電子郵件沒有機密可言

不論再怎麼謹慎小心,電子郵件就是公開的,永遠沒有機密可言。哪怕你只發送給一個人。雖然收到的郵件顯示的收件人似乎只有你,但你不知道誰已列入密件副本中。因此,所有的郵件都應該當成它們好像被張貼在公布欄上。

喬賽‧薩拉馬戈(José Saramago),諾貝爾文學獎得主
淚水永遠不可能沾濕電子郵件。

認清這項事實,就要謹記以下幾件事:

  1. 絕不憤怒回應電子郵件!

  2. 回應有道理,且回應內容具體。

  3. 萬一情緒真的控制不住,盡快寫下你第一時間的反應,然後暫放在「草稿匣」中。放在草稿匣至少48小時,重讀與修改後再寄出。

  4. 電子郵件永遠不帶幽默感。因為它沒有調性、無法分出細微差異,又沒有肢體語言輔助,所以你的幽默感在電子郵件的幾行訊息中實在沒有太大作用。失敗的口語笑話可能成為糟糕的電子郵件。

  5. 在一封電子郵件中避免負面言論,稱許的言論最好用書寫的,批評的話最好用說的!無論你的回應多正確,某些負面電子郵件仍會困擾你,而且理由充分的電子郵件都可能被斷章取義。有位院長建議:「在發送信件之前始終要確認自己的語氣是和善的,並檢查每則訊息的正確性。」

智慧的善用數位媒體,別被操縱

現在已經是一個資訊科技完全控制社會運作的年代。任何一個領導者,都應該要能夠與時俱進,要能夠以開放的心接納新穎的通訊及社群媒體。這種溝通方式雖然方便,但它是一刀的兩刃,一不小心就會產生非常嚴重的副作用。

尤其是身居高位的領導者,如果網路媒體上發出一個不恰當的訊息,一定會被放大解釋,並且廣為流傳,事後完全無法減少其破壞力。

因此建議在使用網路媒體時,所有的用字遣辭應該要非常謹慎,字字斟酌。如果訊息不是很急的,可以先放到草稿裡面。然後每天有一個固定的時間,用平靜的心來處理各種訊息、郵件及社群消息。

電子郵件 email
電子郵件的往返是一門充滿「眉角」的藝術,一不小心就會將此事搞砸。
圖/ shutterstock

如果是很緊急的訊息,需要馬上回應時,那更是需要找一個安靜的時刻,有時甚至要找你的幕僚一起來討論如何回應。

現代人最大的一個困境,就是大多受網路媒體操縱。你看在街上幾乎每一個人都在滑手機,習慣性滑手機已經成為現在社會普遍的一種上癮現象。大家已經沒有安靜的時間來思考長遠的問題。建議可以在固定的時間做回應訊息及電子郵件的工作。

每天挪出一定時間,哪怕是半個小時來避開網路媒體的騷擾。任何一個領導者要養成一個好習慣,聰明且有智慧的善用通訊軟體和社群媒體,而不是被它們操縱。

尤其是現在充斥著很多假新聞,你如果一發現有些對你的單位有負面消息時,你應該利用專門的公關單位來判斷其真偽,並且要隨時迅速啟動危機處理機制,所謂最好的危機處理就是不讓危機發生,一旦危機發生了,也要迅速把危機變成轉機。

整理:張庭銉

本文授權摘錄自:《12週完美領導學》,作者:拉爾夫·克萊曼、邱文祥,好人出版。

關鍵字: #職場
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櫃買中心、安永攜手打造成長新引擎,推動創新企業從隱形冠軍成為明日之星
櫃買中心、安永攜手打造成長新引擎,推動創新企業從隱形冠軍成為明日之星

進入資本市場,是台灣創新企業與中小微企業走向壯大與永續經營的關鍵一步,因此,儘管挑戰重重,仍有許多企業為此而努力,而櫃買中心參考美國JOBS Act規定而建置的創櫃板,則是這些企業的強力助攻員,協助企業順利籌措資金及進入資本市場。

一如在2014年推出智慧家電相關產品的樺緯物聯,自2015年登錄創櫃板到2025年登錄興櫃時,市值便增加8倍、達19億元,展現驚人的成長力道。同樣令人矚目的還有DC直流電馬達吊扇製造商昶瑞機電,該公司只花了短短2年時間就從創櫃板走到上櫃,且市值達24億元,成長近2倍。

事實上,像樺緯物聯與昶瑞機電這樣接受創櫃板培育的企業並不少,櫃買中心董事長簡立忠引述內部數據指出,過去11年來,創櫃板已輔導超過500家創新企業,其中31家成功晉升公開發行或興櫃,更募集累計超過66億元資金,為台灣產業注入了源源不絕的成長動能。

為了進一步強化輔導能量,櫃買中心在2025年推動創櫃板升級為「創櫃板Plus」,除了與安永聯合會計師事務所深度合作,輔導創新企業建立良好的財務與內稽內控制度,更結合承銷商、專業股務機構、政府單位、研究機構、學校育成中心、企業加速器等各界資源,為創新企業量身打造企業成長藍圖,使其得以穩健邁向資本市場、站上更高的舞台。

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櫃買中心董事長 簡立忠
圖/ 數位時代

為什麼需要創櫃板Plus?

「創櫃板Plus提供了一套完整且系統化的輔導制度,避免企業在發展過程中迷失方向、也能少走一些冤枉路,」安永聯合會計師事務所所長傅文芳強調,透過創櫃板Plus與安永的合作,為新創提供正規、可信且循序漸進的專業輔導,可以讓創新企業在成長過程中同步完善各項制度,為未來踏上資本市場之旅奠定堅實基礎。

傅文芳指出,安永已連續9年蟬連創櫃板輔導卓越獎,從這些接受輔導的創新企業及中小微企業來看,其在進入資本市場時皆面臨相同的卡關點、也就是制度。

新創在成軍初期多以生存為主要目標,將重心放在找資金、研發產品與開拓市場上,容易忽略制度建置與合規要求,常常等到在規劃上市櫃時,才會發現自身制度與上市櫃的公司治理要求存在著不小差距,例如:財務透明度不足、內部控制未齊備等,甚至還會有合規風險,不僅需要耗費更高的人力、時間與費用成本來補強,更會影響後續興櫃或上市進程,甚至錯過市場成長的最佳時機。

因此,對於有志於進入資本市場的創新企業而言,在創業初期就建立健全的財會與內稽內控制度,同時完善公司治理架構和資訊透明度,不僅是必要條件,更是未來永續發展的關鍵基石。

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安永聯合會計師事務所所長 傅文芳
圖/ 數位時代

安永強力助攻,創新企業邁向資本市場首選的好夥伴

「創櫃板Plus正是協助創新企業連結資本市場的最佳平台,」簡立忠強調,與一般新創加速器偏重技術育成、營運輔導不同,創櫃板Plus更重視制度建立及公開資訊之揭露。

因此,創新企業在登錄創櫃板後,不只可以取得股票代號、提升公司的知名度之外,還能獲取成長所需的各項資源與協助,例如:導入會計與內控制度、參加ESG或智慧財產等各類經營管理專業課程,參加投資媒合會、接觸更多CVC或VC等多元投資人、共同參展等,透過這些支持,為企業鋪設一條更扎實、可行的成長之路,讓創新企業可以大幅提升市場知名度與能見度,進而增加被投資、與外界夥伴建立合作關係、開拓新客戶的機會,在公司成長的同時也持續邁向興櫃或上櫃之路。

而在創櫃板Plus輔導機制中,安永聯合會計師事務所扮演了重要角色,不僅協助新創完善財會與內稽內控制度、建立合規的作業流程,降低因制度缺失造成的風險。更能因應現今熱門的綠色永續浪潮,協助創新企業及早進行ESG規劃,滿足資本市場對綠色投資的要求,也讓產品能夠順利出口海外市場。

傅文芳表示,安永新創暨創新產業小組以全球「產業研究中心」為基礎,籌組產業服務團隊,無論新創屬於哪一類型產業,皆能快速找出與所屬產業相關的合規需求與常見風險,用最有效率的方式完成內控制度建置。不只如此,安永更整合北中南的服務能量,與台灣各地的學校育成中心、加速器、產業園區等合作夥伴建立創新生態系,協力挖掘與培育具潛力的創新企業,並提供創櫃板Plus相應資源,協助潛力新創克服營運挑戰、邁向成長高峰,包括前述提及的昶瑞機電,還有目前已在興櫃的數位服務供應商知識科技、深耕生技領域的通用幹細胞等,皆是在安永的輔導下,從登入創櫃板開始再到進入興櫃,逐步啟動公司高速成長的引擎。

就像簡立忠說的:「創櫃板Plus為創新企業厚植實力、營造充滿希望的板塊,將他們從隱形冠軍,打造成明日之星。」充份展現創櫃板Plus的核心使命,未來,櫃買中心將持續整合產官學各界力量,透過創櫃板Plus協助更多台灣創新企業與中小微企業,期望2025年達到新增輔導及登板企業至少80家的里程碑。與此同時,安永也將擴大人才布局,增加專業人員駐點於北中南各區域,主動發掘並輔導具潛力的創新企業,透過安永與櫃買中心的共同合作,不僅為台灣資本市場注入新活力,也為新創開拓更寬廣的成長與發展空間。

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安永聯合會計師事務所所長 傅文芳(左)、櫃買中心董事長 簡立忠(右)
圖/ 數位時代
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