會議上，主管要求大家報告工作進度，業務美麥打頭陣：我的工作進度是……因為客戶還要再考慮，內部也要開會討論，所以我還要追蹤。對方說我們有些產品他目前可能不一定用得到，所以我還在想可以推薦哪些產品組合。還有就是我在跟客戶討論的時候，有提到產品好像不是那麼完整，所以我也想找公司其他部門給我們一些數據，讓我們有更好的素材提供給客戶。
美麥講完，全場鴉雀無聲，沒有人知道她的工作進度，也不清楚遇到什麼問題、需要哪些部門支援。面對一連串模糊的說明，大家不知如何回應，只能拋出更多疑問，為了釐清現狀，再提供可能的協助，因而延長整個開會時間。
上述的情境你也許不陌生，或者你自己也是這樣報告。而這正是導致會議冗長、沒效率的原因。
報告以3要點為上限，說明要舉具體實例
根據美國北卡羅萊納大學夏洛特校區（University of North Carolina Charlotte）教授史帝文．羅吉伯格（Steven Rogelberg）研究指出，高階主管平均每周花23小時在會議上，其中有8小時是沒有效益的。
會議發言3不：論點過多、太多術語、不理聽眾
如何減少無效會議？《牛津人的30堂獨立思考與精準表達課》作者岡田昭人建議，可運用PREP法：先說結論（point），接著說明原因（reason），再舉具體實例（example），最後稍微改變說詞再做一次結論（point）。
比方說，「這部電腦能帶給你更多時間。（結論）」「因為它內建嶄新的自動翻譯裝置。（原因）」「在電腦自動翻譯時，你就能用這段時間吃飯、看電影或做任何喜歡的事。（舉例）」「由此可知，這部電腦能讓你擁有更多自由運用的時間。（結論）」
另一個原則是，提前準備資料，列點式報告。報告工作進度不是流水帳，沒有人有興趣聽你的工作過程，大家更想知道的是你「目前成果」「遇到困難」「需要哪些支援或協助」等等。
會議報告最好精簡成3要點和面向說明，協助聽眾快速理解。以美麥為例，如果她換成要點式報告，大家就能立刻清楚她的進度與需求。
目前的工作進度，我從客戶、產品、資源3面向說明。
- 客戶方面：我接洽的窗口正在跟公司內部進行商品討論及編擬預算，他會在3天內給我答覆。
- 產品方面：客戶目前對我們的A產品和B產品需求不大，但對C產品有高度興趣，只是他對C產品不太了解，希望我能在明天提供更多訊息，讓他能夠快速做決定。
- 資源方面：由於需要在一天內整理有關C產品的完整資訊給對方，所以我希望產品部、研發部，能把相關的訊息、數據、資料提供給我。
平日一分鐘練習、擴增詞彙，提升發言流暢度
會議報告可以靠事前準備，大部分的人最害怕的應該是臨時被點名詢問意見。
為了避免徵詢意見變成發散討論，遇提問別急著回答，應先思考：對方擔心的、最想知道的是什麼？定位好問題，再架構出回答結構：先決定結論，接著思考3點理由，最後提出至少一個具體事例。
平常也可以練習將抽象思考轉化成語言，讓自己能快速針對一個議題做出回應。例如鎖定一個主題，練習在一分鐘內開口說話，不必是有條有理的句子，單字也可以，接著再將練習時間拉長至3分鐘、5分鐘……。
比方說，主題為「教育」，計時開始：「小孩、學校、霸凌、問題……」將時間陸續延長為3分鐘、5分鐘，在時限內將腦中浮現的詞彙連續不斷地說出口，像是「學校教育中的學童霸凌問題愈來愈嚴重……」。練習時就算表達錯誤也沒關係，反覆練習，詞彙的選擇或使用都會愈來愈進步。
本文授權轉載自：經理人
責任編輯：郭昱彣、蕭閔云
