7成員工都犯過低級錯誤!主管的任務不是罵,而是教部屬「抓錯」的方法
7成員工都犯過低級錯誤!主管的任務不是罵,而是教部屬「抓錯」的方法

「我考試從來沒拿過100分,每次都是98分。」世紀奧美群業務總監田書玉坦承,自己小時候個性急躁,考試總是頭幾名交卷,學期末老師的評語總不脫「聰明伶俐,但是粗心。」做什麼事情都差一點點,就像是拿到考卷才後悔「這道題我明明會做,怎麼沒檢查到?」

這樣的情形,直到出國留學才改變。當時還沒有WiFi,想上網要插電話線,也沒有手機,打國際電話很不方便。自己身處洛杉磯,家人都遠在台灣沒辦法幫忙。田書玉說,「沒有人可以支援你,後果只能自己承擔,」因此處理事情得反覆確認,盡量不要犯錯。

抱著「主管會檢查」的心態,就會輕易放過自己

田書玉認為,失誤分為2種,第一種是sloppy mistakes(低級錯誤),也就是可以避免,而且沒有意義的失誤。犯錯的原因往往是因為不上心,像是做完簡報,覺得團隊有人(像是直屬主管)會幫忙抓錯,沒有檢查就寄出。舉例來說,舉辦記者會要準備含有中英文姓名的桌牌,在製作前同仁要先確認到場名單,確定誰會來,就在表單上打V。就有過同仁把V「全部取代」成Yes,所以連英文名裡面的V都變成Yes,Vicky變成了Yesicky。

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圖/ pixabay

第二種錯誤叫做stretch mistakes(有價值的錯誤),因為它有學習性,能幫助犯錯的人進步,「這種錯我會故意讓它發生。」像是有新案子,先給部屬空間讓他自由發揮,然後錯中學。關鍵在於,這個空間要在主管自己可以救回來的範圍內,否則犯下無法彌補的錯誤,學習的成本太高,對客戶也無法交代。

比如部屬第一次寫新聞稿,田書玉會先交代新聞稿要寫給誰、該說什麼話,然後讓部屬回去寫大綱。大綱交出來,之前講的事情都沒漏掉,她再讓員工自己展開文章。草稿出爐,要是邏輯、段落不對,她再一一解釋怎麼調整。把一件任務拆成多個檢核點,同事犯錯能即時修正,又能因此成長。

從粗心變細心,自己是活生生的例子,田書玉認為,「 沒有天生粗心這回事,一切都是態度問題。 」曾有一位團隊成員,常犯低級錯誤,田書玉交代他「檢查3次再交」,沒想到下一次部屬又犯下相同失誤,這次的說法是「忘了檢查」。田書玉要求他,把「檢查3次」寫在便條紙上,貼在電腦螢幕旁,然而同樣的失誤還是再次發生,理由是「忘記看便條紙」。

追根究柢,如果對方打從心底不覺得這件事很重要,行為就不會變。

當上主管之後,要教會部屬怎麼抓錯

而田書玉觀察,自己帶過的員工,70%都犯過低級錯誤。但在他們成為主管後,就會徹底改變。因為當主管,不會再有人幫忙檢查,屬下出錯還要善後收爛攤子,所以不僅自己要加倍小心,也要教同事怎麼做事。

當然,還是會有人失誤。此時,田書玉會評估,如果對方犯的錯,依他的程度不該犯,田書玉就會把檔案退回去,「你回去自己檢查,找到問題再告訴我。」唯有讓對方親自抓出失誤,才能練就看出錯誤的眼睛。

最後,田書玉強調,每個人可能都犯過低級失誤,但一個人到底有沒有檢查,從對方的成品都看得出來,就像是一篇文章只有幾個小錯誤,和同樣一篇文章卻滿江紅一樣。「有沒有心,主管都看得出來。」

田書玉

美國加州州立大學富勒頓分校傳播公關系學士、英國布魯內爾大學媒體傳播與科技系碩士。曾任職於洛杉磯 Outcast Media 公司內容監控主管。現職為奧美集團世紀奧美群業務總監。

本文授權轉載自:經理人月刊

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責任編輯:傅珮晴、蕭閔云

關鍵字: #企業經營管理
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迎接AI代理時代,中國信託3大策略重點加速金融轉型
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台灣年度AI盛會「2025 AI TAIWAN未來商務展」日前圓滿落幕,展會期間同步登場的「2025 AI TAIWAN國際趨勢高峰論壇」也吸引來自產官學界的高度關注。副總統蕭美琴親臨現場致詞時指出,人工智慧正以前所未有的速度改變全球產業版圖,台灣正站在這場關鍵變革的十字路口,必須積極布局。

「我們已在硬體供應鏈上打造出一座堅固的山頭,接下來,台灣更要以AI與軟體應用為核心,開創下一座新高峰,讓台灣持續站穩世界舞台。」蕭美琴強調。

AI應用邁入「代理時代」,大量數位員工走進職場

目前,AI應用的發展已從單純的聊天問答與內容生成,邁入全新的「代理時代」。Google前台灣董事總經理簡立峰說明,所謂AI代理(AI Agent),不僅能理解與回答問題,更具備推理、規劃甚至執行任務的能力。像是特斯拉的無人計程車服務,或Amazon的倉儲與送貨機器人,都意味著AI不再只是螢幕中的語言模型,而是直接參與了人們的日常生活,甚至取代部分白領工作,成為職場上的虛擬同事,舉凡代理撰寫軟體程式碼、產出研究報告等任務,AI都能勝任。

受邀擔任主題演講嘉賓的中國信託金控資訊最高主管賈景光,對此趨勢也有相同見解。他預期,未來金融職場將迎來大量數位員工,AI角色亦將從過去的助理定位,躍升為具備博士班水準的專業夥伴,全面協助企業提升營運效率與生產力。

事實上,為了迎接這股變革浪潮,中國信託早在2018年便前瞻性地成立AI實驗室,積極借鏡國際金融業的成功經驗,推動各項AI專案。這項超前部署的策略,也讓中國信託成為台灣首家連續四年榮獲《Global Finance》雜誌「全球傑出金融創新實驗室」殊榮的金融機構,展現其在AI創新應用領域的領導地位。

中國信託金控
首家連續四年榮獲《Global Finance》雜誌「全球傑出金融創新實驗室」殊榮的金融機構_中國信託金控,受邀分享AI創新應用領域的經驗與策略。
圖/ 數位時代

中信AI發展策略的3大核心重點

進一步探究中國信託金控的AI應用發展策略,可以歸納出3大核心重點。

第一是採取「導入通用工具+自建AI模型並行」的雙軌推動模式。目前市面上由科技大廠或新創企業提供的AI工具已相當成熟,如:語意搜索、摘要總結、內容生成等工具,只要確保符合資安與內控標準,即可快速導入與應用。此外,針對中信獨有的經營Know-how、產品知識、關鍵決策能力等核心競爭優勢,則透過自建AI模型的方式內化至系統中,藉此強化差異化競爭力,與通用工具形成有效互補。
第二為打造AI賦能的企業文化。賈景光強調,推動AI賦能,絕非單純的技術導入專案,而是一場全方位的企業文化變革,必須由高階主管帶頭學習與使用AI,再結合員工教育訓練、不定期內部應用成果與外部趨勢分享、建置學習資源庫、以及Prompt Engineering的技巧養成與實戰演練等方式,循序漸進,逐步型塑出AI賦能的企業文化。

尤其考量到「如何下正確指令」(Prompt Engineering)是AI效益最大化的關鍵,中國信託也將內部累積的指令設計技巧與應用實例,整理為知識庫,讓全體員工得以共同學習、快速上手,加速落實AI於日常工作中。目前,中國信託金控已經盤點出超過200個AI應用情境,協助員工有效提升40%至70%生產力。

第三則是鎖定關鍵應用場景、最大化AI導入成效。每個產業都有自己的關鍵議題,企業在導入AI時應回歸業務本質,從產業策略與關鍵流程出發,找出痛點並對症下藥,才能創造出AI應用的最大價值。

中國信託金控
中國信託金控資訊最高主管賈景光,開場時提到,目前全球市值最高的企業,很大的比例都與AI有關。
圖/ 數位時代

像中國信託便聚焦於優化客戶體驗、提昇內部效率與風險管理3大金融業核心議題,發展相關的AI應用,例如:智能客服已實現70%的客戶詢問可於1秒內快速回應、自主研發的AI模型能主動偵測並攔截可疑交易,2024年累計成功阻擋的詐騙金額已達8.4億元新台幣,為客戶資產安全提供有力保障。

隨著內部AI應用已小有所成,如今,中國信託正積極邁向產業共創階段,並響應金管會倡議成立的「金融科技產業聯盟」,擔任「金融科技應用研發工作圈」的首屆召集人。透過聯合學習、金流履歷、資料整合等方式,研發可以解決金融業共通性問題的AI相關應用,如 : 目前的首要任務是建構全國性金融同業防詐平台,以科技精準阻詐、達到守護民眾財產安全的目的。賈景光強調,唯有打破單打獨鬥,串聯產業力量,才能加速AI在金融業的落地與深化,進一步提升台灣在國際舞台上的AI應用實力,真正讓台灣的金融科技在全球發光發熱。

中國信託金控
賈景光強調,唯有共同合作,串聯產業力量,才能加速AI在金融業的落地與深化。
圖/ 數位時代
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