7成員工都犯過低級錯誤!主管的任務不是罵,而是教部屬「抓錯」的方法
7成員工都犯過低級錯誤!主管的任務不是罵,而是教部屬「抓錯」的方法

「我考試從來沒拿過100分,每次都是98分。」世紀奧美群業務總監田書玉坦承,自己小時候個性急躁,考試總是頭幾名交卷,學期末老師的評語總不脫「聰明伶俐,但是粗心。」做什麼事情都差一點點,就像是拿到考卷才後悔「這道題我明明會做,怎麼沒檢查到?」

這樣的情形,直到出國留學才改變。當時還沒有WiFi,想上網要插電話線,也沒有手機,打國際電話很不方便。自己身處洛杉磯,家人都遠在台灣沒辦法幫忙。田書玉說,「沒有人可以支援你,後果只能自己承擔,」因此處理事情得反覆確認,盡量不要犯錯。

抱著「主管會檢查」的心態,就會輕易放過自己

田書玉認為,失誤分為2種,第一種是sloppy mistakes(低級錯誤),也就是可以避免,而且沒有意義的失誤。犯錯的原因往往是因為不上心,像是做完簡報,覺得團隊有人(像是直屬主管)會幫忙抓錯,沒有檢查就寄出。舉例來說,舉辦記者會要準備含有中英文姓名的桌牌,在製作前同仁要先確認到場名單,確定誰會來,就在表單上打V。就有過同仁把V「全部取代」成Yes,所以連英文名裡面的V都變成Yes,Vicky變成了Yesicky。

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圖/ pixabay

第二種錯誤叫做stretch mistakes(有價值的錯誤),因為它有學習性,能幫助犯錯的人進步,「這種錯我會故意讓它發生。」像是有新案子,先給部屬空間讓他自由發揮,然後錯中學。關鍵在於,這個空間要在主管自己可以救回來的範圍內,否則犯下無法彌補的錯誤,學習的成本太高,對客戶也無法交代。

比如部屬第一次寫新聞稿,田書玉會先交代新聞稿要寫給誰、該說什麼話,然後讓部屬回去寫大綱。大綱交出來,之前講的事情都沒漏掉,她再讓員工自己展開文章。草稿出爐,要是邏輯、段落不對,她再一一解釋怎麼調整。把一件任務拆成多個檢核點,同事犯錯能即時修正,又能因此成長。

從粗心變細心,自己是活生生的例子,田書玉認為,「 沒有天生粗心這回事,一切都是態度問題。 」曾有一位團隊成員,常犯低級錯誤,田書玉交代他「檢查3次再交」,沒想到下一次部屬又犯下相同失誤,這次的說法是「忘了檢查」。田書玉要求他,把「檢查3次」寫在便條紙上,貼在電腦螢幕旁,然而同樣的失誤還是再次發生,理由是「忘記看便條紙」。

追根究柢,如果對方打從心底不覺得這件事很重要,行為就不會變。

當上主管之後,要教會部屬怎麼抓錯

而田書玉觀察,自己帶過的員工,70%都犯過低級錯誤。但在他們成為主管後,就會徹底改變。因為當主管,不會再有人幫忙檢查,屬下出錯還要善後收爛攤子,所以不僅自己要加倍小心,也要教同事怎麼做事。

當然,還是會有人失誤。此時,田書玉會評估,如果對方犯的錯,依他的程度不該犯,田書玉就會把檔案退回去,「你回去自己檢查,找到問題再告訴我。」唯有讓對方親自抓出失誤,才能練就看出錯誤的眼睛。

最後,田書玉強調,每個人可能都犯過低級失誤,但一個人到底有沒有檢查,從對方的成品都看得出來,就像是一篇文章只有幾個小錯誤,和同樣一篇文章卻滿江紅一樣。「有沒有心,主管都看得出來。」

田書玉

美國加州州立大學富勒頓分校傳播公關系學士、英國布魯內爾大學媒體傳播與科技系碩士。曾任職於洛杉磯 Outcast Media 公司內容監控主管。現職為奧美集團世紀奧美群業務總監。

本文授權轉載自:經理人月刊

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責任編輯:傅珮晴、蕭閔云

關鍵字: #企業經營管理
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AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力
AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力

過去談外貿競爭力,企業多半聚焦在產品品質、價格優勢與業務能力,但在 AI 新世代,外貿經營模式開始改變,從搜尋供應商、產品比價,到詢價與下單,越來越多流程倚靠 AI 優化與處理,企業若無法善用 AI 工具,接單效率跟市場競爭力都將逐漸落後。

在這樣的趨勢下,全球 B2B 跨境電商平台 Alibaba.com 持續以 AI 強化平台能力,並透過在地團隊與服務體系,協助台灣中小企業提升跨境營運效率與訂單轉換率,同時,每年皆舉辦「跨境電商達人賽」,今年遴選出 10 家台灣代表企業,展示 AI 如何協助企業提升外貿接單能力並拓展海外市場。

例如,深耕五金泵浦領域 40 餘年、積極將產品服務延伸至消防系統與節能設備的偉盛豐貿易,便透過 Alibaba.com 與 AI 生意助手自動回覆海外買家的 RFQ 詢盤,突破時差限制,讓接單流程更加即時,成功將市場拓展至美國、義大利與新加坡等地。

解決客戶痛點,Alibaba.com 以 AI 外貿金三角助台灣企業提升跨境接單力

受到貿易戰與地緣政治影響,全球貿易環境的不確定性大幅提升,過度依賴單一市場已成為潛在風險,越來越多企業透過提供多元產品與布局多元市場確保營運韌性、台灣中小企業也不例外。只不過,受到開發新市場成本高昂、優秀外貿人才逐漸流向半導體與科技產業等因素影響,中小企業面臨諸多挑戰。

為協助企業解決這些痛點,Alibaba.com 台灣總經理廖羿琦表示:「Alibaba.com 不只提供『一站通全球』平台,也透過一系列 AI 與數據工具,幫助台灣賣家更有效率地將產品銷往歐美與東南亞市場,讓 MIT 產品被更多全球買家看見。」

廖羿琦進一步指出,跨境電商從店鋪開設、商品上架、產品描述、回覆買家需求,到成交後的金流與物流,每個環節都影響接單效率,因此,Alibaba.com 提出 AI 外貿金三角策略,協助台灣中小企業系統化提升跨境接單能力:

首先,是透過 Alibaba.com 的一站式外貿平台,連結全球超過 190多個國家和地區、超過5000 萬活躍買家,並提供 AI 工具協助商家提升營運效率。例如,AI 生意助手可協助分析不同市場熱銷商品,提供商品標題與關鍵字建議,甚至生成產品場景圖與影片,提高商品在全球市場的曝光度。

其次,透過 OKKI CRM 協助台灣商家深入理解與客戶的互動關係與需求變化,進而精準地預測客戶需求,挖掘潛在商機。

最後,透過 OKKI AiReach 協助企業從被動接單轉為主動開發客戶。廖羿琦指出:「企業可以透過 AiReach 盤點產業上下游的關聯圖譜與企業關係,讓商家透過更精準的 eDM 與客戶接觸,進一步提升陌生開發的轉換率與成交率。」

值得特別一提的是,除了平台工具,Alibaba.com 也持續強化與企業社群的連結。例如在台灣北、中、南設立六個商圈,透過交流活動讓商家分享跨境經驗與市場洞察,同時也有專職團隊協助企業導入平台與 AI 工具,加速跨境電商的營運成長。

#0 AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力
Alibaba.com 台灣總經理 廖羿琦
圖/ 數位時代

高效佈局,偉盛豐貿易以 Alibaba.com 成功擴展外貿市場

偉盛豐貿易長期深耕泵用閥件與 DC 循環扇市場,隨著第二代接班,公司也開始面臨新的經營課題:疫情衝擊全球供應鏈、台灣內銷市場逐漸飽和,加上通膨、貿易戰與地緣政治等因素,使企業必須重新思考成長動能。

為尋找新的營收來源,偉盛豐貿易王珮馨決定積極布局外貿市場,目標是直接與海外企業客戶建立合作關係,進一步掌握市場需求與訂單結構。

偉盛豐貿易一開始是透過參加國際展會拓展海外市場,但成本高、效益有限。「直到加入 Alibaba.com 後,才真正打開跨境市場。」王珮馨表示,短短一年的時間,偉盛豐貿易與來自美國、義大利與新加坡等六個國家的客戶建立合作關係,甚至在產品單價高於同業約七倍的情況下,仍成功拿下義大利與美國的貨櫃訂單。

背後的關鍵之一,是 Alibaba.com 提供的 AI 生意助手。她表示:「將產品知識庫與技術資料導入 AI 生意助手後,系統便能依照產品規格與應用場景,自動回覆海外買家的 RFQ 詢盤,就算我在休息的時候,AI 仍在替公司接單,而且是用客戶熟悉的語言回覆,等到我隔天上班後再接手處理客戶的進階問題,整體接單效率大幅提升。」

例如,面對美國芝加哥並重視ESG議題的客戶詢問:為何偉盛豐提供的 2.9W DC 循環扇售價高達 156 美元、幾乎是市售產品的七倍,王珮馨的做法是先查詢芝加哥的電價資料,再透過 AI 生意助手生成產品應用場景圖與競品耗電分析表,從「整體持有成本(TCO)」角度說明產品節能優勢,成功說服客戶,取得40呎貨櫃訂單。

王珮馨說:「至於來自義大利的食品加工廠客戶,也是因為 AI 生意助手即時回覆產品規格,了解我們提供的泵浦閥門可在不更動既有設備管線的情況下直接替換使用,因此決定採用該產品並建立長期合作。」對偉盛豐而言,AI 生意助手不只是平台工具,更像是全天候運作的「跨境電商店長」,不僅降低外貿經營門檻,也有益於偉盛豐貿易將隱形冠軍產品推向全球市場。

#0 AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力
偉盛豐貿易 王珮馨
圖/ 數位時代

善用 AI 工具,加樂實業以 Alibaba.com 維運 70% 外貿營收

深耕建築五金市場的加樂實業,也高度肯定 Alibaba.com 在其拓展全球市場過程中的重要角色。加樂實業總經理王拓白表示,公司早在 19 年前便開始使用 Alibaba.com,隨著 Alibaba.com 台灣在地團隊成立,不僅協助加樂實業更有效掌握平台功能,也透過多元課程與培訓活動協助提升跨境電商經營能力,讓公司能以更有效率的方式推動外貿業務,同時將管理工作負擔降低約 50%,員工流動率也減少約 20%。

王拓白指出,加樂實業長期以外貿市場為主要營收來源。過去公司主要透過參加國際展會拓展客戶,一場展覽平均可取得近 70-100 個潛在客戶名單;但在加入 Alibaba.com 後,每月至少能收到超過 350 筆客戶詢問,不僅大幅提升商機來源,也成功培養出年貢獻「億元級」營收的客戶,並將業務版圖拓展至《財富》500 大企業與全球安防領先品牌。

舉例來說,2016 年,加樂實業透過 Alibaba.com 接觸到一名來自澳洲的客戶,最初訂單僅 50 件產品,但在長期合作與信任累積下,訂單量逐年增加,如今已成為公司最大客戶之一,單一客戶一年貢獻營收突破億元。

隨著跨境電商經營的逐漸成熟,加樂實業的外貿結構也出現顯著轉變:過去外貿營收幾乎 100% 來自展會客戶,如今已有高達 70% 的外貿營收來自 Alibaba.com,顯示平台已成為加樂實業拓展全球市場的重要管道。

雙方長期建立的合作默契與信任,也讓加樂實業得以率先導入 Alibaba.com 的 AI 工具並取得實際成效。王拓白以 OKKI CRM 為例說明:「曾有一位合作長達 15 年的客戶訂單突然下滑,我們透過客戶數據分析發現對方開始向其他供應商採購,進一步拜訪後才了解,客戶因為更換經營團隊,產品策略從高階市場轉向平價市場,我們隨即調整產品規格與報價策略,逐步把訂單爭取回來。」

#2 AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力
加樂實業總經理 王拓白
圖/ 數位時代

此外,加樂實業也透過 OKKI AiReach 進行自動化商機開發:只需輸入相關條件,系統便能自動搜尋並篩選潛在客戶名單,在一個月內,挖掘出 748 名潛在客戶並自動發送產品資訊,成功與俄羅斯、美國、杜拜與澳洲等市場的 5 家企業展開合作洽談。

「AiReach 挖掘出的客戶輪廓相當精準,是我們鎖定的進口商與品牌商,因此能大幅提升陌生開發的效率與成交率。」王拓白表示,Alibaba.com 與 AI 工具不僅讓團隊成員可以高效完成跨境電商營運、深入了解市場與客戶動態,更重要的是,可以化被動為主動的布局全球市場,未來將持續深化應用雙方合作與平台工具應用。

偉盛豐貿易跟加樂實業不是特殊案例,Alibaba.com 除持續優化產品服務,更積極協助台灣中小企業跨越全球外貿市場布局門檻,讓其可以更便利且精準的方式提升外貿接單力,創造生態夥伴的共贏。

Alibaba.com

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