超過3封就NG!謹記5件事善用Email,避開不專業的電子郵件「地雷」

2019.12.11 by
數位書選
超過3封就NG!謹記5件事善用Email,避開不專業的電子郵件「地雷」
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即時通訊工具越來越多,但電子郵件仍是公事討論的主要媒介,建立起謹慎的信件往返習慣依舊重要,那麼,職場上該如何妥善運用email呢?

編按:《12週完美領導學》兩位作者剖析在管理挑戰難度極高的「醫界」裡,平均領導資歷將近10年的CEO能夠屹立不搖的王道,分享他們親身領悟到的職場智慧。

無論你是不是對電腦一竅不通,都必須接受數位時代已經來臨。你最好擁抱它,因為抗拒它,將會切斷你和絕大多數同仁的聯絡。

然而,不管是數位原住民或數位移民,要面臨的問題都是管理各種應接不暇的電子通訊。

對於不時會分散注意力的電子郵件,我比喻它們就像一群發出嗡嗡聲的蚊子,尤其如果你還使用新郵件到達發出音效時。有些領導者會由行政助理專門審查郵件,先剔除不必要的訊息。

處理電子郵件的4大要點

  1. 刪除:擺脫掉此訊息。

  2. 確認:開會通知,或是報告一項任務已經完成。針對這些電子郵件的回應,簡單的幾個字就足夠了,例如:完美、繼續、好、是的、謝謝你、理解,或是笑臉表情符號,這也可以節省收件者的時間。

  3. 行動:這類電子郵件通常需要幾個句子來答覆,例如:請與辦公室助理聯絡、安排一次會議。

  4. 檔案:這種類型的電子郵件需要更多思考和更長時間來回覆,例如:審查文稿、推薦信。這類的電子郵件初期可先簡短回覆,再「標記」後做更多的思考,或者選取「紅色小旗」,為郵件加上標幟,表示你尚未做出反應;這種視覺提示會讓你留意這封電子郵件尚待處理。

另外,你可以列印郵件內容,或是將它添加到「待辦事項」清單中,提醒你不要忘記它。你還可以將回覆先存在「草稿匣」。碰到要回覆令人不安或敏感的電子郵件,建議採取先存放在「草稿匣」的方式處理,特別有益處

九頭蛇(Hydra)是傳說中有九個頭的大蛇,存在於許多文化,是一種傳說生物,在古希臘神話裡出現最為頻繁。
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避免發錯信,你該注意的是⋯

電子郵件也像古希臘神話裡斬去一頭會生出兩頭的「九頭蛇」(Lernaean Hydra),當你回覆一封郵件,隨後就會衍生出更多的郵件。想避免這種困擾,以下有幾項重要建議:

沒必要回覆每一封郵件

有位院長明智地認為:「你不需要回答每一個問題。」可以多花時間琢磨,確保你的回覆是周到的。

電子郵件是一條單行道,你不能回頭

雖然郵件軟體讓你可以「回收」郵件,可是收件人若已接收,該郵件就會留在他們的收件匣中。有一個方法可以避免發送出思慮不周、忘記附加「檔案」的電子郵件:設定「離線工作」。

這時你發送的每一封電子郵件都會先轉到「寄件匣」,但尚未傳送給收件人。等到回覆的郵件達十封之後,你再到「寄件匣」檢查或編輯前幾封暫存的郵件。確認過後再重新連線,發送全部的郵件。

電子郵件不是乒乓球

如果往返的電子郵件達到3封,請考慮針對該主題安排開會時間,或是以電話直接討論。

電子郵件不是5級火警的大火

電子郵件的回覆沒有急到要在搭電梯、開車時立刻傳送出去。可以排出特定的時間回應電子郵件,然後在沒有電子干擾之下專心處理事情。等到你查看電子郵件時,就會驚訝很多電子郵件根本不需要回覆。

電子郵件沒有機密可言

不論再怎麼謹慎小心,電子郵件就是公開的,永遠沒有機密可言。哪怕你只發送給一個人。雖然收到的郵件顯示的收件人似乎只有你,但你不知道誰已列入密件副本中。因此,所有的郵件都應該當成它們好像被張貼在公布欄上。

淚水永遠不可能沾濕電子郵件。
喬賽‧薩拉馬戈(José Saramago),諾貝爾文學獎得主

認清這項事實,就要謹記以下幾件事:

  1. 絕不憤怒回應電子郵件!

  2. 回應有道理,且回應內容具體。

  3. 萬一情緒真的控制不住,盡快寫下你第一時間的反應,然後暫放在「草稿匣」中。放在草稿匣至少48小時,重讀與修改後再寄出。

  4. 電子郵件永遠不帶幽默感。因為它沒有調性、無法分出細微差異,又沒有肢體語言輔助,所以你的幽默感在電子郵件的幾行訊息中實在沒有太大作用。失敗的口語笑話可能成為糟糕的電子郵件。

  5. 在一封電子郵件中避免負面言論,稱許的言論最好用書寫的,批評的話最好用說的!無論你的回應多正確,某些負面電子郵件仍會困擾你,而且理由充分的電子郵件都可能被斷章取義。有位院長建議:「在發送信件之前始終要確認自己的語氣是和善的,並檢查每則訊息的正確性。」

智慧的善用數位媒體,別被操縱

現在已經是一個資訊科技完全控制社會運作的年代。任何一個領導者,都應該要能夠與時俱進,要能夠以開放的心接納新穎的通訊及社群媒體。這種溝通方式雖然方便,但它是一刀的兩刃,一不小心就會產生非常嚴重的副作用。

尤其是身居高位的領導者,如果網路媒體上發出一個不恰當的訊息,一定會被放大解釋,並且廣為流傳,事後完全無法減少其破壞力。

因此建議在使用網路媒體時,所有的用字遣辭應該要非常謹慎,字字斟酌。如果訊息不是很急的,可以先放到草稿裡面。然後每天有一個固定的時間,用平靜的心來處理各種訊息、郵件及社群消息。

電子郵件的往返是一門充滿「眉角」的藝術,一不小心就會將此事搞砸。
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如果是很緊急的訊息,需要馬上回應時,那更是需要找一個安靜的時刻,有時甚至要找你的幕僚一起來討論如何回應。

現代人最大的一個困境,就是大多受網路媒體操縱。你看在街上幾乎每一個人都在滑手機,習慣性滑手機已經成為現在社會普遍的一種上癮現象。大家已經沒有安靜的時間來思考長遠的問題。建議可以在固定的時間做回應訊息及電子郵件的工作。

每天挪出一定時間,哪怕是半個小時來避開網路媒體的騷擾。任何一個領導者要養成一個好習慣,聰明且有智慧的善用通訊軟體和社群媒體,而不是被它們操縱。

尤其是現在充斥著很多假新聞,你如果一發現有些對你的單位有負面消息時,你應該利用專門的公關單位來判斷其真偽,並且要隨時迅速啟動危機處理機制,所謂最好的危機處理就是不讓危機發生,一旦危機發生了,也要迅速把危機變成轉機。

整理:張庭銉

本文授權摘錄自:《12週完美領導學》,作者:拉爾夫·克萊曼、邱文祥,好人出版。

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