當Facebook把遠端辦公變成員工的永久選項⋯⋯4個不可不知的改變是什麼?

2020.08.14 by
FC未來商務
當Facebook把遠端辦公變成員工的永久選項⋯⋯4個不可不知的改變是什麼?
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美國疫情延燒至今,許多科技產業都紛紛把到公司上班時間延後到2021年,這樣的轉變會對企業帶來什麼改變與挑戰?

在美國,面對新冠肺炎(COVID-19,俗稱武漢肺炎)確診數量尚未減緩的現況,許多科技企業都持續延長在家工作政策——位於西雅圖的微軟,目前已經把在家工作的政策延長實施到今年10月、亞馬遜則延長為明年1月。

近來,由於加州確診數迎來第二波高峰,Facebook與Twitter開始提供員工永久遠端辦公的選項,而Google更在近期也把員工在家工作的期限,再度延長至2021年的7月。

Uladzik Kryhin via shutterstock

許多效力於美國企業的員工,或許在今年會有高達4分之3的辦公時間,是「在家工作」的狀態度過。在這樣的企業環境之下,「在家工作」不再是短期應變辦法,反而成為長期的工作狀態,除了員工得進行自我工作架構的調整,企業管理者本身又得如何應對,以迎接遠端工作的新常態呢?

遠端工作生產力平均增加15%至40%

目前美國企業約有90%的員工都採取在家工作,在疫情的推波助瀾之下,談論很久的遠端工作如今成真,而且,企業們內部更是運行地相當正常,甚至連許多原本無法想像的職位,都開始採取遠端工作,例如客服中心的人員、財務貿易員等。

根據波士頓諮詢公司(Boston Consulting Group, BCG)數據顯示,遠端工作的員工們平均增加了15%至40%的生產力,而對企業來說,整體平均員工曠職率減少了40%,更是減輕了20%的辦公室租金與實體資源消耗。

Facebook執行長祖克柏(Mark Zuckerberg)曾在近期表示,到了2030年,或將至少會有一半的Facebook員工,採取在家工作的方式,也因此Facebook得事先準備好,來支撐幾萬員工大規模遠端工作的新常態。

截圖自Facebook影片

然而,一篇《哈佛商業評論》的文章則指出,10年之後Facebook採取遠端工作的員工人數,並不會像祖克柏預期的那麼多;紐約B2B公司Templafy的首席風險長格雷格·謝潑德(Greg Shepard)也於近期表示,等一切疫情過後,即使遠端工作還是會存在、即使企業的科技資源能夠支持,但是這樣的工作方式並不會成為永久的典範轉移。

換句話說,即使在家工作成為是目前疫情之下的新興常態,但是它將不會成為未來主導的工作方式。我們當然都將受到這段時間遠端工作的影響,但是,在疫情過後,則會有另一種新的工作型態萌芽。

混合工作成主流,企業運作彈性大

波士頓諮詢公司一份報告顯示,企業預期未來會有40%的員工實行遠端工作,另外,則有37%的企業會採取混合式工作型態(實體加遠端)。換句話說,即使遠端工作在疫情之下能普及實施,但是待疫情過去後,遠端工作仍不會取代實體工作,反而會融入整合成為日常的一部分。

不過,每個工作的實際任務都有差異,是否需要進辦公室,得依工作內容而定。未來,或許只有實體客戶互動、緊密法規監管、實體協同互動與創新等工作內容,才得進到辦公場域,其餘不開會、不團隊協作的時間,員工都能自己彈性選擇是否要待在家遠端工作,自己安排混合式工作行程。

當員工採取遠端混合實體的工作型態,企業的管理者當然也無法再沿用同樣的方式,來管理員工。

高層也得改變管理方式

以團隊管理來說,當團隊成員無法每日見面,視訊會議或許在此發揮功能:有些工作團隊會採取每日早上視訊會議,有些工作團隊或許選擇每2至3天一次15分鐘視訊討論,每個團隊適合的遠端協作方式並不相同,管理者得找出適合的氣氛,來維持團隊在遠端工作的協作向心力。

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針對團隊中的單獨成員,管理者也得更花一些心思來進行個別指導,每個員工的個性畢竟不同,在遠端工作時所需要的主管協助也因此有差異。

舉例來說,某個在家工作同時得照顧年幼孩子的員工,或許偏好主管不要隨時查勤與聯繫,採高度信任管理,讓他有足夠的彈性來安排工作與家庭間的分配時間;反之,另一位因為不諳社交而選擇單獨在家工作的員工,或許就需要主管不時的聯絡與激勵,來獲得工作上的信心與動力。

在實體混合遠端的新工作型態下,企業的主管們得花更多心思,來了解每個員工的工作需求,並且施予各自適合的管理方式,以帶動團隊的整體工作表現。

五大領域做好新工作型態準備

從另一個角度來看,這次全球延燒的新冠肺炎疫情,雖然強迫許多企業實施在家工作,但是,卻也成為新工作型態的推手,若有個管理準則可以遵循,就能幫助企業把今日的成功管理帶到未來。

波士頓諮詢公司的報告就列出5大領域,讓企業更有方向地做好未來新型混合式工作形式的準備:

  • 建立常規、工具與能力: 從疫情爆發緊急轉換為在家工作,企業或許大概已經清楚哪些遠端工作的規矩與網路工具有效,哪些對工作毫無幫助。透過這次的經驗,企業更能先挑出有效的線上工具,以及辨識適合遠端工作的員工態度與表現,來幫助制定未來的新工作常態。

  • 網路安全與內部資料安全: 當員工開始都使用網路在家工作時,受到外部網路攻擊的風險也就增加,因此,企業也得開始增加網路安全與資料安全的投資,來建立一個安全的遠端工作環境。

  • 指導與發展: 主管們得找到正確的時機,或許是視訊會議的尾端,或是工作日的某個時間點,來激勵與關心員工,確認他們有適當的職涯發展。

  • 生產力與績效管理: 在辦公室坐著不代表這個員工認真工作,反之,在家工作也不代表在偷懶,當遠端工作成為日常一部分,企業們也得有合適的遠端工作績效評估機制,來與實體工作的員工比較,進而進行升遷、加薪等決策。

  • 招募與上任: 在招募時期,人事部門或許就能嘗試線上面試、遊戲化評估的方式,來觀察候選人是否能適應企業混合式工作的型態。

企業制訂規矩或許並不困難,但是,整體的企業文化,或許才是擁抱混合式工作型態的關鍵,要讓遠端加實體工作產生最大的效益,就得全公司的員工,包含資深管理階層,都正面地看待新興科技與彈性工作,有了資深管理層以身作則地與員工FaceTime、在線上協作平台傳個打氣的訊息,更能有效地帶動企業擁抱新型工作科技與型態,讓彈性工作成為你我未來的工作新常態。

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責任編輯:林芳如、蕭閔云

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