開會只是浪費時間?工作進度報告掌握2重點,讓例行會議超高效

2021.02.16 by
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開會只是浪費時間?工作進度報告掌握2重點,讓例行會議超高效
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研究指出,高階主管平均每周花23小時在會議上,其中有8小時是沒有效益的。如何減少無效會議?你該從例行性工作報告檢查起。

會議上,主管要求大家報告工作進度,業務美麥打頭陣:我的工作進度是……因為客戶還要再考慮,內部也要開會討論,所以我還要追蹤。對方說我們有些產品他目前可能不一定用得到,所以我還在想可以推薦哪些產品組合。還有就是我在跟客戶討論的時候,有提到產品好像不是那麼完整,所以我也想找公司其他部門給我們一些數據,讓我們有更好的素材提供給客戶。

美麥講完,全場鴉雀無聲,沒有人知道她的工作進度,也不清楚遇到什麼問題、需要哪些部門支援。面對一連串模糊的說明,大家不知如何回應,只能拋出更多疑問,為了釐清現狀,再提供可能的協助,因而延長整個開會時間。

上述的情境你也許不陌生,或者你自己也是這樣報告。而這正是導致會議冗長、沒效率的原因。

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報告以3要點為上限,說明要舉具體實例

根據美國北卡羅萊納大學夏洛特校區(University of North Carolina Charlotte)教授史帝文.羅吉伯格(Steven Rogelberg)研究指出,高階主管平均每周花23小時在會議上,其中有8小時是沒有效益的。

會議發言3不:論點過多、太多術語、不理聽眾

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如何減少無效會議?《牛津人的30堂獨立思考與精準表達課》作者岡田昭人建議,可運用PREP法:先說結論(point),接著說明原因(reason),再舉具體實例(example),最後稍微改變說詞再做一次結論(point)。

比方說,「這部電腦能帶給你更多時間。(結論)」「因為它內建嶄新的自動翻譯裝置。(原因)」「在電腦自動翻譯時,你就能用這段時間吃飯、看電影或做任何喜歡的事。(舉例)」「由此可知,這部電腦能讓你擁有更多自由運用的時間。(結論)」

另一個原則是,提前準備資料,列點式報告。報告工作進度不是流水帳,沒有人有興趣聽你的工作過程,大家更想知道的是你「目前成果」「遇到困難」「需要哪些支援或協助」等等。

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會議報告最好精簡成3要點和面向說明,協助聽眾快速理解。以美麥為例,如果她換成要點式報告,大家就能立刻清楚她的進度與需求。

目前的工作進度,我從客戶、產品、資源3面向說明。

  • 客戶方面:我接洽的窗口正在跟公司內部進行商品討論及編擬預算,他會在3天內給我答覆。
  • 產品方面:客戶目前對我們的A產品和B產品需求不大,但對C產品有高度興趣,只是他對C產品不太了解,希望我能在明天提供更多訊息,讓他能夠快速做決定。
  • 資源方面:由於需要在一天內整理有關C產品的完整資訊給對方,所以我希望產品部、研發部,能把相關的訊息、數據、資料提供給我。
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平日一分鐘練習、擴增詞彙,提升發言流暢度

會議報告可以靠事前準備,大部分的人最害怕的應該是臨時被點名詢問意見。

為了避免徵詢意見變成發散討論,遇提問別急著回答,應先思考:對方擔心的、最想知道的是什麼?定位好問題,再架構出回答結構:先決定結論,接著思考3點理由,最後提出至少一個具體事例。

平常也可以練習將抽象思考轉化成語言,讓自己能快速針對一個議題做出回應。例如鎖定一個主題,練習在一分鐘內開口說話,不必是有條有理的句子,單字也可以,接著再將練習時間拉長至3分鐘、5分鐘……。

比方說,主題為「教育」,計時開始:「小孩、學校、霸凌、問題……」將時間陸續延長為3分鐘、5分鐘,在時限內將腦中浮現的詞彙連續不斷地說出口,像是「學校教育中的學童霸凌問題愈來愈嚴重……」。練習時就算表達錯誤也沒關係,反覆練習,詞彙的選擇或使用都會愈來愈進步。

本文授權轉載自:經理人

責任編輯:郭昱彣、蕭閔云

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