史上首場百人雲端慶功宴!KKStream獨家揭秘,從發想到零冷場進行的幕後

2020.04.29 by
唐子晴
史上首場百人雲端慶功宴!KKStream獨家揭秘,從發想到零冷場進行的幕後
KKStream
當你才剛剛習慣WFH,KKStream卻已經辦了史上第一場參與人破百的「雲端慶功宴」,卻也開始讓人反思,如今被形式侷限的線上活動,到底怎麼做才完美?

史上首場百人慶功宴能線上辦!從企劃到遊戲設計,影音串流科技公司KKStream怎麽辦一場毫無冷場活動?當你這個月才剛剛習慣WFH(work from home)的日常,打開Google Meet、Webex、Teams進行一場又一場的線上會議,發e-mail回報工作進度,線上打卡⋯KKBOX集團旗下的KKStream,卻已舉辦史上第一場參與人破百的「雲端慶功宴」。

125位員工擠在同一個「房內」,只是這一個房間是Google Meet聊天室,畫面中總裁、總監、協理⋯7位主管圍成一圈,一邊直播一邊吃閒聊開場,像極一場實境秀;同事們不能10人一桌吃桌菜,那就幫你外送到府,想吃什麼就點什麼,PO上Facebook爭豔還能得到額外獎金;沒有準備抽獎箱,不能投名片抽獎,那就靠線上轉盤Key上名字來執行⋯⋯。

當如今「線上策展」、「線上活動」已成趨勢,KKStream獨家向《數位時代》揭秘,從企劃、創意到執行,這一場線上慶功宴是怎麼完成的?

視訊軟體這麼多,慶功宴到底應該用哪一款?

「這一場慶功宴,我們從沒想過要取消,只是該用什麼方法來執行?」KKStream公關經理李濬晏說道。

KKStream在2019年底,替日本第一大有線電視完成影音串流平台的大型建置服務後,按照公司的傳統,準備辦一場慶功宴好好犒賞員工,但當疫情一發不可收拾,KKBOX集團全員也開始WFH,KKStream決定開辦史上第一場百人「雲端慶功宴」,對於本身就是做串流起家的他們來說,渾然天成。

但是,在這陣子歷經一場場線上發表會、線上展演⋯相信體驗者一定有所感悟,活動往往被形式侷限,參與者明顯很被動,沒有帶入感及參與感。不想把慶功宴搞得像一場「只有長官在說、同事強迫在聽」枯燥乏味的制式con-call,KKStream該怎麼做?視訊軟體的選擇就是第一步。

「慶功宴的目的,還是要大家開開心心,互動性高一點,Google Meet就能達到效果。」

李濬晏解釋,一來慶功宴得在線上玩集體遊戲,你來我往即時反應,「延遲」越短越好,Google Meet的延遲在3秒內,有些為活動而設計的視訊軟體延遲高達一分鐘,就不適用;再者,希望同事即時的留言和問題不需額外審核,能直接跳出來,讓長官們看見、增添互動感;此外,Google Meet本就是KKStream WFH長期使用的軟體,也不會增加同事額外的使用成本。

隔空在家叫外送,一場小活動創造同事一起陪吃的互動感

互動既然如此重要,在活動真正開始前,KKStream先做了前期的「鋪墊準備」。

第一步,先是在線上互動系統Slido上舉辦了一場「感謝留言活動」,請同事們兩兩一組,留言互相恭維讚美,最後獲得讚數最高的三組人馬,便可以獲得上千元的獎金,而「頒獎典禮」則留給慶功宴,也為主管們製造多一些話題、避免現場留白尷尬。

但,慶功宴怎能少了最重要的——「吃」?

除了贊助同事一人500元購買自己想吃的東西,KKStream還與外送公司合作,送上一盒盒的蛋糕、麵包、水果等小點心到同事家中,並在官方粉絲團上開啟一場「FB美食競賽」,讓同事們各自PO出自己的餐點「爭豔」,獲讚最高的人,一樣有獎金可拿。

KKStream員工紛紛PO出當日自己叫的美食來搏讚數。
KKStream

「雖然沒有強制同事一定要來參加,但也真的很怕大家都不來,事前就要吸引大家,最後有八成的同事都加入了,大概有125人,」李濬晏分享道。

最難的地方:線上活動怎麼控制好時間、又不顯得尷尬?

終於等到活動正式開始。

畫面中7位主管圍成一圈,邊吃邊聊開場,像極了一場「吃播」實境秀,一開始就成功地炒熱氣氛。

沒想到,在歷經了Kahoot!搶答題遊戲、輪盤抽獎、感謝留言活動頒獎典禮⋯等等環節,主管們的「主持」未冷場,還成功地把這一場慶功宴的活動時間控制在1小時10分鐘,只小小超出表定的1小時。

「線上的活動跟會議,通常節奏很難抓。」

相信近期WFH的人一定深有體悟,進入一場線上會議,往往參與者語速慢了許多,加上抓不到適當的發言時機,會議過程時常留有「無聲的空白」,一場會議表定半小時結束,往往開到一個小時,而一小時的會議卻開成兩小時,已是家常便飯。

然而,為了讓節目流程「緊湊不留白」,一次找來7位主管擔任「主持人」,就是KKStream的巧思,與其只讓一位主管出場,對著空氣從頭說到尾,彼此熟識的他們,讓「閒聊」貫穿整場活動,同事們像在看實境秀,不會覺得無聊。

李濬晏表示,現場還特別搬來一台電視,讓7位主管也能同時看到線上直播畫面及同事們的留言,才能即時互動反應,而不是「自己講自己的」。

雖然主管們是主持人,但時間場控握在控制人員手中,當主管也能看到直播畫面,便能更好掌控時間。
KKStream
抽獎過程不能少,KKStream透過線上轉盤抽獎,就像尾牙一樣,還可以現場「加碼」多Key幾個名字進去,增加被抽中機率。
KKStream

因為疫情,全民工作模式都正在調整,KKStream這一場史上頭一遭的「雲端慶功宴」,無疑也給員工上了一課:疫情不會那麼快結束,請大家要更習慣日後凡事線上作業。

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線上活動怎麼做才完美?借鏡史丹佛大學的「虛擬校園」

在這一個特殊時刻,每一間企業都正在學習如何讓線上作業更有效率,為「避免群聚」誕生的各式線上活動,該如何更完美地呈現,成為一個值得探討的新議題。

畢竟被「形式」侷限,站在台上的人面對看不到臉、只有「無聲的反饋」的觀眾,怎麼樣才能克服尷尬?又該如何讓螢幕前的觀眾產生「帶入感」,不覺得活動冗長又無聊?

或許可以借鏡史丹佛大學的例子。

早在疫情爆發之前,史丹佛大學就開設不少線上課程,但完成率跟參與度不佳,為了解決這一問題,史丹佛大學和專門打造「虛擬空間」的公司VirBELA合作,在這一個虛擬世界中,打造一座虛擬的史丹佛大學。

就像虛擬人生一樣,大學裡有和真實校園中一樣的建築物、教室、足球場、海灘⋯等等,每一位學生都能捏出一個自己的化身,參與各種教授們開辦的課程,如同遊戲般的趣味設計,讓上虛擬課程的學生們,完成率提升到95%。

史丹佛大學已經透過VirBELA,打造一座完整的虛擬校園。
VirBELA
學生們可以創造自己的虛擬化身,在校園裡上課、活動。
VirBELA

無論如何,新的「線上世代」已經來臨,各方都得跟上腳步。

責任編輯:陳映璇

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